Товарно-транспортная накладная
Ещё одной важной сопроводительной бумагой торговой сделки является товарно-транспортная накладная (ТТН). Если передача материальных ценностей происходит не из рук в руки, а с применением транспортного средства, без ТТН не обойтись, она входит в пакет первичной документации наряду с ТН
Причём неважно, с помощью чьего транспорта осуществляется перевозка, поставщика, покупателя или постороннего транспортного предприятия.
Водитель каждого транспортного средства, участвующего в перевозке, должен иметь на руках свой экземпляр транспортной накладной на одну или несколько партий товара. Всего ТТН составляется в 3 одинаковых комплектах: для перевозчика, поставщика и покупателя. То же самое касается подписей уполномоченных лиц, к подписям сторон сделки добавляется подпись представителя перевозчика и самого водителя.
Как первичный документ, ТТН нужна:
- для подтверждения расхода на бензин;
- для легализации груза в случае возникновения вопросов от сотрудников ГИБДД;
- для подтверждения дохода от перевозки.
Две формы действующих бланков транспортных накладных можно найти:
- в Постановлении Госкомстата № 78 от 28.11.1997;
- в Постановлении Правительства № 272 от 15.04.2011.
Предприятие может выбрать одну из двух форм ТТН, наиболее подходящую в условиях своей работы, так как каждая из них применяется до сих пор.
Транспортная накладная отличается от товарной дополнительным разделом с данными перевозчика. Там указываются сведения о водителе, о транспортном средстве, цене за оказание транспортных услуг. На первом листе документа также должны присутствовать адреса грузоотправителя и грузополучателя.
Образец более ранней формы ТТН 97 года:
Отличие новой формы 1-Т
Вместе с правилами перевозки грузов появилась новая форма транспортной накладной. Обычно её применяют предприятия, которые осуществляют отправку грузов через посреднические транспортные фирмы, она для этого наиболее удобна и адаптирована. Отличие от новой формы 1-Т заключается в упрощении раздела с товаром. Вместо подробного описания цены, количества, кода, в строке можно указать только наименование, количество мест и особенности упаковки. Остальной набор реквизитов остался прежним, только форма немного упростилась и стала нагляднее.
Заполненный образец новой формы Т-1:
Инструкция по заполнению
Для того чтобы правильно заполнить счёт нужно:
- В строке «Получатель» указать название продавца или подрядчика.
- В строке «Банк получателя» вписываются реквизиты банка организации, которая реализует ТМЦ или оказывает услуги.
- В пустой строке указывается номер счёта и дата его составления.
- В строке «Товары (работы, услуги)» вписывается название этих видов.
- В строках «Количество», «Единица измерения», «Цена» и «Сумма» указывается количество товаров или услуг, их цена и общая стоимость.
- Под общей стоимостью указывается НДС, если он есть, а также итоговая стоимость.
- В конце документа помещаются данные о руководителе и главном бухгалтере.
- Скачать бланк счета на оплату
- Скачать образец счета с НДС
- Скачать образец счета от ИП без НДС
Чтобы заполнить счет-фактуру нужно:
- В первой строке указать дату составления документа и его порядковый номер.
- В строках 2,3,4 и 6 указать реквизиты продавца, покупателя, грузополучателя или грузоотправителя.
- В строке 5 – номер платёжного документа, согласно которому был получен аванс.
- В строке 7 указывают наименование валюты платежа.
Табличную часть этого документа заполняют следующим образом:
- В первой графе указывают наименование товаров.
- В гр. 2,3,4 указывают единицу измерения, количество и цену.
- В гр. 6 проставляются сведения об акцизе. 4. В гр. 7 и 8 указывается налоговая ставка и сам налог в рублях и копейках без округления.
- В гр. 5 и 9 – общая стоимость с НДС и без НДС.
- В гр. 10 и 11 заносят сведения об импортных товарах.
- Счёт-фактура подписывается директором и главным бухгалтером, или другими должностными лицами, уполномоченными составлять этот документ. Выполняется документ либо от руки, либо с помощью компьютера. Но можно частично заполнить его в компьютерной программе, а частично дописать от руки.
