Что нужно знать про обмен электронными документами

Электронный документооборот счетов-фактур

Абзац 2 п. 1 ст. 169 НК РФ предоставляет налогоплательщикам возможность выставлять счета-фактуры в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными:

  • Порядком выставления и получения счетов-фактур в электронной форме с применением усиленной квалифицированной ЭП, утвержденным Приказом Минфина России от 10.11.2015 N 174н;
  • форматом счета-фактуры и форматом представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), о передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, в электронной форме, утвержденными Приказом ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/[email protected];
  • форматами счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронной форме (Приказ от 04.03.2015 N ММВ-7-6/[email protected]). Причем до 30.06.2017 налогоплательщики вправе создавать счета-фактуры в электронной форме как по формату, утвержденному данным документом, так и по формату, утвержденному Приказом N ММВ-7-15/[email protected]

Кроме того, в целях дальнейшего расширения перечня документов, возможных к представлению в XML-формате, ФНС утвердила формат корректировочного счета-фактуры и формат представления документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру, в электронной форме (Приказ от 13.04.2016 N ММВ-7-15/[email protected]).

ФНС утверждены также форматы представления:

  • товарной накладной (ТОРГ-12) и акта приемки-сдачи работ (услуг) (Приказ от 21.03.2012 N ММВ-7-6/[email protected], однако с 01.07.2017 он утрачивает силу в связи с изданием Приказа от 20.05.2016 N ММВ-7-15/[email protected]);
  • документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме (Приказ ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/[email protected]);
  • документа о передаче результатов работ (об оказании услуг) в электронной форме (Приказ от 30.11.2015 N ММВ-7-10/[email protected]).

Простая или неквалифицированная подпись

Доступный и дешевый вариант, но с ограниченным применением. Неквалифицированная подпись содержит криптографические алгоритмы, но не подтверждается никаким удостоверяющим центром. Простая вовсе представляет собой лишь комбинацию из логина и пароля, учетную запись на сайте госуслуг или электронный адрес контрагента.

Такие подписи подойдут, если вы не участвуете в электронных торгах, не обмениваетесь электронной первичкой и не отправляете налоговую отчетность. Простую подпись можно использовать для договоров, счетов и актов, но придется подписать отдельное соглашение с контрагентом и зафиксировать согласие сторон доверять такой подписи.

Если у вас десятки контрагентов и разные документы, схема работать не будет. Вам придется с каждым подписать такой документ, и со временем этот процесс будет замедлять, а не ускорять работу. Тогда лучше подумать о другом сертификате электронной подписи.

Чтобы использовать простую электронную подпись, надо распечатать и подписать бумажный вариант соглашения или включить специальный пункт в договор с контрагентом — это требование закона.

Реквизиты ЭД

Еще один важный аспект понятия «электронный документ» — реквизиты. Это своеобразный аналог техпаспорта, в котором содержится вся информация о создании ЭД.

К ним относятся:

  • Название электронного документа.
  • Дата и место составления, а также всех редакций (если таковы были).
  • Данные о составителе или составителях ЭД.
  • Информация об уровне безопасности документа.
  • Данные, которые позволят определить подлинность, аутентичность и достоверность электронно-цифровой подписи ЭД.
  • Данные о программах, необходимых для открытия данного документа. Речь идет о его формате. На отечественных просторах сегодня процветает компьютерное пиратство. В связи с этим большинство пользователей ПК применяют нелицензионное ПО и даже не всегда подозревают, что любимые всеми .doc, .xls и .ppt поддерживаются платными программами Microsoft Office. Так что в нормальных условиях за использование их нужно платить, а не скачивать взломанные версии. Именно поэтому самым используемым, универсальным, а главное, бесплатным форматом ЭД сегодня во всем мире является .odt. Его популярность даже заставила Microsoft встроить в свое ПО возможность читать его. Среди главных достоинств данного формата — совмещение в нем возможностей таких программ, как Word, Excel, PowerPoint.
  • Электронно-цифровая подпись.

​С какими сложностями можно столкнуться при переходе на ЭДО

Если вы для работы используете нетиповую учетную систему или у вас очень большой объем документов, то вам может потребоваться персональное техническое решение. Но в таких случаях настройки делают сотрудники компании оператора и ваши технические специалисты. На выходе бухгалтер получает готовую программу, которой остается только начать пользоваться.

