Управление рабочим временем персонала: тайм-менеджмент для сотрудников

7 правил тайм-менеджмента

Для того, чтобы доводить дела до конца, нужно соблюдать ряд несложных правил.

Правило 1 — Цель должна быть реальной и должна «заряжать»

Во-первых, цель должна исходить именно от твоих желаний, а не быть навязанной обществом или семьей. Только в этом случае она будет заряжать. Должно быть четкое представление для чего тебе нужно достижение этой цели. Как изменится твоя жизнь, когда ты достигнешь её.

Во-вторых, цель должна быть реальной. Если вы сейчас продавец в магазине, а мечтаете о собственном автомобиле Porche, то скорей всего вы ничего не начнете делать для достижения этой цели по двум причинам:

  • Вам кажется, что это не для вас и у вас никогда такого не будет (даже если вы будете визуализировать каждый день и увешивать всю квартиру картинками с дорогим автомобилем, увы, ничего не произойдёт).
  • Это слишком далекая цель. Если вы посчитаете, что с вашим доходом такую машину можно купить через 50-60 лет, то мотивация сразу же пропадёт, потому что цель очень далека от настоящего времени.

Правило 2 — Ставить цель по системе SMART

S — Specific (Конкретная)

Цель должна четко определять, какой результат вы получите в итоге. Одна цель – один результат.

M — Measurable (Измеримый)

Цель должна иметь свою единицу измерения. То есть такую меру, которая поможет понять, что цель достигнута на 100%.

A — Achievable or Attainable (Достижимый)

Вы должны понимать, что поставленная цель вам под силу и у вас достаточно знаний, навыков, опыта, ресурсов для того, чтобы достигнуть эту цели в поставленные сроки.

R — Relevant (Значимый)

Важно понимать, как изменится ваша жизнь, когда цель будет достигнута. Какими вы станете, какое окружение у вас будет, ваш заработок и уровень жизни

T — Time bound (Ограниченный во времени)

Цель, ограниченная по времени, даёт больше возможности контролировать ход её выполнения. А также позволяет понять, насколько вы эффективны на пути достижения цели.

Правило 3 — Деньги не могут быть целью

В качестве цели не стоит ставить суммы денег. Деньги это не цель, это ресурсы, которые мы используем на пути достижения цели.

Правило 4 — Используйте матрицу Эйзенхауэра

Главным навыком высокоэффективных людей является правильное распределение своих ресурсов. А для этого нужно четко планировать свой день и распределять все дела на 4 группы:

  • Важные и срочные дела – те дела, которые внесут весомый вклад в достижение главной цели.
  • Важные и несрочные – дела, которые имеют высокий потенциал, но не имеют срочности.
  • Срочные и неважные – на такие дела не рекомендуется тратить много времени. Так как их выполнение не имеет вес в достижении цели.
  • Неважные и несрочные – дела, которые воруют наше время. Чаше всего такие дела можно делегировать.

Видео

Правило 5 — Принцип равномерного распределения

Научитесь распределять нагрузку равномерно. То есть, лучше делать каждый день по чуть-чуть, чем один раз в неделю, но много.

Во-первых – это вырабатывает привычку и дисциплинирует.

Во-вторых – больше вероятности, что вы выполните маленькое дело, которое займёт 20 минут, чем большое в 3-4 часа.

В-третьих – на протяжении выполнения маленького дела мозг будет работать всё время на 100%. При выполнении большой задачи мозг будет терять концентрацию и переутомляться.

Правило 6 — Используйте метод Помодоро (помидора)

Если вам сложно сесть за выполнение какой-либо задачи, воспользуйтесь методом Помодоро (в народе «помидора»). Суть метода – работать 25 минут ни на что не отвлекаясь, затем отдохнуть 3-5 минут и вновь приступить к выполнению задачи. После 4х подходов сделать большой перерыв в 20 минут.

