Что такое номенклатура (дел, продукции) и что значит слово номенклатура в политике и биологии

Номенклатура дел

Практически в любом офисе хранится куча бумаг. Это могут быть договора с клиентами, бухгалтерская отчетность, приходные и расходные кассовые ордера, входящая и исходящая корреспонденция. Без организации системы учета и хранения бумаг, поиск нужного документа превращается в сложную задачу даже для экстрасенса.

Чтобы была возможность быстро найти конкретный документ в архиве, нужно заводить номенклатуру. Она позволяет систематизировать и организовать хранение документации, поддерживать порядок в документообороте (что это?).

Что такое номенклатура (дел, продукции) и что значит слово номенклатура в политике и биологии

Она бывает следующих видов:

  1. Типовая. Это нормативный документ, который в обязательном порядке используется предприятиями определенной отрасли. Например, банки используют один принцип документооборота, а школы – другой.
  2. Примерная. Это рекомендация: если хотите, то используйте.
  3. Индивидуальная. Если предыдущие виды разработаны государством, то эту создает организация под свои нужды и требования. Применяется для ведения внутренней документации. Генеральный директор решил, что каждый сотрудник раз в неделю будет готовить отчет о своих достижениях.

Номенклатура продукции

Вот фабрика по производству йогуртов. Продуктовая сеть супермаркетов изучает ее список продуктов и выбирает, что именно возьмет на продажу.

Группы внутри номенклатуры называются ассортиментом продукции.

Покажу на примере. Магазин предлагает ассортиментные группы: кисломолочную продукцию, выпечку, алкоголь, продукты быстрого приготовления. Если взять все группы и сформировать из них список, то получится номенклатура.

Допустим, у нас завод. Приходит контрагент и предлагает: «А продайте нам 4 тыс. деталей со сроком поставки до конца месяца». Мы смотрим: ага, вот эта конкретная продукция записана под кодом ДТ-4008. Сколько у нас на складе? Увы, не хватает, а выпустить нужное количество уже не успеем. Значит, нужно отсрочить дату поставки, иначе не сможем исполнить условия договора.

Номенклатура помогает победить хаос и привести учет в порядок. Если бы ее не было, нам пришлось бы идти на склад, перебирать все детали, искать нужные и вручную считать их количество.

Удачи вам! До скорых встреч на страницах блога KtoNaNovenkogo.ru

Использую для заработка

СИСТЕМАТИЗИРУЕМ РАЗДЕЛЫ НОМЕНКЛАТУРЫ И ЗАГОЛОВКИ ДЕЛ

Как мы уже сказали в определении, номенклатура дел является систематизированным перечнем дел организации. Это означает, что наименования подразделений и относящиеся к ним дела должны быть выстроены в определенной последовательности.

Подразделения выстраиваются в порядке, определенном штатной структурой организации, либо в соответствии с утвержденной ранее системой индексации структурных подразделений. Один раздел номенклатуры дел соответствует одному подразделению (Таблица 3).

Что такое номенклатура (дел, продукции) и что значит слово номенклатура в политике и биологии

При составлении индексов для структурных подразделений не обязательно использовать дефисы. В них при необходимости могут фигурировать косая черта или (и) буквенные обозначения. Основных принципов два: первый – стремление к простоте (не нужно «накручивать» трехэтажные обозначения, если этого можно избежать), второй – уникальность (индекс каждого подразделения должен существовать в единственном числе).

Дела внутри каждого раздела располагаются в порядке, рекомендуемом Основными правилами.

Что такое номенклатура (дел, продукции) и что значит слово номенклатура в политике и биологии

СОГЛАСУЕМ ПРОЕКТ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Проект номенклатуры дел согласуется на заседании внутренней экспертной комиссии организации. Согласование фиксируется в протоколе, а регистрационные данные этого протокола вносятся в соответствующий реквизит номенклатуры:

Что такое номенклатура (дел, продукции) и что значит слово номенклатура в политике и биологии

Кроме согласования внутренней экспертной комиссией форма номенклатуры дел предусматривает также оформление согласования экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения. Это актуально только для организаций, являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов. Все остальные могут удалить этот реквизит из своей номенклатуры дел.

Если экспертной комиссии в организации нет, согласование проводится в порядке, общем для всех локальных нормативных актов. К номенклатуре дел оформляется стандартный лист согласования на бумаге или в СЭД.

Номенклатура в политике

Представим гипотетического непотопляемого политика, меняющего должности как перчатки. Сегодня он мэр, завтра министр спорта, потом проворовался и куда-то пропал. Но вскоре появился вновь с новым назначением на должность директора какого-нибудь государственного завода. Народ вздыхает: «Понятное дело – номенклатура».

При чем тут номенклатура? Почему живого человека называют странным термином из документооборота и биологии? Чтобы понять это, придется заглянуть в прошлое нашей страны.