Самое сложное, что вас ждет, — это перестройка. Нужно:

  • определить порядок обработки, создания и отправки документов, привыкнуть к новой системе и набить руку;
  • установить в компании правила, по которым вы будете работать с электронными документами. Это потребует сил и времени, но в итоге вы получите отлаженный процесс документооборота.


«На этапе внедрения специалисты Контур.Диадок показывают и рассказывают на примере, как создавать, редактировать и отправлять документы. Мы можем обучить человека, как пользоваться программой. А если у него возникают вопросы по ходу работы, то у нас есть круглосуточная техподдержка, в которой ответят на любой вопрос. Поэтому мы считаем, что самая большая сложность, с которой вам придется столкнуться, — это побороть страх перед неизвестным и новым».

Как действовать. 5 шагов

Если руководитель принял твердое решение не отставать от современных бизнес-тенденций, то предстоит пройти следующие шаги:

1. Разработать план по исключению бумажных носителей из документооборота
Процесс должен происходить поэтапно, но максимально оперативно. 

Кроме того, рекомендуем ещё на этапе планирования заложить в бюджет некоторую статью расходов. Без затрат обойтись невозможно. Только после «обкатки» системы станут видны результаты ее внедрения и руководство сможет оценить его экономический эффект.

2. Получить ЭЦП (если нет) 
Самый быстрый и простой шаг. Нужно подать документы в Удостоверяющий центр, заплатить за услуги и оформить КЭП. Срок готовности — пара часов. 

3. Подключиться к системе 
Предстоит выбрать подходящего оператора документооборота, заполнить информацию о компании и разобраться с функционалом сервиса

4

Провести обучение персонала
Важно научить, как работать по новой системе всех, кто в вашей компании связан с документами. Это обычно дирекция, бухгалтеры, администраторы, операторы и т.д

5. Наладить обмен документами с партнерами
Обменяться приглашениями в системе, если компании уже подключилась к одному из операторов. 

Чаще всего момент обязательного обмена информацией в системе ЭДО прописывают в договорах и доп.соглашениях. 

Сложность может быть в том, что не все компании ещё освоили ЭДО. А значит, с некоторыми предстоят переговоры, в ходе которых предстоит склонить важных для вас партнёров тоже автоматизировать документооборот и продолжить сотрудничество. 

Что нужно знать про обмен электронными документами

Что такое электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен электронными документами по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) оператора ЭДО.

Процесс работы похож на обмен письмами по электронной почте:

  1. Адресат получает документ через несколько секунд на своем компьютере, после чего подписывает или отказывает в подписи. Отправитель всегда может видеть актуальный статус документа: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи».
  2. После того как получатель подписывает документ или отказывает в подписи, документооборот считается завершенным.


«Чаще всего программы обмена документами похожи на ящики электронной почты. Например, в Диадоке есть папки «Входящие», «Исходящие», «Черновики», «Удаленные». Это помогает пользователям интуитивно понять, как пользоваться программой, куда зайти, чтобы посмотреть документы, которые поступили от контрагентов. Обычно трудностей с пониманием порядка действий не возникает. Бухгалтеры выполняют уже привычные им действия, которые они совершали до этого в своих учетных программах».

  • При передаче документа оператор автоматически проверяет легитимность электронной подписи, которой подписан документ, и соответствие формата документа требованиям законодательства.  
  • Документы подписываются электронной подписью. Электронная подпись устанавливается на компьютер владельца, в ней содержится информация о реквизитах организации и подписанта. Она полностью заменяет рукописную подпись и придает юридическую значимость документам, которые ей подписаны.

Электронные транспортные и товарно-транспортные накладные

С 2018 года в России стали отказываться от бумажных накладных в грузоперевозках.

«Synerdocs первым в стране представил на рынке уникальное бизнес-решение для автоматизации всей цепочки документооборота в автомобильных грузоперевозках. Наши клиенты подписывают, отправляют и принимают электронные транспортные накладные (ЭТрН) и товарно-транспортные накладные (ЭТТН). Более того, работать с ними можно удалённо – через чат-бот Viber и SMS. И это полностью законно».