Правило 7 — Действуйте прямо сейчас

Не нужно ждать подходящего момента, потому что он не наступит НИКОГДА. Если вы сейчас уже начали откладывать выполнение каких-либо дел, то вы будете откладывать их до бесконечности. Единственный выход, как можно разорвать этот замкнутый круг — это начать действовать прямо сейчас. Делай, анализируй, улучшай! Пусть это будет вашим девизом.

Принцип 3. Расставляй приоритеты

Когда общий план действий готов, нужно решить, какие действия выполнять первыми. Расставить приоритеты можно множеством способов. Я использую два: AB-принципу и матрицу Эйзенхауэра.

ABC-принцип

Оцени каждую цель и задачу с точки зрения возврата твоих инвестиций: времени, сил, финансов. Получишь три группы задач:

Тип Конкретные действия
Важные дела (А) Разрешение кризисных ситуаций, главные проекты
Менее важные дела (B) Второстепенные, но важные проекты, оперативные поручения руководства
Неважные дела (C)

Самые важные дела — это 15% от общего количества задач. Вклад таких задач в достижение цели — около 65%, поэтому ими лучше заняться самому и сразу.

Важные задачи — 20% от общего количества. Их значимость для достижения цели — около 20%

С этими задачами нужно решить: делегировать их или нет — всё зависит от важности конечной цели и компетенций коллег

Внимание!

Не допускай «перетекания» задач из одной категории в другую. Это признак того, что ты просто не успеваешь их выполнять или неправильно расставляешь приоритеты.

Оперативные задачи составляют 65% от общего количества. При этом их значимость — всего 15%. Такие задачи желательно сразу делегировать.

Шаг 3. Познакомьтесь с теорией

У нас появился опыт, и теперь мы знаем, какие проблемы хотим решить с помощью тайм-менеджмента. А это значит, что настала пора познакомиться с теорией.

Для чего это нужно? Прежде всего, чтобы узнать о тех огромных возможностях, которые предоставляет современный тайм-менеджмент. Во-первых, это уже готовые решения проблем, связанных с планированием. Во-вторых, это десятки всевозможных приемов, которые помогают работать быстрее и эффективнее.

Разумеется, ответы на некоторые вопросы можно найти и в интернете. Но даже в нашу цифровую эпоху информацию по-прежнему лучше черпать из хороших книг. Тем более что книг о тайм-менеджменте сегодня написано неимоверное количество.

А для начала мы советуем познакомиться с четырьмя из них:

1. Лотар Зайверт «Ваше время в ваших руках» Книга появилась в начале 90-х и сегодня уже считается «классикой». Именно в ней впервые были описаны метод Альпы, АБВ-анализ и другие популярные сегодня техники.

2. Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать»Это самый первый российский бестселлер об управлении временем. Из книги вы узнаете, что такое миссия и призвание, как ставить цели и расставлять приоритеты, как планировать задачи и где черпать мотивацию. Автор в доступной форме рассказывает об основах классического и современного тайм-менеджмента.

3. Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок»В книге изложены основные принципы GTD — самой популярной сегодня системы тайм-менеджмента. Описанные техники помогают справляться с бесконечным потоком дел, не испытывая при этом стресса. Книга вышла еще в 2001 году, но до сих пор остается бестселлером во всем мире.

4. Максим Дорофеев «Джедайские техники»Эта система впитала в себя все лучшее из GTD, однако рассчитана уже на нашу эпоху — эпоху интернета, гаджетов и тотального дефицита внимания. Книга расскажет о том, как экономить ресурсы мозга («мыслетопливо»), поддерживать высокую продуктивность и избегать прокрастинации.

Конечно, у других авторов тоже можно найти немало полезного. Но именно эти книги помогут вам сформировать наиболее полное представление о том, что представляет собой тайм-менеджмент сегодня.

После знакомства с теорией вы автоматически перейдете к следующему шагу, а именно:

Что это такое?

Представленное определение, которое в оригинальном языке звучит как time management, можно прямо перевести на русский в виде простой фразы — «планирование времени».

