Нумерация приказов по основной деятельности
Процедура присвоения номера приказу по основной деятельности законодательно не регламентирована. Общепринято нумеровать ПОД отдельно от ПЛС и ПАД, начиная отсчет с каждого нового календарного года.
Нумерация позволяет не только организовать упорядоченную систему регистрации ПОД, но и дает возможность быстрого нахождения приказа по его номеру в огромном море управленческой документации компании.
Крупные холдинги со значительным и многообразным по форме и содержанию документооборотом разрабатывают самостоятельно нумерологическую систему, закрепляя ее в отдельном локальном акте. Таким образом организуется единая для всего предприятия система нумерации приказов (в том числе ПОД).
Для таких компаний характерно присвоение сложносоставных номеров с индексами после разделительной черты или дефиса, например, № 238/о или № 698-у. Значение каждого индекса расшифровывается в отдельной инструкции или локальном акте.
Устаревшие и производные слова, их значение и употребление
В классической литературе можно встретить такое выражение, как «отправился в приказ на службу». Чаще всего события происходят в XVI или XVII веке, и имеется в виду государственное учреждение, которое управляет какой-то отдельной отраслью. Так что просьба учителя «объясните значение слова «приказ» призвана убедиться в том, что ученик понимает смысл прочитанного.
А вот приказчик хоть и устаревшее слово, но профессия и по сей день крайне популярная. Только сейчас она называется «менеджер» — эта современная специализация ближе всего по смыслу к сути работы приказчика. В торговых лавках так называли продавцов, помещики нанимали приказчиков в имения — в данном случае имеется в виду помощник, эконом, управляющий. При этом «душеприказчик» — это лицо, ответственное за выполнение распоряжений, высказанных в завещании усопшего.
Можно встретить также слово «приказанье», которое полностью соответствует понятию «приказ» в смысле волевого распоряжения, обязательного для подчинённых. Но это устаревшая форма слова, в современной речи встречается крайне редко.
Хозяйственные приказы
При преемниках Ивана III на великокняжеском и царском престолах приказы на Руси не только прижились, но и стали незаменимыми составными частями государственной машины. Их можно поделить на несколько групп согласно назначению.
Логично, что первый орган управления нового образца был ответственен за Кремль и вообще все принадлежавшие князю угодья. Так возник Дворцовый приказ. Люди, работавшие в нем, следили за сохранением порядка и хозяйственными делами в резиденции московских правителей. Например, Иван III очень трепетно относился к своей собственности. При нем Москва была изрядно перестроена. В историческом центре появились новые палаты и церкви.
От хозяйственных приказов постепенно отделился орган управления, отвечавший за состояние казны. Стабильное налогообложение всегда было важным устоем существования государства. Поэтому неудивительно, что князья безустанно следили за состоянием своего кошелька. Со временем также возник Приказ счетных дел. В его ведении были еще и косвенные налоги (например, на торговлю). Это было ведомство, осуществлявшее контроль над поступлением денег от иностранных купцов.
Значение слова Приказ по словарю Ушакова:
ПРИКАЗ, приказа, м. 1. Официальное распоряжение органа власти (войскового начальника, начальника учреждения), обращенное обычно к подчиненным и требующее выполнения определенных действий, соблюдения тех или иных правил или устанавливающее какой-н. порядок, положение. Приказ командующего армией. Приказ о наступлении. Приказ об обязательном ношении формы. Боевой приказ. Приказ по полку. Приказ по гарнизону. Зачислить в штат приказом. Отдать в приказе. Провести назначение приказом. Исполнить приказ. || Бумага, на к-рой изложено такое распоряжение. Вывесить приказ. Подписать приказ. || распоряжение судьи о взыскании с должника без судебного разбирательства при наличии достоверных и бесспорных документов (право). || Вообще распоряжение, повеление. Она ему теперь и надает приказов, один другого грозней. А. Островский. 2. Учреждение, ведавшее отдельной отраслью управления в Московском государстве, ведомство (истор.). Посольский приказ. Приказ тайных дел. Поместный приказ. Разрядный приказ (по военным делам). Дьяк, в приказах поседелый, спокойно зрит на правых и виновных. Пушкин. || Название нек-рых старинных учреждений (истор.). Приказ общественного призрения. Волостной приказ в удельном ведомстве.