Татьяна Жигалова, аналитик Synerdocs

Решение используют все участники цепи поставок — транспортные компании, грузоотправители и грузополучатели.

Электронные транспортная накладная и товарно-транспортная накладная — первичные документы, которые может истребовать ФНС. Свою позицию налоговая служба представила в Письме от 23.03.2017 года №ЕД-4-15/[email protected] . Из него следует, что накладные можно использовать и подавать в цифровом виде.

Пока обе накладных не имеют установленного формата, поэтому порядок работы и представления в госорганы такой же, как и для всех остальных неформализованных документов.

Что такое электронный документ

Электронный документ — это обычный док- или пдф-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе

Важно, чтобы он был подписан специальной электронной подписью и отправлен особым образом

Чтобы партнер, юрист или судья не сомневались, что именно вы подписали электронный документ и никто его не изменил, специалисты по цифровой безопасности придумали электронную подпись. Это как отпечаток пальца, наложенный на уникальный набор битов и байтов вашего документа. Грубо говоря, подписывая что-то электронной подписью, вы говорите: «Я подтверждаю подлинность этого набора битов».

Электронную подпись прикрепляют к любому документу, после чего он считается подписанным. Документ можно прочитать и без подписи. Она лишь гарантирует, что перед вами тот самый неизменный документ, в том виде, в котором его вам отправили. Если поменять что-то в документе и сохранить, поменяется его набор битов — подпись будет недействительной.

Например

Две компании решили подписать электронный контракт. Составили договор, согласовали условия. Теперь одна компания подписывает договор своей подписью и отправляет другой. Та открывает договор и решает что-то втихаря исправить, например сумму штрафов. Исправляет. Сохраняет. Отправляет первой. Та смотрит — оп! — изначальная подпись на этом договоре сломалась. Значит, что-то исправили, злодеи. Потом идут бить морду, наверное.

Что такое электронный документооборот, и какие виды ЭДО бывают?

Еще буквально лет 5-ть назад такое понятие как “система электронного документооборота” можно было очень редко встретить. Постепенно с внедрением компьютерных технологий в нашу жизнь и стал внедряться обмен данными, не используя бумажных носителей.

Электронный документооборот в России представляет собой современную технологию, позволяющую значительно упростить процессы на предприятии, сократить время поиска и формирования документов и так далее.

Итак, давайте рассмотрим основные понятия, с которыми нам придется столкнуться в данной статье.

Делопроизводство — это комплекс мероприятий по организации оборота документов на предприятии. Оно имеет определенный алгоритм, свод правил и различные направления. Так во многих организациях можно различать такие виды, как кадровое делопроизводство, производственное и так далее. По своей сути это документационное обеспечение.

Электронный документ — это документ, созданный при помощи компьютерных технологий, который может быть подписан электронной подписью и храниться в виде файла специализированного формата на компьютере либо в сети (локальной или на просторах Интернета).

Документооборот — это большая система создания, интерпретации, приема, передачи, архивации документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа. Документооборот может быть как простым (на бумажных носителях), так и электронным.

Ну и наконец, электронный документооборот — это совокупность автоматизированных процессов в работе с документами, осуществляемая в электронном виде, несущая в себе концепцию “безбумажного делопроизводства”.

Электронный документооборот может быть как в организации, так и между организациями.

Давайте рассмотрим, какие виды документооборота бывают:

  1. Производственный документооборот;
  2. Управленческий документооборот;
  3. Архивное дело (совокупность процедур архивации документов);
  4. Кадровое дело (совокупность процедур кадрового документооборота);
  5. Бухгалтерский документооборот;
  6. Складской документооборот;
  7. Секретное (конфиденциальное) делопроизводство;
  8. Технический и/или технологический документооборот и др.

Очевидно, что систем документооборота может быть столько, сколько процессов охватывает предприятие. Возможно, что, например, кадровое и бухгалтерское делопроизводство будет отсутствовать в вашей организации, так как вы будете осуществлять данный учет, прибегнув к услугам аутсорсинговой компании и так далее.

Какие же задачи выполняет ЭДО?