Неэффективное использование рабочего времени

Становление термина не подразумевает в себе необходимость обладать особыми врожденными способностями. Изучение и соблюдение менеджмента времени позволит человеку достичь больших результатов в выполнении текущих дел и научиться использовать распорядок.

Обратите внимание! Эффективное управление временем не является научной дисциплиной. Это всего лишь способ саморазвития и правильного распоряжения собственным временем

Простыми словами, тайм менеджмент является способом работать меньшее количество времени, чтобы успеть решить большее количество задач.

История

Впервые задумывать о качественном расходовании времени начали еще в античные времена, когда начали появляться первые труды на эту тематику. Более точно и плотно изучать учения о временном менеджменте начал ученый по имени Альберти, который проживал в Италии. Им было указана взаимосвязь качественного использования времени и личного успеха. До сих пор правила и советы, созданные этим ученым, применяются на бизнес-тренингах по тайм-менеджменту. Они гласят об:

  • составлении и выполнении планов задач на день;
  • ранжирование дел и задач по значимости в порядке уменьшения.

Важно! Указанные два правила до сих пор составляют основу современного искусства распределения времени. История

История

Кому это необходимо

Популярность к тайм-менеджменту пришла только относительно недавно. Качественно и эффективно распределять собственное время может понадобиться как персоналу компаний, от рядовых сотрудников до руководства, так и предпринимателям, писателям, и другим людям, которые работают в любой сфере. Это поможет достичь больших результатов в карьере и получить увеличенное количество свободного времени.

Просмотрев личную деловую и другую активность за определенный период, можно выявить, что огромное количество времени, человек расходует на бессмысленные дела. Из этого уже вычтены периоды на отдых, питание и другие нужные дела. Эффективно распоряжаясь собственным временем, можно получить увеличенные периоды на личные дела и больше жизненного пространства. Поэтому, изучить основные понятия тайм-менеджмента будет полезно каждому.

Специальные техники

Существует большое количество специальных техник, которые призваны помочь в распределении собственных жизненных обязанностей.

Колесо жизни

Смысл техники состоит в том, что жизненные цели на выбранный лично срок (месяц, год), следует отметить на специальной диаграмме. Она состоит из восьми секторов, каждая из которых обозначает определенную жизненную сферу.

Диаграмма

Принцип Парето

Основан на разработанной итальянским ученым схеме, которая звучит как: «Около восьмидесяти процентов результатов приносят только двадцать процентов усилий». ТО есть следует отыскать около 20 процентов наиболее эффективных действий и заниматься ими, чтобы получить максимум. Таким образом, можно избавиться от ненужных дел.

Переключение

Смысл принципа, что при смене задач, теряется около пятнадцати минут только на то, чтобы сосредоточиться на выполнении нового дела. Если человек постоянно переключается от одной задачи к другой, не доводя их до завершения, то очень много времени он теряет на переключениях. Однако, ему может казаться, что он напряженно работает.

Формулировка основной цели

Еще одним немаловажным аспектом технологии организации времени является декомпозиция целей. Иными словами, человек, внедряющий в свою жизнь тайм-менеджмент, должен уметь конкретно формулировать свою первостепенную цель, а также дробить ее на мелкие и локальные действия или задачи. Основной способ внедрения декомпозиции целей в обиход – научиться переходить от общего к частному.

Пример:

Человек работает специалистом, занимающимся исследованием спроса и предложения на потребительском рынке. При этом основной его задачей является увеличение продаж в текущем квартале на 20%. Для облегчения и систематизации своей трудовой деятельности он решает воспользоваться технологией декомпозиции. Следовательно, ему необходимо разбить общую цель на несколько подзадач:

  1. Рекламные акции с целью увеличения продаж определенного вида товаров.
  2. Переосмысление вопроса ценообразования некоторых товаров на всех доступных маркетологу точках.
  3. Корректировка цен.
  4. Масштабная рекламная компания с использованием различных интернет ресурсов и СМИ.

