Выбираем систему электронного документооборота: от видов сэд до конкретного по

Учет объема документооборота

Объем документооборота выражают общим числом документов, которые поступили в организацию и созданы ею за другой период.

Под объемом документооборота подразумевается число подлинных экземпляров внутренних, входящих, исходящих документов и обращений граждан за конкретный период. При подсчете объема документооборота также считают копии документов, которые изготовлены при помощи разных технических средств. Но их отдельно считают от подлинных документов. Итоги подсчета оформляют в виде сводки, справки данных об объеме документооборота. Их формы разрабатывает организация. К примеру:

В организации можно установить любую периодичность подсчета документооборота: ежемесячная, еженедельная, ежегодная, ежеквартальная. Может производиться как качественный, так и количественный анализ документооборота.

Итоги, которые получены при подсчете объема документооборота, применяются при определении штатной численности и структуры делопроизводственной службы для анализа загруженности отдельных исполнителей и структурных подразделений.

Формы документооборота

Использование стандартизированных форм документооборота позволяет выполнить оптимизацию движения документов в любой организации. Принято различать 3 формы:

1. Централизованная. Главный принцип такой формы — аккумулирование всех документов в одном специализированном подразделении. Например, в канцелярии.
2. Децентрализованная. В этом случае документооборот осуществляется в разных структурах (что это такое?). Такая форма актуальна, если компания состоит из нескольких территориально удаленных подразделений.
3. Смешанная — подразумевает совокупность характеристик первых двух форм.

Исполнение

Когда документ поступил в предприятие, должна быть поставлена соответствующая отметка. Ему присваивается порядковый номер и дата. Это может быть штамп. Потом бумаги, которые требуется зарегистрировать, вносят в специальную форму, например журнал.

Благодаря информационно-справочной система можно отыскивать документы по разным показателям. Поскольку там регистрируется срок, можно найти их по времени исполнения. Именно по этой информации осуществляется контроль исполнения бумаг. Выполняется это ответственным лицами, а в небольших компаниях – секретарем.

Ответственность за решение вопросов, указанных в документации, лежит на руководстве структурных подразделений. Контроль за сроками предполагает:

1. Фиксацию при регистрации документов.

2. Проверку бумаг.

3. Наполнение исполнителям об истечении сроков выполнения работ.

4. Внесение информации.

5. Информирование ответственных лиц.

6. Внесение данных об исполнении.

7. Оформление справок по контролю за исполнением.

Обязательно контролируются бумаги, которые требуют ответа и исполнения. Поскольку в распорядительной документации предметом контроля считаются находящиеся в ней решения, должен контролироваться каждый пункт.

Подаем документы в суд общей юрисдикции

В суды общей юрисдикции документы в электронном виде подают через личный кабинет, созданный в разделе «Подача процессуальных документов в электронном виде» официального сайта суда, который расположен на интернет-портале ГАС «Правосудие» (www.sudrf.ru).

Если документы подает представитель, то личный кабинет создается на его имя. Он может подать в суд документы в отношении одного и более представляемых физических и (или) юридических лиц.

Доступ к личному кабинету возможен посредством идентификации и аутентификации в ЕСИА либо с использованием имеющейся у физлица усиленной квалифицированной электронной подписью, полученной аккредитованном Минкомсвязью УЦ.

Для подачи документов заполняют специальную форму на официальном сайте суда. Нужно выбрать вид судопроизводства и указать свои данные (в том числе номер телефона, адрес электронной почты и т.д.).

Документы подают в форме электронного документа или электронного образа документа. Требования к ним аналогичны рассмотренным выше.

Порядок использования усиленной квалифицированной электронной подписи аналогичен порядкам, рассмотренным выше.

При этом усиленную квалифицированную электронную подпись также обязательно подписывают скан-копию обращения в суд в рамках уголовного судопроизводства (.

После нажатия на данный пункт пользователь попадает на страницу интернет-портала ГАС «Правосудие». Нужно перейти в раздел «Обращения» или нажать кнопку «Новое обращение».

Далее выполняют вход в систему. Войти можно двумя способами:

• при помощи учетной записи в ЕСИА;
• либо посредством усиленной квалифицированной электронной подписи.