Что нужно знать про обмен электронными документами

  • обеспечивает прозрачность деятельности организации и эффективность управления, за счет автоматического контроля выполнения задач на предприятии;
  • осуществляет поддержку соответствия международным стандартам качества;
  • оказывает поддержку эффективному накоплению, управлению и доступу к информации и знаниям. Обеспечивает кадровую гибкость за счет хранения всей истории деятельности сотрудника на предприятии;
  • производит протоколирование всех процессов;
  • оптимизирует и автоматизирует бизнес-процессы и механизмы их выполнения и контроля на предприятии;
  • за счет исключения бумажных документов из оборота происходит большая экономия ресурсов путем сокращения издержек на бумагу, картриджи. Благодаря ЭДО предприятию легче контролировать движение документов по каналам организации;
  • упрощает и удешевляет хранение документов за счет электронного архива.

Таким образом, мы рассмотрели с вами основные понятия и виды ЭДО, а также задачи, которые решает данная система.

Какими НПА регулируется ЭДО в Казахстане?

Нормативной базой, регулирующей сферу ЭДО в Казахстане, является:

  • Закон №370 от 07.01.2003 г.;
  • Гражданский Кодекс (п.2 ст.152)

Помимо этого, Минфин РК давал официальный ответ на вопрос касательно того, обязаны ли организации предоставлять при налоговой проверке проверяющим бумажные оригиналы документов, заверенные «живыми» печатями и подписями, в случае, если эти документы были сформированы ранее в электронном виде.

Согласно Ответу, зарегистрированному за №ДЦГУ-2-ЮЛ-Б-369-3671 от 22.02.2019 г., при наличии электронных документов, заверенных электронной подписью, предоставление бумажных оригиналов проверяющим не требуется. Достаточно распечатки копии из базы ЭДО по требованию проверяющего лица. Таким образом, признается юридическая значимость электронных документов наравне с традиционными бумажными документами.

Что нужно для перехода на электронный документооборот?

Итак, если с понятием ЭДО и основными преимуществами мы разобрались, то теперь предлагаю рассмотреть основные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, а также процессы внедрения указанных систем.

Как уже стало ясно из информации выше, недостаточно просто приобрести и установить программное обеспечение, важно обучить сотрудников и полностью перестроить весь производственный процесс вашего предприятия. Если вы только начинаете вести предпринимательскую деятельность, тогда вам будет немного легче, так как бизнес-процессы еще не запущены

Процесс внедрения ЭДО в уже функционирующей компании должен происходить постепенно. Поэтапно подключая все структурные подразделения предприятия к работе.

Самым первым этапом будет являться создание автоматизированного делопроизводства. На всех этапах вы можете столкнуться не только с техническими проблемами, но и с психологическими, так как сложно “ломать” уже устоявшиеся правила.

Важно приобретать и устанавливать ПО для ЭДО у одного поставщика, тогда настройка всей системы будет гораздо проще и не даст сбоев. Давайте рассмотрим основные требования для осуществления процесса внедрения электронного документооборота в организации

Давайте рассмотрим основные требования для осуществления процесса внедрения электронного документооборота в организации.

Во-первых, наличие компьютерной техники для установки программного обеспечения;

Во-вторых, все сотрудники предприятия, причастные к данному процессу должны быть уверенными пользователями ПК и иметь к  нему доступ;

В-третьих, между коллективом должны быть электронные средства связи, такие как электронная почта, skype и так далее;

Ну и наконец, административный сектор компании должен быть готов к тому, что вместо привычной “ручной” подписи будет использоваться электронная подпись.

Таким образом, при соответствии всем указанным требованиям, можно приступить к переходу на использование электронных документов и электронного документооборота.

Требования к электронному образу документа и к электронному документу

Требования к электронному образу документов и к электронному документу зависят от цели составления и от получателя документа.

Так, например, при подаче документов в арбитражные суды Российской Федерации или мировым судьям электронные образы должны отвечать определенным требованиям, в частности (разд. 2.2 Порядка N 252, разд. 2.2 Порядка N 168):

  • электронный образ документа должен обеспечивать сохранение всех реквизитов и аутентичных признаков подлинности, должен содержать графическую подпись лица, печать и угловой штамп бланка (при наличии);
  • электронный образ может быть заверен как усиленной квалифицированной электронной подписью, так и простой электронной подписью;
  • сканирование документа на бумажном носителе должно производиться в масштабе 1:1 в черно-белом либо сером цвете (качество 200 — 300 точек на дюйм), сканирование в режиме полной цветопередачи осуществляется при наличии в документе цветных графических изображений либо цветного текста, если это имеет значение для рассмотрения дела;
  • файл электронного образа документа должен быть в формате PDF, размер файла не должен превышать 30 Мб;
  • каждый отдельный электронный образ документа должен быть представлен в виде отдельного файла.

