Как эффективно работать в open-space офисе

Что это такое?

Технология Открытое Пространство это один из методов, позволяющих разным людям в различных организациях проводить воодушевляющие, творческие встречи и мероприятия. Вот уже на протяжении 15 лет работы Открытого Пространства стало ясно, что этот метод открывает возможности для потенциальных лидеров, помогает создать организации с творческой атмосферой, где простые люди, работая вместе, получают выдающиеся результаты с потрясающей регулярностью

На встречах, мероприятиях и в организациях, использующих Открытое Пространство, участники создают и сами реализуют свои планы работы, работая параллельно по вопросам, возникающим вокруг центральной темы стратегической важности, такой как: Какова может быть стратегия, группа, организация или сообщество, которую могли бы поддержать все заинтересованные люди, и работать с ней вместе?

Технология Открытое Пространство проводится в группах от 5 до 1000 человек. Она может проводиться в виде семинара в течение одного дня, в виде конференций в течение 3 дней, или в виде еженедельных встреч членов организаций. Обычный результат данной технологии — сильное и эффективное взаимодействие и усиление того, что уже существует в организации: планирование и действие, обучение и деятельность, страсть и ответственность, участие и исполнение.

Как красивый open-space стал камнем раздора

Российская производственная компания, численность около 70 человек. В течение нескольких лет компания размещалась в Подмосковье на территории бывшего советского предприятия. Производственные цеха располагались на первом этаже, а офисная часть — отдел разработки, отдел продаж, отдел маркетинга и бухгалтерия — на втором этаже, в кабинетах по 2-4 человека.

Руководство компании приняло решение о территориальной реорганизации: производственный блок оставили на прежнем месте, а офисный переместили в Москву, в престижный бизнес-центр. Директор считал, что это будет способствовать престижу компании и пойдет на пользу работе с клиентами. В красивом стеклянном офисе формата open-space на площади в 100 кв. метров разместились все сотрудники, переговорная и шоу-рум для образцов продукции.

Директор искренне ждал благодарности от подчиненных, воодушевления и прорывных результатов в работе, ведь он обеспечил их прекрасными условиями труда. Но вместо этого коллектив погрузился в депрессию и конфликты.

Во-первых, люди привыкли сидеть по кабинетам, как по норкам, и быть «у всех на виду» им совсем не нравилось, стеклянный прозрачный офис раздражал и вызывал чувство беззащитности и беспокойства. Во-вторых, каждый пытался обозначить свою территорию, отгородиться от общего пространства шкафом, тумбочкой, полочкой, даже аквариумами и цветами. В-третьих, сразу стало очень шумно: коллеги привыкли постоянно обсуждать свои рабочие и личные дела, вслух делиться идеями, вовлекать друг друга в разговоры. В общем пространстве сразу возник звуковой и информационный шторм.

Прежде доброжелательный коллектив превратился в раздраженную группу огрызающихся друг на друга людей, сердитых и подавленных.

Как создать опен спейс

Опен спейс, или open space, — это организация рабочего пространства по принципу открытости: столы сотрудников или вовсе не отделены друг от друга, или разделяются тонкими перегородками в человеческий рост или ниже. В американские офисы схема пришла из тюрем: именно так там размещались камеры заключённых, что позволяло надзирателям контролировать максимальную площадь с минимальными усилиями.

Опен спейс в офисе — современная концепция, позволяющая минимизировать затраты на аренду и обслуживание помещения

Существует два варианта open space:

С полностью свободным внутренним пространством без всяких перегородок и других способов разграничения. Сослуживцы в этом случае не только сидят в буквальном смысле плечом к плечу (особенно если помещение тесное), но и могут меняться местами, поскольку ни столы, ни компьютеры не закреплены за кем-либо из них

Такая разновидность опен спейс крайне не рекомендуется к внедрению в странах, в культуре которых важное значение уделяется личному пространству. Open space в абсолютном значении совершенно не подходит для замкнутых или не слишком общительных сотрудников: внедряя схему, работодатель должен понимать, что потеряет их почти со стопроцентной вероятностью. Полностью открытый open space

Полностью открытый open space

С перегородками, невысокими стенами, перетяжками и так далее. Позволяет сотрудникам сохранить хотя бы частичное ощущение уединения, успокоиться и сконцентрироваться на работе вместо наблюдения за окружающими. Такой вариант подойдёт специалистам, не имеющим особой тяги к общению, но всё ещё неприемлем для замкнутых людей — им с внедрением «открытого пространства» придётся искать новую работу, поскольку привыкнуть к заведомо неприятным условиям труда вряд ли удастся.

