Неформализованные документы
| Информационное письмо (Произвольная форма) |
|
| Уведомление о начислении премии (Произвольная форма) |
|
| Акт приема-передачи ТМЦ на хранение (по форме МХ1) |
|
| Накладная на внутренне перемещение объектов основных средств по форме ОС-2 (Произвольная форма) |
|
| Накладная на отпуск материалов на сторону по форме М-15 (Произвольная форма) |
|
| Акт о приеме-передаче основных средств по форме ОС-1 (Произвольная форма) |
|
| Накладная на внутренне перемещение, передачу товаров, тары по форме ТОРГ-13 (Произвольная форма) |
|
| Реестр расходов (Произвольная форма) |
|
| Реестр актов (Произвольная форма) |
|
| Ведомость за выполненные работы (услуги) (Произвольная форма) |
|
| Отчет агента (Произвольная форма) |
|
| Акт зачета взаимных требований (Произвольная форма) |
|
| Акт приема-передачи прав на использование ПО (Произвольная форма) |
|
| Договор (Произвольная форма) |
|
|
Товарно-транспортная накладная |
|
| Ценовой лист (Произвольная форма) |
|
| Удостоверение о качестве угля (Форма УПД-35И) |
|
| Расходно-приходная накладная (Форма ТОРГ 14) |
|
| Счет (Произвольная форма) |
|
| Реестр акционеров общества (Произвольная форма) |
|
| Протокол разногласий (Произвольная форма) |
|
| Акт о признании документа не действительным (Произвольная форма) |
|
| Доверенность на передачу ТМЦ (Произвольная форма) |
|
| Кредит-нота (Произвольная форма) |
|
| Акт приема-передачи документов по уступленным денежным требованиям (Произвольная форма) |
|
| Ведомость учета тепловой энергии и теплоносителя в системе отопления (Произвольная форма) |
|
| Акт сверки взаиморасчетов (Произвольная форма) |
|
| Транспортная накладная | |
| Поручение экспедитору | |
| Экспедиторская расписка | |
| Отчет экспедитора | |
| Акт о приемке выполненных работ по форме КС-2, КС-3 |
|
| Копия энергетического паспорта (Утверждена приказом Министерства Энергетики РФ от 19 апреля 2010 г. N 182) |
|
| Карточка учета в СТК | |
| Прайс-лист |
Интеграция
В документообороте СКБ Контур участвуют системы собственной разработки:
- «Контур-Бухгалтерия Актив» — бухгалтерская программа;
- биллинговая система;
- система автоматической регистрации электронных договоров;
- система автоматического расчета агентского вознаграждения для партнеров;
- система учета счетов — внутренняя программа утверждения счетов на оплату;
- система интернет-отчетности Контур.Экстерн.
Интеграция со всеми программами и системами, которые использует компания, осуществлена с помощью API Диадока.
Этапы внедрения ЭДО
- С 2010 года СКБ Контур использует Диадок для документооборота с партнерами. Обмен документами со всеми партнерами происходит без бумаги.
- С 2012 года СКБ Контур автоматизирует документооборот с клиентами. Сначала реализовали пилотный проект: несколько подразделений вручную загружали документы в Диадок и через него отправляли клиентам. Первый опыт позволил создать удобные инструменты для работы во внутренних информационных системах. В электронный вид полностью переведен весь поток исходящих документов для клиентов, включая договоры, соглашения и другие. В дальнейшем планируется настроить отправку документов клиентам в автоматическом режиме.
Развитие проекта ЭДО
СКБ Контур стремится сделать работу с документами удобной для всех участников документооборота. Для этого компания применяет возможности сервиса Диадок, который развивается, отвечая на потребности пользователей.
Чтобы упростить обработку документов, настроили коннекторы двух типов, работающие на отправку и получение. В первом случае ручную отправку тысячи электронных писем партнерам заменила автоматическая: в каждое сообщение коннектор подставляет индивидуальное содержание и реквизиты. Второй повод применить коннектор возник при обмене документами с поставщиком товаров для нужд офисов. Коннектор анализирует и сортирует по подразделениям входящие документы — это помогло доставлять их напрямую ответственным сотрудникам в каждом офисе.