Для облегчения постановки и определения локальных задач существует профессиональный инструмент, именуемый «принцип SMART». Благодаря ему, внедрение декомпозиции целей существенно облегчается. Согласно принципу SMART, задача должна быть:

ограниченной по времени;
достижимой за отведенное на ее исполнение время;
конкретной;
актуальной (важно понять, обязательно ли выполнять локальную задачу для достижения общей цели);
измеримой.

Стоит отметить, что принцип SMART, при котором человек достигает крупной цели путем последовательного выполнения локальных задач, существенно сокращает общее время, за которое возможно эту самую цель достигнуть. Помните, последовательность в работе – один из основных залогов успеха.

Так, большая часть великих и известных творцов создавали свои произведения именно по указанной выше схеме. То есть на первых этапах работы составлялся план, а уже после, следуя всем его пунктам, творилось и само произведение, будь то картина, книга или iPhone. Научитесь сосредотачиваться на локальных задачах, при этом не теряя общего направления работы, и вы увидите, насколько легко можно достигать грандиозных целей.

Метод ABC

Возьмите список задач и поставьте для каждой уровень приоритетности буквами A,B,C (некоторые прибегают также и к буквам D и E).

A – важные и срочные задачи, высший приоритет в выполнении. Это те дела, невыполнение или откладывание которых может иметь неприятные или серьёзные последствия. Например, исправить ошибку, из-за которой перестал работать сайт, особенно если от промедления бизнес теряет деньги.
В – важные, но несрочные задачи или те, невыполнение которых не приведёт к серьёзным последствиям. Пример – внедрить разработку, которая поможет увеличить продажи

Это важно, но если чуть сдвинуть её – вряд ли произойдёт что-то непоправимое.
С – задачи, которые было бы неплохо выполнить: провести вечер с друзьями или устроить ужин для жены.

К уровню D относят задачи, которые можно делегировать подчинённым, а к E– от которых стоит отказаться вообще.

Пятый уровень: берегите мозг

Наш мозг так устроен, что не любит сложности. Поэтому нужно защищать его от перегрузок. Чтобы не держать все в голове, записывайте. Любые мысли, которые возникают по ходу работы, или дополнительные задачи. Можно в Trello или просто в блокнот. Главное ― освободить голову.

Когда планируете очередной рабочий день, следите, чтобы не пришлось принимать решения слишком часто. Идеально ― одна подобная задача в день или хотя бы не больше трех. Если больше, то мозг протестует и уже не выдает ничего вразумительного.

Вы прошли все уровни и теперь знаете, как научиться тайм-менеджменту. Когда тестируете методы управления временем, главное ― не заиграться. Планирование и другие инструменты тайм-менеджмента могут здорово упростить жизнь, если их правильно и в меру использовать

Но когда горят дедлайны, команда в шоке, заказчик в истерике, а вы медитативно делите задачи по степени важности, то проблема — не во времени, а в вас. Пора остановиться и изменить стратегию.

Если хотите научиться не только тайм-менеджменту, но и правильно общаться с клиентами, разобраться в методологиях управления, то онлайн-курсы ― хорошая идея. Только выбирайте преподавателей-практиков, а теорию можно освоить и без курсов.

Курс «Управление Digital-проектами»

Курс поможет вам оценить себя как менеджера: разобраться и понять, почему у вас что-то не получается. Определить, какие навыки и знания нужно подтянуть. И сделать это, выполняя практические задания.

  • Живая обратная связь с преподавателями
  • Неограниченный доступ к материалам курса
  • Стажировка в компаниях-партнёрах
  • Дипломный проект от реального заказчика
  • Гарантия трудоустройства в компании-партнёры для выпускников, защитивших дипломные работы

Заблуждение 3: тайм-менеджмент превращает человека в робота

Наверняка многие из вас полагают, что строгое соблюдения ежедневного плана действий может сделать из вас робота. Но, задумайтесь, согласно плану вы будете действовать по своему желанию, то есть сознательно, а вот идти на поводу у собственных психоэмоциональных привычек – нет. Тогда резонно возникает вопрос, какой человек больше похож на робота: тот который действует по собственному желанию, или тот, кто поддается общим шаблонам поведения?

