Разбираемся и сравниваем сервисы: эдо, edi и отчетность

Часто задаваемые вопросы

Все ли документы надо отправлять через электронную систему?

Нет. При помощи электронного документооборота вы будете отправлять только те документы, которые именно таким образом отправить удобнее всего. Обычно это акты выполненных работ, налоговые накладные, иногда договора и т.д. Здесь все зависит только от ваших потребностей и удобства.

Оплата отправки производится за документ или страницу?

Вы оплачиваете, и система фиксирует отправку именно документа. Даже если в вашем документе много страниц, он считается как одна единица к оплате.

Насколько это безопасно?

Электронный документооборот полностью безопасен. Причем, сервис, предоставляющий услугу, несет ответственность за обеспечение безопасности.  Для этого используется цифровая подпись, шифрование данных, защищенный канал связи. Уровень безопасности примерно такой же, как и в привычных вам сервисах банк-клиент.

Если у нас установлена 1С, все ли пользователи смогут получить доступ к электронному документообороту?

Нет. Помимо ограничения прав доступа в самой учетной системе, для работы с электронными документами подключение ограничивается одним сеансом на одном компьютере. Для доступа с другого компьютера потребуется подключение с нуля со всеми паролями и другими методами защиты.

Можно ли использовать электронный документооборот без электронной подписи и подключения к платным сервисам?

Нет. Подпись и применение сервиса документооборота, прошедшего государственную сертификацию, являются необходимыми для того, чтобы ваш документооборот получил юридическую силу. Вы можете, конечно, отправлять любыми методами по любым каналам вашим клиентам документы без электронных подписей. Но они не считаются документооборотом. Это не более чем копии для ознакомления. В этом случае вам понадобится подтверждать их всегда бумажными оригиналами.

Настолько сложно пользоваться электронным документооборотом?

Сложности могут возникнуть только на этапе подключения. Но для решения этого вопроса обычно привлекают специалистов. Сам процесс использования прост и удобен. Руководитель (ответственное лицо) проверяет документ, нажимает кнопку «подписать» и «отправить». Т.е. отправка документов становится много проще, чем даже при обмене сканами по электронной почте.

А что делать, если мой клиент не использует площадку, которой пользуюсь я?

У вас есть два варианта. Можно подключить контрагента к вашей площадке, например, за ваш счет.  Либо можно узнать, имеется ли между вашими системами электронного документооборота возможность интеграции. Если да, просто воспользоваться этим сервисом. Тогда документ будет передаваться по схеме: от вас – в вашу систему – потом в систему получателя – и, наконец, лично к получателю. На скорость получения документа или сложность использования системы это никак не повлияет.

Электронная отчетность

Электронная отчетность – возможность компаний отправлять отчетность в контролирующие органы через Интернет. В России отчетность появилась в 2000-х годах. Спустя 15 лет приобрела статус обязательной для большинства налогоплательщиков НДС.

Сервисы электронной отчетности предлагаются Операторами ЭДО. Услуга предоставляется на коммерческой основе по модели абонентской платы. В среднем на представление электронной отчетности уйдет от 10 до 12 тысяч рублей в год без учета приобретения сертификата электронной подписи. При этом электронные декларации по НДС следует представлять исключительно через Оператора (п. 5 ст. 174 Налогового кодекса РФ). Иную бухгалтерскую или налоговую отчетность можно отправить через сайт ФНС абсолютно бесплатно. Об этом налоговая служба напомнила в письме от 20.08.2015 N ПА-3-17/[email protected]

Двигатель электронной отчетности – налоговая служба, она была первопроходцем по настройке приемных комплексов и разработке соответствующего ПО на своей стороне. Сегодня электронную отчетность также принимают Пенсионный фонд, Фонд социального страхования, Федеральная служба государственной статистики и другие контролирующие органы.

Отличие отечественной модели пользования системой от европейской

EDI — система электронного обмена данными. Как работает эта схема в России? Пользование EDI в нашей стране в корне отличается от европейской и американской модели. В этих странах форма появилась в 70-е годы прошлого столетия, а у нас она внедрилась 20 лет спустя. Поэтому провайдерами предлагаются разные системы подключения, которые находятся в зависимости от уровня ИТ в компании, объема пересылаемой документации и коммуникативных средств. Это позволяет каждой компании решить свои проблемы оптимальным путем. Следует провести интеграцию своей учетной системы и стать обладателем веб-интерфейса, который обеспечит обмен документацией с партнерами по бизнесу.

