Стандартизация документов

Стандартизация на международном уровне

Эту разновидность стоит рассмотреть отдельно, так она имеет множество отличий и является наиболее значимой с точки зрения мирового товарообмена. Для начала следует отметить, что международная стандартизация предполагает участие организаций соответствующего профиля безотносительно к конкретному государству.

Среди подобных организаций можно выделить следующие:

организация ISO, непосредственно занимающаяся вопросами стандартизации;
IEC – комиссия, деятельность которой связана с выработкой электротехнических стандартов;
ITU – союз, участники которого представляют сферу электросвязи.

Организация ISO считается наиболее авторитетным органом, целью которого является развитие стандартизации для более эффективного товарообмена и взаимопомощи на мировом уровне. Значимость деятельности организаций IEC и ITU также возрастает, благодаря разработке новых программ для сферы IT и телекоммуникаций. В совокупности международная стандартизация объединяет представителей интеллектуальной деятельности, деловые и производственные круги, а также неправительственные предприятия с целью повышения эффективности мирового производства и предоставления качественных товаров конечному потребителю.

Структурированность, стандартизация, унификация, воспроизводимость — это: что такое?

Стандартизация

Кроме понятия стандартизации и унификации, в разных сферах производства используются такие понятия, как структурированность и воспроизводимость. Что это такое, читайте далее.

Структурированность:

Это объединение составляющих какой-либо системы в структуру.
Структура, в свою очередь, это расположение вышеуказанных составляющих в определенном порядке и с наличием стабильных связей между собой, обеспечивающих функционирование данной системы без сбоев.

Стандартизация:

Это разработка и установление правил, нормативов, требований (стандартов), обязательных для применения в соответствующей области деятельности.
С применением стандартов выполняются любые производственные работы, осуществляется выпуск качественной и безопасной продукции, проводится контроль состояния окружающей среды.
Стандартизацией занимаются специальные органы, имеющие на это право.

Унификация:

Это сведение в единую систему многообразных объектов, выполняющих одинаковые функции.
Широко используется унификация в технике, например в приборостроении, значительно расширяя возможности конструирования, облегчая сборку и ремонт технических средств.

Воспроизводимость:

Это степень близости результатов повторных измерений, полученных в одном образце, но в разных условиях (в различное время, в разных лабораториях, на различном оборудовании, разными операторами).

Если знать определения всех этих понятий, то можно иметь представление о стандартах, типизации товара и контроле качества.

Реквизиты документов, их унификация и стандартизация

Под документом понимают материальный носитель деловой информации для обмена ею в целях общественного использования. Для его правильного заполнения необходимо точно указать такие реквизиты документа:

№ документа
Дату
Контактные данные (при необходимости)
Юридический адрес или адрес регистрации
ИНН
Банковские данные и др.

Такая информация является обязательной и называется реквизитами любого документа.

Разработка необходимого количества документов, их форм и типов входит в понятие «унификация».
В бухгалтерском учете это выражается в оформлении однотипных операций между предприятиями и организациями.
Приведение размеров документов к определенным категориям стандартов (государственным, отраслевым, республиканским) является их стандартизацией.
Она помогает установить необходимые требования к оформлению документов, чтобы последние имели юридическую силу.

Теперь вы знаете, что такое стандартизация, унификация и другие определения в качестве продукции и сфере услуг. При помощи этих знаний просто вести работу с документами, их систематизацией и типизацией.

Принципы

Стандартизация осуществляется в соответствии с принципами:

добровольного применения документов в области стандартизации;
максимального учёта при разработке стандартов законных интересов заинтересованных лиц;
применения международного стандарта как основы разработки национального стандарта, за исключением случаев, если такое применение признано невозможным вследствие несоответствия требований международных стандартов национальным климатическим и географическим особенностям, техническим и (или) технологическим особенностям или по иным основаниям в соответствии с установленными процедурами принятия международного стандарта или отдельного его положения;
недопустимости создания препятствий производству и обращению продукции, выполнению работ и оказанию услуг в большей степени, чем это минимально необходимо для выполнения целей стандартизации;
недопустимости установления таких стандартов, которые противоречат техническим регламентам;
обеспечения условий для единообразного применения стандартов.