Перечень приказов по основной деятельности предприятия
Из содержания предыдущего раздела понятно, что группа ПОД — самая объемная и непредсказуемая по разнообразию, затрагивающая все стороны финансово-хозяйственной деятельности компании. Выделим основные подгруппы приказов:
- структурные;
- нормативные;
- организационные;
- надзорные;
- отчетные;
- финансовые;
- обеспечительные;
- информационные.
Структурные ПОД
Подгруппа «Структурные ПОД» сопровождает компанию с момента ее создания. Из их содержания становится понятным, как руководство видит структуру компании и какие меры принимает для ее разумного формирования. Эта же группа приказов используется и при структурных преобразованиях (расширении, слиянии и др.).
Если компания небольшая по масштабу деятельности и численности персонала, а ее структура стабильна, данная подгруппа приказов будет минимальна по объему и однообразна по форме.
Нормативные ПОД
Эта совокупность распоряжений руководства направлена на упорядочение всей деятельности компании. С их помощью утверждаются все внутрифирменные локальные акты (трудовой распорядок, положения о командировках, премировании, оплате труда, введении суммированного учета рабочего времени и др.), а также разнообразные методические разработки, инструкции и т. д.
- «Правила внутреннего трудового распорядка — образец»;
- «Положение о служебных командировках — образец».
Организационные ПОД
Данная подгруппа может включать следующие виды приказов:
- об утверждении штатного расписания;
- о создании структурных подразделений;
- о создании комиссии по расследованию несчастного случая на производстве;
- другие аналогичные приказы.
Надзорные ПОД
В эту группу входят приказы, содержание которых связано с контрольно-надзорными функциями в компании, например:
- о проведении инвентаризации имущества и обязательств перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности;
- о проведении контрольных мероприятий по охране труда;
- о проведении аттестации сотрудников и др.
Отчетные ПОД
Приказы отчетного характера обычно издаются в крупных холдингах, когда помимо бухгалтерской отчетности в недрах компании формируется множество иной отчетной документации: управленческой, финансовой, аналитической, статистической. Данными распоряжениями устанавливается периодичность отчетов, уточняются ответственные лица и исполнители, конкретизируются отчетные данные и пр.
Приказы данной группы могут перекликаться с ПОД из предыдущей подгруппы (надзорной). К примеру, приказ «О назначении внеплановой проверки промежуточной управленческой отчетности» можно отнести к обеим группам.
Финансовые ПОД
Данная подгруппа сопровождает финансовую деятельность компании — из содержания таких приказов можно понять о финансовой стратегии компании, решениях руководства в отношении основных финансовых потоков, о формах и видах инвестиций и т. д.
Обеспечительные ПОД
С помощью ПОД обеспечительного характера администрация решает вопросы материально-технического обеспечения компании, организует снабженческую деятельность, регулирует иные подобные вопросы.
Информационные ПОД
Приказы этой подгруппы затрагивают широкий спектр вопросов и управленческих решений. К примеру, сюда можно отнести следующие приказы: «Об организации работы архива компании», «О введении в действие графика производственно-технического документооборота» и др.
Как долго хранить приказы по основной деятельности, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Определение слова «Приказ» по БСЭ:
Приказ — в СССР акт управления, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов и управлений исполкомов местных Советов, а также руководителями предприятий, учреждений, организаций. Право издания П. названными руководителями определяется Конституцией СССР, конституциями союзных и автономных республик, Положениями о министерстве, главном управлении и т.д. По юридической природе П. может быть нормативным актом (как правило, П. министров, руководителей учреждений утверждаются положения, инструкции) и актом применения права (о назначении на должность, об установлении плановых заданий). По ряду вопросов руководители предприятий могут издавать П. только по согласованию с фабзавместкомом. П. вступает в силу с момента его издания, если иное специально не предусмотрено в самом приказе. См. также ст. Акты органов государственного управления.В вооружённых силах в боевой обстановке отдаётся Боевой приказ.