Разнообразные задачи и способы их решения предполагают различные уровни подключения и обслуживания. Провайдеры в нашей стране обслуживают как крупные компании, так и мелких партнеров — поставщиков и клиентов.

На первых порах некоторые фирмы, обладающие крупным товарооборотом, настолько заинтересованы в сотрудничестве с провайдером EDI, что предлагают ему оплату транзакций своих контрагентов за свой счет или же вводят невысокую абонентскую плату за пользование сетью.

Есть ли недостатки у ЭДО?

Некоторые компании не переходят на электронный документооборот, потому что их руководители видят в нем свои недостатки. Разберем некоторые заблуждения относительно ЭДО на примере Диадока.

ЭДО — это слишком сложно

На фоне привычного бумажного документооборота ЭДО выглядит сложной технологией. Но в действительности работать с ним даже проще. Например, сервис Диадок похож на электронную почту, работающую в браузере. В нем есть папки с «Входящими», «Исходящими», «Удаленными» файлами. Но вместо обычных писем — юридически значимые документы.

Пользователи, которые не хотят работать в браузере, могут внедрить Диадок в свою учетную систему. Это удобно: вести учет и обмениваться документами можно в одном сервисе, не перемещаясь между вкладками. Интегрировать ЭДО можно в любую систему с помощью модуля для 1С, Диадок.Коннектора, API Диадока и решения для SAP. Если важна мобильность, можно использовать приложение для смартфона: есть версии для iOS и Android.

К ЭДО долго подключаться

Перспектива подключения сервиса ЭДО может напугать. Кажется, что придется долго согласовывать условия с компанией-оператором, подписывать договор, становиться на учет в налоговую. На самом деле все проще. Для подключения к Диадоку достаточно принять условия лицензионного соглашения и оплатить тариф, для этого не надо даже ехать в офис. Эксперты Контура сами уведомят налоговую о новом пользователе. Вам остается только войти в сервис по сертификату КЭП или логину.

На ЭДО нужно переводить контрагентов

Основной недостаток электронного документооборота — его не получится использовать в одиночку. Обмениваться электронными документами предстоит с контрагентами, которые тоже должны внедрить ЭДО. Но активация партнеров — задача не только абонента, но и оператора. Диадок решает эту задачу с помощью:

  • отдельного сервиса, который проверяет, кто из партнеров уже перешел на ЭДО. Доступна массовая проверка: загружаете файл со списком ИНН и узнаете, с кем можно наладить электронный документооборот прямо сейчас;
  • бесплатного инструмента «Приглашение в сервис». Он поможет оповестить контрагентов о том, что вы перешли на новый формат работы. Компания, которая ответила на приглашение согласием, сразу появится в списке активных контрагентов.

К тому же эксперты Диадока помогают с привлечением контрагентов. Они могут написать приглашения к обмену электронными документами от имени вашей компании, организовать рассылку допсоглашений о переходе на ЭДО, провести обучающие вебинары. По данным специалистов из отдела активации, примерно треть организаций отказывается от бумажного документооборота в пользу ЭДО после переговоров.

Госорганы не примут электронные документы

Закон РФ уравнивает документы с электронной и собственноручной подписью. Представить в суд или ФНС можно не только файлы в электронном виде, но и их бумажные копии со штампом ЭДО. Если нагрянет выездная налоговая проверка, инспектор будет просматривать документы с компьютера налогоплательщика. Это закреплено в рекомендациях ФНС.

Надежнее хранить документы в бумажном виде, чем в электронном

Кажется, что бумажный архив надежнее, потому что он всегда под рукой. Но в действительности сберечь бумаги сложнее, чем электронные файлы. Папка с документами может затеряться, сотрудник — выкинуть по ошибке важную бумагу, курьер — не передать акт получателю. С электронными файлами этого не произойдет.

Достать нужный документ из Диадока можно в любой момент. Для надежности сервис хранит три копии одного файла на разных серверах. Это гарантирует, что данные не потеряются.

Зачем нужен электронный документооборот

Электронный документооборот – это современная удобная альтернатива обычным бумажным документам, которые используются для любого вида бизнес-деятельности.