Затем выбирают вид обращения, например «Административное исковое заявление», формируют заявление (заполняют реквизиты заявителя, прикрепляют документы) и нажимают на кнопку «Сформировать заявление».

После этого в списке обращений для требуемого заявления нажимают кнопку «Продолжить заполнение», вводят необходимые реквизиты и на форме просмотра черновика заявления нажимают кнопку «Отправить заявление».

Пользователь получит уведомление о поступлении документов в систему. Работники суда, как и в случае описанном в предыдущем разделе, проверят документы и после проверки отправляют уведомление об их получении либо уведомление о том, что документы не могут быть признаны поступившими в суд.

Обратите внимание, что аналогичный порядок предусмотрен для подачи документов в мировые суды (). В заключение отметим, что описанные в статье способы подачи документов не распространяются на документы, содержащие государственную тайну, и на подачу запросов, предложений, заявлений или жалоб в соответствии с положениями федерального законодательства (Федеральный закон от 22 декабря 2008 г

№ 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации», Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»)

В заключение отметим, что описанные в статье способы подачи документов не распространяются на документы, содержащие государственную тайну, и на подачу запросов, предложений, заявлений или жалоб в соответствии с положениями федерального законодательства (Федеральный закон от 22 декабря 2008 г. № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации», Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»).

Этапы документооборота

После определения, что такое документооборот, необходимо рассмотреть его этапы.

Поэтому должны быть разработаны схемы движения документопотоков различных категорий, которые будут прилагаться к инструкции по делопроизводству.

Как уже говорилось выше, документопотоки в целом делятся на две категории: внутренние и внешние.

И уже в зависимости от источника происхождения самих документов будут зависеть этапы обработки, которые они пройдут.

Этапы обработки внутреннего документооборота включают в себя:

1. составление и проверка документа уполномоченным лицом;
2. согласование описанной информации;
3. подписание документа уполномоченным лицом и/или руководителем предприятия;
4. регистрация;
5. исполнение заданий (если они требуются);
6. оформление документов, подтверждающих исполнение действий;
7. уничтожение документации или отправка в архив.

Внешние документы могут иметь два потока: исходящий и входящий.

Этапы, которые проходят исходящие документы:

1. составление и проверка документа;
2. согласование и подписание указанной на документе информации;
3. регистрация и снятие копии для второго экземпляра, который остается на самом предприятии;
4. отправка документа конкретному получателю.

Что такое электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен электронными документами по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) оператора ЭДО.

Процесс работы похож на обмен письмами по электронной почте:

1. Адресат получает документ через несколько секунд на своем компьютере, после чего подписывает или отказывает в подписи. Отправитель всегда может видеть актуальный статус документа: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи».
2. После того как получатель подписывает документ или отказывает в подписи, документооборот считается завершенным.

«Чаще всего программы обмена документами похожи на ящики электронной почты. Например, в Диадоке есть папки «Входящие», «Исходящие», «Черновики», «Удаленные». Это помогает пользователям интуитивно понять, как пользоваться программой, куда зайти, чтобы посмотреть документы, которые поступили от контрагентов. Обычно трудностей с пониманием порядка действий не возникает. Бухгалтеры выполняют уже привычные им действия, которые они совершали до этого в своих учетных программах».

• При передаче документа оператор автоматически проверяет легитимность электронной подписи, которой подписан документ, и соответствие формата документа требованиям законодательства.  
• Документы подписываются электронной подписью. Электронная подпись устанавливается на компьютер владельца, в ней содержится информация о реквизитах организации и подписанта. Она полностью заменяет рукописную подпись и придает юридическую значимость документам, которые ей подписаны.

CRM-системы

Прогресс заставляет бизнесменов учиться и использовать для привлечения покупателей и заказчиков особые системы CRM (расшифровывается как Customer Relationship Management – управление взаимоотношениями с клиентами). Родоначальником современного подхода к продажам был американец Джон Генри Паттерсон (1844 г. — 1922 г.), он считал, что во главе угла стоит клиент. Именно для сбора и обработки сведений о покупателях, их потребностях, интересах и созданы CRM-системы.

