Что такое контур.диадок электонный документооборот

Неформализованные документы

Информационное письмо
(Произвольная форма)
  • Microsoft Word 97-2010 (.doc);
  • Microsoft Excel 97-2010 (.xls);
  • Office Open XML (.docx,.xlsx);
  • Joint Photographic Experts Group (.jpeg,.jfif,.jpg);
  • Rich Text Format (.rtf);
  • Open Document Format (.odt);
  • Portable Document Format (.pdf);
  • Текстовый файл (.txt)
  • Произвольный XML (.xml)
  • DBF
Уведомление о начислении премии
(Произвольная форма)
Акт приема-передачи ТМЦ на хранение
(по форме МХ1)
Накладная на внутренне перемещение объектов основных средств по форме ОС-2
(Произвольная форма)
Накладная на отпуск материалов на сторону по форме М-15
(Произвольная форма)
Акт о приеме-передаче основных средств по форме ОС-1
(Произвольная форма)
Накладная на внутренне перемещение, передачу товаров, тары по форме ТОРГ-13
(Произвольная форма)
Реестр расходов
(Произвольная форма)
Реестр актов
(Произвольная форма)
Ведомость за выполненные работы (услуги)
(Произвольная форма)
Отчет агента
(Произвольная форма)
Акт зачета взаимных требований
(Произвольная форма)
Акт приема-передачи прав на использование ПО
(Произвольная форма)
Договор
(Произвольная форма)

Товарно-транспортная накладная
(1-Т, код формы по ОКУД 0345009)

Ценовой лист
(Произвольная форма)
Удостоверение о качестве угля
(Форма УПД-35И)
Расходно-приходная накладная
(Форма ТОРГ 14)
Счет
(Произвольная форма)
Реестр акционеров общества
(Произвольная форма)
Протокол разногласий
(Произвольная форма)
Акт о признании документа не действительным
(Произвольная форма)
Доверенность на передачу ТМЦ
(Произвольная форма)
Кредит-нота
(Произвольная форма)
Акт приема-передачи документов по уступленным денежным требованиям
(Произвольная форма)
Ведомость учета тепловой энергии и теплоносителя в системе отопления
(Произвольная форма)
Акт сверки взаиморасчетов
(Произвольная форма)
Транспортная накладная
Поручение экспедитору
Экспедиторская расписка
Отчет экспедитора
Акт о приемке выполненных работ по форме КС-2, КС-3
  • Microsoft Word 97-2010 (.doc);
  • Microsoft Excel 97-2010 (.xls);
Копия энергетического паспорта
(Утверждена приказом Министерства Энергетики РФ
от 19 апреля 2010 г. N 182)
Карточка учета в СТК
Прайс-лист

Интеграция

В документообороте СКБ Контур участвуют системы собственной разработки:

  • «Контур-Бухгалтерия Актив» — бухгалтерская программа;
  • биллинговая система;
  • система автоматической регистрации электронных договоров;
  • система автоматического расчета агентского вознаграждения для партнеров;
  • система учета счетов — внутренняя программа утверждения счетов на оплату;
  • система интернет-отчетности Контур.Экстерн.

Интеграция со всеми программами и системами, которые использует компания, осуществлена с помощью API Диадока.

Этапы внедрения ЭДО

  1. С 2010 года СКБ Контур использует Диадок для документооборота с партнерами. Обмен документами со всеми партнерами происходит без бумаги.
  2. С 2012 года СКБ Контур автоматизирует документооборот с клиентами. Сначала реализовали пилотный проект: несколько подразделений вручную загружали документы в Диадок и через него отправляли клиентам. Первый опыт позволил создать удобные инструменты для работы во внутренних информационных системах. В электронный вид полностью переведен весь поток исходящих документов для клиентов, включая договоры, соглашения и другие. В дальнейшем планируется настроить отправку документов клиентам в автоматическом режиме.

Развитие проекта ЭДО

СКБ Контур стремится сделать работу с документами удобной для всех участников документооборота. Для этого компания применяет возможности сервиса Диадок, который развивается, отвечая на потребности пользователей.

