Для чего нужен чек-лист
Продолжая говорить о том, для чего нужен чек-лист, нельзя упомянуть для кого составления ежедневного распорядка дня особенно полезно. Как мы уже сказали, это необходимо SEO-специалистам, и другим работникам, связанным с коммерческой или технической деятельностью. Так же, людям, собирающимся в поезду, на отдых, или командировку
Вдали от дома очень важно, чтобы самые необходимые вещи были под рукой.
На самом деле, мы порой неосознанно, держим чек-лист у себя в голове. Согласитесь, когда нам нужно, например, убрать квартиру или приготовить праздничный ужин. Начинающие хозяйки, конечно, прибегают к записи всего, что нужно сделать, а опытные женщины на «автомате» проделывают все эти действия. Помыть полы, пропылесосить, протереть пыль, вымыть ванную комнату и туалет, постирать все вещи, прибрать игрушки в детской комнате – всё это чек-лист, который держится на подсознание хранительниц очага.
Составление плана действий помогает не только сделать все нужные дела. Чек-лист поспособствовал в достижении целей большинству людей. Это и знаменитые личности и обыкновенные люди. Письменный вид целей помогает человеку быстрее прийти к их выполнению и стимулирует начать следующий этап. Чтобы раскрутить свой сайт, первым шагом является комплексное SEO продвижение от профессионалов, затем активная работа над ошибкам и усовершенствованием.
Наполнение ресурса качественным интересным контентом, расширение ассортимента товаров и повышение квалификации сотрудников – всё это может быть пунктами чек-листа под названием: «Успешный бизнес» или что-то подобное. Тоже самое происходит в достижении не столь масштабных целей. Например, накопить на путёвку на отдых, или купить машину. В пунктах для достижения подобной цели может быть устройство на дополнительную работу, перерасчёт и сокращение расходов, продажа ненужного имущества и т.д.
Как работать по чек-листам: 10 правил
1. Заполняйте чек-листы честно. Не отмечайте те пункты, которые не выполнили, иначе такая «работа» быстро превратится в привычку. Если же вам постоянно хочется пропустить какие-то задания, подумайте: а так ли они нужны?
2. Избегайте механического выполнения. Если в каких-то местах вы начали ставить галочки «на автомате», сделайте работу более осознанной. Например, если в задании нужно подумать, записывайте результаты размышлений.
3. Подписывайте чек-листы, если планируете обращаться к ним в дальнейшем или использовать в командной работе. Указывайте дату, название проекта и другие данные, необходимые для поиска и учета.
4. Регулярно обновляйте и дорабатывайте чек-листы — это поможет постоянно улучшать качество вашей работы.
5. Работайте над ошибками. Допустив какой-нибудь промах, внесите в чек-лист изменения, чтобы больше его не повторять.
6. Применяйте новые знания. Узнав о приеме, который помогает ускорить или улучшить работу, сразу добавляйте его в чек-лист.
7. Изучайте чужой опыт. Поинтересуйтесь, как выполняют эту работу те, кто добились в ней хороших результатов
Вполне может оказаться, что вы упускаете что-то важное или делайте что-то ненужное
8. Анализируйте эффективность работы. Регулярно просматривайте свой чек-лист и спрашивайте себя: можно ли как-то ускорить или усовершенствовать тот или иной этап?
9. Избавляйтесь от всего лишнего. Удаляйте задания, которые ничего не дают и лишь отнимают время. Удаляйте этапы, которые по какой-то причине уже потеряли актуальность.
10. Периодически пересматривайте весь рабочий процесс. Иногда лучше не редактировать чек-лист, а составить его еще раз, «с нуля». Вы накапливаете знания и опыт, и ваш прежний подход к работе со временем может сильно устареть.
Польза (преимущества) чек-листов
Чек-лист сводит к минимуму возможность упущения важной информации. Таким образом, они напрямую снижают вероятность совершения ошибок «от незнания».
Чек-лист упрощает подачу информации, т.е
с ними проще работать, нежели, например, со статистическим анализом. Это повышает надёжность получаемых на выходе заключений.