Open space с перегородками

Согласно проведённым в отечественных условиях исследованиям, в стандартном офисе недовольно планировкой open space более половины сотрудников:

60% жалуется на повышенный уровень шума от окружающих людей и техники;
55% — на дискомфорт из-за отсутствия личного пространства и невозможности остаться наедине со своими мыслями;
53% — на неудовлетворительную (слишком высокую или низкую) температуру в помещении и другие неблагоприятные и нерегулируемые климатические условия;
50% — на проблемы со сном и концентрацией, появляющиеся с накоплением нагрузки на нервную систему.

Основываясь на сказанном, можно сделать следующие выводы:

Open space не подходит для организации труда людей творческих профессий и специалистов, занимающихся напряжённым умственным трудом. Концентрация внимания в «открытом» офисе невозможна или требует от работника слишком серьёзных усилий, что неминуемо приведёт к профессиональному выгоранию.
Опен спейс — неплохой вариант для организации людей, занятых рутинными офисными обязанностями: обработкой информации, приёмом заявок или совершением холодных звонков. Поскольку в этом случае каждый отдельный сотрудник неуникален и не представляет для работодателя особой ценности, владелец компании ничем не рискует даже при серьёзной текучке кадров: всегда можно нанять новых.

Рекомендации по обустройству офиса в стиле open space:

Обеспечить каждому сотруднику комфортные условия труда: снабдить его рабочее место современной техникой, а также дать возможность трудиться при комфортной влажности и температуре. Разумеется, каждого специалиста обеспечить отдельным кондиционером невозможно, поэтому придётся искать усреднённые варианты, не идеальные, но подходящие для всего коллектива.
Оснастить каждое рабочее место точечными источниками света, помимо общего освещения. На окнах должны быть шторы или жалюзи; не помешает и антибликовое покрытие, сохраняющее зрение сотрудников.
Понизить уровень шума. Для этого можно модернизировать оборудование, использовать звукоизолирующие материалы и другие доступные средства. Чем меньше звуковая нагрузка на работника, тем проще ему исполнять служебные обязанности — а значит, приносить доход своей компании.

История

Несмотря на англоязычное происхождение термина Open Space, идея подобной организации пространства принадлежит известному русскому графу Потемкину. Именно он придумал планировку двора, при котором все хозяйственные постройки были видны управляющему. Очевидно, что сделано это было для предотвращения воровства, процветавшего в то время. Впоследствии также систему было предложено использовать в тюрьмах – для облегчения наблюдения за заключенными.

Концепцию открытого офиса в современном ее виде придумали братья Шнелле, которые в XX веке занялись улучшением организации американского офиса. Это привело их к мысли создать модель офисного пространства, наиболее подходящую для осуществления динамичных трудовых процессов.

Open space что это

Офисный формат openspace в 1960-х придумал Фрэнк Даффи, студент архитектурного факультета. Новая идея организации офисного пространства пришлась по вкусу американцам. В период «индустриального бума» в Америке решили организовать работу клерков на примере конвейера: работников рассадили за столы, как в школе, а лучшие сотрудники, которые получали повышение, переезжали в собственные кабинеты. Также свое личное пространство в виде кабинета с круговым обзором имел начальник, и мог всецело контролировать рабочий процесс.

В наше время в США более 70% офисов работают в помещениях open space. В странах СНГ такой формат появился в середине 1990-х. Сегодня это выглядит как эффективное единое рабочее пространство для офисных сотрудников.

Плюсы офиса open space

Рассмотрим преимущества работы в планировке open space для руководителей и HR.

1. Простота коммуникации между персоналом. Если сотрудник все время находится среди своих сослуживцев, то ему просто приходится коммуницировать с другими. Это упрощает бизнес-процессы и способствует более оперативному решению ежедневных рабочих вопросов.

2. Экономичность. Одно большое помещение требует меньше затрат, в отличие от офиса с отдельными кабинетами.

3. Контроль работы. У руководства есть возможность наблюдать, что делают сотрудники, сколько времени они тратят на определенные задачи, как часто общаются и что обсуждают.