При подаче документов в арбитражные суды РФ электронный документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью. Электронная подпись должна содержаться в отдельном файле (отсоединенная электронная подпись). При подписании документа несколькими лицами каждая электронная подпись должна содержаться в отдельном файле. Электронный документ должен быть подписан электронной подписью лица, которое указано в тексте электронного документа как лицо, его подписавшее. Размер файла электронного документа не должен превышать 30 Мб. Каждый отдельный документ должен быть представлен в виде отдельного файла (п. п. 2.3.2, 2.3.3, 2.3.5, 2.3.6 Порядка N 252).

Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, установлены в ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Согласно п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.

Требования к оформлению документов (применяется в порядке, предусмотренном ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации») (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016) отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

  • место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
  • элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
  • элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
  • элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством (п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Организации могут использовать бланки документов, изготовленные на бумажном носителе и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений (п. 6.2 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Как изменится ваша работа из-за перехода на ЭДО

Вам нужно будет перестраиваться на новый лад работы с документами, возможно, обучать работе своих коллег и приглашать к переходу на ЭДО ваших контрагентов. Вероятнее всего, не все контрагенты сразу согласятся перейти вместе с вами, поэтому вам придется продолжить обмен бумажными документами. Поначалу это может быть достаточно запутанным процессом.

Но переход на ЭДО сулит и положительные изменения в вашей работе:

  • Вы больше не будете бояться потерять или испортить документы, ведь они будут храниться в программе и будут защищены от утери или порчи.
  • У вас будет доступ к документам везде, где есть интернет: с телефона, ноутбука или планшета.
  • Вы сможете отслеживать статус подписания документов вашими контрагентами в режиме реального времени, что в разы ускорит процесс обмена.
  • Вы сможете предоставлять электронные документы в налоговые органы при сдаче отчетности, и вам больше не нужно будет сканировать пятьсот страниц.

Как мы говорили в начале статьи, никто не обязывает вас переходить на электронный документооборот. С точки зрения закона вы можете продолжать пользоваться бумажными документами. Но мы искренне считаем, что переход на ЭДО сократит время работы с документами и затраты на документооборот.

Если у вас есть еще вопросы о переходе на электронный документооборот, то рекомендуем посмотреть вебинар «Компания переходит на электронный документооборот. Что должен знать бухгалтер?», в котором мы постарались максимально емко рассказать о том, что из себя представляет электронный документооборот и какие шаги нужно предпринять, чтобы начать переход. 

С чего начать работу с контрагентами?

На этапе принятия решения о переходе на электронный документооборот необходимо для начала обсудить возможность перехода на него и своих контрагентов, оценив все за и против.

Преимущества системы электронного документооборота над бумажным очевидны: оптимизация затрат на отправку документов, трудозатрат (в частности, поиск нужного документа), экономия на офисном пространстве и времени на доставку, регистрации документов. Кроме того, следует отметить централизованное хранение документов в электронном архиве, скорость передачи нужных документов и точность получаемой партнерами информации. К недостаткам можно отнести затраты на внедрение системы электронного взаимодействия, обучение пользователей работе с ней.

Тем не менее, если компания приняла решение перейти на такую систему, следует особое внимание уделить выбору оператора электронного документооборота и заключить с ним договор. Именно через него осуществляется процесс отправки и получения электронных документов

К сведению. Обмен учетными документами в электронном формате между контрагентами происходит с помощью операторов электронного документооборота, которые руководствуются Приказом ФНС России от 20.04.2012 N ММВ-7-6/[email protected]

Оператором электронного документооборота является российская организация, соответствующая требованиям, утвержденным Приказом от 04.04.2014 N ММВ-7-6/[email protected], и осуществляющая деятельность по обеспечению электронного документооборота. Перечень организаций — операторов электронного документооборота размещен на сайте ФНС по адресу https://www.nalog.ru/rn77/taxation/submission_statements/operations/.