Чек-лист снижает эффект ореола, т.е. тенденцию повышенного влияния одного крайне ценного фактора на проводимую оценку. Полностью устранить данный эффект получается довольно редко, однако контрольные таблицы, предоставляя возможность делить весь объём информации на составные части и проводить оценку частей, играют большую роль в снижении его влияния.
Чек-лист снижает эффект Роршаха, т.е. тенденцию оценщика видеть то, что он хочет видеть. Это также достигается путём разделения имеющейся информации на составные части.
Чек-лист объединяет в себе огромный объём специфической информации о предмете оценки. Таким образом, они представляют собой накопленные данные об определённых областях знания, структурированные так, чтобы достигались поставленные цели.
Чек-лист повышают обоснованность, надёжность, правдоподобность оценки, а также увеличивают объём знаний о предмете оценки.
Эксперимент
В 2007 году Атул Гаванде стал участником конференции ВОЗ, посвященной решению проблемы послеоперационных осложнений, итогом которой стало проведение крупномасштабного исследования чек-листов, обеспечивающих безопасность операций в больницах разных стран мира.
Для этих целей был разработан чек-лист, предусматривающий в совокупности 19 контрольных проверок.
Эксперимент проводился в восьми больницах, четыре из них относились к ведущим медицинским центрам мира, — в Сиэтле, Торонто, Лондоне и Окленде.
Четыре остальные больницы отличались высокой нагрузкой и нехваткой сотрудников и ресурсов. Они были расположены в Маниле, Аммане, Нью-Дели, Ифакаре.
До внедрения чек-листов было проведено исследование уровня послеоперационных осложнений, и результаты оказались неутешительными
- общий уровень хирургических осложнений колебался от 6 до 21%, которые иногда приводили и к летальному исходу.
Исследование также показало, что даже самые лучшие специалисты в 6% случаев (то есть при оперировании одного из 16 больных) пропускают один из шести необходимых этапов, направленных на повышение безопасности операций.
Вот насколько безалаберной оказывается хирургическая помощь во всем мире.
Несмотря на некоторое сопротивление внедрению чек-листов, их стали использовать во всех восьми больницах.
Итоговые результаты проведенного исследования были обнадеживающими:
— частота серьезных послеоперационных осложнений после введения чек-листа уменьшилась на 36%, а смертность - на 47%;
— число инфекций сократилось почти вдвое, а количество повторных операций, вызванных открывшимся кровотечением или техническими ошибками, уменьшилось на четверть.
После публикации результатов исследования многие медицинские учреждения стали активно внедрять чек-листы.
Несмотря на скепсис и сопротивление ряда медицинских работников, в целом 80% опрошенных сотрудников больниц сообщили, что внедрение чек-листов сделало процесс оперирования безопаснее и позволило избежать многих хирургических ошибок.
В то же время на вопрос «Если бы вам делали операцию, то вы хотели бы, чтобы врачи воспользовались чек-листом?» утвердительно ответили 93% опрошенных.
Как мне вывести на печать чек-лист, или скачать его в PDF?
Ответ: если Вы смотрите уже готовый чек-лист (свой или чужой) — то сверху НАД чек-листом (вот тут), а так же снизу ПОД чек-листом (вот тут) есть 2 кнопки: «Скачать чек-лист в PDF» и Распечатать чек-лист». Жмите — и будет Вам счастье))
Ну а если Вы только создали с нуля новый чек-лист, то:
- Потом жмем на кнопку «Предпросмотр». Откроется новая страничка с Вашим чек-листом.
- Сначала чек-лист нужно «опубликовать» и «сохранить» (жмем на переключатель «Опубликовано», а потом жмем кнопку «Сохранить»)
- Ну и потом скачиваем его в PDF или выводим на печать используя эти 2 кнопки: вот тут или вот тут.
СОВЕТ: если Вам при печати мешает ссылка (URL адрес) внизу каждой страницы, то нужно просто при выводе на Печать — отключить колонтитулы. Это делается очень легко, вот инструкция >>>
В каких сферах используются чек-листы
Пользу чек-листов для производства оценили уже многие предприниматели, руководители и работники. Когда необходимо трудиться в режиме многозадачности (а в современных условиях это происходит почти постоянно), список дел помогает проконтролировать исполнение всех операций. Все цели и задачи в таком случае не нужно держать в голове.