С 2019 года СКБ Контур использует шаблоны при обмене документами с организациями-партнерами. Когда в Диадоке появилась дополнительная функциональность для документооборота по агентской схеме, компания-разработчик в числе первых начала ее применять. СКБ Контур отправляет шаблоны документов партнерам, они проверяют данные, присваивают номер, подписывают и отправляют обратно. Документооборот с партнерами многократно ускоряется, исключаются ошибки и рутинная работа по проверке документов.
Трехсторонняя подпись — еще одна функциональность, которая облегчает документооборот с партнерами. Один документ подписывают три контрагента. Все действия отражаются в протоколе документооборота.
Для того чтобы упростить клиентам процедуру оплаты услуг, запущена платежная интеграция в Диадоке. СКБ Контур отправляет счета в виде формализованных документов. Заполнять платежные поручения вручную не нужно — клиенты могут производить оплату прямо в сервисе ЭДО.
Как работает авторегистрация
-
При входе в организацию Диадок проверяет:
-
Регистрацию сертификата в продуктах СКБ-Контур.
-
Квалифицированность, подробнее см. в статье Какие сертификаты подходят для работы в Диадоке?
-
Закрытый ключ. При этом требуется подтвердить номер телефона для Контур.Сертификат.
Если проверка прошла успешно и организации с ИНН из сертификата нет в Диадоке — она будет создана автоматически.
Если существует тестовая организация с такими реквизитами, она станет реальной. В уже существующей организации в Диадоке запустятся проверки для создания сотрудника (см. шаг 2).
Реквизиты организации и сотрудника подтягиваются из сервиса Контур.Фокус по ИНН сертификата пользователя.
-
-
- После этого выполняется проверка для сотрудника. Сотрудник с правами администратора будет создан, есливыполняется одно из условий:
-
-
В сертификате указана должность — главный бухгалтер, генеральный директор, директор, главный врач или ректор или данные сертификата совпадают с данными руководителя вКонтур.Фокус.
-
В организации нет администраторов с подтвержденной учетной записью и действующим сертификатом.
-
В организации есть администратор с таким же СНИЛС, как в сертификате.
-
Если в ящике уже есть администратор с подтвержденным логином или действующим сертификатом, то создается запрос на доступ в организацию для сотрудника. Такой запрос должен быть одобрен администратором ящика.
Подключение к системе электронного документооборота
1. Если Вы являетесь пользователем системы Контур.Экстерн:
1.1. У Вас уже есть личный кабинет в Диадоке. Войти в него Вы сможете прямо из системы, нажав на кнопку в меню «Первичка» и выбрав вкладку «Диадок»:
1.2. После нажатия кнопки «Первичка», Вы попадете на главную страницу системы «Диадок». Перейдя в раздел «Контрагенты», Вы найдете приглашение от Муниципального предприятия г. Жуковского «Теплоцентраль» с вложенной формой дополнительного соглашения о переходе на электронный документооборот.
1.3. Скачайте форму дополнительного соглашения, заполните ее реквизитами Вашей компании, подпишите и отправьте в Муниципальное предприятие г. Жуковского «Теплоцентраль».
1.5. Со следующего отчетного периода Муниципальное предприятие г. Жуковского «Теплоцентраль» начнет отправлять в Ваш адрес документы в электронном виде.
2. Если Вы не являетесь пользователем системы Контур.Экстерн:
2.1. Вы можете войти в систему через сайт diadoc.ru. Для этого необходимо:
a. Вставить носитель с сертификатом квалифицированной электронной подписи в компьютер.
b. Открыть сайт системы Диадок diadoc.ru и нажать кнопку «Войти в сервис» в правом верхнем углу:
c. Выбрать пункт «По сертификату»:
d. Скачать и установить инструмент Toolbox, если это будет предложено системой:
e. В открывшемся окне выбрать сертификат нужной организации:
f. После этого откроется основная страница системы Диадок — страница входящих документов. Аккаунт в Диадок успешно зарегистрирован.