ПРИКАЗЫ ПО АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
•соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;
•эксплуатация зданий, помещений;
•транспортное обслуживание, внутренняя связь;
•обеспечение безопасности организации.
Таким образом, приказы организации, посвященные вышеперечисленным вопросам, будут считаться приказами по АХД со сроком хранения 5 лет. Кроме Перечня 2010 руководствоваться нечем: другого нормативного или методического документа по делопроизводству, который содержал бы перечень административно-хозяйственных вопросов, нет.
Если приказы по личному составу отделить от остальных довольно легко, то с приказами по административно-хозяйственным вопросам часто возникают трудности. Многие секретари решают проблему кардинально: просто не выделяют эти приказы в отдельное производство и все, что не по личному составу, относят к основной деятельности. Такой подход, по крайней мере, исключает ошибку и несвоевременное уничтожение приказа по основной деятельности, неверно отнесенного к АХД. Если приказов в организации не много и их решено хранить только 10 лет (потому что организация – не источник комплектования госархива), то указанный способ вполне имеет право на существование.
Судя по списку административно-хозяйственных вопросов, приведенному в разделе 10 Перечня 2010, ситуаций, в которых издается приказ по АХД, множество. Так, приказами по АХД могут быть:
•приказ о допуске работников/техники на объекты организации (Пример 3);
•об определении места для курения;
•о переходе на электронную пропускную систему;
•ремонте помещений;
•об организации закупки мебели, оргтехники, бытовых товаров, расходных материалов для офиса;
•организации транспортировки мебели, оргтехники, документов при переездах;
•организации клинингового обслуживания (комплексного или разового);
•о закреплении автотранспорта за водителями и должностными лицами;
•выделении транспортных средств для решения различных задач;
•выделении корпоративных телефонных номеров работникам, установлении лимита разговоров;
•проведении инструктажа по ГО и ЧС;
•об охране объектов и т.д.
Привести исчерпывающий список, как и в случае с приказами по личному составу, невозможно.
АХД или нет? Используем шпаргалку. В Примере 3 показана обычная ситуация:
«Прогоним» этот приказ по четырем обязательным критериям (см. врезку «Как определить приказ по АХД: шпаргалка»):
1) относится к административно-хозяйственному вопросу «Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности» (раздел 10.1 Перечня 2010);
2) не утверждает и не вносит изменения в ЛНА организации;
3) не содержит решений по управлению персоналом. Да, в нем перечислены работники, которые придут в нерабочее время, но выход на работу в субботу был оформлен отдельным приказом по личному составу, с указанием вознаграждения и собственноручно написанным согласием каждого. В нашем приказе просто перечислены фамилии сотрудников, которые должны пройти проходную. На каких условиях они это делают, начальника службы безопасности не касается;
4) не содержит персональных данных. Должность и Ф.И.О. начальника службы охраны присутствуют в тексте приказа с единственной целью – указать работника, которому поручено задание.
Таким образом, приказ относится к АХД (обеспечение безопасности организации) и является разовым. «Постоянно», а тем более 50 лет в архиве ему делать нечего.
Для чего составлять должностную инструкцию для технического директора
Должностные инструкции относятся к правовым актам, составление которых какими-либо НПА не регламентируется. В общем случае их наличие на предприятиях необязательно, если иное прямо не предписано законом (как, например, подп. 1 п. 2 ст. 73 ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» от 21.11.2011 № 323-ФЗ для медработников).
Но большинство фирм должностные инструкции все же используют. Дело в том, что наемные сотрудники, подписывая их, подтверждают свою готовность выполнять функциональные обязанности, зафиксированные в документе. В случае неисполнения данных обязанностей работодатель получает право применить к сотруднику те или иные дисциплинарные меры.
Должность технического директора предполагает, что занимающий ее человек отвечает за такие важнейшие с точки зрения поддержания устойчивости бизнес-модели фирмы направления, как:
- улучшение текущей линейки товаров и услуг, разработка новых;
- обеспечение стабильной работы компании;
- управление персоналом, задействованным в технологических процессах;
- контроль за соблюдением норм безопасности на различных участках производства;
- взаимодействие с поставщиками, подрядчиками по вопросам снабжения производства и эффективности задействования мощностей предприятия.
