Что такое письмо, его значение в русском языке

Укажите выгоду в строке темы письма

Строка темы в письме является чуть ли не самой главной частью. Так как она должна предвкушать основную тему письма и настраивать получателя на нужный вам лад. И именно поэтому вы должны заполнять ее в последнюю очередь уже после того, как вы написали все аргументы и доказательства, которые поддерживают ваше основное заключение.

В идеале, тема письма должна решать две важные задачи: она должна настолько заинтересовать получателя, чтобы он открыл и прочел письмо; и она должна заключать в себе вывод, который вы хотите донести до получателя.

В большинстве случаев лучший способ выполнить сразу обе задачи — это написать о преимуществах, которые можно получить в результате принятия желаемого для вас решения.

Неправильно

«Влияние на здоровье сотрудников программы по оборудованию тренажерных залов в офисах»

Правильно

«Как мы можем уменьшить количество прогулов сотрудников»

Виды писем

Письмо

Звуковое послание XXI века. Французская открытка 1910 года

Аккредитив
Аудиописьмо
Благодарственное письмо
Верительные грамоты
Гневное письмо (англ.)
Гибридная почта
Деловое письмо
Заказное письмо
Каперское свидетельство
Любовное письмо
Открытое письмо
Предупреждающее письмо (нем.)
Письма счастья
Письмо-знакомство (Letter of introduction)
Письмо крест-накрест
Письмо о разрыве отношений (англ.)
Письмо к редакторской группе (англ.)
Послание в стихах
Письмо о намерениях
Рекомендательное письмо
Рекламное письмо (англ.)
Сопроводительное письмо
Ядовитая анонимка (англ.)

Виды писем делового назначения

В процессе работы любого предприятия письма делового назначения используются для решения большого количества разнообразных вопросов. Поэтому и типов письменной документации существует достаточно много.

Виды деловых писем по территориальному признаку:

переписка, осуществляемая внутри страны;
переписка международного значения.

Исходя из способа доставки письма получателю, различают:

корреспонденцию, пересылаемую почтой;
письма, которые пересылаются по факсу;
сообщения, которые имеют вид электронного письма.

Исходя из статуса участников переписки:

переписка юридических лиц (от имени фирмы, организации);
передача корреспонденции между физическими лицами.

Деловые письма выделяют исходя из числа получателей:

письмо, адресуемое 1 получателю;
письма, которые адресуются сразу нескольким получателям.

Виды деловых писем распределяются в зависимости от области их применения:

корреспонденция руководящего звена организации;
переписка коммерческого назначения;
письма, связанные с судебными делами;
переписка личного характера.

По направленности выделяют виды английских писем:

инициативная корреспонденция.
ответная переписка.

По типу составления письма:

регламентированные (письма, написанные на основании установленной формы);
нерегламентированные (письма, не обусловленные правилами).

Виды писем по степени иерархии:

письма от организаций, которые занимают вышестоящее административное положение;
корреспонденция подчиненных организаций;
письма от третьих организаций, не указанных в договоре.

Исходя из проблематики сообщения, можно выделить:

корреспонденцию финансовой направленности;
правовую корреспонденцию;
письма по вопросам материально-технической базы организации.

Письма можно разделить в зависимости от цели, преследуемой отправителем:

корреспонденция, направленная адресату для решения рабочих вопросов;
письма этикетного характера, которые отправляются для влияния на эмоции получателя.

Что такое деловое письмо

В настоящее время к этой категории можно отнести все письма и сообщения, касающиеся коммерческой деятельности, организационных и текущих вопросов компании. Если раньше при написании делового письма придерживались строгих правил, то сейчас нужно адаптировать стиль по ситуации и учитывать специфику канала общения.

Соблюдайте общие правила деловой переписки:

Нейтральный тон общения. Никакой фамильярности, грубости или излишней учтивости.
Краткость и четкость информации. Длинные вступления или туманные формулировки не нужны. Опирайтесь на факты, излагайте суть сообщения без воды и избыточной информации. Рекомендуемый объем – не больше одной страницы, остальную информацию лучше перенести в приложение и прикрепить файлом.
Точное определение адресата, если сообщение направлено определенному человеку.
Четкая структура. Сплошная простыня текста воспринимается плохо.
Размер текста адаптируется под канал общения. Не стоит слать несколько сообщений в мессенджере или делать электронное письмо длиной в несколько экранов.
Избегайте сокращений, аббревиатур и сленга, особенно если письмо отправляется впервые. Исключение – узкоспециализированная переписка.
Не начинайте общение в нерабочее время. Это считается признаком дурного тона.
Четко указывайте отправителя, а также все доступные каналы связи.