Важно! Тайм-менеджмент не ограничивает вашу свободу, напротив, он освобождает время на ее реализацию.

Технология управления временем будет полезна не только офисным работникам, но и их руководителям. Эффективно распределять свои задачи на протяжении всего дня и ставить приоритет на конкретных целях необходимо всем, кто с ответственностью относится к своей жизни.

Специалисты считают, что если в повседневной деятельности у вас присутствует четыре или более важных дела, то внедрение тайм-менеджмента положительно скажется на вашем общем психоэмоциональном состоянии

Иными словами, учёт, распределение и оперативное планирование собственных ресурсов времени важно и для школьников, и для женщин-домохозяек

Управление рабочим временем персонала: тайм-менеджмент для сотрудников

Функции управления предприятием

Теоретические основы управления предприятием рассматривают управленческую функцию как специфическую разновидность управленческого труда.

Функцию управления можно представить, как любое действие, которое производят в управленческой системе, причем оно направляется на изменение положения объекта управления согласно намеченным задачам и поставленной цели.

Различают следующие функции управления предприятием:

  • планирование;
  • прогнозирование;
  • организация;
  • координирование;
  • регуляция;
  • мотивация;
  • контроль.

. В процессе планирования разрабатываются конкретные цели развития предприятия. Также определяются методы и средства по их достижению, конкретные действия и манипуляции. Все управленческие решения принимаются согласно намеченным планам.

. Прогнозирование представляет собой этап, предшествующий планированию. С помощью этой функции делается прогноз на будущее, после которого возможна разработка планов.

. Организация рассматривается как деятельность, направленная на формирование и совершенствование объекта управления.

Этот процесс регламентирует различные составляющие процесса управления. Эту функцию можно разделить на организацию производства, труда и управления.

. Координирование заключается в обеспечении оптимального уровня согласованности между всеми звеньями предприятия согласно намеченному плану.

. Регуляция осуществляется для сохранения функциональности объекта управления. С помощью этой функции обеспечивается эффективное осуществление производственных процессов без сбоев в работе.

. Функция мотивации заключается в выработке стимула работников для осуществления производственного процесса. Здесь также используются экономические методы управления предприятием.

. Функция контроля заключается в осуществлении проверки за выполнением поставленных задач. С помощью этой функции можно проводить последующий анализ организации управления предприятием.

Если показатели растут или идут в соответствии с определенным планом, то это говорит о высокой эффективности организационной системы.

Контроль включает следующую деятельность:

  • сравнение полученных результатов с планом;
  • анализ управления предприятием на основании выявления отклонений;
  • проверка гипотез и прогнозов.

Контроллинг, как инструмент управления предприятием, используется всеми управленческими подразделениями.

Пирамида Франклина — ранжируем цели

Следующий инструмент для эффективного использования времени — Пирамида Франклина. Она представляет из себя многоуровневую схему, по форме напоминающую пирамиду.

В её основании — те жизненные принципы и цели, которых хочет добиться человек за всё своё существование.

Вторая ступень пирамиды, расположенная выше, это глобальные цели, то есть, те конкретные вершины, которых необходимо добиться в жизни, не нарушая принципов, изложенных на нижней ступени.

Следующая — те шаги, которые необходимо предпринять для достижения глобальной цели. Здесь необходимо расписать этапы получения результата, разбив его на несколько меньших частей.

И, наконец, три верхние ступени, это план на 1-5 лет, неделю — месяц и на каждый день.

Верхняя ступень должна обновляться ежедневно, в зависимости от прогресса в выполнении дневных задач. Пирамида Франклина помогает конкретизировать действия, необходимые для достижения глобальных жизненных целей, которые изначально кажутся масштабными и недостижимыми.Управление рабочим временем персонала: тайм-менеджмент для сотрудников

Что такое тайм-менеджмент – определение и история возникновения

Прямой перевод данного термина «Time Management» с английского  – «управление временем». Ясно, что в прямом смысле управлять временем невозможно: реальная функция тайм-менеджмента – использовать время своей жизни с максимальной эффективностью.

Наиболее точное определение тайм-менеджмента звучит так:

Ещё один вариант определения.

Тайм-менеджмент — это научный подход к организации времени и повышение эффекта от его использования.

Люди, которые умеют продуктивно распоряжаться собственными запасами времени, живут более насыщенной и полной жизнью, делают свою работу с минимальными временными затратами.

Управляя своим временем, мы имеем больше жизненного пространства: становится более реальной возможность заниматься тем, что нам действительно нравится.

Учитывая, в каком аврале живёт современный человек, вопрос управления ресурсами времени становится всё более актуальным, если не сказать – жизненно важным. Развитый навык управления временем в разы повышает личную эффективность. Это я понял уже лет 12 назад.

Тайм-менеджмент позволяет упорядочить рабочее и личное время в течение дня (недели, месяца) чтобы успевать делать все важные и нужные дела, не отвлекаясь на второстепенные или посторонние вопросы и проблемы.

Эффективное планирование позволяет высвобождать для насыщенной и полноценной жизни колоссальные ресурсы времени. По мнению профессионалов, размеры таких ресурсов исчисляются годами и десятилетиями.

История тайм-менеджмента

Научный подход к организации времени – проблема не новая. История тайм-менеджмента уходит корнями в далекое прошлое.

Еще 2000 лет назад в Древнем Риме известный мыслитель Сенека предложил разделять все время на потраченное с пользой, то есть хорошее, на плохое и бесполезное.

Сенека также стал вести постоянный учет времени в письменном виде. Мыслитель говорил, что проживая определенный период времени, необходимо оценивать его с точки зрения заполненности.

В дальнейшей истории управления временем эти идеи легли в основу такого понятия как «личная эффективность».

Альберти, писатель и итальянский ученый, живший в XV веке, говорил, что те, кто умеет управлять временем с пользой, будут всегда успешны.

Для этого он предложил использовать два правила:

Каждый день с утра составлять список дел.
Расставлять дела в порядке уменьшения важности.

На протяжении многих веков все эти принципы существовали лишь в теоретическом виде и только с 80-х годов прошлого века данная тема стала переходить от теории к практике.

Управление временем необходимо не только руководящим работникам и владельцам собственного бизнеса: каждый из нас должен уметь распоряжаться собственными активами, дабы наслаждаться процессом жизни во всей полноте.

Безусловно, тайм-менеджмент нужен далеко не всем. Если человеку в своей жизни нечем заняться, и его главная задача — «убить время», то управление временем для такого человека – неактуальная и ненужная дисциплина.

Другими словами, сначала следует определиться – действительно ли вам не хватает времени и куда вы хотели бы деть свободные минуты, часы и дни, когда они появятся.

Тайм-менеджмент состоит из нескольких составных частей:

  • строгий учёт времени;
  • оптимизация временных ресурсов;
  • планирование дня (недели, месяца иди другого отрезка времени);
  • организация мотивации.

Управление временем важно не только для работы: люди, постигшие искусство тайм-менеджмента, более жизнерадостны, здоровы и успешны в профессиональной и личной жизни. Эффективный тайм-менеджмент позволяет осмысливать все свои поступки и решения с точки зрения их целесообразности для собственного развития и совершенствования

Эффективный тайм-менеджмент позволяет осмысливать все свои поступки и решения с точки зрения их целесообразности для собственного развития и совершенствования.

Зачем управлять временем

Управление рабочим временем персонала: тайм-менеджмент для сотрудников

Умение дозировать время и четко видеть приоритеты позволяет:

  • достигать целей с минимальными затратами;
  • добиваться высоких результатов сразу в нескольких сферах жизни;
  • рационально распоряжаться временем, успевать работать, отдыхать, заниматься хобби;
  • работать в условиях многозадачности, заниматься параллельно несколькими проектами;
  • увеличивать материальное благополучие, укреплять здоровье;
  • быть свободным, всегда иметь выбор;
  • контролировать жизни, строить планы на будущее.