4. Информативность и открытость. В опенспейсе все вопросы обсуждаются вслух и в это вовлечена вся команда проекта или компании. Таким образом, сотрудники информированы о целях компании, положении дел, они имеют возможность высказаться и внести свой вклад в развитие компании.

5. Отсутствие сплетен. Довольно сложно сплетничать или «перемывать косточки» начальнику, если вокруг тебя все время находятся другие люди. Именно поэтому open space workplace создает препятствия такому неконструктивному занятию.

Минусы офиса open space

Какие же негативные стороны работы в таких офисах для менеджеров и самих сотрудников?

1. В опен спейсах шумно, и это самый главный минус работы в открытом пространстве. Иногда такой офис похож на один огромный улей, который не замолкает ни на секунду. С другой стороны, рассчитывать на тишину в месте, где собралось одновременно несколько десятков, а то и сотен человек — нелогично. По данным исследования голландских ученых, 32% офисных сотрудников раздражают громкие разговоры коллег, а 30% выводят из себя постоянные телефонные звонки.

2. Конфликты. И скорее всего, это будут не рабочие разногласия, а борьба между группой любителей свежего воздуха и противников сквозняков. Бытовые стычки могут касаться чего угодно: как опущены жалюзи, куда деваются без вести пропавшие ручки и сколько градусов должен показывать вечный источник ссор — кондиционер. Да, это бесконечная история в огромном офисе.

3. Отсутствие личного пространства. Интровертам в офисах open space будет явно психологически дискомфортно. Но даже если сотрудник экстраверт, то 5 дней в неделю делить рабочее место с огромным количеством других людей, которые слышат твои личные разговоры и уже знают, что у тебя аллергия на морепродукты, потому что ты постоянно заказываешь еду в офис — не очень комфортно.

4. Сотрудники чаще болеют. В опенспейсах очень часто так случается: после того, как один сотрудник заболел вирусной инфекцией, заражается и уходит на больничный половина офиса. В Дании даже провели исследование, согласно которому в офисах openspace, где работало более 6-ти человек, сотрудники брали отпуска по болезни на 62% чаще.

Как работать в опенспейс офисе

Одна из причин нарастающей популярности открытых офисов – это их экономичность. Согласитесь, что отдельные кабинеты обойдутся дороже, чем открытое пространство. Еще один плюс – это быстрое решение отдельных вопросов. В open space гораздо проще отыскать нужного коллегу, даже если он отошел со своего места. Также среди достоинств таких офисов выделяют демократичную атмосферу. Если нет границ кабинетов, то и психологические барьеры между людьми пропадают. Сотрудники лучше взаимодействуют, приходят на помощь, больше общаются.

Но в безбарьерности есть и отрицательные стороны. Например, отсутствие конфиденциальности. Все разговоры могут быть услышаны. Недостаток личного пространства – это серьезный минус. Более того, рабочее место должно соответствовать строгому регламенту. Исследователи вывели закономерность, что офисы опенспейс менее способствуют продуктивности работы. Причиной тому становится постоянный шум, стресс, отвлекающие факторы.

Как же оптимизировать работу в open space?

Как мы видим, преимущества работы в таких офисах практически нивелируются перечнем значимых недостатков. Часто в компаниях принимают решение установить специальные перегородки, но и это не решает проблему, а еще больше повышает уровень стресса. Давайте разберем, как организовать open space пространство, чтобы сотрудники чувствовали себя комфортнее и работали эффективнее.

1. Установите правила

Нормы поведения в маленьком коллективе можно проговорить устно, учитывая все пожелания сотрудников. Если же мы говорим об огромном коллективе корпорации, то здесь выходом будет своеобразная инструкция о правилах поведения в опенспейсе. Проведите анонимный опрос с помощью Google Forms или голосование в вашей HRM-системе и установите, что больше всего раздражает основную часть сотрудников вашей компании и инициируйте изменения.

2. Организуйте пространство

После того, как вы выяснили основные потребности сотрудников, необходимо обустроить офис для комфортной работы. К примеру, если большинство беспокоит уровень шума, разделите пространство так, чтобы работники «на телефоне» сидели подальше от тех, кто занимается работой, требующей повышенной концентрации внимания.

Хорошим решением будет оборудовать специальные комнаты тишины, в которые можно уйти в любой момент, сосредоточиться на важной задаче, обсудить вопросы команды или переговорить с клиентом. Также важно давать работникам возможность сбросить напряжение и снизить уровень стресса

Это можно сделать, оставив немного пространства для зоны развлечений. Несколько партий в пинг-понг или настольный футбол в отдельной комнате отлично справятся с этой задачей.