Чтобы упростить обработку документов, настроили коннекторы двух типов, работающие на отправку и получение. В первом случае ручную отправку тысячи электронных писем партнерам заменила автоматическая: в каждое сообщение коннектор подставляет индивидуальное содержание и реквизиты. Второй повод применить коннектор возник при обмене документами с поставщиком товаров для нужд офисов. Коннектор анализирует и сортирует по подразделениям входящие документы — это помогло доставлять их напрямую ответственным сотрудникам в каждом офисе.

С 2019 года СКБ Контур использует шаблоны при обмене документами с организациями-партнерами. Когда в Диадоке появилась дополнительная функциональность для документооборота по агентской схеме, компания-разработчик в числе первых начала ее применять. СКБ Контур отправляет шаблоны документов партнерам, они проверяют данные, присваивают номер, подписывают и отправляют обратно. Документооборот с партнерами многократно ускоряется, исключаются ошибки и рутинная работа по проверке документов.

Трехсторонняя подпись — еще одна функциональность, которая облегчает документооборот с партнерами. Один документ подписывают три контрагента. Все действия отражаются в протоколе документооборота.

Для того чтобы упростить клиентам процедуру оплаты услуг, запущена платежная интеграция в Диадоке. СКБ Контур отправляет счета в виде формализованных документов. Заполнять платежные поручения вручную не нужно — клиенты могут производить оплату прямо в сервисе ЭДО.

Как работает авторегистрация

  1. При входе в организацию Диадок проверяет:
    • Регистрацию  сертификата в продуктах СКБ-Контур.

    • Квалифицированность, подробнее см. в статье Какие сертификаты подходят для работы в Диадоке?

    • Закрытый ключ. При этом требуется подтвердить номер телефона для Контур.Сертификат.

      Если проверка прошла успешно и организации с ИНН из сертификата нет в Диадоке  — она будет создана автоматически. 

      Если существует тестовая организация с такими реквизитами, она станет реальной. В уже существующей организации в Диадоке запустятся проверки для создания сотрудника (см. шаг 2).

      Реквизиты организации и сотрудника подтягиваются из сервиса Контур.Фокус по ИНН сертификата пользователя.

  2. После этого выполняется проверка для сотрудника. Сотрудник с правами администратора будет создан, есливыполняется одно из условий:
    • В сертификате указана должность — главный бухгалтер, генеральный директор, директор, главный врач или ректор или данные сертификата совпадают с данными руководителя вКонтур.Фокус.

    • В организации нет администраторов с подтвержденной учетной записью и действующим сертификатом.

    • В организации есть администратор с таким же СНИЛС, как в сертификате.

Если в ящике уже есть администратор с подтвержденным логином или действующим сертификатом, то создается запрос на доступ в организацию для сотрудника. Такой запрос должен быть одобрен администратором ящика.

Что такое контур.диадок электонный документооборот

Подключение к системе электронного документооборота

1. Если Вы являетесь пользователем системы Контур.Экстерн:

1.1. У Вас уже есть личный кабинет в Диадоке. Войти в него Вы сможете прямо из системы, нажав на кнопку в меню «Первичка» и выбрав вкладку «Диадок»:

Что такое контур.диадок электонный документооборот

1.2. После нажатия кнопки «Первичка», Вы попадете на главную страницу системы «Диадок». Перейдя в раздел «Контрагенты», Вы найдете приглашение от Муниципального предприятия г. Жуковского «Теплоцентраль» с вложенной формой дополнительного соглашения о переходе на электронный документооборот.

1.3. Скачайте форму дополнительного соглашения, заполните ее реквизитами Вашей компании, подпишите и отправьте в Муниципальное предприятие г. Жуковского «Теплоцентраль».

Что такое контур.диадок электонный документооборот

1.5. Со следующего отчетного периода Муниципальное предприятие г. Жуковского «Теплоцентраль» начнет отправлять в Ваш адрес документы в электронном виде.

