Введение новой штатной единицы
При объективной нехватке работников у организации есть один разумный выход — добавить еще одну кадровую единицу. По ст. 8 ТК РФ это вполне правомочное решение. В случае организационной, производственной и экономической необходимости кадровое расписание может пополнится новой должностью или дополнительной штатной единицей. Частоту, периодичность внесения таких изменений определяет сам работодатель.
Готового образца введения штатной единицы российское законодательство не предлагает. Однако профессионалы советуют проводить эту процедуру в три шага.
- Определение необходимости ввода единицы в штат.
- Оформление новой должностной инструкции.
- Составление докладного документа на имя руководителя.
Разберем озвученные этапы более подробно.
Ввод новой кадровой единицы: шаг 2
Следующий этап ввода штатной единицы — составление новой должностной инструкции. На основе уже проведенного расчета трудозатрат определяются нормативы работ, которые будет выполнять планируемый работник. На базе их (работ) перечня и составляется проект должностной инструкции.
Обратимся к Письму № 4412–6 «Роструда»
Документ свидетельствует, что хоть ТК РФ не содержит в себе упоминаний о должностных инструкциях, они все равно относятся к важной документации организации. Здесь обязательно указывается:
- Трудовая квалификация сотрудника.
- Полный перечень его обязанностей.
- Список квалификационных требований, необходимых для занятия должности.
Работодатель сам решает, как оформить должностную инструкцию, какие изменения в нее внести.
Код структурного подразделения в штатном расписании и прочие сведения
Штатное расписание в табличной части начинают заполнять с указания наименований и кодов структурных подразделений. Как правило, код подразделения в штатном расписании указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.
Если у организации есть филиалы и представительства, то нужно учитывать, что они являются структурным подразделением организации, и соответственно, штатное расписание должно составляться по организации в целом. Даже если руководителю филиала передали право самостоятельно утверждать штатное расписание, то составляется оно все равно как часть единого штатного расписания. Как в таком случае заполняется форма Т-3, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Вы можете получить бесплатный пробный доступ к системе и изучить авторитетное мнение.
В графе 3 штатного расписания приводится наименование должности, специальности, профессии, которые указываются в именительном падеже без сокращений. Наименование должности, профессии присваивает работодатель, если работа не связана с тяжелыми условиями труда и представлением льгот, в противном случае при указании должности в штатном расписании нужно ориентироваться:
- на Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
- Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
- Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 7);
- единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
- профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).
Как привести наименования должностей в соответствие профстандартам, читайте здесь.
Если организация принимает на работу сотрудников для выполнения определенного вида работы, а не на должность (профессию, специальность), то это тоже нужно отразить в штатном расписании.
Далее в графе 4 штатного расписания указывается количество штатных единиц. Штатные единицы могут быть указаны как полные, так и неполные. Содержание неполной штатной единицы в штатном расписании указывается в долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.
При составлении штатного расписания особое внимание нужно уделить графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.». В самом простом случае в этой графе штатного расписания указывается фиксированный размер оплаты труда за месяц
На практике при составлении штатного расписания часто возникает вопрос о правильном оформлении документа в ситуациях, когда нет фиксированного размера оплаты труда, например при сдельной оплате. В этом случае рекомендуется в графе 4 штатного расписания поставить прочерк, а в графе 10 указать: «Сдельная оплата труда / Сдельно-премиальная оплата труда» и привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки. В аналогичном порядке рекомендуется поступать, заполняя штатное расписание в ситуации, когда работнику установлена часовая тарифная ставка.
Если в штатном расписании предусмотрена неполная штатная единица, то в графе «Тарифная ставка (оклад)» всё равно указывается сумма полного оклада по должности.
Опыт Москвы
«Работа в этот период времени (пандемии — прим. ТАСС) позволила нам сформировать четкие принципы или направления этой деятельности
Первое и важное направление — ответственное поведение самих горожан, граждан, направленное на их собственное личное самосохранение и самосохранение тех людей, с которыми они пересекаются, сталкиваются или контактируют. И я абсолютно согласен с господином Паком Вонсуном, мэром Сеула, что это самое главное в ситуации и борьбе с распространением коронавируса
Второе направление — это ответственное поведение работодателя, потому что не нужно закрывать все предприятия города, потому что четко понимали, что длительность пандемии исчисляется не неделями, а месяцами, и мы должны обеспечить работу цифровой экономики в этих эпидемиологически сложных обстоятельствах в течение не одного, а целого ряда месяцев», — сказал Собянин.