Типовые элементы процесса

Преобразования могут касаться отдельных видов документов (указывается ГОСТ с номером), структуры и правил оформления, элементов унифицированной системы документации (УСД). Такая система состоит из сочетания взаимосвязанных форм документов, которые дают информативное представление о некоторых видах хозяйственной и управленческой деятельности. УСД базируется на единых правилах и требованиях, имеет данные, необходимые для управления любой сферой деятельности.

Привычная система документации организована таким образом, чтобы удовлетворять потребности документирования определенной деятельности, а документы системы стандартизации являются результатом процесса приведения документов к единой форме и системе, когда преобладает единообразие, а также уменьшается неоправданное множество шаблонов документов, их реквизитов и показателей. В процессе стандартизации происходит переход к рациональному единообразию в документообороте.

Определение состава документации

Данным вопросом занимаются специальные уполномоченные ведомства и организации, например, Российская гос. библиотека берет на себя определение состава документации, которая имеется во всех библиотеках страны. Нормативный характер имеют отраслевые формы документов, если они находятся в рамках ведомственной системы (такие как нотариальная или судебная), подобные шаблоны также используются в конкретных организациях, занимающихся схожей деятельностью (например, медицинской или страховой).

Применение документов по стандартизации на предприятиях дает возможность снизить затраты на составление, оформление, изготовление, обработку документов и их передачу. Таким образом, ускоряется документооборот внутри организации. Реорганизация содержания документов улучшает качество выполнения управленческих задач. Закрепляется состав документа в Табеле форм (едином нормативном документе, состоящем из перечня документов, необходимых для реализации задач управленческой деятельности фирмы, имеющий юридический статус), а преобразований форм документов – в Альбоме документов. Табель упорядочивает процесс документирования, создает наглядную схему учета всех видов деятельности. Табель сформирован так, чтобы устанавливать определенные правила фиксации места и времени, а также принимающих решения лиц.

Метод стандартизации и унификации

Само понятие «стандартизация» включает в себя свод определенных правил и характеристик, для дальнейшего их использования при достижении определенной цели. Она включает в себя ряд методов, один из которых самый важный — «унификация».

Основная цель – сведение к минимуму многообразия какого-либо продукта, изделия, услуги, либо процесса. Кроме того, этот метод способствует улучшению качества, а отсюда возрастает сам спрос, и соответственно прибыль.

Метод Унификации подразделен на несколько видов:

Технологический вид – унификация документооборота.
Конструкторский вид – унификация самих элементов.

Задачи:

Разработка параметров ряда оборудования, изделий и пр.
Исполнение типовой продукции для создания единой группы.
Создание технологических процессов.
Оптимизация документооборота.

Выше по тексту подробно было описано, как выполняется работа по стандартизации и унификации и приведены все необходимые расчеты.

Уровень утверждения и соответствующие категории

Стандартизация – это форма юридического утверждения результатов унификации, которая представляет собой совокупность гос. стандартов и единой формы включенных документов.

УСД подразделяется на:

гос. стандарты;
унифицированные формы документов;
методические советы по их использованию.

Реквизиты унифицированного документа применяются в соответствии с целевой задачей и тем, какой уровень утверждения заложен. Имеет место разделение документов стандартизации в РФ на категории:

Ведомственные (разграничение по отраслям). Применяются для документирования процессов управления, которые свойственны всем предприятиям, вне зависимости от деятельности и организационно-правовых норм. Утверждение происходит на Федеральном уровне.
Формы документов фирм, организаций и предприятий. Определяются на локальном уровне.
Общероссийские. Создатели таких форм – Федеральное архивное агентство, Минфин России, Федеральная служба гос. статистики, Центральный Банк РФ. Данные формы документов являются обязательными для использования во всех организациях, независимо от формы собственности и подчиненности (например, учетная документация по учету и оплате труда, что было утверждено постановлением гос. комитета РФ от 5.02.2004).
Формы документов субъектов Федерации. Утверждение их происходит на областном, региональном или местном уровнях. Такие формы распространены в рамках соответствующего субъекта РФ.

Международные организации по стандартизации

Головной международной организацией в области стандартизации является ИСО. Комитетами – членами ИСО являются национальные организации по стандартизации, которые изъявили согласие выполнять требования Устава и правил процедуры ИСО.