Важно! Согласно российскому законодательству такой документ, как счёт-фактуру можно пересылать по интернету, но только в специальной программе за электронной подписью руководителя или должностного лица.
Кроме того, все выписанные или полученные счет-фактуры фиксируются в специальных журналах учёта. Если операции облагаются НДС, документы отображаются в книгах продаж и покупок.
Представляем вниманию информацию о том, что такое товарная накладная и счет-фактура, а также как объединить их в одном документе.
Чтобы заполнить товарную накладную необходимо:
- В строке «Грузоотправитель» необходимо указать название, местонахождение, а также банковские реквизиты самой организации, которая занимается отгрузкой товаров самим покупателям.
- В строках «ОКПО» или «Вид деятельности по ОКДП» записывается информация о продавце ТМЦ.
- В строке «Грузополучатель» необходимо указать все реквизиты покупателя, включая его название, местонахождение, а также банковские данные.
- В строках бланка ТН «Поставщик» или «Покупатель» записывается информация, аналогичная той, что указана в строках «Грузоотправитель» или «Грузополучатель».
- В строке «Основание» вписывается номер подписанного договора и дата его составления.
- Если сам поставщик доставку своих же товаров совершает не самостоятельно, а привлекает стороннюю организацию, то заполняется строка «Транспортная накладная».
- В строке «Товар» подробно даётся характеристика товара.
- В строке «Единица измерения» должна указываться наименование самой единицы измерения.
- В строке «Количество» вписывается количество продаваемого товара.
- В строках «Цена», «Сумма без НДС», «НДС», «Сумма с НДС» соответственно указываются необходимые суммы.
- В конце указываются данные тех должностных лиц, которые совершили отпуск товаров, а также тех, что согласно доверенности приняли ТМЦ.
- Все записи в конце скрепляются подписями и печатями продавца и покупателя ТМЦ.
- Скачать бланк товарной накладной
- Скачать образец товарной накладной
Какие бывают типы ТН?
На предприятии может быть организован стандартный бумажный документооборот, а может быть внедрен автоматизированный механизм электронного документооборота.
- Бумажные накладные составляются в 2-х экземплярах: один документ остается на предприятии, а другой предоставляется покупателю. Такой документ в обязательном порядке должен быть заверен руководителем и начальником бухгалтерии.
При транспортировке груза накладная передается водителю. Если в документе были допущены ошибки, их можно исправить, заверив изменения подписями со стороны продавца и покупателя.
- В электронном виде документ составляется в одном экземпляре, но состоит из двух файлов. Первый файл заполняет продавец, а второй — покупатель. Подписывается такой документ электронной подписью с обеих сторон.
Накладная отправляется покупателю только в электронном виде, водитель при транспортировке груза на руки получает только товарно-транспортную накладную.
Важно! Если в электронной накладной была допущена ошибка, то исправить ее уже не получится. В таких случаях составляется акт о выявленном отличии и согласовывается с контрагентами.
Что удобнее — бумажные или электронные?
Внедрение в организации электронного документооборота имеет свои плюсы и минусы. Так, к преимуществам относятся:
- Ускоряется процесс создания, получения и исполнения документов.
- Повышается эффективность контроля за процессами.
- Повышается качество и оперативность рабочих процессов, так как требуется меньше времени на поиск в базе необходимых документов, формирование реестров и отчетов.
- Не распространяется лишняя информация, так как каждый сотрудник имеет доступ только к определенным документам.
Но такой современный подход к созданию и хранению документов имеет и свои минусы:
- Риск потери информации при выходе из строя техники.
- Проблема с обучением персонала, такого рода нововведения требуют получения новых навыков от сотрудников.
- Внедрение электронного документооборота требует больших финансовых затрат.
- Ограниченный список партнеров — не все компании работают с электронными документами.
Однозначно трудно сказать, что какой-то тип накладных является более удобным.