Далее необходимо организовать работу в компании по внедрению электронного документооборота:

  • разработать и утвердить его порядок;
  • определить перечень лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов;
  • закрепить в учетной политике компании правила применения электронного документооборота, а также выбор используемого вида электронной подписи.

Технологии ECM

К управлению корпоративным контентом можно подойти как со стороны практики, так и теории.

Начнём с последнего

Обратите внимание на составляющие жизненного цикла, указанные в каноническом определении из глоссария AIIM (Association for Information and Image Management):

  • захват (Capture),
  • управление (Manage),
  • хранение (Store),
  • защита (Preserve),
  • доставка информации (Deliver).

Что нужно знать про обмен электронными документами

Управлять информацией необходимо на протяжении всего её жизненного цикла: от создания или поступления в организацию, до доставки конечному потребителю или уничтожения после окончания срока хранения.

Информация пронизывает все процессы организации, она создаётся и обрабатывается в разных ПО и при помощи различных приложений. Но только ECM-система делает акцент на едином подходе к управлению данными, на протяжении всей их жизни.

С точки зрения бизнеса в жизненном цикле документа важны этапы, которые оказывают непосредственное влияние на бизнес-процессы, когда он участвует в потоках работ (workflow). Но с технической точки зрения они не несут выраженной смысловой нагрузки и обозначены общим термином «управление документом».

Какие процессы автоматизируют компании сегодня, читайте в разделе «Цифровая трансформация».

Функционал и классификация СЭД и ECM-систем

По мнению исследовательской компании Gartner, к ECM могут быть отнесены системы, поддерживающие не менее 3 из 6 функций:

  • управление документами: выписка/возврат, контроль версий, безопасность, группировка документов иccт.д.;
  • совместная работа над общими документами и поддержка проектных команд;
  • сканирование документов и управление образами бумажных документов;
  • управление записями для долгосрочного архивного хранения, автоматизации правил и нормативов хранения, гарантирование соответствия записей законодательству и регулирующим правилам;
  • workflow для поддержки бизнес-процессов, маршрутизации контента, назначение рабочих задач и состояний, трассировка маршрутов и контроль исполнения;
  • управление веб-контентом для автоматизации публикаций, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей для этих задач.

По количеству реализуемых функций СЭД делятся на:

  • системы делопроизводства;
  • электронные архивы;
  • workflow-системы;
  • комплексные или ECM-системы.

Подробнее с данной темой вы можете ознакомиться в рубриках раздела «Функционал СЭД и ECM»:

Пример бизнес-процесса в ECM-системе

Ниже приводится
схема
бизнес-процесса в нотации BPMN. Она рассматривает пример работы в ECM-системе с входящими документами
(регистрация, визирование, исполнение), поступающими в организацию по почте, факсу, электронной почте.
Документ заносится в систему сразу при поступлении в компанию и далее «движется» в электронном виде:

Что нужно знать про обмен электронными документами

Как электронная документация учитывается в цифровом архиве?

Электронная документация учитывается в цифровых архивах по единицам – делам. У каждого дела есть собственный учетный номер, становящийся частью шифра. Шифр и определенные сведения по учету можно наносить на вкладыш чехла носителя. Информация шифра архива:

  • № единицы хранения в соответствии с описью;
  • № описи дел;
  • № фонда архива.

Информация вкладыша электронного носителя:

  • Название предприятия;
  • Название подразделения;
  • Данные об ограничении доступа;
  • Время записи файла на цифровой носитель;
  • № описи.

Требования, в соответствии с которыми цифровая документация должна поступать в электронные архивы, установлены TR 18492 и ГОСТом Р 54989-2012. В соответствии с регламентами, нужно формировать опись с перечислением документов, которые входят в конкретное дело. Саму опись следует прикладывать к делу, впоследствии с ее помощью можно будет искать документы для уничтожения или, например, необходимой обработки, изменения. Все описи нужно объединять в одном реестре, благодаря чему осуществлять в будущем поиск необходимых документов также можно будет в сокращенные сроки.

