Как написать заявление правильно

Что такое «свободная форма»

Понятие свободной формы имеет отношение не ко всему документу, а к той его части, в которой непосредственно излагается обращение. Заявитель формулирует и записывает суть заявления своими словами без использования шаблонных фраз и выражений. Такая форма позволяет сделать описание проблемы более полным, учесть все ее нюансы.

В то же время необходимо соблюсти деловой стиль, указывать фактическую информацию, которая необходима для принятия управленческого решения.

В заявлении исключаются:

  • разговорный сленг (пример: «Дорогой ты мой человек! Помоги, будь так любезен!»);
  • ненормативная лексика (пример: «… по причине того, что какой-то хрен с горы решил поставить забор…»);
  • использование элементов иного стиля, например, специальных научных терминов (пример: «В результате абдукции комиссия выдвинула следующие предложения…»).

Небрежного написания, грамматических ошибок также крайне желательно избегать. Текст должен быть составлен так, чтобы исключить двоякое толкование.

Действующее законодательство не содержит исчерпывающих требований к такому заявлению. ФЗ-59 от 2/05/06 г. «О порядке рассмотрения обращений граждан» устанавливает, что по общему правилу должно содержаться в заявлении:

  • наименование органа, Ф.И.О. должностного лица или должность лица, которому адресовано заявление;
  • Ф.И.О. заявителя, отчество указывается при наличии;
  • почтовый адрес, по которому должен быть получен ответ на обращение;
  • суть документа;
  • личная подпись заявителя;
  • дата документа.

При наличии указанных сведений обращение должно быть принято к рассмотрению.

Если заявление было отправлено электронно, указывается также адрес электронной почты. При необходимости пояснить изложенные факты, подтвердить их документально к заявлению прилагаются соответствующие материалы (по тексту ст. 7 ФЗ-59).

На заметку! Указывать номер телефона, иные оперативные средства связи с заявителем закон не требует. При приеме документа заявителю могут лишь рекомендовать сделать это.

Оптимально размещение текста на одной странице листа А4 для удобства восприятия информации. Он может быть печатным или написанным от руки. При написании заявления необходимо ориентироваться на действующий ГОСТ (Р 7.0.97-2016) и оставлять в документе поля: левое, верхнее и нижнее должны быть не менее 2 см, а правое – от 1 см.

Как передать

Традиционным надежным способом передачи заявления считается личная передача. Заявитель готовит два экземпляра заявления и собственноручно передает один из них в секретариат организации, куда он обратился. На втором экземпляре, остающемся в распоряжении заявителя, секретарь проставляет входящий номер, дату, ставит свою подпись с пометкой о принятии документа.

Если передать документ лично по каким-либо причинам невозможно, его отправляют по почте заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении адресату. Современные интернет-технологии позволяют отслеживать прохождение письма и доставку его в организацию по специальному почтовому номеру.

Все большее распространение принимает электронный документооборот. В некоторых случаях заявление в свободной форме можно передать и этим способом, к примеру, если речь идет о заявлении на увольнение. У заявителя обязательно должна быть электронная цифровая подпись, которой он подпишет заявление перед отправкой. В ином случае документ принят не будет. Такую возможность дает ФЗ-63 от 6/04/11 г., приравнивающий электронный документ, оформленный должным образом, к аналогичному бумажному, подписанному гражданином лично.

Составляем заявление

Заявления могут отличаться друг от друга структурой, особенно те, которые пишутся на определенных бланках, но наличие определенных элементов обязательно:

  • Прописывается ФИО должностного лица, которому мы направляем наше заявление, или наименование организации. В некоторых случаях необходимо указать и организацию и ФИО должностного лица, а также прописать его должность.
  • Указывается должность и ФИО заявителя. В некоторых случаях на заявлении могут быть строки, предназначенные для адреса проживания и телефона заявителя.
  • Необходимо проставить дату составления заявления.
  • Ставится подпись заявителя и расшифровка.

Если мы пишем простые заявления (на увольнение, прием на работу и т. п.), которые составляются на одном листе и могут писаться как на фирменном бланке, так и на обычном листе (рукописно или на компьютере), то наименование документа — «заявление» пишется посередине строки с маленькой буквы, в конце ставится точка.

В тексте заявления мы излагаем нашу просьбу или предложение в свободной форме.

Более сложные заявления, такие как государственная регистрация в качестве индивидуального предпринимателя или заявление на выдачу заграничного паспорта, составляются на специальных бланках, установленного образца. Заявителю требуется лишь внести недостающие данные в текст заявления, заполнив пустые графы. В некоторых заявлениях требуется разместить фотографию заявителя, например, в заявлении о разрешении временного проживания.

В такого типа заявлениях уже сформулирована просьба. При перечислении альтернативных просьб нужно подчеркнуть интересующую или поставить галочку в соответствующем окне.

Некоторые заявления предполагают наличие дополнительных документов, которые необходимо приложить к заявлению. Например, копию паспорта, ИНН, различного рода выписки и т. д.

Иногда заявление требуется нотариально заверить. Эта процедура необходима, если вы пересылаете документы в другой город или подаете их через третьих лиц, а не лично.

Читайте нашу статью — Как правильно написать заявление.

Посетите наш раздел Заявления.

admin
Оцените автора
( Пока оценок нет )
Добавить комментарий