Порядок заполнения обходного листа
Поскольку трудовым правом не предусмотрено обязательности заполнения бланка рассматриваемого характера, законодательством не установлено его единой формы. Соответственно образец разрабатывается руководством по принятым правилам внутреннего документооборота.
Типовой бланк включает ряд сведений:
- полное наименование организации, её юридический статус;
- название документа;
- Ф.И.О. и должность утверждающего лица;
- номер сопроводительного приказа;
- дата составления;
- Ф.И.О. сотрудника;
- должность, отдел;
- табельный номер;
- число и основание увольнения.
После вступительной части приводится таблица из 4-6 колонок (по необходимости – больше). В ней отражаются:
- номер по порядку (необязательно);
- название структурного подразделения, с которым имел обмен данными работник;
- инициалы и занимаемая должность ответственного за дела отдела;
- задолженность или её отсутствие (ставится нужная отметка);
- дата обращения;
- подписи проверяющих;
- примечания.
В самом конце отводится строка для подписи генерального директора.
Стандартно работодатель отмечает в обходном листе те отделы, что связаны с важной информацией, к которой прямо или косвенно имел доступ сотрудник. Ниже представлен перечень таких подразделений:
- бухгалтерия;
- отдел по работе с персоналом;
- отдел по техническому обеспечению;
- служба, где исполнял обязанности работник;
- отдел хозяйственного учета;
- служба безопасности.
Кем используется и заполняется форма
Чаще всего обходной лист применяется в интересах работодателя. Например, он требуется начальникам отделов с целью убедиться, что закрепленные за их подразделением ценности в сохранности и в заявленном количестве.
Для этого руководитель самостоятельно выбирает должностных лиц, у которых увольняющийся сотрудник должен подписать обходной лист, взятый в кадровой службе. Что касается форм собственности, то лист нужен для структур коммерческого типа, в госучреждениях иногда также появляется объективная необходимость (составляется локальный акт).
В дальнейшем уволенный может использовать заверенную бумагу для снятия материальных претензий, если такие появятся.
Как правильно оформить?
Стандартной формы обходного листа не предусмотрено, и это вполне логично, ведь нет определенных требований закона. Только даже учитывая это, исполнительные листы в совершенно разных организациях составляются по крайне схожей схеме. Если говорить о том, что должно быть в исполнительном листе, то он состоит в среднем из:
- Фамилии, имени и отчества сотрудника, который увольняется;
- Должности, которую он занимает;
- Полного названия организации, в которой он трудоустроен;
- Даты увольнения и последнего рабочего дня, которые обычно совпадают, в результате чего не требуется указывать каждую отдельно;
- Таблицы. Пожалуй, это самая основная часть документа, которая является наибольшей его составляющей. В таблице указываются ответственные сотрудники, которых надо посетить, задачи, которые нужно сделать, и имеются места для подписей. Подпись каждого конкретного ответственного лица будет означать отсутствие к Вам претензий и подтверждение отсутствия долгов перед компанией;
- Отметки о выдаче трудовой книжки. Данный пункт обычно сопровождается подписями сотрудников службы кадров, а также Вашей личной. Ваша подпись в данном пункте будет означать, что трудовая книжка получена.
Может случиться такое, что во время заполнения обходного листа выявится за Вами некий долг. Такое может иметь место в результате инвентаризации или приказа, согласно которому Вам необходимо выплатить некоторую материальную задолженность. Произвести погашение этого долга необходимо, либо он будет удержан из заработной платы или других выплат, которые Вам должны будут произвести.
Образец обходного листа при увольнении Вы можете скачать ниже
Образец обходного листа при увольнении в формате .doc
Если нет ни приказа, ни итогов инвентаризации, где указано, что Вы должны выплатить некоторый долг – требование с Вас средств незаконно. Без подтверждения этот факт не считается установленным, поэтому в подписании обходного листа отказать Вам не имеют права. И Вас должны уволить без каких-либо требований и дальнейших последствий.
Образец составления обходного листа
Условно обходной лист можно разделить на 4 блока:
- «Шапка» документа, где прописывается полное наименование организации и название «Обходной лист при увольнении работника».
- Таблица, содержащая сведения об увольняемом работнике: ФИО, подразделение, должность, реквизиты приказа об увольнении, дата увольнения, его основание и иные данные.