В зависимости от адресата и цели, для которой сделано деловое письмо, можно выделить следующие виды:

Предложения о сотрудничестве. Чаще всего это документ установленного образца. Он может быть одинаковым для всех адресатов (циркуляр) либо персонифицированным. В этом случае указывается конкретный человек или же должность (например, «Начальнику отдела снабжения»).
Деловая переписка с партнерами. С ее помощью решаются все текущие вопросы, делаются запросы и решаются возникающие в процессе работы проблемы.
Письма клиентам. Можно сообщать им о новых поступлениях товара, акциях и т. д. Чаще всего формируется клиентская база, по которой и производится рассылка.
Переписка с органами власти, предсудебные предупреждения, решение правовых вопросов.

Письма могут быть адресованы конкретному сотруднику или руководителю либо носить общий характер. Также их делят на те, которые требуют ответа, и те, на которые отвечать не нужно.

Как использовать в современном мире

В наше время деловое письмо используют для разных целей. В зависимости от канала общения меняются особенности документа, его структура адаптируется. Основные варианты:

Рекомендуется выдерживать деловой стиль общения и придерживаться описанных ниже норм при любом общении с клиентами или партнерами.

Структура текста письма

Текст письма состоит, как правило, из вводной и основной частей, логически связанных между собой. В вводной части указываются факты, события, обстоятельства, повлёкшие написание письма, ссылки на нормативные документы, инструкции и т. д. В основной части излагается содержание письма, в зависимости от его тематического признака — просьба, предложение, сообщение и т. д.

Тексты писем в сравнении с другими документами являются самыми демократичными и богатыми относительно использования лексико-грамматических и стилистических языковых средств.

Написание делового письма — это настоящее искусство, ведь тексты писем в наименьшей степени трафаретны и унифицированы. «Обычно мы заботимся лишь о том, чтобы чётко и лаконично изложить информацию, а забываем, что эта корреспонденция не просто важная часть бизнеса, но и наше лицо». Чтобы овладеть искусством переписки, следует усвоить правила ведения деловой корреспонденции.

Служебные письма пишут или печатают на бланке или чистом листе бумаги только с одной стороны. Если письмо состоит из нескольких листов, то на бланке выполняется только первая страница, а последующие — на чистых листах. Для удобства с обеих сторон страницы оставляют поля: левое — не менее 30 мм; правое — не менее 8 мм; верхнее — 20 мм; нижнее — 16—19 мм.

Нумерация страниц. В письмах, оформленных на двух и более листах бумаги, нумерацию страниц начинают со второй. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля арабскими цифрами на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края. Возле цифр не ставят никаких пометок.

Рубрикация. Это членение текста на составные части, графическое отделение одной части от другой. Рубрикация является внешним выражением композиционного строения письма. Простейшая рубрикация в письмах — разделение текста на абзацы.

Абзац указывает на переход от одной мысли к другой и должен составлять три интервала от поля.

Типичный абзац имеет три части:

1) зачин (формулируется тема абзаца, то есть сообщается, о чём речь пойдёт далее);

2) фраза (излагается основная информация абзаца);

3) комментарии (суммируется то, о чём шла речь в абзаце).

Текст письма печатается через полтора или два интервала. В тексте не должно быть исправлений или подчисток.

Не следует отправлять письмо, написанное через копировальную бумагу, это свидетельствует о неуважении к адресату.

Общепринято отвечать на письма как можно скорее. Специалисты по культуре деловой переписки конкретизируют срок написания ответа адресату в зависимости от содержания письма.

Правила вежливости требуют ответить на полученное письмо в течение 7—10 дней.

Получив письмо-запрос, который требует подробного рассмотрения, следует в течение трёх дней сообщить, что письмо получено, и дать окончательный ответ в течение 30 дней.

Письмо-поздравление можно присылать в течение 8 дней с момента получения сообщения об определённом празднестве.