Высшим руководящим органом ИСО является Генеральная ассамблея, которая состоит из представителей всех национальных организаций по стандартизации (комитетов-членов), и которая созывается не реже одного раза в три года.

В период между сессиями Генеральной ассамблеи руководство организацией осуществляет Совет, который рассматривает и принимает решения по всем вопросам деятельности ИСО и собирается на заседания не реже одного раза в год.

Совету ИСО подчиняются 7 комитетов:

СТАКО – комитет по изучению научных принципов стандартизации;
ПЛАКО – техническое бюро, которое подготавливает предложения по планированию работы ИСО, а также по организации и координации технических сторон работы;
КАСКО – комитет по оценке соответствия, который изучает вопросы организации сертификации продукции на соответствие стандартам;
ИНФКО – комитет по научно-технической информации;
ДЕВКО – комитет по оказанию помощи развивающимся странам;
КОПОЛКО – комитет по защите интересов потребителей;
РЕМКО – комитет по стандартным образцам (эталонам).

Вся работа ИСО по разработке и согласованию проектов международных стандартов осуществляется рабочими органами ИСО, техническими комитетами, подкомитетами и рабочими группами.

Порядок разработки международных стандартов, функции органон ИСО и их секретариатов определены «Директивами по технической работе ИСО», утвержденными Советом ИСО.

Методы стандартизации

Цели стандартизации достигаются различными методами (приемами):

Теперь о каждом элементе схемы немного подробней:

Упорядочивание – определение объекту стандартизации своего определенного места в системе аналогичных объектов. В результате применения данного метода создаются перечни объектов, их описание.
Упорядочивание выполняется следующими способами:
1. систематизацией (классифицированием объектов стандартизации);
2. селекцией (отбором оптимальных объектов стандартизации);
3. симплификацией (отбором объектов стандартизации, непригодных к стандартизации);
4. типизацией (разработкой и утверждением типовых объектов стандартизации);
5. оптимизацией (определением оптимальных параметров для объекта стандартизации).
Параметрическая стандартизация – фиксация численных значений параметров объекта стандартизации.
Унификация – целенаправленное сокращение видов объектов стандартизации одинакового функционального назначения.
Агрегатирование – конструирование агрегатов, т.е. узлов из унифицированных деталей.
Комплексная стандартизация – определение комплекса требований к объекту стандартизации по различным характеристикам.
Опережающая стандартизация – определение требований к объекту стандартизации, которые будут актуальными в будущем.

Суть стандартизации

В Федеральном законе «О техническом урегулировании» № 184 указан принцип работы определения: стандартизация документов – это целостная работа, направленная на установление правил в целях их добровольного использования, в результате чего должна быть упорядочена информация в сферах производства и обращения продукции, а также увеличена конкурентоспособность услуг.

«Стандартом» можно назвать документ, в котором указываются характеристики продукции, правила осуществления различных процессов на производстве, характерные особенности перевозки и хранения, выполнения работ или оказания услуг. Стандарт включает в себя определенные требования к терминологии, маркировке, символике, упаковке, этикеткам.

Нормативные документы по стандартизации содержат оптимальные правила и требования по оформлению, подготовке, хранению и учету деловой документации, которые были утверждены в установленном порядке и рекомендованы для многократного применения в делопроизводстве. Стандартизация (простыми словами) – это формирование и утверждение единых правил, которые предъявляются к документам с целью их упорядочения.

Стандартизация предполагает возведение основных требований к документам в юридическую норму. Благодаря такому процессу формирование многочисленных документов происходит по одним правилам, что легче воспринимается получателями. Стандартизация документов – это итог унификации или высшая ее форма.

Цели стандартизации

обеспечение технической и информационной совместимости и взаимозаменяемости продукции, выпускаемой различными производителями (как иллюстрация – пример, приведенный в начале статьи);
минимизация затрат на производство продукции за счет использования уже разработанных схем, технологий, объектов (проще говоря, не нужно изобретать велосипед, его можно просто использовать для своих целей);
повышение надежности и безопасности выпускаемой продукции (ведь типовые, стандартные детали, конструкции уже неоднократно проверены на практике);
упрощение эксплуатации (это как?), ремонта и обслуживания выпускаемых изделий.