Традиционный документооборот связан с постоянными временными задержками. Для начала сотрудничества с клиентом необходим счет, часто – договор, а потом – подписанные накладные, акты выполненных работ и т.д. Все эти бумаги проходят согласования, их распечатывают, ставят подписи и печати. После чего появляется необходимость передать их партнеру по бизнесу, где они также проходят процесс согласования и подписания.

Далее документы с подписями сканируют, отправляют по электронной почте. После чего курьером, силами сотрудников или обычной почтой высылают оригиналы. Все это занимает значительное время, бумажные документы иногда теряются, требуют правок (что еще больше замедляет процесс получения документов). А для их хранения зачастую выделяют целые помещения. В результате бизнес испытывает массу неудобств, заключение сделок затягивается, возникают проблемы с бухгалтерией, так как на конец отчетного периода бумаги все еще находятся где-то «в пути». А если в договоре после подписания одной из сторон были выявлены спорные пункты или в бухгалтерской документации найдена ошибка, то процесс получения правильного бумажного документа растягивается еще больше, иногда даже на месяцы.

Электронный документооборот позволяет избавиться от всех этих неудобств:

  • Все документы «подписывают» в электронном виде при помощи цифровых подписей. Это быстро и просто.
  • Для получения бумажной копии достаточно просто распечатать экземпляр. Заинтересованные лица получают всю документацию мгновенно, без долгого ожидания писем или курьеров.
  • Заключение договоров и подтверждение завершения сотрудничества (накладные и акты) происходит без задержек и дополнительных усилий со стороны сотрудников.
  • Снижается влияние на бизнес человеческого фактора: документы не теряются, ошибки исправляются в сжатые сроки.
  • Нет необходимости выделять полезную площадь для хранения множества бумажных документов.

Кроме того, электронный документооборот позволяет решить проблему отчетности бизнеса перед государством. Ранее документы принимались только в бумажном виде, и сотрудники компаний затрачивали долгие часы на поездки в налоговую, стояли в очередях к инспектору, а инспектора, в свою очередь, обрабатывали множество бумаг для проверки правильности отчета и внесения данных в общую базу.

Сейчас все эти вопросы также можно решать при помощи электронного документооборота

При этом важно понимать, что в электронном виде налоговая служба принимает отчеты и документы строго установленного образца. Любой другой формат принят не будет

А потому при внедрении электронного документооборота имеет смысл проверить формат внутренней документации компании и при необходимости внести в шаблоны документов соответствующие корректировки.

На первом этапе государство начало принимать в электронном виде налоговые декларации. Методика оказалась успешной. И с недавних пор все документы также принимаются в электронном виде.

Основные требования к сервисным провайдерам

Свои требования заказчик излагает в письменном соглашении. В нем указывается продолжительность функционирования сервиса, поддержки, ответа на клиентский запрос, устранения сбоев. Фиксируются и другие важные моменты.

Как правило, провайдерами предлагаются различные схемы подключения к системе, а также различные тарифы, которые находятся в зависимости от уровня сетевого обслуживания.

Клиентские требования могут быть значительно шире, нежели основные положения, установленные ECR-Rus.

К примеру, для больших компаний нужны гарантии продолжительности обработки и доставки сообщений, которые исчисляются не минутами, а секундами. Предполагается, что одно сообщение будет отсылаться не более чем за 10—20 сек.

Основные требования к услугам провайдеров включают:

  • поддержку всех видов передачи;
  • низкую общую стоимость владения;
  • безопасность при соединении;
  • функциональную совместимость с партнерами;
  • простоту инсталляции и настройки;
  • аудит пересылки документов посредством сети;
  • перевод документа из одного формата в другой;
  • быстрое подключение клиентских партнеров по бизнесу;
  • локализацию и разработку программного обеспечения EDI;
  • консалтинговые услуги, обучение и разработку решений в системе;
  • техническую поддержку пользователей.

Основы XML

Быстрое развитие интернета вовлекало в сеть все большее число пользователей. Требования к обмену документацией посредством Интернета возросли. Протокол HTML перестал удовлетворять запросы многих участников.

Как же было проведено реформирование системы? XML EDI был утвержден в начале 1998 года международной организацией W3C в качестве новой спецификации.

XML (Extensible Markup Language) стал основой для создания новых языков. Появилось и множество Web-серверов, использующих технологию XML для организации хранящейся на них информации.

Разбираемся и сравниваем сервисы: эдо, edi и отчетность

Посредством XML можно дать описание целому классу объектов данных, которые получили название документов, ориентированных на конкретную предметную область. Система дает возможность определить, допустимо ли набирать тэги и их атрибуты.

