Реестр документов и печатная форма в excel

Опись и учет передачи документов

№ п/п,
Наименование документа,
Количество листов в документе,
Уточняющие сведения.

В том случае, если реестр на протяжении всего периода заполняется разными людьми, последняя графа должна обязательно указывать на того, кем была внесена последняя запись. В случае, если реестр ведется в рукописном варианте, помимо указания лица, которое заполняло последним, должна быть и именная печать.

Все технические ошибки, которые могли произойти в результате заполнения реестра, должны быть изменены только по приказу вышестоящего руководства. Ошибки должны быть исправлены на протяжении 3 суток с момента обнаружения некорректных данных.

Для того, чтобы изменения в реестре были согласно действующего законодательства, следует изначально написать письменное заявление, в котором указывается вид ошибки и должностное лицо, которое ее допустило.

Ключевыми моментами в ведении реестра документов являются:

проверка всей документации, которая подлежит включению в реестр;
присвоение каждому документу индивидуального регистрационного номера;
внесение необходимой информации об авторах того или иного документа.

Подразделение, которое непосредственно отвечает за ведение реестра, обязано регулярно проверять комплектность и правильность оформления документации, которая подлежит включению в реестр. В частности:

если проверка документации прошла успешно, ей присваивается индивидуальный номер;
при выявленных нарушениях в документации, она возвращается обратно для корректировки.

Кроме того важно помнить о таких моментах, как:

лица, которые непосредственно отвечают за ведение реестра, назначаются согласно приказу вышестоящего руководства. Они несут полную ответственность за ведение всей документации, в том числе и ее сохранности;
вся документация, которая находится в реестре, в обязательном порядке должна находиться в безопасном месте, где ей гарантирована сохранность;
необходимая документация, которая находится в составе реестра, выдается только лично по приказу вышестоящего руководства на определенный срок.

Безусловно, составить реестр задача не такая уж и сложная, как многие ее описывают. По сути, это так называемая опись, обратившись к которой можно в короткие сроки найти необходимый документ.

Правильно составленный реестр поможет существенно сэкономить время на поиск необходимых документов.

В свою очередь, он включает в себя такие основные пункты, как:

. Это, пожалуй, один из основных пунктов в реестре. Четко прописанная информация в нем поможет не только быстро отыскать необходимый документ, но и снизить вероятность непосредственного обращения нему. В этом пункте должны быть прописаны все ключевые моменты документа;
регистрационный номер. Он является обязательным условием в ведении реестра документации, поскольку благодаря инвентарному номеру документа, можно за считанные секунды оттаскать его месторасположение, тем самым существенно увеличить свою производительность труда;
дата занесения в реестр. Пункт, который является весьма необходимым в реестре. Проблема в том, что многие забывают, какой именно документ им нужен, однако помнят число, когда он был занесен в реестр. Обратившись к таблице со временем, можно с легкостью отыскать документ.

Опись документов образец 2019

Составление фирменного бланка остается на усмотрение фирмы. Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.

Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:

Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов.
Наименование организации, которая передает документы.
Дата составления.
Таблица с самой описью, в которой указываются:

номер по порядку;
полное название документа;
количество экземпляров;
количество листов.

Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано.
Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия.

При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, – оригинал или копия (заверенная или не заверенная).

Составляется документ в 2 экземплярах – один остается у отправителя, а другой передается адресату. При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов – т.е. общее для каждого документа

Все строки, которые остались в таблице пустыми, перечеркиваются ручкой.

Вариант составления в специализированной программе показан на видео:

Основные моменты ↑

Что же касается 3-НДФЛ, то его оформление является обязательным для (ст. 229 НК РФ):

ИП, нотариусов и адвокатов и иных лиц, вносящих обязательный платеж с дохода в казну самостоятельно.
Резиденты России, которые получают свои доходы за границей, но обязаны уплачивать с них налоги в стране резиденции.
Граждане, которые в течение года сформировали для себя дополнительные источники денежных средств, в том числе выручку от продажи квартиры или машины, доход сдачи недвижимости внаем, выигрыш от лотереи или конкурса и т.п.

Указанные выше доходы в обязательном порядке должны декларироваться, посему для них имеется отдельная форма отчетности – 3-НДФЛ.