2. Если Вы не являетесь пользователем системы Контур.Экстерн:

2.1. Вы можете войти в систему через сайт diadoc.ru. Для этого необходимо:

a. Вставить носитель с сертификатом квалифицированной электронной подписи в компьютер.

b. Открыть сайт системы Диадок diadoc.ru и нажать кнопку «Войти в сервис» в правом верхнем углу:

Что такое контур.диадок электонный документооборот

c. Выбрать пункт «По сертификату»:

d. Скачать и установить инструмент Toolbox, если это будет предложено системой:

Что такое контур.диадок электонный документооборот

e. В открывшемся окне выбрать сертификат нужной организации:

Что такое контур.диадок электонный документооборот

f. После этого откроется основная страница системы Диадок — страница входящих документов. Аккаунт в Диадок успешно зарегистрирован.

2.2. В разделе «Контрагенты» Вы найдете приглашение от Муниципального предприятия г. Жуковского «Теплоцентраль» с вложенной формой дополнительного соглашения о переходе на электронный документооборот.

2.3. Скачайте форму дополнительного соглашения, заполните ее реквизитами Вашей компании, подпишите и отправьте в Муниципальное предприятие г. Жуковского «Теплоцентраль».

2.5. Со следующего отчетного периода Муниципальное предприятие г. Жуковского «Теплоцентраль» начнет отправлять в Ваш адрес документы в электронном виде.

Использование системы Диадок позволит Вам получать и обрабатывать все входящие документы в электронном виде как от Муниципального предприятия г. Жуковского «Теплоцентраль», так и от других поставщиков, работающих в самых разных отраслях.

  1. Как обеспечивается юридическая значимость электронных документов, передаваемых через Диадок?
  2. Необходимо ли дублировать документы, передаваемые через Диадок, в бумажном виде?
  3. Cертификаты каких Удостоверяющих центров подходят для работы в Диадоке?
  4. Как организовать работу для уполномоченного лица компании?
  5. Можно ли представить электронные документы в суд?
  6. Нужно ли заключать с контрагентами дополнительное соглашение на обмен электронными документами?
  7. Как узнать, кто из контрагентов компании уже подключен к системе Диадок?

Принцип работы в системе

Чтобы произвести вход в личный кабинет, не требуется рутинной регистрации и согласования получения доступа. Для создания пароля потребуется только адрес электронной почты. Достаточно иметь КЭП – электронную подпись предприятия для заверения важных бумаг

Неважно, кем был выдан сертификат. Можно использовать подпись, которой бухгалтер подписывает отчеты для налоговых органов

Войти можно двумя способами: при вводе логина и пароля или с помощью КЭП. Ниже прописана подробная инструкция по работе в Контур.Диадок:

  1. Нажать на клавишу «Войти».
  2. Выбрать вариант входа.
  3. Если компания крупная, то система потребует выбрать подразделение, после чего откроется основная страница сервиса.
  4. Пользователь попадает на главную страницу, где находится строка поиска и основные вкладки для работы. В поисковой строчке достаточно ввести название предприятия или документа, который необходимо найти.
  5. В блоке «Настройки» находится информация о тарифном плане, реквизиты компании и возможность построить сервис под себя.

Что такое контур.диадок электонный документооборотРаздел «документы»

Подробнее стоит остановиться на меню. Основная вкладка – это «Документы». Основные действия будут проходить в этом разделе. Там будет храниться вся документация: отправленная, полученная и та, которая находится в работе. В любой момент можно найти нужную бумагу и проследить историю документа

Также стоит обратить внимание на вкладку «Контрагенты». В этой папке будут храниться названия всех компаний, с которыми происходит электронный документооборот

Чтобы начать работу, нужно произвести рассылку приглашений предприятиям, с которыми происходит или запланировано сотрудничество, а также принять уже имеющиеся предложения.

Во вкладке «Сообщения» будет храниться переписка с каждым контрагентом. Можно просмотреть всю историю, а при входе в программу сервис будет сообщать о новых письмах. Система позволяет просматривать всех контрагентов, которые есть в контактах. Карточка клиента содержит полную информацию об организации: начиная от реквизитов и ФИО руководителя и заканчивая историей документооборота между фирмами.

На заметку! Если компания еще не имеет КЭП, то электронную подпись получить несложно. Подобная процедура обойдется в районе 2000 рублей*.