Третье направление, которое выделил мэр Москвы в борьбе с пандемией, — это безопасная работа городского транспорта. «В отличие от многих коллег мы не стали закрывать ни наземный транспорт, ни метрополитен. Более того, мы сделали частоту движения этого транспорта максимальной для того, чтобы не создавать концентрацию людей в автобусах или вагонах метро», — сказал Собянин.
Он добавил, что в Москве была создана система дезинфекции на транспорте, были утверждены требования к передвижению пассажиров таким образом, чтобы максимально исключить риск передачи инфекции. В результате базовые предприятия города и транспорт продолжали функционировать все время режима повышенной готовности, введенного в городе.
«Ежедневно в городе передвигалось около 3 млн человек. Это значительно, почти в три раза меньше, чем до пандемии, но, тем не менее, это огромный, колоссальный объем, который позволял обеспечить нормальное функционирование города», — подчеркнул мэр.
Собянин отметил, что считает важной разработку методик лечения больных с использованием новых препаратов, которая был осуществлена в Москве, а также четкое исследование каждой смерти в этот период времени. «Мы предложили свои новые методики систематизации смертей не только для Москвы, но и с коллегами из Министерства здравоохранения России, всемирной организации здравоохранения
Это важнейший опыт, который позволяет более четко определить методики лечения и спасти огромное количество жизней», — пояснил мэр.
Процедура утверждения штатного расписания
Далее мы рассмотрим, какую форму носит утверждение штатного расписания. Разработанное штатное расписание обязательно должен утвердить управленческий орган предприятия. Как правило, документ готовят в конце года на следующий. Если компания не планирует расширять перечень должностей, штатное расписание может действовать больше года. Следует помнить, что сначала выпускают приказ о внесении штатного расписания. Только после издания и подписания руководством документ обретает юридическую силу. Заменить приказ о штатном расписании можно соответствующим распоряжением.
На приказе ставят порядковый номер. Форма составления свободная.
Вот так выглядит приказ (штатное расписание на 2018 год, образец):
В качестве примера приведем следующее распоряжение/приказ: «Приказываю/распоряжаюсь: утвердить штатное расписание № 1 от 31 декабря 2017 года в количестве штатных единиц 25 с месячным ФОТ в сумме 540 000 рублей. Штатное расписание № 1 от 31 декабря 2017 года вводится с 01 января 2018 года».
Далее расписание утверждает гендиректор организации, расписываясь в нем. Документ прикладывают к соответствующему приказу/распоряжению.
Вас также может заинтересовать: Комплекс маркетинга: классические и современные модели
Почему нельзя реализовать Slave «в лоб»
Но не все так просто. Представьте, что в вашей сигнализации функция Slave работает по командам штатного центрального замка или штатной сигнализации. Что получается из этого? В итоге slave-сигнализация не дает практически никакого противоугонного эффекта: при наличии кодграббера, работающего со штатной охранной системой автомобиля, угонщик просто отключит обе. Именно таким образом выполнен режим Slave в старых моделях Scher-Khan – и их самих нельзя назвать хоть сколько-то защищающими от угона.
«В лоб» slave-режим без CAN-подключения реализовать непросто. «Аналоговая» система потребует в штатной электрике автомобиля провод, сигнал на котором будет меняться при открытии и закрытии дверей автомобиля строго определенным образом, что мало реально. CAN-сигнализации же могут считывать напрямую нужные статусы из шины, но и их прошивки легко индивидуализируются под конкретные автомобили. Поэтому и slave-режим «Пандора», и StarLine Super Slave (по фирменной терминологии) требуют для работы подключения к CAN.
Форма штатного расписания
Часто предприятия пользуются формой № Т-3 для разработки собственного штатного расписания.
Поскольку альбомы единых форм первичных учетных документов содержат рекомендуемые, а не обязательные формы бланков, они могут меняться. В унифицированные формы (за исключением форм учета кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, компания может вносить дополнительные реквизиты, если потребуется. Что касается реквизитов унифицированных форм, они должны оставаться неизменными. Удалять отдельные реквизиты из унифицированных форм запрещено.
Штатное расписание организации установленной формы № Т-3 выглядит как таблица из 10 столбцов. Их список можно дополнять, если нужно. Если необходимая информация для той или иной графы отсутствует, ячейку просто не заполняют.