Сроки сдачи отчетности

Согласно общему правилу, справка 3-НДФЛ ровно, как и прилагающийся к ней реестр подтверждающих бумаг, должны быть представлены в налоговую службу не позднее 30 апреля года, следующего за отчетным.

Существуют две цели представления декларации 3-НДФЛ, которые определяют сроки сдачи отчетности, а именно:

если речь идет об обязательном регулярном отчете перед налоговыми органами, то гражданин сдает декларацию не позднее 30 апреля;
если налогоплательщик желает оформить налоговый вычет, то представить документ и реестр можно в любое время года.

Указанный выше штраф в своем минимальном значении может составлять не менее 1000 рублей. Максимальное же его значение установилось на значении 30% от суммы налоговых выплат.

Назначение реестра

Реестр подтверждающих документов 3-НДФЛ – это бумага, выступающий в качестве описи справок, прилагаемых к декларации.

В их числе могут быть:

свидетельства, подтверждающие статус резидента;
документы о регистрации ИП;
бумаги, раскрывающие структуру и размер затрат на лечение, образование или покупку жилой недвижимости и т.п.

Реестр удобен в случае предоставления документов напрямую в офис ИФНС: сотрудник ведомства сразу проверяет наличие всех необходимых документов в соответствии с приведенным в нем перечнем.

Если справка 3-НДФЛ направляется по почте, то специалистам почтового отделения также не составит труда сделать опись справок, отправляемых заказным письмом на основании реестра.

В целом, 3-НДФЛ подтверждает полученные доходы и устанавливает их сумму, подлежащую налогообложению.

Что же касается реестра документов, то его задача – указать, какие именно бумаги устанавливают притоки и оттоки денежных средств, имеющих место в деятельности данного лица.

Регулирование со стороны государства

Налоговые органы требуют от налогоплательщиков перечисленных выше категорий самостоятельного заполнения справки 3-НДФЛ и реестра, который также определяется в качестве приложения №7.

Для этого можно:

На сайте ФНС скачать форму декларации и реестра или получить их в любом отделении ведомства, а затем заполнить их от руки.
Занести сведения о своем доходе в удобную онлайн форму на сайте ИФНС и отправить документ автоматически.

В реестр подтверждающих документов при предъявлении декларации 3-НДФЛ включены все виды документов, которые могут подаваться вместе с декларацией.

Плательщику же следует отметить только те, которые сопровождают осуществляемый ими процесс декларирования доходов или получения налогового вычета.

Вопросы оформления и порядка представления документа 3-НДФЛ и реестра подробно освещены и регулируются такими законодательными положениями, как:

Нормативная база	Описание
Ст. 208 НК РФ	Рассматривает доходы, которые отличны от основной зарплаты физических лиц и подлежат декларированию
Ст. 218, 219, 221 НК РФ	Указывают на налоговые вычеты, на которые могут рассчитывать физические лица
Ст. 231 НК РФ	Раскрывает перечень бумаг, которые в обязательном порядке должны прилагаться к 3-НДФЛ при декларировании доходов и получении вычетов

Отдельные вопросы, касающиеся взимания штрафов за несвоевременное представление налоговой декларации, а также отказа налоговых органов в принятии документа рассматриваются в АПК РФ.

Все о программе для заполнения 3-НДФЛ «Декларация» смотрите в статье: программа для 3-НДФЛ. Как заполнить 3-НДФЛ, читайте здесь.

При этом все вопросы регулирования процесса представления и заполнения налоговых деклараций 3-НДФЛ находятся в ведении ФНС.

Преимущества использования

На сегодняшний день реестр документов ведут абсолютно все, – от начинающего предпринимателя до крупных компаний.

В первую очередь это связано с его ключевым преимуществом, – существенная экономия времени при поиске необходимого документа. Правильно составленный реестр позволяет за короткий срок отправлять уведомления, запросы, отыскать необходимый документ по требованию налоговой инспекции и так далее.

Кроме этого, реестр позволяет просто осуществлять свою трудовую деятельность на качественном уровне.

Но, как показывает практика, сделать это самостоятельно не составит большого труда, и более того, позволит существенно сэкономить бюджет.