2.2. В разделе «Контрагенты» Вы найдете приглашение от Муниципального предприятия г. Жуковского «Теплоцентраль» с вложенной формой дополнительного соглашения о переходе на электронный документооборот.
2.3. Скачайте форму дополнительного соглашения, заполните ее реквизитами Вашей компании, подпишите и отправьте в Муниципальное предприятие г. Жуковского «Теплоцентраль».
2.5. Со следующего отчетного периода Муниципальное предприятие г. Жуковского «Теплоцентраль» начнет отправлять в Ваш адрес документы в электронном виде.
Использование системы Диадок позволит Вам получать и обрабатывать все входящие документы в электронном виде как от Муниципального предприятия г. Жуковского «Теплоцентраль», так и от других поставщиков, работающих в самых разных отраслях.
- Как обеспечивается юридическая значимость электронных документов, передаваемых через Диадок?
- Необходимо ли дублировать документы, передаваемые через Диадок, в бумажном виде?
- Cертификаты каких Удостоверяющих центров подходят для работы в Диадоке?
- Как организовать работу для уполномоченного лица компании?
- Можно ли представить электронные документы в суд?
- Нужно ли заключать с контрагентами дополнительное соглашение на обмен электронными документами?
- Как узнать, кто из контрагентов компании уже подключен к системе Диадок?
Принцип работы в системе
Чтобы произвести вход в личный кабинет, не требуется рутинной регистрации и согласования получения доступа. Для создания пароля потребуется только адрес электронной почты. Достаточно иметь КЭП – электронную подпись предприятия для заверения важных бумаг
Неважно, кем был выдан сертификат. Можно использовать подпись, которой бухгалтер подписывает отчеты для налоговых органов
Войти можно двумя способами: при вводе логина и пароля или с помощью КЭП. Ниже прописана подробная инструкция по работе в Контур.Диадок:
- Нажать на клавишу «Войти».
- Выбрать вариант входа.
- Если компания крупная, то система потребует выбрать подразделение, после чего откроется основная страница сервиса.
- Пользователь попадает на главную страницу, где находится строка поиска и основные вкладки для работы. В поисковой строчке достаточно ввести название предприятия или документа, который необходимо найти.
- В блоке «Настройки» находится информация о тарифном плане, реквизиты компании и возможность построить сервис под себя.
Раздел «документы»
Подробнее стоит остановиться на меню. Основная вкладка – это «Документы». Основные действия будут проходить в этом разделе. Там будет храниться вся документация: отправленная, полученная и та, которая находится в работе. В любой момент можно найти нужную бумагу и проследить историю документа
Также стоит обратить внимание на вкладку «Контрагенты». В этой папке будут храниться названия всех компаний, с которыми происходит электронный документооборот
Чтобы начать работу, нужно произвести рассылку приглашений предприятиям, с которыми происходит или запланировано сотрудничество, а также принять уже имеющиеся предложения.
Во вкладке «Сообщения» будет храниться переписка с каждым контрагентом. Можно просмотреть всю историю, а при входе в программу сервис будет сообщать о новых письмах. Система позволяет просматривать всех контрагентов, которые есть в контактах. Карточка клиента содержит полную информацию об организации: начиная от реквизитов и ФИО руководителя и заканчивая историей документооборота между фирмами.
На заметку! Если компания еще не имеет КЭП, то электронную подпись получить несложно. Подобная процедура обойдется в районе 2000 рублей*.
Стартовая страница
Комментарии
Анастасия Коротаеваведущий бухгалтер сервисного подразделения ASUS
Благодаря типовому интеграционному модулю для 1С внедрение Диадока прошло для нас совершенно безболезненно. В компании не пришлось изменять и перестраивать внутренние процессы, это большой плюс для нас. Команда Диадока на протяжении всего нашего сотрудничества быстро и квалифицированно отвечает на наши запросы и сейчас активно работает над подключением к ЭДО максимального числа наших контрагентов.