Штатное расписание на 2018 год, образец формы № Т-3
Вас также может заинтересовать: Книги по интернет-маркетингу: лучшая подборка 2018 года
Как корректно заполнить форму № Т-3
Разберем пошагово пример штатного расписания ООО 2020 года. Реквизиты формы оформляем, как показано на примере.
Наименование организации должно полностью соответствовать тому, которое закреплено в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Если есть сокращенное наименование, оно в бланке указывается в скобках, следом за полным.
Код организации — восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Номер документа и дата составления записываются в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ
Период действия. Указывается, сколько действителен документ и с какой даты он вступает в силу.
Заполняем графы, всего их 10.
Наименование структурного подразделения указывается без сокращения в соответствии с классификатором подразделений, утвержденным работодателем. Если классификатора нет, то в алфавитном порядке или в порядке убывания числа сотрудников подразделения. Если от наименования подразделения зависит предоставление работникам льгот, указываем название подразделения в соответствии с отраслевыми классификаторами вредных производств и другими соответствующими документами.
Код структурного подразделения в документе заполняем в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, коды допускается присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу
Количество единиц указывается по каждой должности или профессии. Если предусматривается работа по совместительству, указывается в соответствующих долях (например 0,5; 2,75 и т. д.).
Тарифная ставка, оклад указываются в размере месячной заработной платы в зависимости от системы оплаты труда (тариф, оклад, процент от прибыли, коэффициент трудового участия и проч.). Размер оклада необходимо указывать в рублях или в процентах, коэффициентах и проч. Практика указывать зарплаты в долларах практически изжила себя. Закон о валютном регулировании прямо это запрещает, а в ТК РФ говорится об обязанности работодателя платить зарплату в рублях.
Надбавки. В графах 6-8 указываются стимулирующие и компенсационные выплаты, установленные законом или по инициативе работодателя.
В разделе «Всего» указывается общая сумма граф 5-8 (оклад и надбавки), умноженная на количество штатных единиц.
Примечание заполняется, если информация в графах формы неоднозначна и требует пояснения.
В строке «Итого» указывают общее количество штатных единиц и итогом сумму выплат по всем ставкам с учетом всех надбавок, которая составит месячный фонд заработной платы.
Подписи под проектом приказа ставят кадровый руководитель и главный бухгалтер.
Не забудьте проставить номер документа в соответствующей графе формы.
Штатная расстановка на 2018 год – оформляем по всем правилам
Многих кадровых специалистов интересует, как должна оформляться штатная расстановка на 2018 год, и как сделать это по всем правилам. Как таковых, конкретных нормативов оформления штатной расстановки нет, соответственно государственные органы не могут предполагать вынесение каких-либо санкций за нарушение порядка создания и ведения подобной документации. В то же время, для того, чтобы штатная расстановка была эффективным и удобным документом, следует придерживаться ряда рекомендаций:
- В штатной расстановке должны быть указаны не только должности трудящихся и количество рабочих мест – под каждое рабочее место должна быть вынесена отдельная строка с целью указания сведений о работнике, занимающем его.
- Штатную расстановку следует обязательно дополнять информацией про документы, касающиеся трудовых взаимоотношений, что впоследствии облегчит поиск приказов о приеме на работу или увольнении, а также дополнительных соглашений к трудовым договорам.
- Штатная расстановка может вестись как в электронной, так и в бумажной форме – рекомендуется дублировать документацию во избежание ошибок и для упрощения доступа к ней работников, которым может потребоваться этот документ.
- В штатной расстановке стоит предусмотреть отдельные столбцы для указания обязательных надбавок или доплат, регулируемых законодательством или внутренними документами организации.
- Лучше всего, если предприятие будет иметь отдельный бланк штатной расстановки и конкретные правила по ее заполнению, принятые отдельным нормативным документом.
Штатная расстановка и все указанные в ней сведения могут считаться штатным расписанием, если содержат все необходимые для последнего документа данные. В таком случае, на штатную расстановку начинают распространяться все требования законодательства, но это может упростить ведение кадровой документации.
Slave-режим с валидацией
Итак, примитивный slave-режим – потенциальная «дыра» в системе безопасности автомобиля. Чтобы этого избежать, применяются методы дополнительной валидации. Владелец машины должен иметь что-то, чего у угонщика, вскрывшего штатный охранный комплекс, не будет:
- Носимые радиометки – классический способ. Метка в сигнализации может быть даже единственным органом управления (помимо сотового телефона): так работают системы наподобие Pandect X-1900 BT. Сигнализация разрешает запуск автомобиля только в одном случае, если обнаруживает внутри автомобиля прописанную метку. Метки, имея малый радиус действия, гораздо труднее сканируются удаленно, чем любой радиобрелок, а применение диалогового кода гарантирует защиту таких систем от взлома по современным меркам.