Письмо-соболезнование направляется в течение 10 дней после печального события.

Не следует отвечать на письма наскоро, сгоряча, сразу после получения досадных, поражающих известий.

Виды писем информационного характера

По функциональному назначению выделяют следующие виды писем:

1. Письма информационной направленности – это сообщения, основной целью которых является предоставление информации получателю. Данный вид корреспонденции может быть представлен следующими видами:

Информационное сообщение – это послание, которое носит, как правило, официальную информацию. Зачастую в нем объясняется суть нормативных и законодательных актов. Письма информационного характера могут быть разосланы большому кругу получателей.
Письмо-сообщение – это послание, с помощью которого отправитель сообщает об интересной и актуальной для обеих сторон информации. Данный вид письма может быть как инициативным, так и отвечать на ранее присланное сообщение с просьбой или запросом.
Сопроводительное письмо – сообщение, которое поясняет и дополняет отправляемый пакет документов. К примеру, в случае поступления на работу вместе с резюме, должностной инструкцией, биографией и другими необходимыми документами нужно отправить краткий их перечень и содержание.

Сообщение-напоминание – письмо, которое просит получателя выполнить обязанности или действия согласно договоренности.
Сообщение-извещение – это письмо, которое информирует о предстоящих в скором времени массовых совместных мероприятиях (семинары, конференции и др.). Обычно данное сообщение рассылается большому кругу получателей, представителям других организаций, чтобы пригласить и призвать их к участию.

Извещение не только информирует о дате и времени предстоящего мероприятия, но и о теме, целях и условиях его проведения:

Сообщение-уведомление – это письмо, которое служит для передачи официальной информации о массовом мероприятии или собрании. Уведомление, как правило, оповещает широкий круг заинтересованных лиц, поэтому может быть опубликовано в печатных изданиях.
Письмо-реклама – сообщение, которое положительно влияет на потенциальных покупателей товаров и услуг, повышает желание приобрести ту или иную вещь или воспользоваться услугами.

В словаре Синонимов

письмецо, письмишко, письмище, записка, послание, уведомление, весточка, цедулка, цидулка, цидулька, писулечка, писулька, писуля, грамотка, billet doux, известие, извещение, рескрипт, сообщение, эпистола, микрография, грамота, слезница, депеша, препроводилка, препроводиловка, сопроводиловка, телега, малява, авизо, корреспонденция, треугольник, картель; письменность, чистописание, графика; пазиграфия, тайнопись, катакана, латиница, хирагана, кириллица, пиктография, идеография, полуустав, кипу, камбио, деванагари, брахиграфия, квипу, бодмер, вязь, глаголица, огам, онмун, кхароштхи, невмы, бустрофедон

Письма Деду Морозу

Существуют разнообразные виды писем Деду Морозу. Такое послание является очень важным в жизни каждого ребенка, поэтому к его написанию дети относятся очень ответственно. Родителям нужно продумать все мелочи его написания, чтобы помочь своим чадам все красиво оформить.

Значение такого вида письма нельзя недооценивать, ведь родители из его содержания могут узнать, чего на самом деле хочет их малыш. А дети проявляют свою фантазию и приобретают первые навыки написания посланий в игровой форме. А главное – они делают это с большим удовольствием.

Можно выделить 5 видов писем и примеров их оформления для Деда Мороза:

Шаблон для послания Деду Морозу. Такой тип является самым простым из всех видов. Вам нужно просто найти понравившийся вам вариант оформления письма с открыткой и распечатать его, добавив свои реквизиты и пожелания.
Открытка, сделанная своими руками для Деда Мороза. Такую открытку сможет приготовить ребенок с помощью взрослого или самостоятельно. Для этого нужно только взять лист разноцветного картона и сделать на нем украшения (елки, снежинки, снеговики, белочки, символ предстоящего года, Дед Мороз, Снегурочка и т.д.) из дождика или ваты. Для красивой декорации можно использовать также разноцветную ткань, бусинки, цветную или белую бумагу, серпантин, бисер, песок, скорлупу ореха.
Фамильное письмо. Можно написать оригинальное письмо с символами вашей семьи. Для этого нужно придумать псевдонимы для членов семьи или попросту назвать всех сказочными или мультяшными героями. Для такого письма лучше взять пергамент и красивым почерком написать послание, в конце добавив символы вашей семьи: флаг, герб и печать.
Коллаж в новогоднем стиле. Можно взять белый картон или лист бумаги и наклеить на него вырезанные заранее фигурки деток, зверей, Деда Мороза, Снегурочки и прочих любимых героев.
Марки и конверты. Конверт для такого дела лучше выбрать яркий и праздничный. Можно купить его в магазине или сделать своими руками, наклеив марку. Конверт можно также необычно украсить в новогоднем стиле и создать собственную марку.