- Отметки о сдаче материальных ценностей и документов, отсутствии задолженности. В виде таблицы или иным образом указывается наименование структурного подразделения, руководитель которого должен заверить, что работник не имеет долгов перед организацией по его подведомственности. Проставляется дата записи и подпись ответственного лица.
Список подразделений зависит от структурной сложности компании. Обходной лист должны заверить:
- руководитель отдела, где работал сотрудник;
- завхоз (в подтверждение, что все материальные ценности работником сданы);
- руководитель кадровой службы;
- главный бухгалтер;
- руководители иных структурных подразделений на усмотрение руководства компании (например, службы безопасности, отдела информационных технологий).
- По завершению в обходном листе ставится отметка увольняемого работника, что он получил трудовую книжку, с датой и личной подписью.
Руководитель отдела кадров организации при получении листа обратно заверяет его личной подписью и датой приема.
Кто выдаёт и подписывает обходной лист
Обходной лист выдаётся отделом (службой) кадров организации или предприятия при увольнении трудоустроенного гражданина. Время выдачи не определено. Обычно этот документ предъявляется сотруднику заранее (например, за пару недель до его ухода).
Как правило, в обходном листе фигурируют:
- начальство;
- бухгалтер;
- руководитель отдела информационных технологий;
- руководитель отдела безопасности;
- завхоз.
Напротив каждого имени должностного лица ставится дата, отметка о наличии/отсутствии задолженности и подпись этого лица.
Срок и порядок хранения обходного листа
В связи с тем, что законодательство в сфере труда не упоминает обходной лист, не предусмотрены также сроки и порядок хранения подобных документов. Работодатель самостоятельно решает, какой временной отрезок будет храниться такая документация. Обычно в организациях и предприятиях следуют общим правилам делопроизводства, а также правилам, установленным внутренней документацией. Поэтому срок хранения обходных листов, как правило, равен 3 годам.
Хранение документов в организациях (в т. ч. обходных листов) происходит в соответствии с общими правилами делопроизводства и внутренними локальными актами
Документ при этом хранится в архиве или в отделе кадров организации. Работник вправе потребовать для себя копию документа, чтобы обезопасить себя от необоснованных материальных претензий (если возникнут какие-либо нарекания со стороны работодателя).
Видео: заполнять или не заполнять обходной лист
Обходной лист — это документ, который нередко применяется работодателем для проверки материальной задолженности сотрудника. Во многих организациях обходной лист является обязательным документом при увольнении, и обязанность по его заполнению возлагается на сотрудника действующими внутренними документами. Главным образом это относится к сотрудникам, несущим материальную ответственность во время своей трудовой деятельности. Однако в большинстве случаев наниматель не вправе принуждать трудящихся заполнять подобный документ и препятствовать их увольнению. Исключения действуют в отношении госслужащих. Обходной лист выдаётся сотруднику кадровой службой заранее, чтобы у того было время собрать необходимые подписи до своего увольнения.
Особенности обходных листов при увольнении
Каждому работнику хоть раз в жизни приходилось сталкиваться с таким понятием, как обходной лист при увольнении, правомерность которого до сих пор остаётся под вопросом. В большинстве случаев заполнение этого документа требуется в разного рода коммерческих организациях, а также в ряде государственных структур. Тем самым руководство подтверждает, что у него нет к сотруднику никаких претензий. Если же физическое лицо имеет материальные или иные задолженности перед компанией, то отказ от подписания обходного листа (называемого в народе просто «бегунком») не освобождает его от этой ответственности.
Работники при увольнении зачастую сталкиваются с таким понятием, как обходной лист. Однако далеко не все понимают заложенный в него юридический смысл и алгоритм оформления. Стоит знать, что это один из самых важных документов, имеющий значение, сравнимое с трудовой книжкой.
Подпись означает, что увольняющийся сотрудник сдал всё необходимое оборудование и документацию конкретному МОЛ, и ответственное лицо не имеет претензий к сотруднику по поводу качества и объёма возвращённых ТМЦ (товарно-материальных ценностей). При увольнении все вверенные ценности сдаются, затем заполняется обходной лист и только после этого документ передаётся в отдел кадров для последующего делопроизводства.
Основная функция обходного листа – это защита прав работодателя. Иначе говоря, это некий список, содержащий в себе фамилии ответственных лиц, передавших сотруднику в пользование те или иные материальные ценности, документацию или оборудование.
В соответствии со списком увольняющийся сотрудник должен представить отчёт о сданном имуществе компании.