Используют CRM обычно сотрудники call-центров, менеджеры по продажам, маркетологи, руководители отделов, филиалов и компании в целом.

Основные этапы работы:

• Обращение и заинтересованность в товаре или услуге (как вариант, не клиент обращается в организацию, а менеджер связывается с покупателем по телефону, в соцсети, электронной почте и другими способами, предлагая покупку).
• Отметка об уровне интереса (не интересно, купил бы, но не сейчас, может порекомендовать того, кто зачет совершить покупку, просит связаться позже и т.д.) или оформление заявки
• Обработка заявки (передача данных администратору, замерщикам, бухгалтеру для расчета. стоимости, выезду на место, составления счета или запись на встречу).
• Передача заказчику данных (информация о дате и времени записи, сроках выезда специалиста).
• Получение оплаты.
• Общение с клиентом в процессе работы (согласование новых сроков, подключение дополнительных опций, перенос встреч, решение проблем с заказом).
• Завершающий этап (передача результатов или товара, получение отзыва, определение будущей заинтересованности и потенциальных интересов покупателя), отправка (подписание) документов.

Важно! В результате общения в системе появляется карточка, сохраняющая подробную информацию о покупателе. Для обработки персональных данных физического лица необходимо получить его согласие

При помощи CRM происходит обмен с клиентом документами и взаимодействие между отделами. Обычно в обороте фигурируют заявка, счет, акт или накладная, наряд, договор. Они могут формироваться в самом сервисе, что упрощает работу менеджера и увеличивает скорость его работы, а значит, объем продаж.

Этапы

Порядок документооборота предполагает соблюдение всех его этапов. Их прохождение обеспечивает правильную работу любой организации. На предприятии должны действовать схемы документооборота. К этапам обработки относят:

1. Составление и проверку документации ответственным лицом.

2. Согласование сведений.

3. Подписание бумаг.

4. Регистрацию.

5. Выполнение заданий.

6. Оформление.

7. Уничтожение и отправку в архив.

Внешние бумаги имеют 2 потока: исходящий и входящий. Исходящая документация проходит:

1. Составление и проверку.

2. Согласование и подписание.

3. Регистрацию и снятие ксерокопий.

4. Отправку.

У входящей документации следующая схема документооборота:

1. Поступление, прием.

2. Рассмотрение, регистрация.

3. Направление на рассмотрение.

4. Исполнение.

5. Оформление отчета.

6. Перемещение в архив.

Принципы

О неправильном выполнении документооборота свидетельствуют задержки, несоответствующая доставка бумаг. Это приводит к нарушению работы предприятия

Поэтому важно, чтобы процесс документооборота имеет следующие принципы:

1. Четкость. Означает, что у бумаг должно быть четкое направление без препятствий. Поэтому в компаниях нужно следовать определенной схеме движения.

2. Непрерывность. Должны обеспечиваться условия для постоянного движения документопотока.

3. Ритмичность. Без установления сроков обработки бумаг не будет бесперебойной работы фирмы. Регламент позволяет регулировать данную сферу.

4. Параллельность. Без этого принципа не будет оперативной и слаженной работы. Один и тот же процесс не выполняется несколькими участниками.

Хоть принципы являются самостоятельными, они взаимосвязаны друг с другом. Если даже один из них будет нарушен, происходит разлад системы.

Характеристика российского рынка СЭД

Российский
рынок систем электронного документооборота в денежном выражении в настоящее
время оценивается экспертами в 170 млн. долларов и отличается высокими темпами
роста — от 25 до 40 процентов в год, по различным оценкам. Это делает его очень
привлекательным, в том числе для мощных зарубежных компаний, поэтому положение
в отрасли легко может измениться. Конечно, с одной стороны на ненасыщенном
рынке все поставщики, проявив достаточную активность, в принципе имеют большие
возможности для развития. Но, с другой стороны, сейчас уже можно говорить, что
пул основных игроков практически сформировался.