Человек, чувствующий, что это он управляет временем, а не время им, меньше тревожится. Он больше уверен в собственных силах, способен строить долгосрочные и реалистичные планы. Личность, освоившая тайм-менеджмент, становится хозяйкой собственной жизни.

Такие люди отличаются позитивом, энтузиазмом, горящими глазами. В день они решают огромное количество задач, но при этом не выглядят измученными или уставшими. Наоборот, их энергия бьет через край. Секрет прост – они умеют грамотно распоряжаться каждой секундой своей жизни.

Расставляйте приоритеты

Что делать, если список задач получился очень большим? За что браться сразу, а что отложить? Изучите весь список и расставьте приоритеты для каждого дела. Рассмотрим инструменты тайм-менеджмента для приоритизации.

АБВГД (ABCDE)

А, Б, В, Г, Д — уровни важности дел. Этот метод ещё называют АБВ (ABC)

Всё зависит от того, сколько уровней вы введёте. Я считаю, что чем их больше, тем быстрее вы запутаетесь. Не усложняйте. Инструменты управления временем разработаны для того, чтобы облегчить вам жизнь, а не наоборот.

Проанализируйте список задач и расставьте приоритеты от А до Д. Вы не можете приступить к выполнению задач уровнем ниже, пока не закрыты все дела с более высоким приоритетом.

Задачи уровня А (A) самые важные, их невыполнение будет иметь самые серьёзные последствия для вашей жизни и работы. К примеру, обсуждение с подрядчиком сметы по мероприятию. Если вы этого не сделаете, рискуете не уложиться в бюджет.

Если А-задач слишком много, эксперты тайм-менеджмента рекомендуют поставить градацию А-1, А-2 и так далее. Я советую этого избегать как избыточного усложнения.

С А-задачами связано понятие «съесть лягушку на завтрак». Самые важные дела часто самые тяжелые и неприятные — уродливые «лягушки». Мы часто оттягиваем выполнение таких задач, но А-дело должно быть завершено в первую очередь. Нужно «съесть эту лягушку на завтрак».

Задачи уровня Б (B) важны, но их последствия невыполнения не такие серьезные, как у А-задач. К примеру, согласование с заказчиком цветов для банкета. Если вы этого не сделаете, мероприятие не будет сорвано, но заказчик может быть недоволен, что вы не учли его предпочтений.

Выполнить задачи уровня В (C) желательно, но неприятных последствий они не имеют. К примеру, ужин с друзьями.

Дело уровня Г (D — delegate) смело делегируйте подчинённому, другу или коллеге, в зависимости от ситуации. Делегирование освободит время для задач уровня А.

Остались задачи, которые попали на уровень Д (E — eliminate)? Откажитесь от них. Если дела оказались в этой категории, без них можно обойтись.

Матрица Эйзенхауэра

Метод назван в честь американского президента Дуайта Эйзенхауэра, который делил свои задачи на 4 категории:

  • срочные, важные;
  • важные, несрочные;
  • срочные, неважные;
  • неважные, несрочные.

Управление рабочим временем персонала: тайм-менеджмент для сотрудников

Срочные и важные задачи (1) выполняйте сразу и самостоятельно. Они имеют большое влияние на будущее, делегировать их нельзя.

Важные несрочные дела (2) — самый комфортный режим работы. В нём вы можете планировать, взвешивать, рассчитывать и заниматься важными делами.

Старайтесь держаться в режиме 2. В нём вы полезны и эффективны.

Срочные и неважные задачи (3) делегируйте. Они отнимают много времени, но не приносят пользы.

Несрочные и неважные (4) вычёркивайте.