Передавая документы в электронный архив, свое действие нужно заносить в учетную книгу поступления носителей. Факты хранения должны значится в книге учета дел (единиц хранения). Отметим, что любые записи, включая перечисленные сейчас, можно заносить в электронном формате. В таком случае электронный архив будет целиком автоматизированным. Это весьма удобно: все документы, в том числе бумаги по бухучету, смогут поступать в отсканированной форме. При желании, их всегда можно будет перевести в бумажный вид, не столь удобный в использовании, однако в ряде случаев необходимый. Напоследок отметим, что все усилия по оцифровке документов и формированию электронного архива полностью окупают себя в сокращенные сроки.

Как отразить получение субсидии в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0?
Как отразить начисление зарплаты за счет субсидии в 1С: ЗУП ред. 3.1?

Каким компаниям действительно нужен ЭДО

Крупный масштаб — однозначно 

Если документооборот с контрагентами и внутри компании достигает значительных масштабов, то следует задуматься о внедрении ЭДО. 

В таком случае вы снизите издержки по этой статье расходов и минимизируете риски, связанные с сохранением в тайне конфиденциальной информации. Плюсом исключите неприятности и штрафные санкции, связанные с ошибками в документации.

Малый и средний бизнес — актуально 

Сейчас специалисты сходятся во мнении, что для компаний в сегменте малого и среднего бизнеса электронный документооборот не менее полезен, чем для гигантов, так как для такого сегмента особенно важно максимально ускорить исполнение договоров. 

ЭДО позволяет получать оплату за товар или услуги в тот же день, когда пришли документы.

Микробизнес — на перспективу 

Не совсем верно говорить о бесполезности ЭДО даже тогда, когда документооборот с контрагентами в настоящее время ограничивается парой актов

Важно думать о потенциальном развитии: в будущем могут появиться крупные партнеры, с которыми вести дела по старинке станет невозможно. . Да и вообще удобство электронных документов и их доступность однозначный плюс для любого современного проекта в сфере торговли, общепита и услуг. 

Да и вообще удобство электронных документов и их доступность однозначный плюс для любого современного проекта в сфере торговли, общепита и услуг. 

Что нужно знать про обмен электронными документами

Где взять электронную подпись

Электронную подпись покупают в специальном удостоверяющем центре. Достаточно просто найти удобный центр в вашем городе. Главное, чтобы он входил в список аккредитованных центров Министерства связи РФ.

Нужно оформить заявку на сайте, указать в ней реквизиты своей фирмы, а затем получить счет и оплатить услугу. С вами свяжется менеджер и пригласит в офис за ключом. В момент получения сертификата у вас проверят паспорт. Могут еще уточнить ваши полномочия и реквизиты компании. Ключ загрузят на вашу флешку (или другой носитель, например дискетку там, я не знаю). Иногда продают специальную флешку на месте — она будет стоить от 1100 до 1400 Р. Такие специальные флешки называют токенами, они более безопасные.

Все то же самое можно сделать прямо в офисе удостоверяющего центра: просто приходите со всеми документами и оформляете заявку. Но в этом случае вам придется ждать, пока пройдет безналичная оплата, — это может занять несколько часов. Наличными оплатить сертификат для фирмы нельзя, как и нельзя получить его удаленно.

Понятие электронного образа документа и электронного документа

Электронные образы документов — это документы на бумажном носителе, преобразованные в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов (п. 5.1 ст. 23 НК РФ).

Под электронным образом документа (электронной копией документа, изготовленной на бумажном носителе) в судебной практике понимается переведенная в электронную форму с помощью средств сканирования копия документа, изготовленного на бумажном носителе, заверенная в установленном порядке (п. 1 Постановления Пленума Верховного Суда РФ N 57, п. 2.2.1 разд. 2.2 Порядка подачи в арбитражные суды Российской Федерации документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, утвержденного Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.2016 N 252 (далее — Порядок N 252), п. 2.2.1 разд. 2.2 Порядка подачи мировым судьям документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, утвержденного Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 11.09.2017 N 168 (далее — Порядок N 168)).

Электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Закона N 149-ФЗ).

В судебной практике под электронным документом понимается документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью в соответствии с законодательством РФ (п. 1.4 Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 27.12.2016 N 251).