На долю
зарубежных разработчиков платформ и решений приходится более 50% рынка СЭД.
Большую долю рынка СЭД (около трети) занимают решения на базе платформы
Documentum. Принявшим участие в исследовании компаниям, разрабатывающим свои
системы на базе платформы IBM Lotus Domino / Notes («БОСС-Референт», НТЦ ИРМ,
«Интерпроком Лан», «Компания «ИнтерТраст»», ComputerAge), принадлежит
12–15% рынка. Среди российских компаний значимое положение на рынке занимают:
ЭОС, «Ланит», Directum и Cognitive Technologies. На долю системы, разработанной
каждой из указанных компаний, приходится более 5% рынка СЭД. Довольно сильные
позиции имеют также компании Upscale Soft, Docsvision и Naumen. В СЭД не
учитываются другие решения, созданные на базе платформ IBM, используемые для
разработки ECM-решений (Lotus Notes, Content Manager и др.), а также решения на
платформах для разработки ECM-приложений компаний Microsoft и Oracle и решения
российских разработчиков, не принявших участие в исследовании CNA. Указанный
сегмент российского рынка СЭД оценивается экспертами в $45-55 млн. Тем не
менее, учитывая, что платформы IBM, используемые для создания систем
электронного документооборота, широко представлены в России, то доля решений на
базе технологий IBM может оказаться значительно выше суммарной доли опрошенных
CNA компаний, в том числе за счет собственных разработок. В целом можно
выделить три основных направления роста рынка, за который могут побороться
новые и уже действующие игроки. Во-первых, можно ожидать увеличения спроса со
стороны государственных учреждений после разработки соответствующей
нормативно-правовой базы. Так как госсектор является определяющим потребителем
СЭД в России, на долю которого приходится порядка 40% рынка, то многое зависит
от того, какой путь изберет государство при создании развитой межведомственной
структуры обмена информацией. Во-вторых, крупные коммерческие структуры, уже
достаточно давно активно использующие СЭД, но лишь в некоторых подразделениях,
стремятся объединить распределенные филиалы в единое информационное
пространство и распространить успешную практику на предприятие в целом. И,
в-третьих, средний и малый бизнес в последние два-три года внедряет все больше
систем повышения эффективности организации рабочего процесса и уже осознал,
какие преимущества это дает.

Объем
рынка систем электронного документооборота (СЭД) в России в 2008 г. составил,
по предварительным оценкам CNews Analytics, около $210 млн. Крупнейшим
заказчиком СЭД в России остается госсектор, и надежды на дальнейший рост также
связывают с инициативами государства. Надежды на дальнейшее развитие
связываются по-прежнему с госсектором, банками, телекомом и нефтегазом,
изначально «поднявшим» этот рынок в России. При оценке объема рынка СЭД в
России экспертами CNews Analytics, а также респондентами –
компаниями-разработчиками и интеграторами – учитывается стоимость составляющих
системы, услуги по консалтингу, внедрению и обновлению системы, а также
обучение и техподдержка. Если по данным опроса 2007 г. доля услуг по внедрению
была примерно равна стоимости системы (около 36%), то в 2008 г. респонденты
указали, что доля внедрения немного увеличилась – 40% против 35% (стоимость
системы). Отчасти такое изменение было связано с бурным ростом отечественного
сектора ИТ-услуг в целом, на фоне которого заметно и быстро увеличивалась
стоимость работ консультантов. С началом кризисных изменений в стране заказчики
оживленно предвкушали, что цены на эти услуги в скором времени упадут. Однако
по факту резкого удешевления профессиональных ИТ-сервисов до сих пор не
произошло, при том, что этот рынок первым попадает в зону риска.

Рис. 1. Структура затрат на
внедрение СЭД.

Основные понятия

Каждая компания, независимо от ее статуса и численности сотрудников, в ходе своей деятельности выпускает и обрабатывает большое количество документов. Все они относятся к организационным и распорядительным документам. К основным понятиям в данном вопросе относят делопроизводство и документооборот.

Делопроизводством называют вид деятельности, которая обеспечивает создание официальных документов, а также организует работу с ними. В свою очередь под документооборотом понимают вид деятельности, которая направлена на организацию движения документов в компании с того момента, как их создали или получили, до момента завершения работы с ними (отправка адресату, сдача в архив).