Например, в бумажной накладной можно внести любые изменения, просто поставив подписи, сделать это с электронным документом гораздо сложнее, что может создать дополнительные трудности. Но, с учетом всех плюсов, можно сказать, что электронные накладные делают процесс более автоматизированным и четким.
Нормативные документы
Прежде чем вступать в торговые отношения, коммерсанту нужно изучить нормативную базу, знать, чем руководствоваться при заполнении ТН, какие для неё предусмотрены бланки и т. д. Здесь можно посоветовать почитать:
- про унифицированные формы первичных документов для торговых операций — Постановление Госкомстата № 132 от 25.12.98;
- о правилах перевозок грузов и составлению сопутствующей документации — Постановление Правительства РФ № 272 от 15.04.11;
- о первичных учетных документах — ст. 9 закона № 402-ФЗ от 06.12.11;
- по вопросам заполнения формы ТН — Письмо Департамента Минфина № 03-07-14/6704 от 06.02.2018;
- об универсальном передаточном документе — Письмо ФНС № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013;
- о применении первичных документов с элементами счётов-фактур Письмо ФНС № ММВ-20-3/96@ от 21.10.13.
Важно помнить о количестве экземпляров транспортной накладной, для каждого участника сделки делается отдельный экземпляр, всего их минимум два
Инструкция по заполнению формы ТОРГ-12
Заполнение общепринятой формы ТН имеет ряд особенностей:
- Момент передачи товара должен соответствовать проставленной дате.
- Данные счета-фактуры и накладной должны быть идентичны.
- Сведения о товаре должны быть расписаны подробно, с указанием кодов, единиц измерения, вида упаковки и т. д.
- Бланк подписывается:
отправляющей стороной – главным бухгалтером, ответственным за отпуск из склада и непосредственным исполнителем;
принимающей стороной – ответственным за принятие товара.
Большинство коммерсантов находятся на спецрежимах и не платят НДС. Отдельной инструкции по заполнению ТН без НДС нет, как и не предусмотрено особенной формы. Поэтому в этом случае можно проставить в столбце 13 «без НДС», а в столбце 14 – 0.
Пример заполнения накладной ТОРГ-12 для ИП (без уплаты НДС):
Прочерки в таблице с описанием товара допускаются в форме «Х» там, где итог не представляется возможным сосчитать.
Порядок заполнения документа
Единой формы РН не имеет, но при этом её заполнение регулируются общими правилами для заполнения документов первичного учёта, фиксирующих хозяйственные операции.
Она должна заполняться только материально ответственным работником организации, реализующей ТМЦ, в двух экземплярах, один из которых остаётся у продавца, второй передаётся материально ответственному лицу покупателя, действующему на основании доверенности.
Условно РН делится на три части:
- Вводная, в которой указываются:
- наименование организации;
- юридический адрес и телефон;
- счет в учреждении банка;
- индивидуальный налоговый номер;
- номер и дата договора;
- наименование склада, его адрес;
- номер и дата выписки.
- Основная: перечень (номенклатура) отпускаемых ТМЦ с указанием их идентифицирующих признаков – наименования, вида, марки, фракции, количества, цены, стоимости по каждой позиции.
- Итоговая:
- общая сумма переданного ТМЦ;
- данные о материально ответственных работниках с указанием их должности, фамилии, имени, отчества, даты отгрузки (передачи);
- данные о сотруднике, принимающей организации – должность, ф. и. о., номер и дата доверенности;
- личные подписи и печати.
За основу расходной накладной берут унифицированные формы ТОРГ-13 или ТОРГ-14. ТОРГ-13 – накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары. ТОРГ-14 – расходно-приходная накладная.
С 1 января 2013 г. отменено обязательное ведение всех первичных учетных регистров в организациях.
Поступление, перемещение и отпуск ТМЦ оформляются в количественном и стоимостном выражении. Порядок оформления определяется и устанавливается субъектом предпринимательства самостоятельно в составе применяемой системы учетной документации для регистрации хозяйственных операций.
В случае использования не унифицированной формы, бланк РН обязательно должен быть утвержден приказом руководителя организации об учётной политике.