Можно выделить несколько основных положений документа:
- контроль имущества компании или организации, которое предоставляется работнику во временное пользование (это может быть узкоспециализированное оборудование, транспортное средство или табельное оружие);
- контроль вверенных работнику ТМЦ компании, за которые он нёс ответственность, и работа данного сотрудника заключалась именно в сохранности и регулировании работодателем расхода материальных ценностей;
- контроль документации компании (организации юридической и экономической направленности часто используют в своей работе те или иные документы, разглашение которых может негативным образом сказаться на финансовом положении компании, поэтому перед увольнением сотрудников, использующих данные документы в своей работе работодатель обязан проверить целостность и объем всей документации).
Что такое обходной лист? ↑
Что представляет собой обходной лист? Это документ с перечнем материально ответственных лиц, у которых требуется получить письменное подтверждение, того, что сотрудник не присвоил себе никакого служебного имущества. Требуется кадровой службой перед увольнением.
Обходной лист при увольнении сотрудника
В обходном листе фиксируется передача документов и материальных ценностей, которые находились в ведении увольняющегося сотрудника. Заполнение этого документа необходимо работодателю, чтобы убедиться, что уходящий работник, – а в случае с вузом, студент, – вернул все служебные документы и имущество. Таким образом, документ считается гарантом возвращения работником ценных вещей, полученных им «по долгу службы».
Во многих компаниях обходные листы являются важным документом материальной отчётности, особенно при увольнении материально ответственных сотрудников. Подписывая лист, каждый, указанный в нем, подтверждает, что не имеет к работнику никаких претензий, и что тот ничего не должен.
Обходной лист при увольнении, образец
В документе могут проставляться отметки о том, что сотрудник сдал материальные ценности, которые за ним числились, текущие дела и отчёты о проделанной работе, пропуск в организацию, ключи от кабинетов, служебный телефон и так далее. Лист указывает лиц, к которым нужно обратиться за подписью, подтверждающей отсутствие долгов перед организацией.
Чтобы собрать все подписи от коллег, указанных в листе, порой приходится изрядно побегать. Однако, это делать необаятельно.
Обходной лист для студентов
В случае со студентами обходной лист требуют перед получением диплома, академической справки или перед переводом в другой вуз. То есть необходимость оформления обходного листа настигает студента перед окончательным прощанием с альма матер. Чтобы руководство вуза было абсолютно уверено в том, что студент ему ничего не должен. Как правило, в список входят: студенческий билет, зачетная книжка, книги из библиотеки, имущество из лабораторий, где помогал студент, имущество из общежития и тому подобное.
Обходной лист студента, образец
Обходной лист вуза можно взять в деканате за два месяца до полного окончания учебы и спокойно начать его проходить. Не беда, если пара подписей будут проставлены в листе после зашиты диплома.
На самом деле, обходной лист студентам можно и не заполнять вовсе. Другое дело, что в этом случае придется потратить немного времени на выяснение отношений с деканатом и жалобы.
Без обходного листа деканат может заартачиться и не выдавать диплом или какие-либо других документы на руки. Однако это не правомерно. Согласно приказом Минобрнауки РФ от 10 марта 2005 г. N 65 диплом выдается с приложением к нему не позднее 10 дней после издания приказа об отчислении выпускника (п.27).
Обходной лист не имеет законной силы, и если у студента существует задолженность перед учебным заведением, то этот вопрос решается, в соответствии с законодательством, в судебном порядке. Если вуз отказывается выдавать что-либо из документов, объясняя это отсутствием оформленного обходного листа, нужно отправлять письменный запрос на имя ректора на выдачу документов со ссылкой на п.76 приказа. Вуз обязан дать официальный ответ с обоснованием отказа студенту в выдаче документов. В случае отказа со стороны вуза стоит обратиться в Департамент образования или в прокуратуру с жалобой на вуз.
Юридическая сторона вопроса
Форму «бегунка» разрабатывают внутри организации, потому что унифицированного образца нигде в нормативных документах не найти. Для придания такой бумаге большей легитимности, бланк нужно утвердить приказом по предприятию или сделать его приложением к коллективному договору.
Но даже тогда использовать его в качестве заградительного аргумента для увольняющихся будет незаконно. Единственное применение для такого документа – дополнительное доказательство недоработок или материальной ответственности работника перед компанией, если об их устранении не удалось договориться сразу и дело дошло до суда.
Является ли обязательным?