Наиболее часто контрольные списки в самых разных формах можно встретить в:
- авиации (пилоты перед взлётом проверяют готовность самолёта по особому порядку);
- строительстве;
- медицине (от процедур до сложнейших хирургических операций);
- бухгалтерии и аудите;
- менеджменте, в том числе в продажах;
- образовании.
Таким образом, контрольные списки используются в сферах, где требуется постоянная концентрация, а от выполнения каждого пункта зависит успех всего мероприятия (а в авиации и медицине — жизнь людей). Разберём отдельные разновидности чек-листов.
Что подразумевается под чек-листами
Итак, что же подразумевается под чек-листами, точнее, как дать определение этому инструменту. На самом деле, это очень полезный и важный атрибут в жизни каждого человека. Особенно, если речь о занятом человеке, который просто физически не может «удержать» всю информацию в голове. Поэтому, расписать по пунктам, обязанности спичрайтера на сегодня, чтобы ничего не забыть будет как нельзя кстати.
Чек-лист – это отличный помощник, как в повседневной, так и в профессиональной жизни человека. Причём, выглядит он у всех по-разному. Кто-то, взяв за привычку, ведёт ежедневник, где составляет список того, что нужно сделать за сегодня по дому или работе. Некоторые, в силу занятости, просто пишут важные дела на отдельных листочках и потом прикрепляют на видимую поверхность, например компьютер или холодильник.
Если говорить о профессиональной пользе чек-листа, то здесь стоит сказать, каким важным атрибутом он является в проведении аудита сайта, что нужно дело постоянно. Чтобы полноценно и качественно выполнить проверку работоспособности и удобства сайта для клиентов, пару кликов недостаточно.
Нужно будет осуществить анализ юзабилити через специальные сервисы. Проверить адаптивность сайта, так же путём занесения ссылки официальной веб-страницы в соответствующие программы. Всё это невозможно удержать в голове, так как во время проверки будут «всплывать» новые действия, делая которые, даже опытный специалист забудет сделать запланированное.
Где создавать чек-листы
В этом разделе мы рассмотрим несколько способов создания и оформления рабочих чек-листов: от самых простых и доступных, до сложных и «продвинутых». Что конкретно выбрать — зависит от ваших задач и личных предпочтений.
На бумаге
Если вам приходится работать без компьютера и смартфона, на помощь придет старый проверенный метод — лист бумаги и карандаш. Здесь есть три варианта:
Обычный список. Это самый простой, однако вполне рабочий вариант. Вам нужно всего лишь записать задачи на любом листе бумаги, а потом вычеркивать их по мере выполнения. Недостаток этого способа в том, что список задач перед каждой работой приходится составлять заново.
Список-матрица. Это «многоразовая» версия обычного списка. Суть ее в том, чтобы напротив каждого задания рисовать сразу несколько чекбоксов или просто оформить весь список в виде таблицы. Для создания таких чек-листов лучше брать бумагу в клеточку.
Распечатка. Третий вариант — заранее распечатать уже оформленный на компьютере чек-лист. Лайфхак: если под рукой нет специальных программ для чек-листов, создайте в текстовом редакторе маркированный список, а в качестве маркеров установите белые квадраты или кружочки:
На компьютере
Если компьютер доступен, но вы по каким-то причинам не можете пользоваться интернетом, обратите внимание на следующие варианты:
Обычный текстовый файл. Если вы не придаете значения внешнему виду чек-листа, то можете создать его в абсолютно любом текстовом редакторе (например, в «Блокноте»). Составьте список заданий, а после выполнения удаляйте их или помечайте словом «Ок».
Электронные таблицы. Более продвинутый вариант — таблица в Excel или LibreOffice Calc. При желании такие чек-листы можно даже сделать интерактивными: добавить настоящие чекбоксы, подсчет процента выполненной работы, прогресс-бари т. д.