Учётной политикой для целей налогообложения являются закрепляемые в приказе руководителя обязательные для организации правила, в соответствии с которыми налогоплательщики обобщают информацию о подлежащих налогообложению операциях в течение налогового периода для определения налоговой базы по конкретному налогу.
Расходная накладная заверяется подписями и печатями обоих участников сделки. Без подписей уполномоченных лиц и печатей РН является недействительной.
При оформлении накладных необходимо учитывать, что подпись уполномоченного лица удостоверяться печатью и не проставляться с помощью факсимиле. Заполнению подлежат все реквизиты накладной, идентифицирующие переданный товар, его количество и стоимость.
В случае использования дефектной РН стоимость ТМЦ по ней будет исключена из состава валовых расходов при проверке налогового органа, что приведёт к начислению дополнительных обязательств по уплате налогов и применению штрафных санкций.
Если вы интересуетесь другими видами накладных, то предлагаем прочитать о ТТН, требовании-накладной, УПД, приходной, транспортной, возвратной, на отпуск товара и материалов на сторону.
Разновидности
Накладные подразделяются на различные виды. Различают формы по целям и особенностям оформления. Существуют эти виды:
- Товарная накладная. Бумага сопровождает операции по отпуску/приему продукции со складских помещений. Она входит в состав первички. Включает в себя ряд ключевых сведений: наименование компании, номер документа, дата отпуска продукции, лицо, которое передало товар и так далее.
- Транспортная накладная. Сопровождает транспортировку грузов. Нужна для регулирования взаимоотношений между участниками операции: получатель, отправитель, а также лицо, занимающееся транспортировкой. Бумага подтверждает факт оформления соглашения о перевозке. Она сопровождает груз от пункта его отправки до пункта его получения. В завершение операции бумага предоставляется грузополучателю. Накладная фиксирует различные сведения о грузе: его вес, маркировка. Наличие этого документа обязательно при подаче исков и претензий к любой из сторон операции. Он понадобится при обнаружении недостатков: недостачи, порча, повреждения, задержки при выдаче.
Транспортная накладная, в свою очередь, подразделяется еще на ряд видов. Подразделение на виды выполняется на основании транспорта, используемого при грузоперевозке. К примеру, есть авиационные, автотранспортные, ЖД накладные.
Что это такое?
Вся товарно-материальная деятельность любой организации, в соответствии с ФЗ № 402 от 06.02.2011 г., подлежит оформлению с помощью первичных учетных документов, которые утверждаются руководителем предприятия.
Так, еще в 1998 году Федеральная служба государственной статистики выпустила Постановление № 132, в котором утвержден Альбом унифицированных форм первичной учетной документации. В него входит и форма № ТОРГ-12 (ОКУД 0330212), которая применяется для передачи товарно-материальных средств от поставщика покупателю. Такие ТН можно формировать и хранить как в бумажном, так и в электронном виде (о том, как оформить ТН в электронном виде, читайте тут).
Расшифровка аббревиатуры
Как нетрудно догадаться аббревиатура ТОРГ — это всего лишь сокращение от слова «торговля». В Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций были указаны всевозможные формы по учету операций в торговле, они имели нумерацию от ТОРГ-1 до ТОРГ-31.
На данный момент эти формы не обязательны к исполнению, но массовая привычка использовать их в бухгалтерии осталась.
Это внешний или внутренний документ?
Форма ТОРГ-12 доказывает факт передачи/продажи товара посторонней организации, соответственно является внешней накладной. Обычно, для внутренних перемещений, организации используют более упрощенные формы товарных накладных.
Отличия от других документов, подтверждающих поставку
От товарно-транспортной накладной
Товарно-транспортная накладная предназначается для учета отгруженного товара при его перевозке автотранспортом.
В отличие от товарной накладной, товарно-транспортная накладная содержит не только сведения о поставленных товарах, но и о способе перевозки и погрузочно-разгрузочных операциях, влияющих на общую стоимость поставки.
От счета-фактуры
Счет-фактура обязательна к применению, если организация или предприниматель, получающие оплату за товары, являются плательщиками НДС.