XML дал возможность привлечь на электронный рынок клиентов среднего и малого бизнеса. Существующие в современном мире системы EDI стоят дорого (от 10 000 до 100 000 тыс долларов). Многим мелким компаниям они просто не по карману.

Преимущества EDI

Система заказов EDI обладает рядом преимуществ:

Все действия осуществляются на автоматическом уровне, без опозданий и ошибок, в отличие от ввода документов вручную.
Использование автоматизированных процедур увеличивает скорость и точность сбора нужных данных и дает возможность фирмам сфокусироваться на главных проблемах, а не на бумажной волоките.
Любой ритейлер, поставщик или компания логистики осуществляет всего одно подключение. Таким образом, предоставляется безграничная возможность общения с минимальными затратами со всеми участниками

При этом не принимаются во внимание их учетные системы, оборот документов и квалификация персонала.
Система EDI может решить спорные ситуации, в которых один партнер утверждает, что заказ был им отправлен, а другой — что не получил его. Такая ситуация встречается часто

В этом случае система фиксирует все операции и в состоянии дать развернутую информацию относительно того или иного действия с документацией. Это способствует быстрому разрешению конфликта.

Разбираемся и сравниваем сервисы: эдо, edi и отчетность

Степень риска при пользовании системой

Даже при наличии надежного поставщика услуг в сфере EDI, возможны некоторые внутренние изменения. К примеру, многие российские компании используют внутренние коды, не прибегая к употреблению GLN-кода.

Перед началом пользования EDI нужно получить эти коды и ввести их в систему. Риск внедрения EDI зависит от уровня ИТ. При лоскутной автоматизации угроза будет исходить от отсутствия нормальной системы учета.

Риски ритейлеров крупных компаний связаны с плохой развитостью рынка EDI. Тормозом развития служит законодательство, несмотря на то что был принят закон об электронной подписи. Компании, занимающиеся бизнесом в России, обязаны архивировать все документы, оформленные на бумаге. Партнеры из регионов опасаются электронной формы ведения дел и отказываются от нее, не подчиняясь ритейлеру.

Обязательства провайдеров

Провайдеры EDI систем обязаны представить на аутсорсинг собственную ИТ-структуру и обеспечить пользователю доступ к центру процессинга, который обладает высоким уровнем производительности и надежности. Услуги системы должны быть доступными круглый год и в любое время суток.

В отличие от ИТ-структуры большинства компаний, центр процессинга обеспечен бесперебойным питанием электроэнергией, многоуровневой защитой от взлома, гарантиями сохранности информации при любых неполадках. Время, за которое документ пересылается из одной точки в другую, не должно превышать 10 минут.

Провайдер в ответе за скорость работы сервиса, гарантирует пересылку сообщений и проверку в них ошибок. При этом провайдеры осуществляют связь посредством интернета, а прямые контакты между пользователями обеспечивают при помощи сети с дополнительной функцией (VAN).

Разбираемся и сравниваем сервисы: эдо, edi и отчетность

Сервисы обмена электронными документами

Сервисы обмена позволяют контрагентам обмениваться юридически значимыми счетами-фактурами, бухгалтерской первичкой и другими документами через Интернет. Сервисы начали свое развитие в 2012 году, когда на законодательном уровне появилась возможность выставлять счета-фактуры в электронной форме. Для сравнения: на Западе аналогичные сервисы работают с 2000-х годов.

Обмен электронными документами предлагается Операторами ЭДО СФ на коммерческой основе. Стоимость отправки одного счета-фактуры, в среднем по рынку, составляет от 5 до 9 рублей. При этом часто за стоимость одного документа можно отправить счет-фактуру и документ-основание – товарную накладную или акт. Входящий трафик, как правило, бесплатный.

Главная и отличительная особенность сервисов обмена по сравнению с EDI – обеспечение юридической значимости всех отправляемых документов. Помимо использования усиленной квалифицированной электронной подписи, юридическая значимость электронных документов достигается за счет множества других факторов. Это и определение правоспособности использования сертификатов ЭП, и соблюдение Регламентов обмена электронными документами, если таковые имеются (например, Регламент обмена электронными счетами-фактурами, утвержденный Приказом Минфина РФ N50н), и соответствие форматов и форм документов установленным действующим законодательством РФ требованиям, а также соответствие иным организационно-правовым требованиям, предъявляемым как со стороны законодательства, так и со стороны соглашений, заключенных между участниками электронного взаимодействия.