Программы-органайзеры. В таких программах уже есть интерактивные списки задач, из которых легко можно сделать чек-листы. Создайте в органайзере отдельную категорию (папку, проект и т. д.) и разместите в ней список заданий. Чтобы они шли по порядку, их нужно перенумеровать и упорядочить по алфавиту.
Ментальные карты. Чек-листы можно оформить и в виде ментальных карт (с помощью xMind, Freemind и других подобных программ). Такие списки выглядят очень наглядно.
В интернете
При наличии интернета возможностей для создания чек-листов становится еще больше. Перечислим лишь некоторые варианты.
Google Forms. Очень простой, удобный и приятный для глаз вариант. Созданные в Google Forms чек-листы можно открывать по специальной ссылке с любого устройства, а результаты их заполнения собирать в отдельную электронную таблицу.
Maxdone. В этом онлайн-органайзере можно прикреплять чек-листы к любым задачам. У Maxdone есть не только веб-версия, но и версии для смартфонов, поэтому ваши списки будут всегда под рукой.
Checklists.expert. Это, наверное, самый известный в Рунете сервис для работы с чек-листами. Здесь есть простой визуальный конструктор, возможность создавать приватные и публичные чек-листы, возможность их распечатывать и скачивать в PDF-формате.
Evernote и Google Keep. Предназначены для создания и хранения заметок, но в эти заметки можно вставлять и свои чек-листы. Затрудняемся сказать, насколько они удобны, но если вы уже пользуетесь этими сервисами, вам наверняка стоит рассмотреть и такой вариант.
Чек-лист в Evernote Чек-лист в Google Keep
Trello. Этот популярный сервис управления проектами отлично подходит и для работы с чек-листами. Создавать их очень легко: достаточно скопировать и вставить в карточку какой-нибудь список, например, из электронных таблиц. В самих чек-листах можно использовать разметку Markdown и ссылки на другие карточки Trello.
Все перечисленные выше варианты предназначены скорее для индивидуальной работы или небольших команд. Что же касается крупных компаний, то здесь чек-листы чаще всего внедряют в рамках различных CRM-систем (Битрикс24, Мегаплан и т. д.), где уже хорошо продуманы и контроль, и учет, и совместная работа. Чтобы узнать подробности, обратитесь к справочным материалам по конкретной CRM или в поддержку.
Правила составления чек-листов
Прежде чем приступить к созданию своих чек-листов, ознакомьтесь с приведенными ниже рекомендациями. Это не аксиомы, но соблюдение этих правил сделает ваши списки максимально удобными и эффективными.
Один пункт — одно действие. Попытка удержать в голове сразу несколько операций неизбежно снижает концентрацию.
| Нет: | Да: |
| Разместить анонс в Twitter и Facebook. | Разместить анонс в Twitter. |
| Разместить анонс в Facebook. | |
| Отшлифовать и отполировать. | Отшлифовать. |
| Отполировать. |
Понятные и конкретные формулировки. Если вам каждый раз приходится вспоминать, что имелось в виду в том или ином задании, значит оно сформулировано неудачно. Критерий здесь следующий: если по вашему чек-листу будет работать другой человек, сможет ли он понять, о чем идет речь?
| Нет: | Да: |
| ЧПУ!!! | Подобрать для всех файлов ЧПУ-названия. |
| Пиксели. | Нет ли прозрачной рамки из пикселей вокруг иллюстраций? |
| Не слишком? | Не слишком ли густой лак? |
| Let’s Mortal Kombat begin! | Запустить рендеринг. |
Без деталей. Если вы составляете чек-лист для себя, перечисляйте лишь сами действия. Любые подробности (о которых вы и без того помните) будут только отвлекать и создавать «информационный шум». Если ваши чек-листы предназначены для других людей, можно вкратце уточнить, для чего нужен тот или иной пункт и как его выполнить.
| Для себя: | Для других: |
| Проверить готовность варенья. | Проверьте готовность варенья. Капните им на сухую тарелку: если капля не растекается, варенье готово. |
| Указать контактные данные. | Укажите свои контактные данные на случай, если журналисты захотят что-нибудь уточнить. |
| Продублировать содержание видеороликов текстом. | Продублируйте содержание видеороликов текстом. По статистике только 10% посетителей открывают видео. |
| Проверить синтаксис CSS. | Проверьте синтаксис CSS на ошибки. Для этого воспользуйтесь сервисом jigsaw.w3.org. |
Борьба с механическим выполнением. Главный враг чек-листов — это небрежное выполнение заданий и расстановка галочек «на автомате».