Классификация писем

Все деловые письма по функциональным признакам делятся на две группы:

письма, требующие ответа. К ним относятся:

письма-прошения;
письма-обращения;
письма-предложения;
письма-запросы;
письма-требования.

письма, не требующие ответа. Сюда относятся:

письма-предупреждения;
письма-напоминания;
письма-подтверждения;
письма-ответы;
сопроводительные письма;
гарантийные письма;
письма-уведомления (информационные письма);
письма-распоряжения.

По тематическому признаку деловые письма делят на:

I. Коммерческие — используются при подготовке к заключению коммерческого соглашения, а также во время исполнения условий договоров. К ним относятся следующие деловые письма:

письмо-ответ — письмо, содержащее сведения, запрошенные ранее;
письмо-запрос — письмо, в котором адресант обращается с определённым вопросом к адресату, например, обращения одной стороны к другой о желании заключить соглашение, как правило, без указания условий сделки или уточнить какой-то вопрос при совершении сделки;
письмо-информация — содержит информацию о состоянии каких-то дел, которые могут интересовать ту организацию, в которую это письмо отсылается;
письмо-предупреждение — письмо, в котором адресат предупреждается о прекращении предыдущей договорённости, в случае невыполнения им своих обязательств;
письмо-предложение (оферта) — заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;
письмо-претензия (рекламация) — претензии к стороне соглашения, нарушившей принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещения убытков;
письмо-напоминание — содержит напоминание о выполнении договорённостей, обязательств и условия, которые будут приняты в случае их неисполнения.

II. Некоммерческие — используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений. К ним относятся:

письмо-гарантия — содержит в себе подтверждения определённых обязательств или условий и адресуется отдельной организации или учреждению.
информационное письмо (письмо-уведомление) — предусматривает информирование о каких-то событиях или фактах, которые представляют интерес или могут заинтересовать адресата;
письмо-подтверждение — содержит подтверждение получения какого-либо товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т. п.;
письмо-благодарность — содержит выражение благодарности по какому-либо поводу;
письмо-поздравление — содержит поздравления по какому-либо поводу;
письмо-приглашение — содержит приглашение на какое-то мероприятие;
письмо-прошение — содержит просьбу сделать или прекратить какое-то действие, побудить к действию и т. п.;
письмо-рекомендация — письмо с прежнего места работы, характеризующее профессиональные качества соискателя работы или письмо с рекомендациями известного адресату письма партнёра, фирмы.
письмо-соболезнование — содержит соболезнования по какому-то поводу;
инструктивное письмо — содержит указания и разъяснения подведомственным организациям;
сопроводительное письмо — состоит в сообщении адресату о направлении каких-либо сопроводительных (неадресованных) документов, материальных ценностей и т. п.

По структуре выделяют следующие деловые письма:

Регламентированные — составляются по определённому установленному образцу.
Нерегламентированные — содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.

По количеству адресатов :

Обычные — направляются на один адрес от имени одного корреспондента.
Циркулярные — направляются целому ряду учреждений (например, руководящим учреждением своим структурным подразделениям (несколько адресов)).
Коллективные — направляются на один адрес, но пишут его от имени нескольких корреспондентов.

По форме отправления деловые письма могут быть:

Конвертные — отосланные с помощью почты в конверте (почтовое отправление).
Электронные — отосланные в электронном виде на e-mail (электронная почта).
Факсовые — отосланные факсом (факсовое сообщение).