Что такое контур.диадок электонный документооборотСтартовая страница

Комментарии

Анастасия Коротаеваведущий бухгалтер сервисного подразделения ASUS

Благодаря типовому интеграционному модулю для 1С внедрение Диадока прошло для нас совершенно безболезненно. В компании не пришлось изменять и перестраивать внутренние процессы, это большой плюс для нас. Команда Диадока на протяжении всего нашего сотрудничества быстро и квалифицированно отвечает на наши запросы и сейчас активно работает над подключением к ЭДО максимального числа наших контрагентов.

Максим ВдовинВедущий специалист проектов Диадока

Сегодня многие компании переходят на использование платформы 1С 8.3. Мы усовершенствовали наш типовой модуль, чтобы при интеграции с данной системой требовалось как можно меньше прикладывать усилий по его адаптации. Результат налицо: модуль был внедрен без каких-либо сложностей в таком масштабном проекте сервисного подразделения ASUS, лишь с минимальными дополнительными доработками.

Тарифы на использование Контур.Диадок

Тарифная сетка обширна. Ниже будут расписаны тарифы и их стоимость. Цена – это годовое обслуживание. Соискателю достаточно выбрать лимит, который ему потребуется в течение года. Можно подобрать самый оптимальный вариант для любой организации:

  1. Стандартный пакет стоит 4200 рублей* и позволяет отправлять до 600 бумаг в месяц.
  2. За 7800 рублей можно отправлять до 1200 документов.
  3. За 18600 руб. – 3000.
  4. За 36000 руб. – 6000.
  5. За 68400 руб. – 12000.

На заметку! За входящую документацию плата не взимается. Существует также расширенный тарифный план, если организация планирует отправку более 12000 экземпляров документации. Этот тариф рассчитывается индивидуально.

Контур.Диадок – это сервис нового поколения. Он позволяет значительно оптимизировать рабочий процесс предприятия, особенно при наличии большого количества отделов и высокого документооборота. В случае системных ошибок или затруднений пользователи могут обратиться в службу технической поддержки. Для этого достаточно позвонить по бесплатному номеру 8 800 500 10 18, заказать обратную связь или отправить письмо в техподдержку через сайт. Операторы работают круглосуточно.

* Все указанные в статье цены актуальны на август 2019 года.

Переход на электронный документооборот позволит вам

  • Получать документы на поставляемый товар в момент готовности вашего заказа к отгрузке;
  • Хранить документы исключительно в электронном виде в системе или на персональном компьютере, тем самым исключить издержки на ведение бумажного архива;
  • Иметь гарантию правильности оформления счетов-фактур благодаря автоматической проверке в системе, и в результате — гарантированный вычет НДС по поставкам;
  • Представлять бухгалтерские документы на проверку в ИФНС в электронном виде через интернет;
  • При обнаружении ошибок в документах производить их корректировку в режиме онлайн;
  • При наличии интеграции с бухгалтерской и складской системами автоматизировать процессы приема и проверки входящих документов без дополнительной ручной обработки документов. 

Для начала работы в Диадоке

  1. Войдите в Диадок (подходят квалифицированные сертификаты всех удостоверяющих центров)
    Если у вас нет квалифицированной электронной подписи, отправьте заявку на получение подписи в Удостоверяющем центре СКБ Контур.
     
  2. Примите приглашение от ООО «Ориола»
    Для этого зайдите в раздел «Контрагенты» и откройте вкладку «Приглашают вас», найдите приглашение от ООО «Ориола» и нажмите на кнопку «Принять приглашение». Если по каким-то причинам вы не найдете приглашения от ООО «Ориола», то вы можете самостоятельно пригласить ООО «Ориола» к электронному обмену, для этого выберите вкладку «Поиск и приглашение» и в строке поиска укажите ИНН или наименование ООО «Ориола», в результате в списке ниже вы увидите нужную компанию, нажав на которую сможете отправить ей приглашение к обмену.
     
  3. Начните получать от ООО «Ориола» тестовые электронные документы
    После принятия приглашения ООО «Ориола» начнет Вам отправлять электронные документы с пометкой «Тестовый». При этом бумажные документы будут отправляться как и прежде. Используйте тестовый период работы в Диадоке для проверки корректности прохождения электронных документов, для настройки рабочих мест и обучения пользователей.
     