Часто для делопроизводства организация выделяет одного или нескольких сотрудников, которые контролируют процесс.

Ни одно предприятие не может существовать независимо от законодательства. Именно оно регламентирует делопроизводство и документооборот. Вопросы в данных сферах решают секретари, архивариусы и работники отдела кадров.

Делопроизводство основывается на фиксации данных через создание бумажного или электронного акта. В связи с этим появляется документооборот, то есть движение какого-либо документа с момента создания и заканчивая его исполнением. Документооборот можно разделить на внутренний и внешний.

Внутренний оборот документов представлен следующими этапами:

1. Разработка проекта документа.
2. Согласование с руководством.
3. Подписание документа.
4. Регистрация документа: дата и номер (после издания документа он считается принятым к исполнению).
5. Доведение информации до адресата и контроль.
6. Исполнение.
7. Издание исполненного документа.
8. Уничтожение или архивирование бумаг, у которых истек срок.

Внешний оборот предполагает следующие этапы:

1. Поступление документа в компанию.
2. Регистрация поступившей документации (необходима для контроля исполнения документов).
3. Работа с корреспонденцией: ознакомление, исполнение.
4. Оформление ответа при необходимости.
5. Оформление в архив или уничтожение.

Относительно руководства документооборот бывает:

• восходящий (от подчиненного к начальнику);
• нисходящий (от начальства к подчиненным);
• горизонтальный (между подчиненными).

Каждое движение любого документа должно фиксироваться в специальном журнале. Это может быть журнал учета, карточка документа, электронный журнал и т.п.

Что входит в цикл документооборота

Немного о документах:

1. документы, которые поступают в какую-либо организацию (компанию, учреждение и т.д.), называются входящими>;
2. документы, отправляемые из организации, называются исходящими>;
3. документы, необходимые для функционирования организации и используемые внутри нее, называются внутренними>;
4. документы, которые фиксируют какую-либо хозяйственную операцию, называются первичными.

Алгоритм документооборота входящего документопотока:

1. поступление входящих документов в организацию;
2. первичная обработка выполняется лицом (лицами), в чьих служебных обязанностях это прописано;
3. регистрация входящих документов в специально созданном реестре входящей документации (как правило, это многостраничный журнал). Процесс регистрации — это следующие действия:
   1. запись наименования отправителя,
   2. запись даты поступления (если документ срочный, то записывается и точное время поступления),
   3. присвоение входящему документу номера (по порядку реестра регистрации);
4. передача документов на рассмотрение руководству;
5. создание внутренних документов на основании входящих (при необходимости);
6. передача их на исполнение соответствующим отделам или персонально каким-либо сотрудникам;
7. передача их в архив (или в иное место хранения).

Алгоритм документооборота исходящего документопотока:

1. составление и оформление документа;
2. согласование сведений, содержащихся в нем;
3. подписание его уполномоченным сотрудником;
4. снятие копии для хранения;
5. регистрация в реестре исходящих документов (регистрация осуществляется аналогично оформлению входящей документации);
6. отправка документа получателю (почтой, курьером, в электронном формате).

​С какими сложностями можно столкнуться при переходе на ЭДО

Если вы для работы используете нетиповую учетную систему или у вас очень большой объем документов, то вам может потребоваться персональное техническое решение. Но в таких случаях настройки делают сотрудники компании оператора и ваши технические специалисты. На выходе бухгалтер получает готовую программу, которой остается только начать пользоваться.

Самое сложное, что вас ждет, — это перестройка. Нужно:

• определить порядок обработки, создания и отправки документов, привыкнуть к новой системе и набить руку;
• установить в компании правила, по которым вы будете работать с электронными документами. Это потребует сил и времени, но в итоге вы получите отлаженный процесс документооборота.

«На этапе внедрения специалисты Контур.Диадок показывают и рассказывают на примере, как создавать, редактировать и отправлять документы. Мы можем обучить человека, как пользоваться программой. А если у него возникают вопросы по ходу работы, то у нас есть круглосуточная техподдержка, в которой ответят на любой вопрос. Поэтому мы считаем, что самая большая сложность, с которой вам придется столкнуться, — это побороть страх перед неизвестным и новым».