В словаре Д.Н. Ушакова

ПИСЬМО́ *****Письмо Ленина ЦК РСДРП «Марксизм и восстание». Письмо Сталина в редакцию журнала «Пролетарская революция» «О некоторых вопросах истории большевизма». Письмо на пяти страницах. Писать письма. Роман в письмах (в форме писем действующих лиц друг к другу). «В забвеньи шепчет наизусть письмо для милого героя.» Пушкин.| Соответствующее почтовое отправление. Заказное письмо. Закрытое письмоо (вкладываемое в конверт и запечатанное). Открытое письмо (без конверта, на карточке установленного образца; также сама эта карточка). Письмо до востребования. «Запечатать, распечатать письмо. Отнесешь письмо на почту, и скажи почтмейстеру, чтоб он принял без денег.» Гоголь.2. Официальный (преим. денежный) документ (·ист. ). Заемное письмо. Кредитное письмо (см. кредитный» title=’что такое кредитный, значение слова кредитный в словаре Ушакова’>кредитный).3. только ед. Умение, способность писать. Искусство письма известно с очень древних времен. Учиться письму. Различные способы письма.4. только ед. Графические знаки, начертания для передачи, запечатления речи на каком-нибудь материале. История письма. Изобразить что-нибудь с помощью письма или на письме. Отношение письма к языку.| Та или иная система, форма, тот или иной стиль таких знаков. Арабское письмо. Латинское письмо. Эволюция письма. Курсивное письмо. Рукопись готического письма.| Внешний вид чего-нибудь написанного, почерк. Мелкое, крупное, неразборчивое письмо.

В словаре Даля

ср. письмена, азбука, буквы, грамота. У чукчей и у коряков нет
своего письма. Это письмо, письмена армянские. | Все, что написано,
писанное, или грамотные знаки, выражающие речь. Письмо вязью. На стволе
чеканное письмо было, да вытерлось, и не разберешь. Из письмен слагается
письмо. | Писанье, как действие. Письмо знаешь? писать умеешь, грамотен?
Наш брат все за письмом сидит, пишет. | Почерк руки, писанье, по
качеству, У него четкое и чистое письмо; связное, нечеткое письмо. |
Грамотка, уведомленье, сообщенье на бумаге, лист южн. зап. писанье,
письменная речь, беседа, посылаемая от одного лица к другому. Станешь
писать письмо ко своим, припиши поклон от меня. Письмецо придет и вестей
принесет. Маку в мешочке, насыпано, а не перетрясется? письмо. Маком по
белой земле посеяно, далеко вожено, а куда пришло, там взошло? письмо.
Письмами крепится, стар. давать какое-либо обязательство на письме, на
бумаге. Письмо крепь, руки не давай, говор. крестьяне, боясь всякого
рукоприкладства. Письмо -рука, а где рука, там и голова. Заемное письмо,
вексель неторгового человека. Письменный, писанный, написанный,
противопол. устный, словесный, или печатный. Письменный договор.
Письменная книга, рукопись. | Вообще к письму и писанью относящийся,
принадлежащий. Письменные припасы. Письменный стол. Письменный слог,
язык, несколько напыщенный и искусственный, в котором нет простоты
устной речи. Письменные дела, приказные, канцелярские. Письменная душа,
ниж. мужская, ревизская, писанная. Письменный голова, стар. (1680) род
губернатора. Письменный гранит (с немецк.), еврейский камень, пегматит,
пестрый гранит, на котором видятся еврейские письмена. Письменная руда,
телуристое золото, вид золотой руды. Он просил меня письменно, на
письме, письмом. Письменность ж. письменность, знание кем грамоты,
письма, или | бытность ее у народа; грамотность. У нас письменность
сильно распространяется, грамотность. У лопарей нет письменности. |
Литература, словесность, памятники письмен, все, что написано или
напечатано. Письменник, -ница, грамотный, грамотей, знающий читать и
писать. | Письменница, прописная азбука, для обученья. Письме(я)нный
человек, грамотный, знающий письмо, письменник, -ница, то же, человек
грамотный. Писемный, относящ. до письма, письмеца, грамотки. Писемная
тайна. Писемный вор, крадущий письма. Писемщик м. разносчик писем,
почтарь. Письмовая почта, правильнее чем письменная. Письмовные вести,
дошедшие по письмам. Письмовный человек, письменный. Письмовник, книга,
содержащая правила и примеры для писем, бумаг, деловой и частной
переписки; сборник писем. Писемщик м. пск. почтальон; | *пустой
вестовщик, газетчик. Письмовод, письмоводец м. письмоводчик и
письмоводитель, секретарь, и вообще старший чиновник небольшой
канцелярии. Письмоводная или письмоводительская должность. Письмоводство
ср. занятие письмоводца. Письмодатель, -ница ж. выдавший от себя заемное
письмо, векселедатель. Письмокрад: пишите мне об этом страховое письмо,
здесь оказалась письмокрады. Письмоносец, разносчик писем, писемщик.
Письмоподатель просит на чай, а письмополучатель не дает. Письмописец,
писавший письмо, или промышляющий писаньем за деньги. Письмочий м.
письмочтец, читающий кому письма. Писчебумажный, к писчей (противопол.
хлопковой) бумаге относящ. Писчебумажная фабрика, торговля.