Резюмируем: создайте такие условия, чтобы сотрудники обедали на кухне (или в определенном месте), отдыхали в игровых комнатах, могли удалиться для переговоров в отдельное помещение и выполняли свои основные задачи на рабочем месте в open space.

3. Отведите для совещаний отдельное время

Часто бывает так, что к тимлиду или проджект менеджеру у сотрудников собирается много вопросов и они могут их обсуждать просто на рабочем месте, отвлекая его и остальных. Такую ситуацию решит большее количество совещаний. Специально отведенные часы для решения стратегических задач помогут снизить уровень шума в коллективе и сделать работу каждого сотрудника продуктивнее.

4. Разделите личное и рабочее пространство

Многие сотрудники любят обсуждать планы на вечер или новый фильм в кинотеатре просто на рабочем месте. Отлично, если это не мешает рабочему процессу и другим, не участвующим в разговоре людям. Такое общение позволяет немного отдохнуть от рутинных дел. Это превращается в проблему, когда весь огромный коллектив за работой вынужден слушать чей-то телефонный разговор про поход к косметологу или скидки в продуктовом. Возможно кому-то такая информация будет полезна, но большинство она раздражает

Потому важно обсудить этот момент с сотрудниками и предложить им говорить по телефону в коридоре или комнате отдыха.

5. Уменьшите уровень шума

Определите все предметы, издающие шум, вроде кофемашины или принтера, и сосредоточьте их по возможности в отдельных кабинетах или коридоре. Это значительно снизит уровень шума. Также позаботьтесь о том, чтобы у каждого сотрудника на столах были наушники, которые позволяют переключиться на любимую музыку и сосредоточиться на задачах.

Ошибка 2. Темнота

Проблема: в больших помещениях не хватает естественного света: если окна расположены только с одной стороны, то сотрудники у противоположной стены по 8 часов в день не видят солнца. Решение: дорогостоящее решение предложил Фрэнк Ллойд Райт в офисе «Джонсон Вакс». В главном помещении свет льется с потолка, проходя сквозь древовидные колонны и создавая мягкое рассеянное освещение. Но есть и более универсальный выход, который использовали, к примеру, в кампусе Google в Дублине: к потолку подвесили белые экраны. Они удерживают электрический и естественный свет, не давая ему рассеиваться.

Темный потолок с открытыми коммуникациями поглощает много света

Главное помещение в офисе «Джонсон Вакс» — «Great Workroom»

Open space — что это?

Плюсы офиса open space

Рассмотрим преимущества работы в планировке open space для руководителей и HR.

2. Экономичность. Одно большое помещение требует меньше затрат, в отличие от офиса с отдельными кабинетами.

Минусы офиса open space

Какие же негативные стороны работы в таких офисах для менеджеров и самих сотрудников?

Организация

Сама идея возникла давно, чтобы наблюдать за работой на землях помещиков, и принадлежала князю Потёмкину. Он искал способ, который поможет справиться с ленью и ложью крепостных, что совсем не хотели работать и занимались воровством. Разместив на скотном дворе все хозяйственные постройки таким образом, что они стали видны управляющему, он достиг желаемого результата.

Только эту идею переняли совсем для других целей, и совсем не предприниматели, а пенитенциарная система. Стали строить тюремные помещения, чтобы контролировать заключённых. И только уже в 1950-х годах стали использовать в офисах, так как управляющим крупными компаниями она пришлась по вкусу.

Обычно работодатели обустраивают рабочие места небольшими перегородками, чтобы хоть как-то сохранить возможность ощущения личного пространства. Но есть и такие помещения, где всё является общим, без границ, причём даже не оставляя возможности сотрудникам хранить личные вещи, так как из-за большой текучки или из-за отсутствия привязки к одному месту человек на следующий день может просто оказаться за другим столом и компьютером.

Что в результате?

Когда мы открываем пространство для людей, чтобы они могли сделать самую важную для себя работу, мы никогда не знаем точно, что произойдет, но мы можем гарантировать, что группа получит нужные результаты, когда она входит в Открытое Пространство:

1. Все самые важные для участников вопросы будут подняты.