Советский союз (СССР) в самом начале своего существования нуждался в систематизированной структуре подбора кадров для управления страной на разных уровнях.

Что такое номенклатура (дел, продукции) и что значит слово номенклатура в политике и биологии

Номенклатура СССР включала в себя людей, которые занимали ключевые должности в промышленности, образовании, государственном управлении, сельском хозяйстве. Так сформировалась партийная элита, особый привилегированный круг, куда сложно попасть. Но если уж пробрался — жизнь удалась.

Параллельно формировался кадровый резерв — как скамейка запасных в футболе. Если основной участник по каким-то причинам вылетал из обоймы, его место занимал человек из резерва. Постепенно списки увеличивались, государственный аппарат рос и требовал все больше ресурсов. Элиты отдалялись от народа и пользовались правами и возможностями, которые были недоступны простым гражданам.

УСТАНАВЛИВАЕМ СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДЕЛ

■ По типовым перечням. Основными документами, устанавливающими сроки хранения дел, являются типовые перечни. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения – «номер один» среди них.

Для производственных предприятий, проектных, строительных, а также всех прочих организаций, ведущих научно-техническую деятельность, действует Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182; в ред. от 28.04.2011).

Оба перечня имеют удобную, продуманную структуру.

■ По ведомственным перечням. Помимо типовых перечней, в России действуют перечни ведомственные, то есть относящиеся к определенному ведомству. Это, например:

• Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федерального архивного агентства и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Росархива от 30.01.2013 № 12);

• Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом ФНС России от 15.02.2012 № ММВ-7-10/[email protected]; в ред. от 17.06.2015).

• Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной службы исполнения наказаний, органов, учреждений и предприятий уголовно-исполнительной системы, с указанием сроков хранения (утвержден приказом ФСИН России от 21.07.2014 № 373) и др.

Организации, работающие в обозначенной отрасли, используют «свой» перечень в обязательном порядке. Все остальные могут применять ведомственные перечни в справочных целях.

■ По отраслевым нормативным актам. Наконец, сроки хранения документов (как правило, узкоспециальных) могут содержаться в отраслевых нормативных правовых актах: законах, правилах, инструкциях.

Так, например, Федеральный закон от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе» (в ред. от 08.03.2015, с изм. от 03.07.2016) содержит специальную статью, которая так и называется – «Сроки хранения рекламных материалов» (ст. 2). А в отделах, занимающихся энергообеспечением предприятий, чтут Межотраслевые правила по охране труда (правила безопасности) при эксплуатации электроустановок (утверждены постановлением Минтруда России от 05.01.2001 № 3, приказом Минэнерго России от 27.12.2000 № 163; в ред. от 20.02.2003), в которых тоже указаны сроки хранения для ряда документов.

Очевидно, что секретарь или делопроизводитель совершенно не обязаны знать о существовании этих документов

Именно поэтому так важно при составлении номенклатуры дел взаимодействовать с коллегами из всех структурных подразделений своей организации

■ По протоколам ЭК. Если срок хранения документа найти не удалось либо начальник одного из отделов выразил желание увеличить срок хранения дела относительно заявленного в перечне, срок устанавливается экспертной комиссией организации (Пример 2). Если нет комиссии – приказом генерального директора. В графе 4 номенклатуры дел вместо статьи по перечню будут в этом случае указаны данные протокола заседания ЭК или приказа.

Что такое номенклатура (дел, продукции) и что значит слово номенклатура в политике и биологии

Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же документа, выбор лучше сделать в пользу большего срока.

К завершению этого этапа составитель получает заполненную форму номенклатуры дел.

Номенклатура в биологии

Это делается с использованием биномена, состоящего из сочетания двух слов. Первое слово – это род, а второе – вид или видовой эпитет.

Есть несколько правил оформления биномена:

  1. пишется на латинском языке;
  2. выделяется курсивом, чтобы отделить его от другого текста;
  3. первое слово – род – начинается с большой буквы, а второе – вид – с маленькой;
  4. иногда род можно сократить до одной буквы.

Несмотря на грозное название, с биномиальной номенклатурой мы сталкивались еще в школе.

Золотистый стафилококк (главный виновник боли в горле) называется Staphylococcus aureus или сокращенно S.aureus. Грозного тираннозавра именуют Tyrannosaurus rex или T.rex.

Манера давать живым организмам многословные имена на латыни пошла еще в XVI веке от людей, которые занимались растениями. Но тогда не было порядка, и в такие названия пихали все, что видели. Например, растение могло именоваться Muscus capillaceus aphyllous capitulo crasso bivalve, что переводится как «волосистый мох без листьев с толстой двухстворчатой головкой».

Что такое номенклатура (дел, продукции) и что значит слово номенклатура в политике и биологии

Шведский ученый Карл Линней положил конец этому безумию, предложив лаконичную систему.