Стоит также отметить, что отсутствие реестра документов хоть и не преследуется по закону, но вправе существенно испортить жизнь предпринимателям. Ведь в первую очередь это связано с тем, что за годы работы может накопиться огромная стопка документов, а если проверяющий орган потребует предоставить какой-либо один из них, а предприниматель не знает где он? Вот в этот момент, могут начаться серьезные проблемы.

уставные и связанные с деятельностью юр. лица (протоколы собраний, заседаний совета директоров, отчеты о выпуске ценных бумаг);
бухгалтерские документы (балансы, первичные учетные документы, журналы-ордера, кассовые книги);
кадровые документы (личные дела работников, трудовые книжки, книги приказов);
договоры (с контрагентами, с обслуживающими компаниями, купли-продажи имущества организации, аренды и т. п.)
входящая и исходящая корреспонденция и журналы ее учета;
производственная документация, связанная с выпуском продукции, оказанием услуг;
сертификаты и лицензии;
юридические документы, связанные с участием в судебных спорах.
Так, большинство бухгалтерских документов хранится в течение 5 лет.
Некоторые — в виде годовых отчетов, связанные с активами и имуществом предприятия, по валютным операциям, расчеты страховых взносов должны храниться постоянно. Также до момента ликвидации хранятся уставные документы.
Кадровые бумаги: личные карточки, счета работников, личные дела хранятся в течение 75 лет.

Срок хранения остальных определяется самой организацией самостоятельно. Для того чтобы обеспечить порядок во всех делах и бумагах, нужно их классифицировать и систематизировать, для этого составляется опись (по каждому разделу составляется отдельная). В ней указывается структурное подразделение предприятия, дата создания документа, порядковый номер, наименование, количество листов и исполнитель (то есть тот, кто ее изготовил).

Что следует знать о реестре?

Более развёрнуто рассмотрим ситуацию, в которой бумаги передаются работнику для исполнения им служебных обязанностей. Такая процедура непременно должна сопровождаться формированием акта приёма передачи.

Для начала стоит увидеть разницу между описью экземпляров документов, которые передаются и реестром. Тем более, что разница между ними действительно наличествует. Опись подразумевает внесение названия всех экземпляров документов и числа страниц.

Такой подход позволит с лёгкостью отыскать нужную бумагу. Реестр же, представляет собой журнал, в который вносятся записи. В реестре содержится более развёрнутая информация об образцах документации. Допускается к применению как бумажный, так и электронный формат документа.

Электронный вариант реестра в последнее время набирает всё большую популярность. Для того, что бы зафиксировать момент, в который бумага была передана, следует сформировать образец протокола.

Протокол — это и есть указанный выше акт приёма передачи. Протокол подтверждает, что произошла передача документов. Без него сложно будет доказать участи в процедуре передачи какого-либо лица.

Порядок заполнения

Структура реестра описей дел представляет собой две части: это титульный лист и таблица. Порядок заполнения документа закреплен в п. 6.3.3 Правил.

Шаг 1. Титульный лист:

наименование организации — вписываем название предприятия или учреждения, в котором открыт регистр;
допускается указать в скобках структурное подразделение организации, при необходимости;
дата начала регистра — вписываем дату в формате «ДД.ММ.ГГГГ», значение соответствует дню открытия документа;
дата окончания — заполняется по фактическому дню закрытия учетного регистра.

Шаг 2. Таблица регистра:

номер по порядку — вписываем номер записи, регистрируемой в журнале, соблюдаем хронологический порядок;
номер фонда, в котором заведена учетная документация;
номер описи и ее название — фиксируем значения на основании регистрируемого дела;
количество дел в формуляре — регистрируем данные, причем сведения детализируем по категориям документации;
годы — периоды, за которые велась регистрируемая номенклатура;
количество томов и экземпляров регистрируемого дела — фиксируем количество по фактическому наличию;
примечания — вносим дополнительную информацию о регистрируемых делах.

По окончанию календарного года требуется подвести итоги. Ответственный работник должен подсчитать на 1 января года следующего, сколько учетных единиц хранится в архиве по данному регистру. Отдельно выделить дела с постоянным и временным сроком хранения. А также детализировать количество списков дел по личному составу предприятия. Итоговые данные заверяет ответственный сотрудник и руководитель.

