Документ
Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.
ГОСТ Р 51141-98 дает нам такое определение:
В ГОСТ ИСО 15489-1-2007
Сущность, признаки и свойства документа
Как видно из определений, все они подчеркивают информационную сущность документа.
Новый Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 определяет информацию как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».
Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.
Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
Как носитель информации, документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.
Внешние признаки документа — признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.
Автор документа: Физическое или юридическое лицо, сделавшее документ
Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Официальный документ в уголовном праве
Определение признаков официального документа имеет огромное значение для отрасли уголовного права, поскольку именно в УК РФ имеются составы преступлений, связанных с данным понятием. В теории уголовного права используется два основных подхода к расшифровке термина «официальный документ».
Первый подход считается узким и связывает официальные с источниками их происхождения. В соответствии с указанной теорией официальными могут быть лишь те, которые исходят от государственных, муниципальных органов.
Преступления с официальными документами
Официальные — это документы, оставленные (изготовленные), выданные или находящиеся в обороте государственных (муниципальных) органов, учреждений, организаций и предприятий и отвечающие определенным требованиям.
Единые правила оформления официальных утверждены распоряжением Руководителя Администрации Президента РФ ¦ 2385 от 17 декабря 1994 г.
Документ (от лат.
documentum — доказательство, свидетельство) — надлежащим образом оформленный материальный носитель каких-либо сведений, предназначенный для удостоверения юридически значимых факта или события (информация, отраженная на бумаге, фото-, аудио- или видеопленке, пластмассе, существующая в виде компьютерной записи или в иной воспринимаемой человеком материальной форме).
В ходе предварительного следствия установлено, что злоумышленник забрался на территорию водо-моторного клуба «Локомотив», расположенного на одноименном полуострове в пределах города Казани, и решил добраться на одном из находившемся там катере по воде к месту своего жительства.
Использовав подручные средства, он запустил двигатель судна. В результате был угнан катер стоимостью 1 миллион рублей, а добравшись до берега города Зеленодольска, злоумышленник бросил судно у берега.
Понятие официального документа в уголовном праве: Вы точно человек?
Проверка же законности и обоснованности правоприменительных решений по делу заявителя, в том числе с точки зрения наличия прав для отказа в возбуждении уголовного дела в связи с исключением недостроенного коттеджа из списка арестованного имущества, не входит в компетенцию Конституционного Суда Российской Федерации, равно как и поставленный заявителем вопрос о необходимости изменения степени формализации признаков того или иного преступления, а также о праве оспариваемой нормы определением понятия «официальный документ», — его разрешение требует внесения изменений и дополнений в уголовное законодательство, что не входит в компетенцию Конституционного Суда Российской Федерации, а является прерогативой федерального законодателя.
Конференция ЮрКлуба
Количество идиотов и дураков в различных организациях, учреждениях и предприятиях в процетном отношении практически одинаково, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы и примерно соотвествует в пропорциональном выражении количеству таких людей среди населения.
Исключения составляют правительство и парламент, где процент указанных категорий граждан существенно выше среднего.
Официальные — а), исходящие от органа или должностного лица, подчиняющегося юрисдикции государства, включая, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя; б) административные документы; в) нотариальные акты; г)… … Правоведение: глоссарий официальные документы МОК —, в которых приводятся указания по проведению Игр, в том числе Олимпийская хартия,Контракт о городе организаторе, Технические руководства и мастер план.
Документ классифицируется по различным признакам
1. По способу фиксации информации документы делятся на:
— письменные;
— графические;
— фото- и кинодокументы;
— электромагнитные.
2. По содержанию документы подразделяются на:
— информационно-справочные (используются для накопления, обобщения и передачи информации (отчеты, акты, доклады, письма, телеграммы, телефонограммы и др.));
— организационно-распорядительные (используются для регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции приказы по оперативному управлению, указания, постановления, решения, распоряжения и др.));
— по личному составу (личная карточка работника, заявление, характеристика, автобиография, приказы по личному составу на прием, увольнение и перемещение);
— финансово-расчетные (сметы, калькуляции, бухгалтерская отчетность и т.д.);
— снабженческо-сбытовые (накладные на прием, отпуск товара).
Кроме того, важную роль в сфере управления играют документы, отражающие деятельность различных коллегиальных органов (протоколы), которые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством накопления и обобщения информации.
Государственный стандарт определяет организационно-распорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
3. По наименованию: приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчеты, акты, планы, письма, заявления, докладные и объяснительные записки и т. п.
4. По видам документы бывают:
— типовые документы — разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер;
— примерные документы — разрабатываются вышестоящими органами для организации всей системы и носят рекомендательный характер;
— индивидуальные документы — разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования;
— трафаретные документы — изготавливаются типографическим способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места.
5. По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.
6. По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние. Внутренние — документы, создаваемые в учреждении (в организации, на предприятии) для решения своих вопросов и не выходящие за его пределы. Внешние — входящая и исходящая корреспонденция учреждения (организации, предприятия).
7. По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные.