Официальное закрепление перечня данных функциональных обязанностей на уровне локального правового акта имеет большое значение для эффективной работы менеджмента фирмы.
Рассмотрим, какой может быть структура должностной инструкции технического директора.
Реестр изданных распоряжений
Изданные на предприятии распоряжения принято регистрировать, так как необходимо вести их учет. Локальные нормативные акты не только утверждаются руководителем, но и получают номер, под которым о них вносится информация в специально предназначенный для этих целей журнал. Если в компании введено разделение распоряжений на группы, то лучше сразу регистрировать и хранить их отдельно. Это позволит в конце года не тратить дополнительные усилия на классификацию документов в соответствии с их сроками хранения.
Для регистрации локальных нормативных актов используется журнал. На законодательном уровне не прописано каких-либо требований к такому документу. Смысл же его сводится к тому, чтобы там фиксировать следующие сведения:
- регистрационный номер;
- дату подписания;
- наименование документа, его краткое содержание или описание предмета;
- данные лица, ответственного за подготовку проекта распоряжения (исполнителя);
- отметку об исполнении;
- примечания, если таковые имеются.
Журнал регистрации локальных нормативных актов используется на протяжении календарного года. Каждый год начинается новый журнал (книга), и нумерация приказов по основной деятельности в нем ведется заново.
ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Выделить приказы по личному составу среди прочих очень просто. Определение этого понятия содержится в ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ:
К приказам по личному составу относятся:
•приказ о приеме на работу;
•расторжении трудового договора (увольнении);
•предоставлении отпуска;
•возложении обязанностей;
•премировании;
•переводе;
•направлении в командировку и т.д.
По унифицированной форме. Формы некоторых приказов по личному составу унифицированы. Несмотря на то что они утверждены на государственном уровне, пользоваться ими не обязательно, но желательно. К ним у проверяющих из Государственной инспекции по труду точно не будет претензий – разумеется, при условии корректного заполнения.
Унифицированные формы приказов (распоряжений) по личному составу, которые успешно используются в течение многих лет, следующие:
•о приеме работника на работу – форма № Т-1;
•приеме работников на работу – форма № Т-1а;
•переводе работника на другую работу – форма № Т-5;
•переводе работников на другую работу – форма № Т-5а;
•предоставлении отпуска работнику – форма № Т-6 (Пример 1);
•предоставлении отпуска работникам – форма № Т-6а;
•прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма № Т-8;
•прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) – форма № Т-8а;
•направлении работника в командировку – форма № Т-9;
•направлении работников в командировку – форма № Т-9а;
•поощрении работника – форма № Т-11;
•поощрении работников – форма № Т-11а.
По форме приказов по основной деятельности и АХД. Некоторые секретари и даже кадровики почему-то считают приказами по личному составу только те, что создаются по унифицированным формам. Приказы, которые оформляются по форме приказов по основной деятельности, они именуют как угодно, в лучшем случае – «кадровые», а иногда и «по основной деятельности». Это может привести к нежелательным последствиям для организации.
Обратите внимание: возложение обязанностей, изменение фамилии, сверхурочная работа, перенос отпуска и множество других приказов по личному составу, для которых отсутствует унифицированная форма Госкомстата, – это все равно приказы по личному составу! И дело должно быть названо соответствующим образом. Приказы по личному составу, для которых нет унифицированной формы, оформляются так же, как и приказы по основной деятельности и АХД
Текст приказа состоит из констатирующей части (преамбулы) и распорядительной. В приказе по личному составу обязательно должна присутствовать ссылка на основание (Пример 2)
Приказы по личному составу, для которых нет унифицированной формы, оформляются так же, как и приказы по основной деятельности и АХД. Текст приказа состоит из констатирующей части (преамбулы) и распорядительной. В приказе по личному составу обязательно должна присутствовать ссылка на основание (Пример 2).