Как отправить письмо

Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.
Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).
Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.
Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.
Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.

Подкрепите каждый аргумент доказательствами

Если вы напишете письмо, состоящее из сплошных аргументов, его могут воспринять как сплошное личное мнение и не более. Для каждого аргумента нужно доказательство. Иначе как понять, что это действительно работает?

Неправильно

«Тренажерный зал в офисе будет правильным решением, потому что люди предпочтут идти на работу, а не оставаться дома. Также это поможет снизить общую заболеваемость в офисе.»

Правильно

«Снижение количества прогулов. Согласно опросу, проведенному Национальным Институтом Здоровья среди 1.000 фирм, у которых есть тренажерные залы в офисах, прогулы сотрудников в этих компаниях на 20% ниже, чем в тех компаниях, у которых нет подобного оборудования.»

Интересные факты

Самым большим письмом в мире является пергамент длиной 10 м и шириной 7 м, отправленный персидским шахом[уточнить]турецкому султану Сулейману Великолепному в XVI веке. Это послание хранится в этнографическом музее Анкары (тур. Ankara Etnografya Müzesi).
Самое маленькое письмо имеет размеры 23 × 36 мм и было обнаружено в 1983 году в Почтовом музее Стокгольма (швед. Postmuseum). На письме, прошедшем все этапы почтовой обработки, имеется марка, использованная для франкировки в соответствии с действующим тарифом и погашенная штемпелем от 21 июля 1883 года.
Согласно «Книге рекордов Гиннеса», самым дорогим письмом в мире долгое время считалось послание Авраама Линкольна, написанное им 8 января 1863 года и адресованное генералу Джону Макклернанду в Мемфис (штат Теннесси), которое было продано за 748 000 долларов в Нью-Йорке на аукционе Кристис в 1991 году. Однако 3 апреля 2008 года ещё более небывалую сумму заплатили на аукционе Сотбис в Нью-Йорке за другое письмо Линкольна, написанное в 1864 году в ответ на прошение 195 мальчиков и девочек об . Письмо ушло с молотка за 3,4 миллиона долларов в частную американскую коллекцию.
В истории известен не один случай, когда письма доставлялись на дальние расстояния в очень короткие сроки, невозможные и при современных средствах сортировки и транспортировки почты. Так, письмо, отправленное 6 августа 1849 года из Лондона, было доставлено в Швейцарию, в Невшатель на второй день. Письмо, посланное в 1905 году из Оксфорда, достигло Франкфурта-на-Майне за три дня, хотя и ныне такой путь может занимать четыре—пять дней

За историю письменности письма писались на самых разнообразных носителях. В музее УФПС Краснодарского края — филиала ФГУП «Почта России» хранится письмо, написанное на листе магнолии и датированное 1954 годом. Это письмо в 2009 году было названо в числе 15 победителей всероссийской акции «Экспонат для почтового музея».
В СССР с 1950-х до 1990-х годов в студиях звукозаписи была услуга «звуковое письмо», записывавшееся на гибкой грампластинке и посылаемое адресату в специальном почтовом конверте с надписями «Звуковое письмо. Не сгибать».

Как правильно составить и написать деловое письмо

Разберем по шагам процесс написания делового письма. Инструкцию можно адаптировать в зависимости от канала общения. Чаще всего используют электронную почту, так как сообщения в ней проще найти при необходимости и можно оформить письмо по всем правилам.