  4. Подпишите с ООО «Ориола» дополнительное соглашение об электронном документообороте
    После оценки работы системы в тестовом режиме и готовности отказаться от бумажных документов свяжитесь с вашим менеджером в ООО «Ориола» для подписания дополнительного соглашения об электронном обмене. Такое соглашение подписывается в бумажном виде.
     
  5. Начните принимать юридически значимые электронные документы в Диадоке
    ООО «Ориола» готова предоставлять в электронном виде через Диадок как полный пакет документов, так и выборочно печатать некоторые документы и как прежде привозить их вместе с поставкой для облегчения перехода на электронный обмен.

Если у вас остались вопросы по использованию и настройке Диадока, ознакомьтесь со специальной страницей для аптечных сетей, звоните в Диадок по бесплатному телефону 8 800 500-10-18 или задавайте вопросы по электронной почте [email protected]

Выбираем способ работы с ЭДО

Внедрение системы ЭДО в работу компании может занять очень разные промежутки времени и потребовать разных финансовых вложений. Всё зависит от способа работы с ЭДО, который вы выберете. Теоретически: все, что нужно для ЭДО — это интернет и КЭП. Практически же компании нужно решить, как именно в ней будет организована работа с электронными документами.
 

Что такое контур.диадок электонный документооборот

Веб-версия

Наиболее простой способ — это работа через веб-версию, которая доступна всем. Он не потребует никакого вмешательства в информационные системы компании, обмен документами с контрагентами происходит по принципу электронной почты. В этом случае компания платит только за отправленные документы.

Внедряем ЭДО пошагово

Внесите изменения в учетную политику

Пропишите в учетной политике возможность использования электронных документов, в частности, что первичные документы могут составляться в электронном виде и подписываться электронной подписью.

Составьте цепочку документооборота

Проанализируйте действующую схему документооборота. Определите, какие сотрудники задействованы в работе с документами, кто может их редактировать, кто согласовывать без права подписи, кто подписывать
и т. д.

Выберите оператора и систему ЭДО

Посмотрите, сколько ваших контрагентов работает в системе ЭДО. Почитайте отзывы клиентов, протестируйте системы на удобство и техподдержку на качество. Убедитесь, что оператор развивает роуминг.

Подберите техническое решение

Выберите, каким способом хотите работать с ЭДО: через веб-интерфейс или модуль для 1С. Если требуется интеграция с вашей учетной системой — убедитесь в компетенции оператора, почитав отзывы клиентов.

Подключаем контрагентов

Документооборот — процесс как минимум двусторонний

Поэтому компании, переходящей на ЭДО, важно проинформировать об этом своих контрагентов. Разные операторы придерживаются различной политики относительно своего участия в подключении контрагентов

В Диадоке действует группа активации, которая специализируется как раз на данном процессе. Она разработала ряд специальных инструментов и шаблонов для информирования контрагентов. Ее специалисты вместе с ответственными лицами компании выбирают те, которые наиболее подходят в данном конкретном случае  и составляют план действий и мероприятий, которому следуют.

Ограничения

Сотрудник не будет автоматически зарегистрирован в организации, если:

  • Отклонен запрос на доступ в ящик пользователю. Обратитесь к администратору организации в Диадоке для получения доступа.
  • Пользователь был ранее удален из организации. Обратитесь к администратору организации в Диадоке для получения доступа.
  • Организация является частью филиальной структуры. Обратитесь в техподдержку с запросом регистрации сотрудника в ящике и предоставьте открытый ключ сертификата.
  • Если сертификат выдан физическому лицу и в Диадоке отсутствует организация ИП с ИНН, совпадающим с ИНН физического лица. Обратитесь в техподдержку с запросом регистрации сотрудника в ящике и предоставьте открытый ключ сертификата.
  • Если сертификат выдан представительству/филиалу иностранной организации (ИНН начинается с “99”) и ее нет в Контур.Фокус. Обратитесь в техподдержку с запросом регистрации сотрудника в ящике и предоставьте открытый ключ сертификата.

Также можно начать работать в Диадоке с помощью Easy-регистрации.  Easy-регистрация — это сервис, с помощью которого пользователь сам может зарегистрировать свой сертификат или тестовый ящик в Диадоке.

admin
Оцените автора
( Пока оценок нет )
Добавить комментарий