По своей структуре счет-фактура в целом близка к товарной накладной, но не содержит подписи грузополучателя товара. Поэтому заменить товарную накладную она не может (более подробно об отличиях накладной ТОРГ-12 от счета-фактуры мы рассказываем тут).
Счет-фактура и товарная накладная должны применяться совместно.
От универсального передаточного документа
Универсальный передаточный документ одновременно содержит большинство реквизитов и товарной накладной, и счета-фактуры, но может использоваться вместо них, только если документу присвоен статус 1. Документ со статусом 2 может использоваться только вместо товарной накладной.
От акта приема-передачи
Акт приема-передачи товара может использоваться вместо товарной накладной, по сути это одно и то же. Его желательно составить, если реализуется технически сложный товар (автотранспорт, спецтехника и т.п.) или вместе с товаром предоставляется техническая документация.
В этом случае в акте дополнительно указываются характеристики товара и составляется перечень прилагаемых документов с указанием количества листов в каждом.
Также в акте приема-передачи можно указать на отсутствие претензий со стороны получателя при приемке товара.
Товарная накладная по форме ТОРГ-12 – это основной документ, которым может быть подтвержден факт поставки товара, например в магазин. Её можно применять в большинстве коммерческих операций, за исключением отдельных случаев, когда лучше использовать универсальный передаточный документ или акт приема-передачи.
Для чего нужна товарная накладная
Товарная накладная необходима всем участникам сделки купли-продажи. С помощью этого документа покупатель может сверять выгружаемую продукцию (количество, объем, качество и т.д.) со сведениями, приведенными в нем, а продавец может учитывать товар, оставшийся на складе.
В тех случаях, когда приобретатель товара недоволен его качеством или иными параметрами, он может при помощи этого документа вернуть всю партию товара или заменить его на аналогичную продукцию. В случае возникновения спорных ситуаций, требующих разрешения в судебном порядке, товарная накладная обретает юридическую силу и служит доказательством в суде.
Довольно часто этот вид документа используют в своей работе и водители-экспедиторы, перевозчики товара, для которых он является своего рода «охранительной грамотой», удостоверяющей то, что товар не был украден, а транспортируется на законных основаниях. В момент отгрузки продукции водители передают товарную накладную от отправителя к грузополучателю.
Другие виды накладных
Как мы выяснили, накладная — это обязательный документ при перевозках. Помимо товарных, применяются и другие разновидности этого документа. При продажах используется накладная, когда товар реализуется без транспортировки или доставки. Следующий вид — документ, который оформляет предприятие по приходе различного имущества на баланс.
Особым типом является возвратная накладная. Ее оформляют в ситуации, когда груз был поврежден и имеет нетоварный вид по прибытии. Возвратная накладная составляется почти так же, как и товарная, с одним исключением. Все нюансы стоит продумать заранее, не допуская ошибок при составлении. В случае проведения инвентаризации оформляют накладную по переучету. Она включает в себя информацию обо всех действиях, совершенных в процессе переучета. Далее существует такой вид документа, как накладная по списанию в брак, которая составляется при получении бракованного товара, в том случае если использование его невозможно. Номер накладной — очень важный отличительный признак.
Накладная по браку удостоверяет факт порчи, позволяет избежать спорных моментов с поставщиками. К тому же она является основанием для списания активов. Основным документом, регулирующим взаимоотношения при перевозке грузов между всеми заинтересованными сторонами (отправитель, получатель, перевозчик), является транспортная накладная. Следует отметить, что этот документ используется только в случае перевозки сухопутным или речным транспортом. При морских перевозках оформляется коносамент. Груз по номеру накладной легко отследить.
Транспортный документ составляется отправителем груза с указанием имени конкретного получателя при использовании любого вида транспорта для оформления и удостоверения договора перевозки товара. За достоверность и правильность сведений, указанных в накладной, ответственность несет грузоотправитель, перевозчик, в свою очередь, имеет право проверять эти сведения. На протяжении всего пути следования груза его сопровождает транспортная накладная, и выдается она получателю в месте назначения вместе с товаром.