GTD (Getting Things Done)

GTD (Getting Things Done) — это система продуктивности, придуманная бизнес‑тренером Дэвидом Алленом. Вот ее основные постулаты:

  1. Записывайте все дела и идеи в одном месте, так называемом Inbox («Входящих»).
  2. Периодически сортируйте содержимое Inbox, присваивая делам приоритеты и сроки. Размещайте заметки по папкам в соответствии с их содержимым — «Работа», «Хобби», «Покупки», «Ремонт» и так далее.
  3. Проводите ревизии — выбрасывайте ненужные заметки, вычеркивайте выполненные дела, перемещайте утратившие актуальность материалы в архив.
  4. Когда все распланировано, приступайте к исполнению. Легкие и быстрые задачи решайте сразу же. Те, что вызывают затруднение, постарайтесь делегировать, далее приступайте к сложным длительным задачам.

Заблуждения и мифы

В нашей стране тайм-менеджмент не так широко распространен, как зарубежом. Многие россияне считают, что управление своим временем лишает человека жизни, превращает в бездумного робота. Но это не так. Наоборот, тайм-контроль помогает сэкономить время для более приятных задач — общение с друзьями, хобби и т.д. Рассмотрим другие распространенные заблуждения, которые мешают людям эффективно управлять своими временными ресурсами.

Временем управлять невозможно

Утверждение верное, но только в глобальном смысле. Действительно, нельзя ни вернуться в прошлое, ни заглянуть в будущее. Но тайм-менеджмент совсем другое. Он подразумевает управление собственными ресурсами. Это умение так распределить свои силы и расставить приоритеты, чтобы не распыляться на второстепенное и ненужное. Тайм-менеджмент — наука о том, как выделить главное и выполнить это в первую очередь.

Все успешные люди отличаются тем, что умеют планировать и распределять свои дела. Они делают больше, чем другие за тот же промежуток времени.

Придется больше работать и меньше отдыхать

Задача контроля над временем не в том, чтобы работать на износ, без передышки и отдыха

Наоборот, восстанавливаться так же важно, как и действовать. А планировать отдых следует наравне с остальными задачами и целями

Часто мы тратим свое время на ненужные и мелкие дела, так называемые «хронофагы» или «пожиратели времени». К таким отвлекающим бессмысленным действиям относится постоянная проверка социальных сетей и электронной почты, чрезмерные чаепития и разговоры.

Многим людям свойственна прокрастинация — постоянное откладывание важных дел «на потом». Если обозначить для себя необходимые задачи, сосредоточится на них, поставить дедлайн и не отвлекаться на второстепенное, можно успевать многое. Но в то же время тратить гораздо меньше времени.

Тайм-менеджмент ограничивает свободу и выбор

Рациональное распределение времени не лишает свободы, а, наоборот, добавляет часы на приятные неожиданности и спонтанные решения. Ведь ту же работу вы будете выполнять гораздо быстрее. Поэтому правильная организация времени в разумных пределах пойдет только на пользу.

Тайм-менеджмент — что это простыми словами

Совокупность этих составляющих в результате приводит к достижению поставленных целей.

Теперь разберемся со всем по порядку.

Управление временем

Для достижения максимальной эффективности нужно понять, сколько потенциально времени может и должно уходить на выполнение задач, поставленных на работе. Сколько времени необходимо проводить с семьей. И сколько времени можно освободить на себя и свои увлечения. А также выяснить нет ли у вас бесполезного занятия, которое пожирает большую часть вашего времени.

Грамотное планирование

Это залог успешного достижения целей. Чтобы правильно спланировать свой день, месяц, год, нужно знать несколько простых правил, о которых мы поговорим чуть позже. Планирование обеспечит нам то, что мы в течение долгого времени будем двигаться в направлении цели.

Распределение ресурсов

Здоровье, энергия и мотивация – важные составляющие в эффективном проведении собственного времени и повышении уровня качества жизни. Наши жизненные ресурсы небезграничные и главная задача научиться сохранять их и правильно распределять.