Электронная таблица

Система поиска

Если говорить о поисковых возможностях любых программных продуктов такого направления, они могут осуществляться несколькими способами.

Для всех офисных приложений стандартным средством является применение сочетания Ctrl + F (для поиска определенного содержимого на активной странице). Однако такой метод не подходит для связанных листов и файлов.

В случае задания нескольких условий лучше применять специальные фильтры, которые имеются в любом приложении такого типа, но лучше использовать написание макросов на Visual Basic, что значительно упрощает процедуру поиска и фильтрации. При этом можно даже задавать ссылки на файлы или разделы табличных данных, которые в них хранятся.

Тип вводимых данных

Вот теперь посмотрим еще с одной стороны на то, что собой представляют электронные таблицы. Какие бывают программы для их создания, тоже немного понятно. Сейчас нужно сказать несколько слов о вводимых и подлежащих обработке данных. Рассмотрим их на примере стандартного приложения Excel, тем более что в большинстве своем практически все приложения, позволяющие работать с электронными таблицами, имеют схожие форматы.

Электронная таблица

Если кликнуть правой кнопкой на активной ячейке (или выбрать соответствующую команду формата данных из меню), можно увидеть, что тип вводимых данных может быть достаточно разнообразным.

Общий формат используется только для того, чтобы программа определяла, что именно вводится (текст, числа, проценты и т. д.). Числовой формат более интересен. Здесь можно задавать даже экспотенциальные данные с необходимым количеством знаков после запятой и разделителем. Текстовый формат, соответственно, предполагает распознавание даже чисел или формул именно в ракурсе текста. Проценты, даты и т. д. распознаются при задании необходимого формата.

Но и это еще далеко не все, на что способны электронные таблицы. Какие бывают средства для обработки вводимых данных еще? Это нетрудно понять, если посмотреть на основную строку формул. Именно этот элемент выполняет одну из самых важных функций. Наверное, каждый замечал, что она обозначена названием fx. И именно в этом поле вводятся вычислительные формулы. Их формат может быть самым разным.

Кстати сказать, не все пользователи четко себе представляют тип вводимых формул. Дело в том, что они могут достаточно сильно отличаться от стандартного вида. Конечно, при выделении ячеек можно использовать, например, стандартное действие вроде «=A1+B1» для суммы, специальную кнопку автоматического суммирования или «=A1*B1» для произведения, но для диапазона того же суммирования лучше вводить формулу без выделения ячеек

При этом стоит обратить внимание, что электронные таблицы – это программа, поддерживающая так называемую мультиязычность. Иными словами, нет абсолютно никакой разницы, будет ли введена формула «=СУММ(A1:A10)» или «=SUM(A1:A10)»

Естественно, без кавычек.

Другие более сложные формулы имеют собственный формат, особенно когда дело касается перекрестных вычислений, связанных данных на разных листах или даже находящихся в разных документах.

Пакет программ «1С»

«1C» — достаточно мощная система, имеющая в своем распоряжении множество уникальных инструментов. Во-первых, сам пакет подразделяется на несколько основных частей по типу учитываемых данных.

Электронная таблица

Так, например, в нем представлены разделы: «1C:Предприятие» «1C:Бухгалтерия», «1C:Склад» и т. д. То есть для каждого конкретного случая предусмотрен свой модуль. Да что говорить, при помощи данного приложения можно запросто выписать счет-фактуру с последующим резервированием товара в автоматическом режиме или возвращением его на учет, если отгрузка не была произведена вовремя. И это только самый простой пример.

Табличное представление информации

Любое сообщение может быть закодировано различными методами. Учитывая форму представления информации различают:

  • числовые данные;
  • текстовую форму;
  • звуковые сообщения;
  • видеоматериалы;
  • графическую информацию.

Виды информации по форме представления

Электронная таблица

Рассмотрим подробнее графический способ представления информации, который имеет ряд преимуществ:

  1. облегчает восприятие человеком, благодаря наглядности;
  2. допускает компьютерную обработку;
  3. помогает в сравнительно небольшом объеме охватить суть информации.

Одним из видов наглядных средств является таблица – самая простая и удобная форма упорядочивания однотипных данных. Основными элементами ее графики является полосы и колонки. Таблицы легко создаются, редактируются и широко применяются в разнообразных областях деятельности.

Табличный способ решения логических задач

Перевод текстовой формы информационных сообщений в табличную облегчает решение задач на логическое мышление. Преобразование данных позволяет установить существование или отсутствие связи между объектами. Только таблица сможет учесть все возможные варианты решения.

Алгоритм решения логических задач с помощью таблицы:

  1. Построить таблицу, определив число строк и графов согласно данным задачи.
  2. Внимательно прочитать каждое условие, отыскав опорные точки, позволяющие сделать исключение. Проставить в нужную ячейку соответствующий символ.
  3. Анализируя условие задачи, сравнивая и устанавливая связи и противоречия, заполнить пустые ячейки таблицы.
  4. Проверить обязательно условие: в каждой строке или столбце должен находиться только один знак «+», а в остальных знак «-». Знаки можно заменить на 0 или 1.
  5. Найти решение, используя метод последовательных исключений.

Разбор решения задачи табличным способом.

Задача №1

Электронная таблица

Решение.

Решение задачи №1 табличным способом

Электронная таблица

Пояснение:

1.Определиться со структурой таблицы. Она должна содержать 4 строки (бутылка, стакан, кувшин и банка) и 4 столбца (молоко, лимонад, квас и вода).

Составление таблицы к задаче №1

Электронная таблица

2.Заполнить ячейки. Анализируя первое утверждение задачи, можно выяснить, что и вода и молоко не могут находиться в бутылке. Нужно поставить прочерки в нужных клетках.

Заполнение ячеек

Электронная таблица

  1. Согласно второму утверждению, «сосуд с лимонадом стоит между кувшином и сосудом с квасом», т.е. в кувшине не может находиться ни лимонад, ни квас. Поставить «-».

Заполнение ячеек

Электронная таблица

4.Так как известно, что банка наполнена не лимонадом и не водой, тогда следует проставить прочерки в строке «банка» в подходящих ячейках.

Заполнение ячеек

Электронная таблица

5.Последнее предположение о том, что стакан поставили возле банки и сосудом с молоком, означает, что молоко находится не в стакане и не в банке.  Можно поставить «+» в оставшуюся незанятую ячейку и выяснить, что в кувшин оказался сосудом для молока.

Заполнение ячеек

Электронная таблица

6.Так как в любой строке или в колонке допускается лишь единственный плюс, можно заполнить таблицу полностью.

Электронная таблица

Ответ: Бутылка наполнена лимонадом, в стакане хранится вода, кувшин является сосудом для молока, а в банке соответственно квас.

Простейшие примеры создания электронных таблиц на основе Excel

Что касается создания документов этого типа, тут все просто. К примеру, когда производится первый пуск программы после установки, приложение предлагает создать документ на основе собственного шаблона или пустую таблицу. В зависимости от того, что нужно пользователю, и выбирается соответствующий тип.

Собственно, после ввода любых данных можно использовать весь инструментарий пакетов, например, строить диаграммы на основе выделенных диапазонов. Заметьте, для любого действия в программах такого уровня предполагается наличие так называемого мастера, с помощью которого создание объекта становится делом пары секунд.

Применение на практике

Ну а что касается практической точки зрения на все типы электронных таблиц, тут далеко ходить не нужно. Те же налоговые службы по всему миру используют для учета именно такие структуры. Не везде они, правда, доведены до совершенства, тем не менее, электронные средства учета все больше и больше завоевывают мир.

Быть может, на постсоветском пространстве эти технологии пока еще и не получили широкого применения, однако даже если обратить внимание на системы электронного декларирования доходов, становится ясно, что именно за такими нововведениями будущее. Да что говорить? Сегодня совершенно просто можно заказать билеты на самолет или поезд через Интернет

А ведь это та же база данных, которая реагирует на заказ, вносит изменения в количество оставшихся мест и т. д. Да и выглядит любая программа такого типа именно как таблица с разницей разве что в интерфейсе (визуальном оформлении для удобства пользователя).

Ход урока

Понятие «электронные таблицы»

Электронные таблицы позволяют хранить в табличном виде определенное количество исходных данных, результатов и связей между ними. Для этого созданы электронные таблицы или табличные процессоры — прикладное программное обеспечение, предназначенное для обработки данных в табличном виде.

Если исходные данные изменяются, то все результаты пересчитываются и вносятся в таблицу.

Электронные таблицы не только автоматизируют расчеты, но и являются неплохим средством моделирования различных вариантов, ситуаций.

При изменении значений исходных данных, можно наблюдать за изменениями получаемых результатов и потом, из множества таких вариантов решения задачи, выбирать нужный, подходящий.

В табличных процессорах создаются документы, называющиеся электронными таблицами. Их можно просматривать, редактировать, записывать на внешние носители, распечатывать и т.д.

Электронная таблица

В табличном редакторе рабочим полем является монитор компьютера, на котором таблица представляется в виде прямоугольника со строками и столбцами:

строки нумеруются сверху вниз, столбцы — слева направо.

Но на дисплее виден не весь документ, а только его часть, которую можно посмотреть всего лишь прокрутив боковыми полосками окна вниз.

Для работы с таблицами используется табличный курсор (выделенный прямоугольник, помещаемый в нужную  клетку).

Электронная таблица

Минимальным элементом электронной таблицы является ячейка, каждая из которых имеет собственное имя (идентификатор), составляющееся из номеров столбца и строки, на пересечении которых эта ячейка расположена. Нумерация столбцов осуществляется при помощи латинских букв. Но, поскольку их всего 26, а столбцов может быть значительно больше, то далее нумерация идет по таком пути – AA, AB, BA, BB и т.д.

Строки нумеруются при помощи десятичных чисел, начиная с единицы. Таким образом, возможны такие имена (или адреса) ячеек — А24, B1, C432, СD2 и т.д.

Электронная таблица

Одна может составлять собой часть листа, а листы, в свою очередь, могут объединяться в книгу — такая организация используется в табличном процессоре Microsoft Excel.

Типы данных в электронных таблицах

Ячейки в электронных таблицах могут содержать числа (целые и действительные), символьные и строковые величины, логические величины, формулы (алгебраические, логические, содержащие условие).

Электронная таблица

Типы адресаций (ссылок) в электронных таблицах

В формулах, при обращении к ячейкам, используется два способа адресации — абсолютная и относительная.

При использовании относительной адресации местоположение формулы (с ячейкой) приводит к перестраиванию формулы относительно её нового местоположения. При этом сохраняется правильность расчётов при любых действиях с ячейками и формулами. В некоторых же случаях необходимо, чтобы при изменении местоположения формулы адрес ячейки не изменялся. Тогда используется абсолютная адресация.

Электронная таблица

Режимы управления электронными таблицами

Выделяют такие режимы работы табличных процессоров:

  • режим создание электронной таблицы
  • режим вычисления
  • режим отображения формул
  • графический режим
  • работа электронной таблицы как базы данных

Режим формирования электронных таблиц заполняет и редактирует табличный документ.

Режим управления вычислениями проводится в естественном порядке — если в очередной ячейке находится формула с адресом еще не вычисленной ячейки, то вычисления по ней откладываются, пока значение ячейки не будет определено.

Режим отображения формулзадает индикацию содержимого ячеек на дисплее.

Графический режим позволяет отображать числовую информацию в графическом виде – диаграммы и графики.

Вопросы

1. Что представляет собой электронная таблица?

2. Зачем нужны электронные таблицы?

3. Что такое табличный процессор?

4. Какие типы данных в таблице?

5. Типы адресаций.

6. Режимы управления электронными таблицами.

Переход текстовой формы в табличную

Зачастую табличная форма применяется для наглядности представления текстовых сообщений.

Таблицы встречаемые в повседневной жизни

Последовательность действий, которых необходимо придерживаться для того, чтобы составить таблицу:

  1. Подчеркнуть в тексте названия предметов, их свойства и параметры.
  2. Обдумать табличную структуру, число необходимых строк и колонок, боковые и верхние заголовки.
  3. Ввести необходимые данные в сводку.  

Представление информации в форме таблицы

Электронная таблица

Ярким примером является табличная форма баз данных, которые представляют собой организованный определенным способом большой объем информации. К таким базам данных можно отнести телефонные справочники, картотеки, прайсы и прочее. 

Различают следующие виды таблиц:

v «Объекты – свойства» (в сокращении ОС). Таблица этого типа включает сведения о параметрах отдельных объектов, принадлежащих к одному и тому же классу.

Обобщенная форма таблиц типа ОС

Численность табличных строк обусловлено численностью объектов, а численность графов – от анализируемых свойств. Прографка заполняется содержанием свойств. Причем, если число параметров намного превосходит число объектов, то возможно боковик перенести в верхний заголовок, т.е. значения строк и столбцов поменять местами. Делается это для большей наглядности представляемых данных.

Изменение значения строк и столбцов

Электронная таблица

v «Объекты-объекты-один» (или ООО). Данная таблица сообщает о единственном значении объектов, принадлежащим к различным классам.

Обобщенная табличная форма ООО

Отличительная особенность таких таблиц:

— головка многоуровневая;

— прографка содержит исключительно данные одного типа.

Пример таблицы типа ООО

Таким образом, можно убедиться, что информация, преобразованная в табличный вид, удобна, компактна и легко обозрима.

Табличный способ обработки информации позволяет без труда упорядочить однотипные данные, которые в виде сплошного текста вызывают затруднения при зрительном восприятии.

Средства структурирования и редактирования

Теперь еще один взгляд на электронные таблицы. Какие бывают средства обработки данных? Все просто. Простейшим средством можно назвать создание фильтров, по которым может производиться сортировка, упорядочивание или поиск.

Электронная таблица

В том же «Экселе» можно применить автоматическое создание фильтра на выделенном диапазоне без задания условий сортировки. Если требуется применение сложной фильтрации, тут придется вводить условия либо для общего случая, либо для ячеек, содержащих данные определенного типа с применением условий вроде «и/или/не» и т. д. То есть фильтрация может производиться несколькими способами, например, при условии, что ячейка содержит такие-то и такие данные, содержит такие-то или такие-то данные, не содержит их вообще и т. д. Условий поиска можно задавать сколько угодно.

Что такое электронная таблица

Электронная таблица – это программа, позволяющая работать и проводить вычисления в двумерном массиве ячеек, похожем на обыкновенную бумажную таблицу. Основные форматы, используемые в работе с ними:

  1. MS Excel: «*.xls» или «*xlsx» (формат без использования макросов).
  2. OpenOffice и StarOffice: «*.ods».
  3. Для общего представления – «*.pdf».
  4. «Общий» для всех редакторов формат «*.csv».

Электронные таблицы могут быть предназначены как для автономного использования (Microsoft Excel, Open Office Calc), так и для облачного (например, Google Docs).

Таблицы такого типа, используются в качестве упорядоченного хранилища числовой и текстовой информации. С помощью возможностей программы из выборки данных создаются графики, диаграммы, отчеты, а также облегчается работа с большими массивами данных.

Сейчас можно выделить два табличных процессора, можно сказать «флагмана» в этой области – OpenOffice Calc и Microsoft Excel. Они очень похожи, но Excel имеет некоторые особенности, которые делают его более популярным. К особенностям электронных таблиц Excel можно отнести:

  • построение сложных формул;
  • статистическая обработка данных;
  • создание сводок;
  • моделирование бизнес-ситуаций;
  • запись и редактирование макросов;
  • запросы информации из внешних баз данных.

Режимы работы с таблицами

Режимы формирования

Этот режим подразумевает работу с данными в таблице. В нем заполняется содержимое, происходит изменение структуры.

Содержимое изменяется с помощью возможностей редактирования текста. Каждая таблица может быть оформлена индивидуально: от названия шрифта и его размера, до толщины границ между ячейками, для четкости их отображения при печати.

Стили, присвоенные некоторой совокупности ячеек можно копировать и применять к другим ячейкам.

Режимы отображения

Есть два основных режима отображения информации:

  • отображение вычислений по формулам;
  • отображение результатов вычисления.

По умолчанию установлен второй режим.

Для отображения формул в OpenOffice Calc нужно перейти по пути «Сервис» — «Параметры» — «OpenOffice.org Calc» — «Вид» и активировать переключатель напротив пункта «Формулы».

Интерфейс

При запуске каждого из вышеуказанных редакторов открывается окно, в котором есть рабочая область и стандартная панель.

В редакторе Calc это выглядит так:Электронная таблица

В Excel:Электронная таблица

Панель инструментов почти идентична. Она создана для того, чтобы пользователь мог без проблем вызывать нужные функции с помощью соответствующих иконок.

На главной вкладке каждой из панелей находится управление шрифтами и расположением текста:

  1. Calc.
  2. Excel.

В любых электронных таблицах можно выделить несколько основных элементов.

Каждая из программ имеет в рабочей области ячейки, из которых формируются столбцы и строки. Ячейка электронной таблицы является наименьшей структурной единицей и имеет уникальный адрес, который обычно (не не всегда) состоит из буквы столбца и числа строки (например, F176).

Строка – это совокупность ячеек по горизонтали. Каждая строка имеет свой уникальный номер. Столбец – совокупность ячеек по вертикали. Каждый столбец обозначен уникальной буквой латинского алфавита, сначала от A и далее. Количество элементов:

  1. Excel (строк — 1 048 576, столбцов – 16 384, более 17 млрд. ячеек).
  2. Calc (строк – 65536, столбцов – 256 и 16 777 216 ячеек).

Диапазон значений – фрагмент, состоящий из расположенных подряд ячеек. Имеет вид: «B6:B20».

Каждая таблица создается на определенном листе. Совокупность этих листов (документ в целом) называется Книга.

Курсор – область, над которой в данный момент проводятся манипуляции. Она выделяется черным цветом.

В ячейку можно поместить текст (абсолютно любые символы), формулу (вводится в строке формул вручную, либо с помощью конструктора), а также число.

Структура таблицы

Структуры данных таблицы зависит от ее типа:

  • разъяснительные (могут в сжатом виде преподнести большой объем теоретического материала);
  • сравнительные (осуществляют сравнение различных параметров нескольких объектов);
  • обобщающие (тематические) (позволяют произвести систематизацию текстовых сообщений).

Любая таблицы состоит из следующих элементов:

  1. Номер таблицы – нумерационный заголовок.
  2. Общий заголовок – имя таблицы.
  3. Верхний заголовок (его еще называют «головкой») – первая строка таблицы, предназначенная для ввода наименований столбцов.
  4. Боковой заголовок (или «боковик») – левый столбец, в котором записываются имена строк.
  5. Прографка – совокупность горизонтальных и вертикальных полос таблицы, в которой находятся данные, относящиеся к головке и боковику.
  6. Ячейка – основной табличный элемент, образующийся пересечением строки и столбца.
  7. Строка – ряд смежных ячеек, ограниченный линиями сверху и снизу.
  8. Графа (столбец) таблицы – вертикальная колонка данных.

Структура таблицы

Электронная таблица

Для того, чтобы корректно составить таблицу, необходимо знать некоторые правила оформления таблицы:

  • Оформление таблиц начинается с написания номера таблицы, представляющий собой сочетание слова«Таблица» + порядковый номер («Таблица 1»). Размещается он в правом верхнем углу. Это делается для упрощения ссылки на конкретную сводку в документе.
  • Общий заголовок располагается по центру. Он призван давать четкое представление о хранящейся в таблице информации.
  • Наименования строк и столбцов должны быть короткими и понятными. Они записываются с заглавной буквы.В конце заголовков и данных в табличных ячейках точки не принято ставить.
  • Имена строк и колонок можно печатать в свободном порядке. В том случае, когда наименований достаточно много целесообразнее их объединить в группы или перечислить в алфавитной последовательности.
  • Единицы измерений (в том случае, если в прографке указываются числовые данные), записываются только в заголовке. Они вводятся после наименования,через«,». Например, «Температура, °С».
  • Вся область прографки заполняется полностью. Если возникают трудности с заполнением конкретной клетки, то используют прочерк или другой условный знак. Часто используемые символы:

? – неустановленные сведения;

ⅹ – заполнение неосуществимо;

↓ – необходимо использование информации из вышерасположенной ячейки.