Если вы столкнулись с чем-то подобным, переформулируйте проблемные задания так, чтобы максимально «включить осознанность». Для этого используйте в формулировках различные физические действия: записать, скачать, потрогать, сказать и т. д. Иными словами, составляйте задания так, чтобы их выполнение можно было проверить со стороны. Этот же принцип важен и для контроля чужой работы.
| Нет: | Да: |
| Придумать пять вариантов заголовка. | Записать пять вариантов заголовка. |
| Проверить, все ли документы на месте. | Проверить документы по списку. |
| Еще раз все осмотрите и убедитесь, что номер убран. | Сфотографируйте номер. |
| Прочитать текст. | Прочитать текст вслух. |
Профилактика ошибок. По возможности старайтесь не просто находить ошибки, а предотвращать их появление.
| Нет: | Да: |
| Проверить, не слишком ли большие иллюстрации использованы. | Уменьшить иллюстрации. |
| Не подгорела ли каша? | Непрерывно помешивать кашу до готовности. |
| Не слишком ли горячая вода? | Нагреть воду до 50°C. |
Группировка заданий. Используйте в больших чек-листах разделы и подзаголовки: это сделает их более упорядоченными и понятными.
Нет:
Да:
Результат, а не действие. Очень часто в чек-листах лучше указывать ожидаемый результат, а не действие. Это снижает риск небрежного выполнения.
| Нет: | Да: |
| Протереть пыль. | Пыли на мебели не видно. |
| Установить на сайте социальные кнопки. | На сайте используются социальные кнопки. |
| Накормить кота. | Кот сыт и доволен. |
Тестируйте. Если вы составили чек-лист для себя, вам в любом случае придется его проверить. Если чек-лист предназначен для других людей (например, ваших сотрудников), протестируйте его перед тем, как окончательно отдавать в работу. Пройдитесь вместе с исполнителями по всем пунктам и убедитесь, что все идет как надо.
Принципы составления
Оформлять чек-лист желательно в виде таблицы. Первый столбец – пункты чек-листа, второй – отметки о выполнении, а третий – заметки и примечания, в которых при необходимости указываются возникшие проблемы и нюансы. В дальнейшем они могут использоваться в качестве базы для нового списка, в котором будут учтены недостатки первого
При составлении листов рекомендуем обратить внимание на ряд моментов
Один лист — один процесс
Нельзя объединять в один пункт несколько дел. Процесс следует разбить на отдельные задачи. Приведем простой пример. Если нужно отреагировать на справедливую жалобу клиента, можно составить следующий чек-лист:
- Выяснить контакты клиента.
- Совершить звонок клиенту и пригласить его в офис для беседы.
- Поговорить с клиентом для уточнения причин недовольства.
- Предоставить ему подарок от компании.
Больше — не всегда лучше
Если чек-лист очень большой, то его эффективность снижается. Когда в списке дел более 20 пунктов, исполнителю может казаться, что работы много или она слишком трудная. И даже если специалист знает, что сможет выполнить работу, приступить к ней будет психологически сложно. Поэтому если в чек-листе много пунктов, лучше разбить его на несколько. Тогда сотруднику будет проще выполнять обозначенные задачи, а руководителю – проверять и анализировать результаты.
Краткость — сестра таланта
Не стоит использовать объемные и подробные описания заданий. Если требуются подобные формулировки, как правило, пункт можно разделить на подпункты
Точности формулировок нужно уделить особенное внимание – они должны быть такими, чтобы исполнитель не мог воспринять их неоднозначно, что-то додумать и совершить ошибку. Ставить задачи желательно с использованием глаголов – это придаст им четкости
Расстановка приоритетов
При составлении чек-листа полезно будет выделить самые важные моменты. Можно также отметить трудновыполнимые задачи или ту из них, от успешности которой зависит итог работы. Но не стоит увлекаться – слишком много выделенных пунктов скорее помешают исполнителю сконцентрироваться на главном, чем помогут.