В первую очередь определите цель послания. Подумайте, какие факторы увеличивают вероятность принятия положительного решения. Чем конкретнее формулировка – тем лучше.
Имя отправителя должно быть четким и понятным, без цифр и непонятных названий, иначе шансы попадания письма в спам сильно увеличатся. Название компании или имя и фамилия — лучший вариант.
Заголовок или тема письма. Если вы проработали первый пункт, то с этим этапом вопросов не возникнет. Главное, чтобы заглавие не было слишком длинным и сумбурным.
Приветствие, лучше всего использовать стандартный вариант «Добрый день!». Кратко представьтесь, когда в этом есть необходимость, или укажите название фирмы и сферу ее деятельности. Если сообщение направлено по рекомендации либо в результате переговоров на какой-либо встрече или выставке, обязательно укажите и это.
Текст предложения. Старайтесь излагать информацию кратко и по существу. В идеале уместиться в несколько абзацев. Используйте нейтральный стиль изложения, избегайте канцеляризмов и тяжелых словесных конструкций, сложных для восприятия. Обязательно перечитывайте и упрощайте сложные формулировки.
Соблюдайте общепринятые правила оформления. Используйте один шрифт, важные моменты можно выделить жирным, но это нежелательно. Разбивайте текст на небольшие абзацы, используйте списки, если это упростит восприятие. Если в компании есть шаблон оформления, используйте его для всей деловой переписки. Обязательно проверяйте текст на орфографические, пунктуационные и стилистические ошибки, любые недочеты плохо влияют на репутацию отправителя.
Прикрепляйте файлы только при необходимости. Размещать прайс-лист или описание услуг в письме не нужно. Обязательно укажите, что находится в приложении.
Правильно оформите подпись. Пишите не только название компании, но и имя отправителя, а также контакты для связи. Укажите несколько вариантов: почту, номер телефона и мессенджера, чтобы адресат мог быстро связаться с вами.

Лучше всего сделать шаблон, чтобы менять только тему и текст письма, так вы упростите себе работу, а все письма приобретут единый стиль.

Заключение

Умение вести деловую переписку – обязательный навык для всех, кто работает с клиентами и занимается продажами. Нужно придерживаться основных правил и общепринятых норм, особенно на первых этапах сотрудничества

Важно соблюдать нейтральный стиль и излагать информацию четко и по существу

Полезные ссылки:

Как писать продающие тексты
100 шаблонов продающих заголовков
Как пользоваться Google Docs

Разделите ваши аргументы на несколько легко перевариваемых абзацев

Для того, чтобы аргументы в поддержку вашей идеи легко читались и воспринимались, разделите их на несколько абзацев.

Неправильно

«Согласно недавно опубликованному докладу правительства группы физической активности чрезвычайно важны даже не смотря на то, что лишь немногие компании демонстрируют свою приверженность к подобному поощрению сотрудников. Многие фирмы определяют подобные группы как недооцененный активы, но при этом у них нет плана по внедрению подобных групп в этой отрасли, даже не смотря на то, что фитнес тесно связан с корпоративными и личными успехами. Я считаю, что если мы не введем подобные физические группы в нашей компании, мы останемся далеко позади конкурентов.»

Правильно

«Тренажерный зал в офисе позволит:
— уменьшить прогулы
— увеличить общую продуктивность»

Прообразы современной письменности

Рассмотрим, что такое письмо, существовавшее до того, как сложились современные системы знаков. Раньше люди пользовались другими средствами для «запоминания» устной речи, такими как:

Вампумы (у североамериканских индейцев) – бусинки, имеющие форму цилиндра, нанизываемые на шнурок. Изготавливались из ракушек. Кипу (у инков) – узелки из веревок, делавшиеся из хлопка или шерсти лам. Пиктограммы (использовались в Египте, Китае, Месопотамии, у ацтеков) – знаки, передающие смысл с помощью схематических рисунков. Бирки (в Англии, Италии, России) – обозначения, являвшиеся прообразами цифр. Зарубки (в Северной Америке, Австралии, Китае, Монголии, Африке и Скандинавии) – наносились на палочки, передаваемые гонцу, которому объяснялся смысл каждой из зарубок.

Письмо в его нынешнем виде выработалось в процессе развития раннеклассового общества, что ученые объясняют возрастающей потребностью людей в оперативном обмене информацией в связи с усложнением хозяйственной жизни.

На что обращать внимание при составлении письма

При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д

Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании

Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.