***

Каждый из сервисов ЭДО решает определенные задачи. Сервисы могут дополнять друг друга, но не заменять. Выбирайте сервис, исходя из своих задач и потребностей.

Пример расчета эффективности использования EDI

Каков же уровень эффективности EDI системы? Примеры расчета служат наглядным подтверждением.

Легко уточнить, какую численность разных соглашений по обмену надо заключить участвующим в конкретном случае:

  • Для шести участников применяется следующий расчет: N = 6 x (6-1)/2 = 15.
  • Для 100 сотрудничающих людей применим расчет: N = 100 x (100-1)/2 = 4450.

С возрастанием количества участников рост цифры возрастает экспоненциально.

Численность пользователей равна количеству операций по обмену, каждый партнер действует в соответствии с едиными правилами и производит подключение к общей платформе. При этом способ подсоединения других провайдеров его абсолютно не интересует. EDI провайдер за все отвечает сам благодаря определенной стандартизации сообщений.

Приступим к анализу экономической эффективности. За основу возьмем торговую сеть, отправляющую 4000 заказов в месяц. Обработка заказа вручную происходит за полчаса. Электронная система EDI способна сделать это за пять минут. Если торговая организация имеет несколько тысяч поставщиков, то даже получасовая экономия во времени на каждом партнере дает весомый результат.

Разбираемся и сравниваем сервисы: эдо, edi и отчетность

Что же думают сами пользователи о таком устройстве, как система EDI? Электронный документооборот отзывы хвалят. Пользователи утверждают, что работа схемы отличается четкостью и бесперебойностью. Без такой системы трудно было бы вести дела в современном мире бизнеса, где каждая минута дорога.

Провайдеры EDI в России

К примеру, коммерческая форма системы в нашей стране возможна благодаря существующему локализованному стандарту обмена информацией на электронном уровне EANCOM. Также функционирует глобальная локальная информационная структура и компании-провайдеры, берущие на себя обеспечение реализации всех проектов по электронному обмену документацией.

В 2004 году комитетом по технологиям ECR-Rus был проведен тендер, в результате которого были выбраны компании, получившие право обеспечения услуг по электронному обмену документами. Комитет намеревается беспрестанно увеличивать численность провайдеров. Основным критерием при выборе служит технологическая мобильность в сервисе EDI, а также цена на предоставляемые услуги для пользователей.

Основной задачей ECR-Rus является применение технологий системы EDI не только в сфере среднего и малого бизнеса.

Комитетом заключается соглашение со всеми поставщиками сервиса, что дает возможность контроля и поддержки основных норм качества, установленных ECR-Rus.

Площадки (сервисы) документооборота

Сегодня существует широкий перечень площадок, предоставляющих услуги документооборота. Это Directum, ELMA, DocsVision, WSS Docs, E-COM, Диадок и многие другие. Все они выполняют примерно одинаковые функции:

  • Получение электронного документа от пользователя.
  • Отправка адресату в его учетную запись или передача в указанную систему, если получатель работает с другим сервисом.
  • Фиксация данных о документе и отправке.

При выборе системы для своей компании важнее всего учитывать предпочтения ваших клиентов

Здесь важно, чтобы вы либо работали в той же системе, что и важный для вас клиент, либо должна быть в сервисе возможность интеграции (обмена данными) между вашей системой и аналогичной площадкой, которой пользуется ваш клиент

В некоторых случаях вы сумеете убедить покупателя начать работу с удобной для вас площадкой. Но очень часто, особенно, в случае начала сотрудничества с крупными торговыми сетями и предприятиями, они уже давно сделали свой выбор, и одно из условий сотрудничества – возможность работы с определенной площадкой электронного документооборота.

Интеграция с 1С и другими учетными системами

Для эффективной работы электронного документооборота очень важно, чтобы выбранная вами площадка поддерживающая интеграцию с вашей учетной системой. Зачем это нужно:

Зачем это нужно:

  • Сотрудники компании создают документы в учетной системе предприятия;
  • После формирования документ автоматически передается внутри системы руководителю или бухгалтеру на подпись;
  • Проверенный и подтвержденный руководителем документ необходимо передать без искажений и ручного ввода данных, т.е. дополнительных затрат времени и возможных ошибок, в сервис электронного документооборота;
  • При грамотной реализации передача данных происходит автоматически. После нажатия кнопки «Отправить документ» он трансформируется в форму, необходимую для системы электронного документооборота автоматически и отправляется в сервис, где происходит фиксация и отправка документа получателю.