2. Все вопросы, которые будут подниматься участниками, будут выдвинуты наиболее квалифицированными и способными к их решению участниками, которые сами будут способны сделать нужные шаги в этом направлении.

3. В такое короткое время как один или два дня, все самые важные детали, дискуссии, данные, рекомендации, выводы, вопросы для будущих исследований и планы для немедленных действий получат свое документальное подтверждение во всеобъемлющем отчете законченном, напечатанном, и розданным участникам в момент завершения их работы.

4. В необходимых случаях, и если позволяет время, общее содержание материалов отчета может быть рассмотрено, и за несколько часов будут расставлены приоритеты даже в самых больших группах (сотни людей).

5. После мероприятия все его результаты могут быть доступны для всей организации или сообщества в течение нескольких дней после его проведения, и, таким образом, в процесс обсуждения и реализации могут быть вовлечены все заинтересованные лица прямо сейчас.

6. И такие результаты могут быть запланированы и реализованы быстрее, чем это возможно при так называемых интервенциях в большие группы. Их буквально возможно получить за несколько дней и недель, там, где другие подходы требуют месяцев и многих лет.

Метод Открытого Пространства работает и позволяет людям и работе двигаться вперед, однако есть и плохие новости — это может означать, что все делается совсем по-другому, чем раньше. Желаемые вещи могут появиться, а те, которые не желаемы, могут исчезнуть, а иногда наоборот. В целом, Открытое Пространство возвращает жизнь в организацию, и организации к жизни.

Преимущества

Главное достоинство — возможность коммуникации. Если в кабинетной системе общение между сотрудниками чаще всего отсутствует, то система опенспейс позволяет людям обмениваться мнениями и формирует достаточно демократично атмосферу. Коллеги учатся взаимодействовать друг с другом, больше общаются.
Можно в одной комнате разместить много работников, что существенно снижает расходы на каждое рабочее место.
Отсутствие строгой иерархии коллег позволяет им почувствовать себя в одной командой.
Возможность создания единого дизайна помещения, корпоративного стиля, который станет узнаваемым.
Коллеги могут создавать свои правила, которые позволят сделать существование всех сотрудников комфортным. Например, что можно делать за рабочим столом (можно пить кофе или чай, а вот полноценный обед запрещён).
Обычно open space office оборудованы зоны отдыха и кухней, где можно отвлечься от рабочих вопросов и расслабиться, принять пищу.
Можно зонировать помещение так, как вам хочется. Далеко не всегда опенспейс — это только столы и никаких стен

Сегодня нередко устанавливаются металлические и стеклянные, деревянные перегородки, которые помогают отделить один модуль от другого.
Оперативное решение любых вопросов — важное достоинство. Вы всегда можете обратиться к коллеге, сотруднику из другого отдела, который вам нужен, чтобы узнать ответ на вопрос.

Почему сотрудники не любят опенспейсы, и что делать, если нельзя отказаться от открытой планировки

Опубликовано 2014-01-23 15:36 пользователем Valeratal

Офисный шум является главной причиной недовольства сотрудников своими рабочими местами, следует из опубликованного в ноябре исследования Центра изучения антропогогенной среды при Университете Беркли.

По данным исследования Международной ассоциации управления зданиями (International Management Facility Association), 70% сотрудников в США в офисах, организованных по типу открытого пространства. И очень значительная часть из них не любят опенспейсы, сообщает издание Fast Company, ссылаясь на свежий опрос своих читателей. iBusiness.ru приводит пять причин, по которым офисные работники плохо относятся к рабочим местам, «открытым всем ветрам».

Шум

Что такое open space офис

Опенспейс — это один из типов планировки помещения, основное отличие которого — наличие большого свободного пространства, где размещаются рабочие места. При этом вся основная масса сотрудников трудится бок о бок.

Удивительно, но самой идее Open Space уже практически 100 лет. Особую популярность такой вариант планировки офисного помещения завоевал во время индустриального бума в Америке. Именно тогда клерков начали рассаживать в больших комнатах, в которых стояли рядами столы.

Одна из главных причин высокой популярности офисов по типу опенспейс — это экономичность. Безусловно аренда отдельных кабинетов — это намного дороже, чем большое открытое пространство.

Кроме этого все сотрудники получают одинаковые столы, стулья, технику. В результате сокращаются затраты (ведь больше не нужно более престижное оформление кабинетов для вышестоящих служащих).