При этом нельзя сказать, что обходной так уж бесполезен и нужен только работодателю (исключительно с целью «достать» уходящего). Чаще всего правильно оформленный и составленный в двух экземплярах обходной лист выступает как обоюдоострое оружие:
| Основные подразделения, указанные в бланке «бегунка» | Способы использования работодателем | Способы защиты для работника |
| Новый специалист на покидаемой должности | После ухода прежнего сотрудника, новый не сможет списать свои ошибки или незнание на халатность прежнего. Руководство изначально будет проинформировано о том, что и в каком состоянии передано. | Подробно составленный акт передачи дел и подпись принимающей стороны в обходном листе позволят бывшему сотруднику спокойно реагировать на телефонные звонки прежнего начальства. Если процесс передачи дел и ознакомление со спецификой предприятия проведены под роспись, все претензии беспочвенны. |
| Административно-хозяйственное подразделение | Если работник отказался от посещения завхоза, а после его увольнения каких-то материальных ценностей не досчитались, есть повод подозревать бывшего сотрудника. Пустой обходной будет лишним доказательством в суде. | Часто для успешного выполнения своих обязанностей работнику требуются инструменты, оборудование, предметы бытового использования. Если их выдали по подпись и назначили сотрудника материально-ответственным лицом, то сдать все ценности необходимо до даты увольнения и тоже с получением подписи принимающего. |
| Кадровая служба или отдел безопасности | Всегда есть перечень документов, которые нужно выдать при увольнении. Если в обходном работник расписался о получении копий, справок и оригиналов требуемых бумаг, то основания заявлять о нарушении его прав у сотрудника отсутствуют. | Некоторые предприятия практикуют установление режимного прохода на территорию, а также выдают работникам удостоверения об их месте работы и должности. Подобные документы должны быть возвращены в отдел кадров, чтобы в дальнейшем человека не обвинили в злых намерениях. |
| Бухгалтерия, отдел охраны труда и прочее | Сообщение об увольнении одного из членов коллектива – лишний повод проверить, все ли связанные с ним документы оформлены полностью и нет ли пропущенных подписей. | Посещение данных подразделений не будет для сотрудника критически важным. Скорее, это страховка для тех, кто остается. Поэтому отсутствие подписей в этих графах не нанесет работнику вреда, даже если начальство будет очень недовольно. |
Вне зависимости от того, что будет зафиксировано в обходном листе, защитить рассчитавшегося сотрудника он может только в том случае, если у него на руках сохранилась его копия. В противном случае работодатель может просто заявить о том, что его не существовало.
Законен ли?
Ответ на вопрос, что такое обходной лист при увольнении и законно ли это требование работодателя, содержится в ст. 84.1 ТК РФ. Поскольку такого документа среди обязательных в этой статье нет, правомерность требования письменного подтверждения взаимного отсутствия долгов сводиться к нулю.
Другое дело, что в большинстве случаев такие действия становятся необходимостью. Если отказаться от сводной формы обходного листа, то при расторжении трудового договора многим специалистам придется составлять сразу несколько дополнительных документов:
- акт приема передачи дел;
- расписка о возврате средств в кассу;
- накладная или акт о передаче материальных ценностей, принятых на ответственное хранение;
- документ о возврате выданных материалов, содержащих коммерческую тайну или конфиденциальную информацию;
- акт о возврате или аннулировании личных паролей, электронных подписей и сертификатов.
Если все эти моменты затрагиваются в обходном листе, то легче подписать одну бумагу у нескольких коллег, чем оформлять целый пакет документов.
Как оформляется обходной лист в конкретных случаях
Обходной лист при увольнении физических лиц оформляется в соответствии с внутренними нормами организации, после чего выдаётся увольняемому сотруднику в отделе кадров. Затем идёт процесс подписания данного документа – выставляются все необходимые отметки должностных лиц и подписи начальства. Подписи ставятся для того, чтобы установить наличие или отсутствие материальных либо финансовых задолженностей работника перед компанией. Что касается срока хранения обходного листа, то он может варьироваться от одного до трёх лет (один экземпляр остаётся в отделе кадров, а другой у сотрудника).
В такой ситуации на работодателя могут быть наложены следующие виды ответственности:
- Штраф для предприятий в размере от тридцати до пятидесяти тысяч рублей либо взыскание с должностного лица порядка пяти тысяч рублей;
- Приостановление хозяйственной деятельности компании сроком от одного до трёх месяцев в зависимости от конкретного случая.