Мелочи, которые выполняются на автомате, вписывать не нужно.
Например, если задание, по которому составляется чек-лист, – составить форму опроса для покупателей, то не нужно писать «взять ручку», «взять листок бумаги». В чек-лист следует включать только важные пункты и задачи, о которых действительно можно забыть.
Эксперименты
Один из вариантов применения техники чек-листов – использовать в них формулировки в прошедшем времени, как будто все задачи уже выполнены. Например, контакты клиента выяснены, звонок совершен, уточнение причин недовольства проведено. Существует мнение, что подобные формулировки мотивируют исполнителя на ответственный подход к делу. Однако такой подход непривычен для восприятия, поэтому стоит попробовать оба варианта и решить, какой из них больше подходит для конкретной ситуации.
Всеобщая доступность и изменяемость
Чек-лист должен быть доступен как руководителю, так и исполнителям. Часто необходимо, чтобы ознакомиться со списком задач и оценить, на какой он стадии выполнения, могли и другие сотрудники. Для этого удобно использовать компьютерные системы управления проектами. Сотрудникам, которые должны наблюдать за выполнением пунктов чек-листа и осуществлять контроль исполнителей, также следует выдать доступ.
Если в процессе подготовки и использования чек-листа требуется вносить в него изменения, можно делать поправки и заметки карандашом или ручкой. А когда их накапливается слишком много – стоит просто напечатать новый чек-лист.
К редактированию списка стоит привлечь одного из сотрудников, для которых он предназначен. Вовлеченный в процесс человек поможет указать на проблемы и несоответствия. Возможно, нужно будет скорректировать некоторые пункты – расставить их в другом порядке, разделить на более мелкие. А может и что-то добавить.
Как «брендировать» чек-лист, то есть добавить свое лого, баннер, фото или картинку?
Ответ: существует 2 способа добавления картинок и фото в чек-лист:Первый способ не особо красивый, и работает через добавление фото или картинки с помощью комментария к конкретному пункту чек-листа. Мы его .
Второй способ — он ОЧЕНЬ красивый, ведь Ваша картинка или фото будут видны СРАЗУ при загрузке чек-листа и могут быть добавлены воообще в ЛЮБОЕ место в чек-листе! И вот как это сделать:
Просто возьмите свой фирменный баннер или логотип и залейте на любой бесплатный сервис хранения картинок (чтобы получить прямую ссылку на него). Это делается в 3 простых шага:
- Заходите на сервис хранения картинок и нажимаете на кнопку «Browse», после чего нужно будет выбрать картинку на Вашем компьютере. Делается это в этом месте (скриншот).
- Ждете пару секунд, чтобы картинка загрузилась. Затем щелкните правой кнопкой на загруженной картинке и выберите «Копировать URL ссылку на изображение.» Делается это вот так (скриншот)
- Открываете свой чек-лист и вставляете ссылку на изображение в любом удобном Вам месте (например в поле «Описание чек-листа»). Нажимаете «Сохранить» и потом «Предпросмотр» и вуаля, все готово — откроется чек-лист с Вашей картинкой во всей красе)). Делается это вот так (скриншот)
Вот пример такого «брендированного» чек-листа с картинкой: смотреть и еще один пример.
СОВЕТ: рекомендуем Вам использовать именно вышеуказанный сервис хранения картинок: https://imgur.com/upload, ибо у него время хранения изображений НЕ ОГРАНИЧЕНО по времени! Другие сервисы картинок — часто автоматически удаляют загруженные изображения спустя 2 — 3 месяца…
P.S. Вы можете вставлять логотипы, баннеры и картинки НЕ только в верхнюю часть «Описания чек-листа», но и в «пункты», «подсказки» и даже в «завершающий текст» в нижней части чек-листа! Куда хотите, туда и вставляйте))