Максим ВдовинВедущий специалист проектов Диадока
Сегодня многие компании переходят на использование платформы 1С 8.3. Мы усовершенствовали наш типовой модуль, чтобы при интеграции с данной системой требовалось как можно меньше прикладывать усилий по его адаптации. Результат налицо: модуль был внедрен без каких-либо сложностей в таком масштабном проекте сервисного подразделения ASUS, лишь с минимальными дополнительными доработками.
Тарифы на использование Контур.Диадок
Тарифная сетка обширна. Ниже будут расписаны тарифы и их стоимость. Цена – это годовое обслуживание. Соискателю достаточно выбрать лимит, который ему потребуется в течение года. Можно подобрать самый оптимальный вариант для любой организации:
- Стандартный пакет стоит 4200 рублей* и позволяет отправлять до 600 бумаг в месяц.
- За 7800 рублей можно отправлять до 1200 документов.
- За 18600 руб. – 3000.
- За 36000 руб. – 6000.
- За 68400 руб. – 12000.
На заметку! За входящую документацию плата не взимается. Существует также расширенный тарифный план, если организация планирует отправку более 12000 экземпляров документации. Этот тариф рассчитывается индивидуально.
Контур.Диадок – это сервис нового поколения. Он позволяет значительно оптимизировать рабочий процесс предприятия, особенно при наличии большого количества отделов и высокого документооборота. В случае системных ошибок или затруднений пользователи могут обратиться в службу технической поддержки. Для этого достаточно позвонить по бесплатному номеру 8 800 500 10 18, заказать обратную связь или отправить письмо в техподдержку через сайт. Операторы работают круглосуточно.
* Все указанные в статье цены актуальны на август 2019 года.
Переход на электронный документооборот позволит вам
- Получать документы на поставляемый товар в момент готовности вашего заказа к отгрузке;
- Хранить документы исключительно в электронном виде в системе или на персональном компьютере, тем самым исключить издержки на ведение бумажного архива;
- Иметь гарантию правильности оформления счетов-фактур благодаря автоматической проверке в системе, и в результате — гарантированный вычет НДС по поставкам;
- Представлять бухгалтерские документы на проверку в ИФНС в электронном виде через интернет;
- При обнаружении ошибок в документах производить их корректировку в режиме онлайн;
- При наличии интеграции с бухгалтерской и складской системами автоматизировать процессы приема и проверки входящих документов без дополнительной ручной обработки документов.
Для начала работы в Диадоке
-
Войдите в Диадок (подходят квалифицированные сертификаты всех удостоверяющих центров)
Если у вас нет квалифицированной электронной подписи, отправьте заявку на получение подписи в Удостоверяющем центре СКБ Контур.
- Примите приглашение от ООО «Ориола»
Для этого зайдите в раздел «Контрагенты» и откройте вкладку «Приглашают вас», найдите приглашение от ООО «Ориола» и нажмите на кнопку «Принять приглашение». Если по каким-то причинам вы не найдете приглашения от ООО «Ориола», то вы можете самостоятельно пригласить ООО «Ориола» к электронному обмену, для этого выберите вкладку «Поиск и приглашение» и в строке поиска укажите ИНН или наименование ООО «Ориола», в результате в списке ниже вы увидите нужную компанию, нажав на которую сможете отправить ей приглашение к обмену.
- Начните получать от ООО «Ориола» тестовые электронные документы
После принятия приглашения ООО «Ориола» начнет Вам отправлять электронные документы с пометкой «Тестовый». При этом бумажные документы будут отправляться как и прежде. Используйте тестовый период работы в Диадоке для проверки корректности прохождения электронных документов, для настройки рабочих мест и обучения пользователей.
- Подпишите с ООО «Ориола» дополнительное соглашение об электронном документообороте
После оценки работы системы в тестовом режиме и готовности отказаться от бумажных документов свяжитесь с вашим менеджером в ООО «Ориола» для подписания дополнительного соглашения об электронном обмене. Такое соглашение подписывается в бумажном виде.