Повышение эффективности

Единая система делопроизводства способствует оперативной обработке, сокращает затраты времени на работу с документами, которые затрагивают весь делопроизводственный персонал: от рядовых сотрудников до руководителей.

Объектами стандартизации документов могут быть их состав и формы. Унификация состава документов – это выделение и закрепление совокупности документов, которые необходимы для решения управленческих задач. В результате таких действий предполагается сокращение состава документов. Унификация форм представляет собой отбор и консолидацию информационных показателей, в том числе и реквизитов, которые соотносятся с целевым назначением документов, а также определение общих требований к их созданию и оформлению. В делопроизводстве унификация может происходить и как этап стандартизации, и как самостоятельный процесс.

Разновидности стандартов

Независимо от уровня, на котором осуществляется стандартизация, результат данной работы может относиться к разным объектам. Соответственно, и плод этой деятельности, то есть стандарт, может относиться к определенному виду исследуемого объекта. В частности, стандартизация и метрология позволяют устанавливать нормативы и регламенты описанных ниже групп.

Основополагающие стандарты. Охватывают деятельность в определенной области, предоставляя в качестве результата технические нормативы и организационные регламенты. Такие документы способствуют взаимопониманию и упрочнению связи между представителями разных сфер науки и производства.
Стандарты на товары и услуги. В данном случае предполагается установление правил и нормативов, действующих по отношению к однородной группе товаров или конкретным услугам.
Стандарты на производственные и рабочие процессы. Определяют требования к выполнению технологических, производственных и рабочих операций. Это может быть и стандартизация документов на предприятиях. Предусматривает ведение документооборота в соответствии с определенными правилами.
Стандартизация методов контроля. Устанавливаются нормы для проведения измерительных операций, испытания и анализа продукции.

Что такое метрология?

Метрология – это наука, занимающаяся вопросами измерения, а также исследования новых методов и подходов к данному процессу. Одним из главных ее предметов является разработка средств повышения точности получаемых данных. Особенностью этой науки является то, что, в отличие от теории, она предполагает исследование объектов экспериментальным путем. Сфера изучения метрологии довольно многопланова и предусматривает различные цели измерений, методы, условия и виды связи с исследуемым объектом. В частности, использование ее методов может ставить следующие цели:

диагностические;
для контрольного заключения;
получение технических данных;
исследование для лабораторного эксперимента;
установление эталонных параметров и т.д.

Также существуют различные подходы к предоставлению данных, которые позволяет получить метрология. Стандартизация и сертификация являются неотъемлемыми компонентами метрологических исследований, позволяющими унифицировать измерительные методы и контролировать качественные показатели услуг и продукции.

Цели и задачи стандартизации и унификации

Стандартизация

Целевое назначение стандартизации и унификации — это разрешение уже поставленных задач, а также контролирование в той или иной сфере при помощи применения поставленной нормы, правил, действующих в настоящий момент требований и характеристик товара, тары, производства или документации. Общее целевое назначение стандартизации прописано в Законе и это является защитой точки зрения людей и государства по поводу качественности услуг или продукции.

К основным аспектам по многозадачности стандартизации и унификации относятся следующие пункты:

Обеспечение развития научно-техн. прогресса.
Создание госуд. эталона товара, продукции, производства, тары, документов

Также важно обеспечить то, чтобы показатели при измерении и анализе характеристик были достоверными и едиными.
Создание одной общей системы документооборота, системы по поиску и передачи цифр и другой информации.
Установление должной требовательности и норм при создании продукции на объекте производства, чтобы сделать процедуру экономичной, а также обеспечить отличное качество конечного продукта.
Усовершенствование всей системы показателей по качественности продукта.
Усовершенствование систематизации стандартов, лежащих в основе программы, которая помогает определить необходимые условия к конструкции и технологическому процессу по производству.

Результаты стандартизации и унификации получатся достоверными после того, как будут устранены различные технологические проблемы в сфере товарооборота, а также при помощи тесного содействия научному и техническому прогрессу и сотрудничества в тех или иных областях производства.