Грамотно и верно составленный реестр

Для большего комфорта в работе и удобного поиска документов и различной информации, все записи в реестре необходимо вести в хронологическом порядке. Только если реестр документов составлен грамотно и верно, работа каждого сотрудника будет значительно упрощена и на поиски необходимых бумаг, данных и любой другой информации, будет уходить минимум времени. Однако составление реестра архива документов – достаточно кропотливый процесс, на который не всегда хватает времени и опыта подобной работы.

Услуги от профессионалов

Наша компания предоставляет такую услугу как реестр документов, контрактов, составление и ведение реестра в последующем. Большой опыт архивной работы в данной области позволяет оказывать услуги высокого качества, благодаря чему работа сотрудников вашей компании станет еще более эффективной. Кроме того, для большего удобства, мы составляем электронный реестр документов, что позволяет сохранять все необходимые данные на протяжении долгого времени и без каких-либо рисков.

Для передачи документов обычно пользуются акт приема-передачи, который призван зафиксировать факт перехода документации от одного сотрудника другому.

Это могут быть договоры фирмы, учредительные документы, кадровые или бухгалтерские, любые другие документы, для внутреннего использования и для внешнего, необходимые при взаимодействии с другой организацией.

Порядок составления акта передачи документов

Для порядка и возможного контроля документацию следует передавать, используя акт приема-передачи, который так же можно назвать реестром, который должен содержать следующие данные:

название документа;
место и дата его составления;
наименование юридического лица;
полное имя составителя самого акта
полное имя лица, которому переходят документы, а также наименовании его компании, если это не внутренний документ;
непосредственно перечень документов;
указание их регистрационного номера;
подпись лица и печать компании при необходимости.

Правила передачи документов

Для его создания нет определенной формы, поэтому его составление не вызывает особых трудностей. Изготавливается в двух экземплярах, по числу сторон.

Главное его достоинство состоит в том, в случае возникновения спорной ситуации, такой документ позволит доказать факт перехода документов. Принимающая сторона должна внимательно изучить и сверить фактическое наличие с указанным в описи, и уже удостоверившись в правильности информации, подписываться под ней.

В случае такой необходимости может быть дана оценка дел, комментарии к проводимой процедуре для отражения объективности, тогда это включают в текст акта. Когда список документов слишком велик, его обычно оформляют приложением к акту.

Если речь идет о внутренних документах, то причиной передачи документов может быть перевод сотрудника на другую должность или его увольнение. Кроме того, документы, подающиеся в государственные органы, так же подлежат описи, на один экземпляр ставится пометка о дате получения и входящий номер.

В современном мире все чаще используется информация на электронном носителе, но тем не менее бумажное делопроизводство практикуется повсеместно. Иногда с использованием компьютером для ведения таких отчетов, где специальная программа содержит информацию о месте нахождении документации, какому лицу передана и в какой отдел.

Кроме того, последний этап «жизни» всех документов в любой компании — это размещение их в архиве. Для передачи дел в архив организации так же необходимо составить их опись, для чего так же используется акт передачи документов.

В любом делопроизводстве ключевым фактором являются документы.

На протяжении своей жизни, документы проходят множество этапов,– от заполнения и сортировки, до занесения их в архив.

В том случае, если их количество довольно-таки внушительное, необходимо составлять реестр документов. Если быть точнее, то необходим письменный перечень для лучшего функционирования компании и удобства поиска необходимого документа.

Основные разновидности

В разных компаниях существуют собственные бланки и утвержденные образцы описей документов, которые составляются по единым правилам. В зависимости от назначения документов выделяют несколько их групп:

Внутренние – для передачи комплекта бумаг в пределах одного предприятия, отдела, филиала или между разными филиалами, структурными подразделениями крупной компании.
Описи для передачи документов сторонним компаниям – эти шаблоны могут разрабатываться с учетом других соображений, в зависимости от того, какую дополнительную информацию следует предоставить контрагентам, представителям налоговой, прочих государственных ведомств.

Самая обширная классификация связана с тем, какие именно документы описываются для передачи в другую фирму или для внутреннего использования. Например:

Опись по аттестационному делу.
Опись документов первичной бухгалтерской отчетности.
Личных дел сотрудников и многие другие.

Наконец, отдельной категорией выделяют сдаточную опись дел, образец которой приводится в соответствующем разделе. Этот документ составляется в тех случаях, когда бумаги сдаются в архив.