- Начните принимать юридически значимые электронные документы в Диадоке
ООО «Ориола» готова предоставлять в электронном виде через Диадок как полный пакет документов, так и выборочно печатать некоторые документы и как прежде привозить их вместе с поставкой для облегчения перехода на электронный обмен.
Если у вас остались вопросы по использованию и настройке Диадока, ознакомьтесь со специальной страницей для аптечных сетей, звоните в Диадок по бесплатному телефону 8 800 500-10-18 или задавайте вопросы по электронной почте diadoc@kontur.ru.
Выбираем способ работы с ЭДО
Внедрение системы ЭДО в работу компании может занять очень разные промежутки времени и потребовать разных финансовых вложений. Всё зависит от способа работы с ЭДО, который вы выберете. Теоретически: все, что нужно для ЭДО — это интернет и КЭП. Практически же компании нужно решить, как именно в ней будет организована работа с электронными документами.
Веб-версия
Наиболее простой способ — это работа через веб-версию, которая доступна всем. Он не потребует никакого вмешательства в информационные системы компании, обмен документами с контрагентами происходит по принципу электронной почты. В этом случае компания платит только за отправленные документы.
Внедряем ЭДО пошагово
Внесите изменения в учетную политику
Пропишите в учетной политике возможность использования электронных документов, в частности, что первичные документы могут составляться в электронном виде и подписываться электронной подписью.
Составьте цепочку документооборота
Проанализируйте действующую схему документооборота. Определите, какие сотрудники задействованы в работе с документами, кто может их редактировать, кто согласовывать без права подписи, кто подписывать
и т. д.
Выберите оператора и систему ЭДО
Посмотрите, сколько ваших контрагентов работает в системе ЭДО. Почитайте отзывы клиентов, протестируйте системы на удобство и техподдержку на качество. Убедитесь, что оператор развивает роуминг.
Подберите техническое решение
Выберите, каким способом хотите работать с ЭДО: через веб-интерфейс или модуль для 1С. Если требуется интеграция с вашей учетной системой — убедитесь в компетенции оператора, почитав отзывы клиентов.
Подключаем контрагентов
Документооборот — процесс как минимум двусторонний
Поэтому компании, переходящей на ЭДО, важно проинформировать об этом своих контрагентов. Разные операторы придерживаются различной политики относительно своего участия в подключении контрагентов
В Диадоке действует группа активации, которая специализируется как раз на данном процессе. Она разработала ряд специальных инструментов и шаблонов для информирования контрагентов. Ее специалисты вместе с ответственными лицами компании выбирают те, которые наиболее подходят в данном конкретном случае и составляют план действий и мероприятий, которому следуют.
Ограничения
Сотрудник не будет автоматически зарегистрирован в организации, если:
- Отклонен запрос на доступ в ящик пользователю. Обратитесь к администратору организации в Диадоке для получения доступа.
- Пользователь был ранее удален из организации. Обратитесь к администратору организации в Диадоке для получения доступа.
- Организация является частью филиальной структуры. Обратитесь в техподдержку с запросом регистрации сотрудника в ящике и предоставьте открытый ключ сертификата.
- Если сертификат выдан физическому лицу и в Диадоке отсутствует организация ИП с ИНН, совпадающим с ИНН физического лица. Обратитесь в техподдержку с запросом регистрации сотрудника в ящике и предоставьте открытый ключ сертификата.
- Если сертификат выдан представительству/филиалу иностранной организации (ИНН начинается с “99”) и ее нет в Контур.Фокус. Обратитесь в техподдержку с запросом регистрации сотрудника в ящике и предоставьте открытый ключ сертификата.
Также можно начать работать в Диадоке с помощью Easy-регистрации. Easy-регистрация — это сервис, с помощью которого пользователь сам может зарегистрировать свой сертификат или тестовый ящик в Диадоке.