Цели стандартизации

Чтобы понять цели, для достижения которых разрабатываются нормативные документы, следует провести их разделение на общие и конкретные. В первом случае стандартизация и метрология ставят своей целью обеспечение следующих факторов:

информационно заявленная и фактическая техническая совместимость продукции с обеспечением ее взаимозаменяемости;
безопасность товаров и услуг по отношению к человеку, его имуществу и окружающей среде;
достижение качественных параметров продукции и услуг, которые соответствуют текущему уровню научно-технического прогресса;
экономия при использовании ресурсов;
обеспечение единства измерений (метрологические задачи);
безопасность производственных объектов; при этом должны учитываться риски чрезвычайных ситуаций и катастроф природного или техногенного характера.

С точки зрения установления конкретных целей, стандартизация – это средство разработки нормативов, относящихся к определенной сфере производства, виду товара или услуги.

Стандартизация. Цели стандартизации. Принципы стандартизации

Определение понятия «Стандартизация» дано Законом РФ «О техническом регулировании», который вступил в действие с 1 июля 2003 г.

Стандартизация – деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг.

Основные понятия закона, касающиеся стандартизации:

стандарт – документ, в котором в целях добровольного многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг. Стандарт также может содержать требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения;

международный стандарт – стандарт, принятый международной организацией;

национальный стандарт – стандарт, утвержденный национальным органом Российской Федерации по стандартизации;

технический регламент – документ, который принят международным договором Российской Федерации, ратифицированным в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, или федеральным законом, или указом Президента Российской Федерации, или постановлением Правительства Российской Федерации и устанавливает обязательные для применения и исполнения требования к объектам технического регулирования (продукции, в том числе зданиям, строениям и сооружениям, процессам производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации).

Технические регламенты принимаются в целях:

защиты жизни или здоровья граждан, имущества физических или юридических лиц, государственного или муниципального имущества;
охраны окружающей среды, жизни или здоровья животных и растений;
предупреждения действий, вводящих в заблуждение приобретателей. Принятие технических регламентов в иных целях не допускается.

Цели стандартизации

Стандартизация осуществляется в целях:

повышения уровня безопасности жизни или здоровья граждан, имущества физических или юридических лиц, государственного или муниципального имущества, экологической безопасности, безопасности жизни или здоровья животных и растений и содействия соблюдению требований технических регламентов;
повышения уровня безопасности объектов с учетом риска возникновения чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера;
обеспечения научно-технического прогресса;
повышения конкурентоспособности продукции, работ, услуг;
рационального использования ресурсов;
технической и информационной совместимости;
сопоставимости результатов исследований (испытаний) и измерений, технических и экономико-статистических данных;
взаимозаменяемости продукции.

Принципы стандартизации

Стандартизация осуществляется в соответствии с принципами:

Уровни стандартизации

На сегодняшний день выделяются три уровня стандартизации. К ним относятся международный, региональный и национальный. В каждом случае предполагаются свои особенности в регулировании подходов к процессу разработки стандартов, а также к допуску участников. На региональном уровне система стандартизации открыта для осуществления деятельности в ее рамках государственным органам конкретного региона в мире. Национальный уровень предполагает участие соответствующих органов от определенной страны. Однако в этом случае предполагаются и подуровни стандартизации.

Административно-территориальный. Принципы разработки стандартов позволяют устанавливать нормативы и правила относительно объекта, действующие в одной территориальной единице государства (крае, области и т.д.).
Отраслевой. На этом подуровне стандартизация – это инструмент, позволяющий вырабатывать правила и регламенты для определенных сфер промышленности и производства.
Государственный. В данном случае результатом стандартизации являются нормативы, разрабатываемые и применяемые в пределах одной страны.

Стандартизация – это …

Начнем с примера. Допустим, я изобрела вечный двигатель, но вот незадача – использовать его не представляется возможным. Все дело в том, что к нему нельзя подключить приборы, которые могли бы работать на вырабатываемой энергии.

Выходной разъем моего вечного двигателя не подходит к разъемам приборов. А вот если бы я еще немного подумала, то сделала бы на двигателе стандартный разъем для подключения, т.е. я бы стандартизировала свое изобретение под существующие стандартные параметры.