Очень важно, чтобы под вашу учетную систему было готовое решение на стороне сервиса, на основании которого ваши специалисты смогут реализовать необходимую надстройку для учетной программы. Если подобного решения нет, то лучше не пытаться реализовать его самостоятельно, это очень трудоемкий и сложный процесс

В сервисах документооборота применяется цифровая подпись, сложные системы шифрования. А потому нет никаких гарантий, что даже после всех усилий программистов вы получите необходимый результат. Лучше выбрать другую площадку, где вы найдете подходящий вариант интеграции.

Схема передачи

Система электронного документооборота EDI может обеспечить транзакции и без использования общепринятых протоколов. В европейских странах прямыми средствами соединения стали VPN (Virtual Private Network), FTP (File Transfer Protocol) и EDIINT (EDI over the Internet), а также сети с дополнительными услугами VANs (Value-added Networks).

Основные принципы применения системы EDI в Интернете посредством стандартов AS1 и AS2:

  • скрытость информации от посторонних лиц — возможность ознакомления с документами только отправителем и получателем;
  • обеспечение аутентификации — удостоверение подлинности посредством проверки электронной подписи;
  • достоверность документа — невозможность изменения его содержания без участия получателя;
  • надежное оповещение — невозможность отказа от полученного сообщения.

Из чего состоит электронный документооборот

В этом виде документооборота участвуют 4 стороны:

  1. Поставщик товаров или услуг. Сторона, которая генерирует электронный документ.
  2. Покупатель или клиент. Сторона, которая принимает электронный документ.
  3. Компания вендор, которая предоставляет электронную площадку для обмена документами и услуги сервиса для организации электронного документооборота.
  4. Государство. Госорганы, куда компания вендор передает данные о зафиксированных сделках и оформленных документах.

Как это реализуется на практике:

  1. Поставщик товаров или услуг генерирует электронный документ в собственной учетной системе или сразу в сервисе, предоставляемом вендором.
  2. Документ внутри сервиса мгновенно отправляется компании-адресату, которая получает его либо непосредственно в сервисе, либо в подключенной к сервису собственной программе.
  3. Площадка фиксирует данные о документе.
  4. После «подписания» (подтверждения) стороной получателя данные о документе отправляются в налоговую инспекцию.

Таким образом автоматически фиксируется факт отправки и получения документа. В отличие от бумажных пакетов с документами, которые передаются сотрудниками компании, курьерской или почтовой службой, в электронном виде не получить документ или потерять его невозможно. Факт своевременного получения документа в электронной системе фиксируется автоматически, эти данные можно использовать в случае возникновения спора даже в суде.

Также автоматически информация о подписанных с двух сторон документах передается в налоговые органы, что снижает вероятность ошибок бухгалтерии, потерянных бумажных копий или не включения какой-то сделки в отчет, что исключает в будущем возможные штрафы и другие проблемы с налоговой, связанных с человеческим фактором и столь распространенных в случае использования бумажного документооборота.

При бумажном документообороте руководителю компании сложно контролировать своевременность получения каждого документа. Чаще всего эти вопросы решаются на уровне бухгалтеров, курьеров, менеджеров по продажам. В результате далеко не всегда бумажные оригиналы оказываются у бухгалтера до окончания отчетного периода. А это в случае проверки может привести к штрафам и другим неприятностям.

При электронном документообороте:

Оригинал документа доставляется мгновенно. Нет необходимости в почтовых отправлениях, помощи курьеров или менеджеров. Нет отсрочек и связанных с ними проблем.
Руководитель компании в любой момент может проверить, когда именно был отправлен и получен документ

И в случае проблем, связанным с отсутствием важной документации, у сотрудников нет возможности переложить ответственность за свои ошибки на “плохую работу почты” и другие внешние факторы. Это понимают и сами сотрудники компании

А потому отсрочки и проблемы с отправкой/получением документов после внедрения этой системы становятся крайне редким явлением.

Чтобы реализовать сотрудничество через электронный документооборот необходимо, чтобы обе стороны пользовались программным обеспечением, подключенным к какой-либо площадке документооборота. Или, как вариант, одна или обе стороны могут работать прямо в сервисе отправки-получения документов.