8. По происхождению документы бывают служебные и официально-личные (именные).
9. По степени гласности выделяют документы обычные, секретные и для служебного пользования.
10. По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинные подразделяются на действительные и недействительные (утратившие юридическую силу)
11. По назначению (стадиям создания) документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник — первоначальный документ, содержащий исходную информацию и подлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документа предшествует стадия черновика- документа в предварительной редакции. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, равноценны. Копия — документ, точно воспроизводящий реквизиты подлинника (в правом углу верхнего поля которого проставлено слово «копия») и соответствующим образом заверенный.
Следует различать такие разновидности копий как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск- полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготавливается одновременно с подлинником и заверяется. Выписка- копия части документа, а дубликат- второй экземпляр документа, имеющий такую же юридическую силу.
12. По срокам хранения документы делятся на: постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет), долговременного срока хранения (свыше 10 лет).
13. По роду деятельности документы подразделяются на системы документации:
— плановая;
— организационно-распорядительная;
— первичная учетная документация;
— расчетно-денежная;
— отчетно-статистическая;
— по ценообразованию;
— по торговле;
— конструкторская;
— технологическая и т. д.
Способ изложения текста документа
По способу изложения документы делят так:
- типовые;
- трафаретные;
- индивидуальные.
В индивидуальных бумагах изложение идет в своем собственном стиле, как бы от себя. Оформление документов трафаретного типа происходит по определенной схеме с использованием набора стандартных фраз. Наиболее распространенным видом таких бумаг являются анкета или справка. Как правило, они напечатаны на готовых бланках, в которые потом вписывают некоторые данные.
Какие документы нужны в ежедневной работе? Конечно же типовые. Они оформляются на основе определенного образца, используются в однотипных ситуациях. Создаются шаблоны, которые при необходимости берут за основу, вставляя лишь дополнительную информацию. Очень часто приходится оформлять одни документы для получения других, например, в налоговой службе или в других инстанциях.
Основные функции документов
Все официальные документы могут исполнять сразу несколько функций, удовлетворяя определенные потребности граждан. Вместе с тем, функции документов подразделяются на:
- Общие – информационная (создаются с целью сохранить информацию), социальные (создаются с целью удовлетворения социальных потребностей), коммуникативная (используются как средства связи между отдельными структурами, относящимися к одному объекту, в т.ч. фирме, предприятию, общественному учреждению и т.д. ) и культурная (создается в целях сохранения и передачи культурных традиций общества).
- Специфические – управленческая (документ создается как инструмент управления и включает в себя плановые, отчетные, организационные и другие виды документов), правовая (когда документ является средством изменения и закрепления правоотношений внутри общества, и, кроме того, выступает в качестве доказательной базы в судах), историческая (создается с целью сохранения в архиве исторических сведений, касающихся развития общества).
Структура документа
Каждый документ характеризуется номером, датой и временем. Система поддерживает режим автоматической нумерации документов, при котором она самостоятельно может генерировать номер для нового документа. Кроме этого система позволяет осуществлять контроль уникальности номеров документов, не разрешая создавать документы с одинаковыми номерами:
Система автоматически поддерживает режим, при котором уникальность номеров и автоматическая нумерация могут выполняться в пределах определенного периода (день, месяц, квартал, год). Например, если периодичность установлена год, то с нового года система опять начнет нумерацию указанных документов с 1.
Важными характеристиками документа являются дата и время. Они позволяют установить строгую временную последовательность совершения операций. Таким образом, документы могут отличаться друг от друга не только номером, но и своим положением на временной оси. В результате всегда можно сказать, какая из двух операций была совершена раньше.
Помимо номера, даты и времени, каждый документ, как правило, содержит некоторую дополнительную информацию, которая подробно описывает этот документ. Например, для документа Поступление товаров и услуг это может быть информация о поставщике товаров (контрагенте), складе, на который приходуются товары и т. п. Набор такой информации является одинаковым для всех документов конкретного вида, и для ее хранения служат реквизиты документа:
Кроме этого, каждый документ может содержать некоторый набор информации, которая одинакова по своей структуре, но различна по количеству, для разных документов. Например, для документа Поступление товаров и услуг это может быть информация о товарах, поступивших на предприятие (наименование, количество, и т. д.), серийных номерах и возвратной таре. Для хранения подобных данных служат табличные части документа:
История и виды
Текстовый документ — Договор аренды.
На протяжении истории носители информации менялись, ими могла быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, компакт-диск, дискета, магнитная лента, глиняные таблички и т. п. Для автоматизации обработки документов с XX века стали широко использоваться компьютеры.
Важный вид документов — различные удостоверения, подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью.
В информационных системах для обеспечения потребностей информационного поиска, с одной стороны, описывается документ как материальный объект — совокупностью значений его свойств (атрибутов, реквизитов), то есть метаданными; с другой стороны, описывается содержание информации, закреплённой на этом объекте — как правило, с помощью индексов.
Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документа́цией.
Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов. При документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документа.
Совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации в них движения документов характеризует термин «делопроизводство». Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены.