Что нужно знать про обмен электронными документами

Автоматизация электронного документооборота. Плюсы и минусы ЭДО

Электронный документооборот – это целая информационная система, включающая в себя специализированное программное обеспечение, электронную почту, интернет, локальную сеть и другое.

Электронный документооборот по сравнению с бумажным выглядит намного привлекательнее. Выделим основные преимущества ЭДО.

• самое простое – снижаются расходы, связанные с затратами на бумагу;
• экономится время – сотрудники тратят меньше времени, чтобы найти бумажный документ;
• повышается прозрачность внутренней работы компании – система электронного документооборота дает возможность отслеживать статус документа;
• ведется личная история каждого файла и сопутствующих ему документов – в любое время можно открыть все необходимые документы, содержащие требования, связанные с различными типами взаимоотношений между компанией и внешними субъектами;
• оперативно составляются отчеты организации;
• повышается безопасность данных.

Среди минусов можно отметить дороговизну программного обеспечения и расходы,  которые связаны с обучением сотрудников и оцифровкой всех имеющихся документов.

С чего всё началось

Чтобы не было проблем с законом, решили пользоваться сервисом для юридически значимого электронного документооборота. При первом погружении в тему выяснили, что выбирать придется из 30+ вариантов. Во всяком случае столько нашлось в интернете. Разбираться детально со всеми не хотелось, да и времени было мало. Поэтому узнали у контрагентов, чем пользуются они. Это помогло сузить количество претендентов до 7 самых популярных.

Итак, рассмотрели сервисы:

Если нужна история компаний-разработчиков, поройтесь на сайтах (ссылки в ). Спойлер: она у всех похожа – начинали как сервисы для сдачи налоговой отчетности, потом стали оказывать услуги по обмену электронными документами между контрагентами. Исключения: Сфера Курьер и E-COM – изначально работали как EDI-провайдеры, Synerdocs – вырос из системы внутреннего документооборота

И наконец, есть важное отличие продуктов от «Такском» и «Калуга.Астрал» – они встроены в решение от 1C

Сравнивали по следующим параметрам:

Что такое электронный документооборот, и какие виды ЭДО бывают?

Еще буквально лет 5-ть назад такое понятие как “система электронного документооборота” можно было очень редко встретить. Постепенно с внедрением компьютерных технологий в нашу жизнь и стал внедряться обмен данными, не используя бумажных носителей.

Электронный документооборот в России представляет собой современную технологию, позволяющую значительно упростить процессы на предприятии, сократить время поиска и формирования документов и так далее.

Итак, давайте рассмотрим основные понятия, с которыми нам придется столкнуться в данной статье.

Делопроизводство — это комплекс мероприятий по организации оборота документов на предприятии. Оно имеет определенный алгоритм, свод правил и различные направления. Так во многих организациях можно различать такие виды, как кадровое делопроизводство, производственное и так далее. По своей сути это документационное обеспечение.

Электронный документ — это документ, созданный при помощи компьютерных технологий, который может быть подписан электронной подписью и храниться в виде файла специализированного формата на компьютере либо в сети (локальной или на просторах Интернета).

Документооборот — это большая система создания, интерпретации, приема, передачи, архивации документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа. Документооборот может быть как простым (на бумажных носителях), так и электронным.

Ну и наконец, электронный документооборот — это совокупность автоматизированных процессов в работе с документами, осуществляемая в электронном виде, несущая в себе концепцию “безбумажного делопроизводства”.

Электронный документооборот может быть как в организации, так и между организациями.

Давайте рассмотрим, какие виды документооборота бывают:

1. Производственный документооборот;
2. Управленческий документооборот;
3. Архивное дело (совокупность процедур архивации документов);
4. Кадровое дело (совокупность процедур кадрового документооборота);
5. Бухгалтерский документооборот;
6. Складской документооборот;
7. Секретное (конфиденциальное) делопроизводство;
8. Технический и/или технологический документооборот и др.

Очевидно, что систем документооборота может быть столько, сколько процессов охватывает предприятие. Возможно, что, например, кадровое и бухгалтерское делопроизводство будет отсутствовать в вашей организации, так как вы будете осуществлять данный учет, прибегнув к услугам аутсорсинговой компании и так далее.

Какие же задачи выполняет ЭДО?

• обеспечивает прозрачность деятельности организации и эффективность управления, за счет автоматического контроля выполнения задач на предприятии;
• осуществляет поддержку соответствия международным стандартам качества;
• оказывает поддержку эффективному накоплению, управлению и доступу к информации и знаниям. Обеспечивает кадровую гибкость за счет хранения всей истории деятельности сотрудника на предприятии;
• производит протоколирование всех процессов;
• оптимизирует и автоматизирует бизнес-процессы и механизмы их выполнения и контроля на предприятии;
• за счет исключения бумажных документов из оборота происходит большая экономия ресурсов путем сокращения издержек на бумагу, картриджи. Благодаря ЭДО предприятию легче контролировать движение документов по каналам организации;
• упрощает и удешевляет хранение документов за счет электронного архива.

Таким образом, мы рассмотрели с вами основные понятия и виды ЭДО, а также задачи, которые решает данная система.

Внедрение ECM-системы

Эффект от внедрения

Оценка результатов ECM-проекта ничем не отличается от анализа эффективности ИТ-проекта, а последнее — от оценки любого проекта компании.

Иногда компании могут внедрять информационные технологии, практически не задумываясь об экономическом эффекте. Это возможно в случаях, когда закрываемые ИТ-проблемы очевидны и не требуют дополнительных обоснований. Например, покупка компьютера для секретаря или развертывание бухгалтерской системы.

Здесь мотивом выступает зрелость технологий компании, без которой предприятие просто не может считаться эффективным. В других случаях выгоды посчитать практически невозможно, хотя необходимость внедрения сомнений не вызывает. А иногда подсчёт эффекта обходится дороже самой технологии (как, например, предоставление сотрудникам неограниченного доступа к интернету)

Во всех перечисленных случаях внимание уделяется скорее затратам на проект и потенциалу решения, в том числе тому, насколько легко с помощью внедренной системы будут решаться другие задачи компании

СЭД и решения на её основе далеко не всегда можно отнести к системам, относительно эффекта которых всё понятно. Традиционные методики анализа эффективности использования активов к информации неприменимы, равно как и формула «отношение прибыли к общим затратам есть эффективность». Обусловлено это тем, что информация — нематериальный актив, участвующий в производстве совместно с материальными и трудовыми ресурсами. Внедрение ECM-системы при этом сопровождается изменением бизнес-процессов и трудозатрат. Расходы на информационные системы, включая и ECM, в большинстве случаев косвенные, исчислить которые на единицу продукции можно только с помощью некоторой модели экономического планирования. И формализовать часто достаточно сложно.

Этапы внедрения ECM-системы

Выбор и приобретение ECM-системы — это только первый шаг на пути построения электронного документооборота в организации. Прежде чем он заработает и реально начнёт приносить эффект, предстоит процесс внедрения.

Внедрение ECM-системы обычно состоит из следующих этапов:

• организация проекта, выделение персонала (руководитель проекта и рабочая группа);
• исследование предприятия и проектирование решений по использованию ECM-системы;
• настройка и адаптация ECM-системы;
• обучение персонала;
• опытная эксплуатация.

Организовать внедрение предприятие может самостоятельно или с привлечением сторонней фирмы-внедренца. В первом случае потребуется больше времени и усилий от собственных сотрудников, сроки работ скорее всего затянутся. Во втором случае придётся платить сторонней организации, но сроки и результат проекта будут гарантированными.

При любом варианте обязательными для успешного внедрения являются следующие правила:

• активное участие руководства в процессе внедрения и использования ECM-системы;
• выделение и углубленное обучение ключевых сотрудников для внедрения и поддержки ПО;
• организация обучения всех пользователей и предоставление инструкций п работе с системой.

Проблемы и риски внедрения ECM-системы

Во многом они совпадают с проектами внедрения других информационных систем и приводят к следующим негативным последствиям:

• нарушаются сроки и бюджет проекта;
• достигаются не все поставленные цели (система работает, но не в полном объеме: меньше/хуже, чем было запланировано);
• полностью срывается внедрение (система реально не работает).

Специфика рисков связана с тем, что большую часть сотрудников предприятия необходимо за короткий срок перевести на совершенно новые для них методы работы (чтение документов в электронном виде, получение в электронном виде резолюций и подписей руководства и т.д.). К наиболее характерным рискам внедрения ECM-системы стоит отнести:

• консервативность пользователей, непринятие новых методов работы;
• низкая компьютерная грамотность рядовых пользователей и высшего руководства;
• неструктурированность процессов (отсутствие регламентов);
• недостаточное/несоответствующее техническое оснащение;
• нечеткое управление проектом.

Пути предотвращения рисков стандартные:

• детальное и предварительное проектирование работы ECM-системы на данном предприятии;
• четкие директивы и личный пример руководства;
• обучение персонала и оперативная поддержка в решении проблем;
• поэтапность внедрения.

Автоматизация документооборота внутри предприятия

К моменту принятия решения об автоматизации на предприятии существует система бумажного документооборота. Сотрудники создают документы в различных программах, рассылают их друг другу по электронной почте. Она обладает определенным уровнем зрелости и отражена в нормативной документации: регламентах, инструкциях, положениях.

Команда, которой предстоит заниматься автоматизацией, должна обязательно изучить комплекс этих документов, понять, насколько они отражают реально сложившиеся в организации бизнес-процессы. В системе электронного документооборота каждый информационный поток должен отражать реальный поток:

• материальный;
• финансовый;
• трудовой.

И обслуживать конкретный бизнес-процесс.

Созданная на базе такого анализа бизнес-модель должна быть не только реализована в информационной системе, но и получить свое отражение в актуализированной нормативной документации.

Сотрудники организации создают большую часть документов в электронном виде в различных программах, рассылают их друг другу по электронной почте. Форма документов регламентирована, однако правила таких рассылок, сроки и содержание реакции мало формализованы. Это уже можно назвать системой ЭДО на зачаточном уровне развития. Теперь можно говорить об автоматизации электронного документооборота — построении системы создания, заполнения, обработки, маршрутизации ЭД. Важным дополнением к системе будет подсистема контроля исполнения и отчетности.

Если зрелость процессов на предприятии достаточная, есть все шансы, что переход на электронный документооборот пройдет успешно. Главный фактор успеха при внедрении — это сотрудники предприятия. Они же составляют и главный риск.

В ходе организации систем электронного документооборота команде внедрения приходится корректировать не только бланки документов и стандартные маршруты согласований, но зачастую — и базовую логику функционирования системы. Иначе невозможно удовлетворить требования заказчика, убежденного в том, что исторически сложившиеся в их организации бизнес-процессы не подлежат улучшению и трогать их ни в коем случае нельзя.

Такой компромисс ведет к удорожанию как самого внедрения, так и поддержки системы — каждая установка обновлений от вендора превращается во внедрение в миниатюре. Качество системы при этом снижается.

Как показали исследования Gartner Group, действительно уникальных бизнес- процессов, таких, которые дают предприятию конкурентные преимущества, даже на предприятиях-лидерах отраслей бывает не более 1-5 %. Остальные процессы без ущерба для организации могут (и должны) быть заменены на стандартные, из базовой конфигурации системы.

Собственно, базовая конфигурация и представляет собой обобщенный опыт наиболее успешных предприятий отрасли. Переход на стандартные бизнес-процессы ведет к снижению операционных издержек и росту общей эффективности бизнеса. Управление электронным документооборотом станет легким и удобным. Это полностью окупит одноразовые усилия по организационным изменениям, корректировке нормативной документации и обучению сотрудников. В ходе обучения необходимо терпеливо и последовательно разъяснять пользователям, что такое ЭДО, как он изменит их жизнь и жизнь всего предприятия к лучшему.

Место систем ЭДО среди информационных систем

В зависимости от степени зрелости информационной системы на предприятии или в учреждении, система ЭДО может представлять собой:

• Отдельно внедренный программный продукт, эпизодически обменивается данными с остальными подсистемами через интерфейсы или вручную.
• Отдельное ПО, глубоко интегрированное с системой управления предприятием, обмен данных организован в режиме онлайн или по наступлении заданного события.
• Модуль большой системы управления предприятием (класса ERP или PLM).

Среди систем, представленных на мировом рынке, системы ЭДО занимают место между системами организации потоков информации (Workflow systems) и системами управления записями (Record Management systems).

Прямое внедрение электронного документооборота на базе западных систем на российском предприятии (организации) редко бывает успешным. Слишком велики мировоззренческие и этические различия между бизнес-моделями и моделями услуг. Серьезное препятствие представляет также трогательная российская любовь к бюрократии не как к технологии и средству, а как к самодостаточной цели клерка или чиновника.

Часто задаваемые вопросы

Все ли документы надо отправлять через электронную систему?

Нет. При помощи электронного документооборота вы будете отправлять только те документы, которые именно таким образом отправить удобнее всего. Обычно это акты выполненных работ, налоговые накладные, иногда договора и т.д. Здесь все зависит только от ваших потребностей и удобства.

Оплата отправки производится за документ или страницу?

Вы оплачиваете, и система фиксирует отправку именно документа. Даже если в вашем документе много страниц, он считается как одна единица к оплате.

Насколько это безопасно?

Электронный документооборот полностью безопасен. Причем, сервис, предоставляющий услугу, несет ответственность за обеспечение безопасности.  Для этого используется цифровая подпись, шифрование данных, защищенный канал связи. Уровень безопасности примерно такой же, как и в привычных вам сервисах банк-клиент.

Если у нас установлена 1С, все ли пользователи смогут получить доступ к электронному документообороту?

Нет. Помимо ограничения прав доступа в самой учетной системе, для работы с электронными документами подключение ограничивается одним сеансом на одном компьютере. Для доступа с другого компьютера потребуется подключение с нуля со всеми паролями и другими методами защиты.

Можно ли использовать электронный документооборот без электронной подписи и подключения к платным сервисам?

Нет. Подпись и применение сервиса документооборота, прошедшего государственную сертификацию, являются необходимыми для того, чтобы ваш документооборот получил юридическую силу. Вы можете, конечно, отправлять любыми методами по любым каналам вашим клиентам документы без электронных подписей. Но они не считаются документооборотом. Это не более чем копии для ознакомления. В этом случае вам понадобится подтверждать их всегда бумажными оригиналами.

Настолько сложно пользоваться электронным документооборотом?

Сложности могут возникнуть только на этапе подключения. Но для решения этого вопроса обычно привлекают специалистов. Сам процесс использования прост и удобен. Руководитель (ответственное лицо) проверяет документ, нажимает кнопку «подписать» и «отправить». Т.е. отправка документов становится много проще, чем даже при обмене сканами по электронной почте.

А что делать, если мой клиент не использует площадку, которой пользуюсь я?

У вас есть два варианта. Можно подключить контрагента к вашей площадке, например, за ваш счет.  Либо можно узнать, имеется ли между вашими системами электронного документооборота возможность интеграции. Если да, просто воспользоваться этим сервисом. Тогда документ будет передаваться по схеме: от вас – в вашу систему – потом в систему получателя – и, наконец, лично к получателю. На скорость получения документа или сложность использования системы это никак не повлияет.

Использование дополнительных параметров

Несмотря на то, что в оформлении и обработке документации присутствует определенная рутина, каждому документу требуется дополнительная настройка. Прежде всего, для него вводится расширенный список параметров, относящихся к каждому документу. Как пример, такими реквизитами могут быть:

• Дата перевода (денежных средств);
• Новая должность;
• Цель выдачи;
• Размер заработной платы;
• Длительность;
• Сотрудник (или «Ответственый»);
• Дата начала (и дата окончания);
• Цель командировки;
• Список сотрудников;
• Срок;
• Статья бюджета.

Все эти параметры создаются для того, чтобы в несколько кликов заполнять документы, в которых будут отражаться действия сотрудников, движения денежных средств и материалов. Так записывается информация об отпуске и даже ведется отчетность о командировках – вводятся даты и список всех трат, которые компенсируют сотруднику.

Платформа 1С:Предприятие упрощает делопроизводство и делооборот внутри компании, поскольку делает эти процессы полуавтоматическими. Отдельные шаблоны уже включаются в программу, а сохранение истории взаимодействия сотрудников и обработки документации является базовой функцией программного обеспечения.

Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!

Настройка прав доступа в 1С 8
Программы для ведения отчетности по МСФО в 1С

Зачем нужен электронный документооборот

Электронный документооборот – это современная удобная альтернатива обычным бумажным документам, которые используются для любого вида бизнес-деятельности.

Традиционный документооборот связан с постоянными временными задержками. Для начала сотрудничества с клиентом необходим счет, часто – договор, а потом – подписанные накладные, акты выполненных работ и т.д. Все эти бумаги проходят согласования, их распечатывают, ставят подписи и печати. После чего появляется необходимость передать их партнеру по бизнесу, где они также проходят процесс согласования и подписания.

Далее документы с подписями сканируют, отправляют по электронной почте. После чего курьером, силами сотрудников или обычной почтой высылают оригиналы. Все это занимает значительное время, бумажные документы иногда теряются, требуют правок (что еще больше замедляет процесс получения документов). А для их хранения зачастую выделяют целые помещения. В результате бизнес испытывает массу неудобств, заключение сделок затягивается, возникают проблемы с бухгалтерией, так как на конец отчетного периода бумаги все еще находятся где-то «в пути». А если в договоре после подписания одной из сторон были выявлены спорные пункты или в бухгалтерской документации найдена ошибка, то процесс получения правильного бумажного документа растягивается еще больше, иногда даже на месяцы.

Электронный документооборот позволяет избавиться от всех этих неудобств:

• Все документы «подписывают» в электронном виде при помощи цифровых подписей. Это быстро и просто.
• Для получения бумажной копии достаточно просто распечатать экземпляр. Заинтересованные лица получают всю документацию мгновенно, без долгого ожидания писем или курьеров.
• Заключение договоров и подтверждение завершения сотрудничества (накладные и акты) происходит без задержек и дополнительных усилий со стороны сотрудников.
• Снижается влияние на бизнес человеческого фактора: документы не теряются, ошибки исправляются в сжатые сроки.
• Нет необходимости выделять полезную площадь для хранения множества бумажных документов.

Кроме того, электронный документооборот позволяет решить проблему отчетности бизнеса перед государством. Ранее документы принимались только в бумажном виде, и сотрудники компаний затрачивали долгие часы на поездки в налоговую, стояли в очередях к инспектору, а инспектора, в свою очередь, обрабатывали множество бумаг для проверки правильности отчета и внесения данных в общую базу.

Сейчас все эти вопросы также можно решать при помощи электронного документооборота

При этом важно понимать, что в электронном виде налоговая служба принимает отчеты и документы строго установленного образца. Любой другой формат принят не будет

А потому при внедрении электронного документооборота имеет смысл проверить формат внутренней документации компании и при необходимости внести в шаблоны документов соответствующие корректировки.

На первом этапе государство начало принимать в электронном виде налоговые декларации. Методика оказалась успешной. И с недавних пор все документы также принимаются в электронном виде.

Сыграем в игру «А зачем мне это нужно?»

Правила простые: мы задаём вам 5 простых вопросов. Если на 3 и более из них вы ответите «Да», то вам необходим ЭДО. 

Случалось ли с вами такое, что во время важного разговора с ключевым партнёром вы судорожно искали необходимый документ на столе, но не могли его найти? 
Вы не можете точно сказать, какие именно письменные поручения выполнены, а у каких срок уже истёк?
Вы хотите, чтобы скорость согласования документов в вашей компании увеличилась, а уровень бюрократии — уменьшился?
Вы устали от постоянных бумажных завалов на вашем столе?
Вы не можете точно сказать, где тот или иной документ?     

Мы практически уверены, что на большую часть вопросов вы ответили положительно. Поэтому не будем тратить время на объяснение, зачем нужен электронный документооборот, а сразу перейдём к преимуществам ЭДО. 

2011-2012: В облако переедут все

С новой СЭД на базе решения «Практика» в правительстве Москвы начали работать в апреле 2011 года. Поначалу ее использование велось в пилотном режиме небольшим количеством человек. В сентябре 2011 года был проведен тендер на 40 млн рублей по обеспечению органов исполнительной власти Москвы доступом к СЭД, который выиграла «Электронная Москва», после чего число пользователей системы резко пошло вверх.

В феврале 2012 года с «Электронной Москвой» был заключен еще один госконтракт — на сумму порядка 145 млн рублей. В рамках него к СЭД планировалось подключить еще примерно 10 тысяч пользователей. По словам директора департамента информационных технологий Москвы Артема Ермолаева, в этом же году должен был быть проведен еще один конкурс, чтобы охватить СЭД оставшихся пользователей. «Второй контракт, по сути, является пролонгацией первого. Выиграть его другой компании сейчас было бы затруднительно», — говорил Ермолаев.

По данным на апрель 2012 года, к системе электронного документооборота правительства Москвы было подключено около 4 тысяч пользователей. Сюда входили сотрудники аппарата мэра и правительства Москвы, а также свыше десятка органов исполнительной власти. Общее число пользователей в правительстве города превышало 25 тысяч человек, и все они со временем должны были перейти на использование СЭД.

По словам Ермолаева, СЭД позволила перевести в электронный вид порядка 75% документооборота. Сокращение затрат на бумаге, принтерах и картриджах для них позволило экономить правительству города свыше 16,5 млн рублей в год. Время доставки документов между органами исполнительной власти сократилось с трех дней (при доставке «Почтой России») и половины дня (доставка курьером) до 3 секунд.

Для работы руководителей органов исполнительной власти Москвы с новой СЭД ДИТ закупил планшеты iPad 2. Еще одна крупная закупка аналогичных планшетов была проведена для руководителей префектур.

В ДИТ также говорили, что для использования в правительстве Москвы решение «Практика» было существенно переработано.

«Зоопарк» Лужкова

В ДИТ рассказывали, что до начала использования СЭД на базе «Практики» в правительстве Москвы существовал целый «зоопарк» разных решений: в общей сложности насчитывалось 5-6 систем, мало интегрированных между собой. Создание СЭД для правительства города началось при предыдущем мэре Москвы Юрии Лужкове в рамках программы «Электронная Москва». Ее первый виток стартовал в 2003 года и был рассчитан на пять лет. Затем программу продлили до 2011 года.

В середине 2011 года Контрольно-счетная палата опубликовала итоги своей проверки расходования средств по информатизации Москвы за 2008-2010 и первую половину 2011 года. В них говорилось о выявлении финансовых нарушений на сумму 282 млн рублей и объеме неэффективно использованных средств свыше 4 млрд рублей. Там же отмечалось, что запланированная СЭД так и не была создана.

Артем Ермолаев говорил, что первые СЭД были попыткой хоть как-то автоматизировать работу городского правительства. Они распространялись лишь на несколько управлений аппарата правительства — общее число пользователей не превышало 1 тысячи человек, а функционал этих систем затрагивал лишь документооборот (нынешняя СЭД позволяет также организовать и делопроизводство). Одно из этих решений в 2008 году внедряла «Энвижн Груп», выигравшая соответствующий контракт на сумму свыше 100 млн рублей.

После смены мэра Москвы на Сергея Собянина было принято решение отказаться от старых СЭД и перейти полностью на новое решение. По словам Артема Ермолаева, в ДИТ сочли нецелесообразным развивать разрозненные системы, оставшиеся от предшественников, и решили создать централизованное общегородское решение.

Ермолаев говорил, что перевести правительство на электронный документооборот требовалось в сжатые сроки, за которые было сложно просчитать все риски и развернуть решение на своей стороне со всей инфраструктурой, поэтому было решено пойти по пути аутсорсинга СЭД как услуги. В 2012 году старые СЭД уже практически не использовались.

Госуслуги

Сайт «Госуслуги» интегрирует интернет-порталы множества государственных учреждений и служб в единый сводный портал. Был создан в развитие государственной концепции «Одного окна» с целью упростить для граждан общение с государственными инстанциями. Авторизовавшись единожды с помощью квалифицированной электронной подписи, гражданин РФ может получить сведения о своих:

• Имуществе.
• Налогах.
• Образованию.
• Пенсионному обеспечению.
• Транспорту.
• Документам.

И многим другим важным моментам.

Можно проверить и оплатить налоги, штрафы и государственные сборы. Гражданин также имеет возможность запросить выпуск любого официального документа, справки, паспорта, визы, свидетельства и т. п. Для этого ему не нужно ехать ни в само учреждение, ни даже в многофункциональный центр — заявление подается в электронном виде, в таком же виде предоставляются копии необходимых документов.

После подготовки запрошенного документа достаточно одного визита в МФЦ, где будет проведена сверка документов, запись биометрических параметров (если необходимо) и выдача требуемого документа. Такой вид электронного документооборота экономит много времени как гражданам, так и сотрудникам учреждений — им не надо тратить время на первичный прием граждан и документов, для дополнений и исправлений также не требуется личное присутствие.