В ней указаны все важные данные, относящиеся к перевозимому товару (масса, название, время приема для транспортировки и время прибытия в место назначения и др.), необходимые для формирования доказательной базы, в случае если нужно удостоверить заключение договора перевозки и его фактическое исполнение. В случае возникновения претензий (недостача, порча, повреждение, просрочки, задержки и др.), транспортная накладная предъявляется в установленном порядке. Правовое регламентирование при использовании железнодорожного транспорта сформировано на основании законодательных норм о железных дорогах. Осуществление международных железнодорожных перевозок осуществляется на основании договоров о международном грузовом сообщении, Конвенции о международных железнодорожных перевозках (КОТИФ) в редакции 1980 г. и других документов.
ТТН при транзитной поставке
Транзитная торговля представляет собой две независимые друг от друга сделки: торговая компания заключает договор купли-продажи товара с поставщиком, на основании которого обязуется оплатить приобретенный товар, а поставщик — отгрузить товар на тот склад, который укажет торговая организация, и отдельный договор с покупателем товара, в рамках которого обязуется поставить за плату товар.
При этом торговая компания в первом договоре будет выступать покупателем товара, а во втором — его продавцом.
В этом случае строки товарно-транспортной заполняются следующим образом.
В строке «Плательщик» указывается торговая компания.
Кого поставить в строку «Грузоотправитель», зависит от момента перехода права собственности.
Если в момент отправки товара его собственником стала торговая компания, то она и будет указана в данной строке. Если после отправки владельцем остался поставщик, то в строке «Грузоотправитель» будет значиться поставщик.
Заполнение строки «Грузополучатель» зависит от того, кто фактически принимает товар на складе конечного покупателя.
Если этим занимается сам покупатель, то указать нужно именно его.
Если же разгрузку производит представитель торговой компании, то в качестве грузополучателя следует указать название, адрес и телефон торговой компании.
В любом случае в поле «Пункт погрузки» должен стоять адрес поставщика, а в поле «Пункт разгрузки» – адрес конечного покупателя.
Товарная накладная: бланк
В документе предусмотрено несколько граф:
- «Грузоотправитель». В ней указывается сокращенное и полное название предприятия-продавца, его адрес (юридический и фактический), реквизиты р/с, контакты. Если отгрузка производится структурным подразделением, в этой графе приводится его местонахождение.
- «ОКПО», «Вид деятельности по ОКПД». Эти графы заполняет также продавец.
- «Грузополучатель». Здесь приводится наименование, адреса, реквизиты счета, контактные данные предприятия-контрагента. Обязательно должна заполняться строка ОКПО.
- «Поставщик», «Плательщик». В этих строках, как правило, приводится информация, указанная выше. Однако в некоторых случаях грузоотправитель не совпадает с продавцом, а получатель – с покупателем. В этих ситуациях приводятся сведения из учредительной документации соответствующих фирм (наименования, адреса, реквизиты счетов, контактные данные).
- «Основание». В этой строке приводятся реквизиты договора. Если продавец для доставки продукции привлекает стороннюю компанию, то заполняется графа «Транспортная накладная».
Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную
Заполняйте бланки автоматически в онлайн-программе Класс365! Забудьте об ошибках и экономьте свое время!
Подключитесь к КЛАСС365 сегодня и пользуйтесь полным спектром возможностей:
- Автоматическое заполнение актуальных типовых форм документов
- Печать документов с изображением подписи и печати
- Создание фирменных бланков с вашим логотипом и реквизитами
- Составление лучших коммерческих предложений (в том числе по собственным шаблонам)
- Выгрузка документов в форматах Excel, PDF, CSV
- Рассылка документов по email прямо из системы
- Вести учет торговли и склада бесплатно
Возможности прграммы Класс365 не ограничиваются автоматической выпиской документов. Вы сможете управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету.
Вы сможете легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет, организовать учет в интернет магазине. Для регистрации и освоения программы Вам понадобиться всего несколько минут! Начните работать быстрее и эффективнее уже сегодня!