Последовательность передачи образцов бумаг по описи

С момента выпуска, и до момента утилизации, образец документа может пройти множество инстанций. И передача образца документации в каждую инстанцию должна фиксироваться документально.

Предпоследним этапом жизненного цикла образца документации представляется архив. Для передачи в архив документацию следует подготовить должным образом. Перед тем, как образцы документов поступят в архив, они подлежат описи.

Такой подход помогает структурировать и упорядочить образцы документации. Образец описи включает в себя пункты, которые обозначены ниже. Все они непременно должны быть учтены в процессе описания образцов документации.

Порядковый номер. Каждый образец документации непременно должен быть пронумерован.
Название документа. В этот блок вносится наименование образца бумаги в полном варианте написания.
Число страниц в экземпляре документа. Данный пункт так же непременно должен быть учтён.
Данные, которые уточняют информацию, содержащуюся в экземпляре документа. Сода следует вносить краткое содержание образца документации, которое позволит понять его смысл, и избавит от необходимости обращения к самой бумаге.

Заполнение печатной формы

Для заполнения печатной формы данными из реестра будем использовать встроенную функцию Excel — «ВПР». Ориентиром поиска по таблице будет номер записи в реестре по порядку, поэтому ячейку с номером договора укажем в формулах «ВПР» печатной формы как «Искомое_значение».

В мастере функций набраны аргументы для формулы в ячейке «L4», которая после ввода примет следующий вид: =ВПР(«Печать ДМО»!G1;»Реестр ДМО»!A2:J102;2;ЛОЖЬ)

Во все остальные ячейки с переменными значениями копируется эта формула, и в ней заменяется только «Номер_столбца».

Теперь при записи в ячейку «G1» номера нужной строки реестра, печатная форма Договора о материальной ответственности заполнится данными соответствующего работника.

Вы можете скачать ведения реестра в Excel и автоматического заполнения печатной формы Договора о материальной ответственности данными выбранного сотрудника.

Документы являются неотъемлемой частью любой предприятия или организации независимо от того, государственная она или частная. Все документы, договора и контракты заполняются, сортируются, принимаются, отправляются и прочее.

Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов

С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.

Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.

После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.

Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.

В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.

При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.

Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.

После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.

Список реестра документов для вычетов

К обычной декларации о доходах физ. лиц предоставлять документы не обязательно. А вот для подачи заявления на вычет реестр документов придется заполнять в обязательном порядке. Ведь вычет предоставляется только вместе с подтверждающими бумагами. Разберемся во всех особенностях документации и реестра для вычетов разных видов.

Список документов, необходимых для предоставления в налоговую инспекцию бланка 3-НДФЛ, не определен для обычного налогоплательщика. Но согласно письму ФНС РФ все же существует некоторый реестр документов, которые подтверждают право на вычет имущественного типа.

В этом извещении указаны документы, которые нужно прикрепить к форме декларации 3-НДФЛ. К ним относятся:

Договор о приобретении недвижимого имущества в различной форме (купля или продажа, дарственное, наследство, и другое).
Документы о выплатах денежных средств продавцу.
Право собственности на недвижимую собственность, свидетельство о регистрации в государственном реестре.
Договор о передаче или приеме жилого помещения.
Заявление о перераспределении возмещения между мужем и женой.
Договор об ипотеке и справка о процентах, которые были выплачены, а также график погашения кредита.
Справка, заполненная по форме 2-НДФЛ.

Все перечисленные бумаги подаются вместе с декларацией по форме 3-НДФЛ.

Чтобы утвердить право на социальный вычет, могут потребоваться такие документы:

Свидетельство на получение образования ( оригинал и копия).
Договор на лечение в клинике на внебюджетной основе (его ксерокопия дополнительно).
Документы, подтверждающие все совершенные перечисления в благотворительные организации.
Документы о совершенных платежах.
Различного вида чеки на медпрепараты.
Разрешение, выданное обучающим заведением (ксерокопия).
Разрешение, выданное медицинским учреждением (ксерокопия).
Выписки о получении медицинских рецептов и их реализации.
Документ, который может подтвердить, что претендент состоит в родстве с человеком, получившим лечение или обучение.
Справка 2-НДФЛ.
Если требуется, нужно предоставить документ, подтверждающий информацию об очной форме обучения.