Нормативные акты федерального и регионального значения не предусматривают обязательное оформление работником обходного листа. Таким образом, требование начальства оформить данный документ является неправомерным и может относиться к категории «нарушение трудового законодательства». Исключения составляют различные государственные структуры, в которых применение практики обходных листов регламентировано особыми законодательными поправками.
Форма обходного листа при увольнении
Общей формы обходного листа не существует, но в большинстве случаев это лист формата А4 с пометками должностных лиц коммерческой организации. В этом документе также содержатся обязательные реквизиты, указанные в уставе компании.
Форма обходного листа при увольнении, образец которой вы можете увидеть ниже, должна включить в себя следующие данные:
- ФИО увольняемого работника;
- должность физического лица, с которым расторгается трудовой договор;
- полное наименование юридического лица (предприятия);
- дата подписания приказа об увольнении и дата последнего рабочего дня;
- перечень отметок о выполнении работы сотрудником, передаче материальных ценностей, техники компании (то есть указание на отсутствие задолженностей перед данной организацией);
- отметка о выдаче трудовой книжки и подпись непосредственного руководителя увольняемого сотрудника.
Важно: если при подписании обходного листа была доказана финансовая или материальная задолженность увольняемого, то он обязан устранить её до последнего рабочего дня. Только в таком случае он получит все причитающиеся ему по закону выплаты
Образец оформления обходного листа при увольнении: необходимые отметки
При оформлении обходного листа его должны подписать следующие должные лица:
- Непосредственный руководитель сотрудника ставит отметку о выполнении рабочего плана, возложенного на конкретное физическое лицо, и о передаче текущих дел работником в полном размере.
- Обязательной также считается пометка инспектора отдела кадров, который устанавливает факт сдачи сотрудником всех необходимых документов.
- Бухгалтер делает отметку в обходном листе о передаче работником материальных ценностей уполномоченному лицу.
- В некоторых случаях может понадобиться пометка сотрудника отдела снабжения о передаче ему оборудования, числящегося за увольняемым.
- Руководитель отдела информационных технологий указывает в обходном листе, что работник передал оргтехнику в хорошем состоянии.
Так как форма обходного листа при увольнении может варьироваться в зависимости от желания начальства компании, то и перечень обязательных пометок в «бегунке» может быть разным в той или иной коммерческой организации. Руководитель вправе вносить в форму обходного лица любую необходимую ему информацию, главное, чтобы эти положения были указаны в локальных нормативных актах юридического лица.
Что говорит Трудовой Кодекс об обходном листе
Если работодатель требует подписать обходной лист при увольнении — законно ли это? Как такового, «обходного листа» в нашем ТК попросту не существует. И, по закону, он не является обязательным документом.
Чем грозит работодателю требование предъявить обходной лист в обязательном порядке и отказ сотруднику в выдаче трудовой книжки и расчета по причине его отсутствия?
Данное требование относится к административным правонарушениям и на работодателя налагается следующая ответственность:
- Накладывается штрафная санкция, для предприятий, она составляет 30-50 тысяч рублей, и от 1 до 5 тысяч рублей для должностных лиц.
- Возможно приостановление хозяйственной деятельности компании на срок до трех месяцев.
Но, как показывает практика, увольнение практически на любом предприятии в России сопровождается заполнением обходного листа. Из-за этого зачастую нарушается порядок увольнения сотрудника, которые регулируется статьей 84 пункт 1, Трудового Кодекса РФ. Служащий несвоевременно получает на руки трудовую книжку и расчет.
Что самое любопытное – практически все сотрудники идут на это. В большинстве случаев это происходит из-за незнания работником Трудового кодекса и своих прав и обязанностей.
ТК же говорит ясно и определенно, что требование работодателя о заполнении обходного листа является абсолютно неправомерным и грозит ему штрафными санкциями.
В некоторых случаях закон все же делает исключение о правомерности заполнения обходного листа при увольнении, но относится это только к государственным предприятиям и их служащим.
Сдавать в обязательном порядке обходной лист при увольнении должны сотрудники следующих отраслей:
- федеральной службы военно-технического сотрудничества;
- центрального аппарата ФМС;
- федеральной службы по тарифам;
- министерства туризма, спорта и молодежной политики РФ.
Сотрудники данных структур при увольнении в обязательном порядке должны сдать служебное удостоверение, документы и материальные ценности, использовавшиеся ими при исполнении своих рабочих обязанностей.