- Собственный радиобрелок: а вот таким способом стандартно реализуется функция Slave в StarLine, начиная с третьего поколения. Super Slave-режим этих систем предполагает, что брелок носится отдельно от ключей, и владельцу не нужно его доставать для совершения каких-либо действий. При запуске запрограммированного установщиком события запуска авторизации Slavе центральный блок посылает запрос на малой мощности, пытаясь «найти» брелок в небольшом (до 10 м) радиусе от автомобиля. Если брелок найдется и корректно ответит на запрос, машина снимется с охраны.
- Сотовый телефон: смартфон владельца после установки соответствующего приложения может работать как Bluetooth-метка, если сама автосигнализация имеет Bluetooth-модуль и поддерживает такой режим – например, StarLine S96 BT.
Производители предлагают и slave-режим с дополнительной защитой секретным кодом, который нужно вводить на штатных кнопках автомобиля: при грамотной настройке это со стороны выглядит как совершенно нормальные действия водителя, севшего в машину. Однако набор доступных для чтения кнопок часто ограничен, так как реализуется через CAN: если статуса кнопки нет на шине, то и сигнализация его не увидит.
Такой slave-режим можно назвать скорее модернизированным механизмом иммобилайзера, поскольку, хотя новая сигнализация и снимается с охраны вместе со штатной, блокировку запуска это не отменяет.
Отметим, что slave-сигнализации с автозапуском, реализованным в автомобиле штатно, не конфликтуют – поиск авторизационной метки в этом случае не начинается. В StarLine даже предлагают управление автозапуском со штатного радиоключа, если машина не оборудована автозапуском с завода.
Для чего нужно штатное расписание?
Штатное расписание и для чего оно нужно – это документация, которая необходима во время комплектации внутриштатной конструкции, а также численность сотрудников компании с установленным Уставом фирмы. В Уставе прописывается: структурированность предприятия, имеющая свои отделения, список должностей, перечисление специальностей имеющие определенную квалификацию, а также необходимое число определяемых штатных единиц. Чтобы составить документ, необходимо использовать форму Т-3, которая имеет утверждение от Постановления Госкомстата России.
По взглядам руководителя, расписание штата является важным атрибутом, что позволяет максимальную оптимизацию и упорядочение работы фирмы. Есть такие моменты, когда необходимо участвовать в тендерах и приходится свою организацию выставлять в роли участника, поэтому необходимо обучиться SEO продвижению для своего официального сайта, на котором можно найти необходимую информацию. Благодаря штатному расписанию мы получаем четкую структурированность предприятия и его подразделений, фиксируется число штатных единиц, осуществление контроля за численностью и качественностью сотрудников, отслеживание системы оплаты трудовой деятельности и размер надбавки, а также, чтобы не потерять всего того, что уже имеется. А когда появляются вакансии, упрощается выбор новых сотрудников в штат.
Правила и инструкция заполнения
Для этого применяется стандартная форма №Т-3 альбома унифицированных форм первичных учётных документов в трудовой сфере, одобренных Распоряжением Госкомстата Российской Федерации от Пятого Января 2004 года №1.
Необходимо иметь в виду, что подобные стандартные формы невозможно сократить (все без исключения конфигурации сохраняются в изначальном виде), однако их можно в некотором смысле редактировать, дополняя их.
В случае, если тот или иной пункт формы для вас или для вашей компании не представляет ценности, то какая-то конкретная графа или столбец в форме могут быть проигнорированы при заполнении.
Последовательность распределения и дальнейшего положения внутренних подразделений и должностей обусловливается решением руководства компании. В любое подразделение обязаны быть включены штатные должности согласно их статусу: от старшего к младшему.
Данные о количестве штатных единиц, включённые в расписание, обязаны отвечать показателям расчета численности по фонду заработной платы, предустановленной в итоговой смете, которую предварительно нужно рассчитать.
Названия локальных подразделений и должностей записываются в именительном падеже, после тщательных проверок списков должностей служащих и рабочих специальностей, прописанных в специальных справочно-информационных материалах.
Особый интерес при заполнении представляют наименования сотрудников, занимающихся серьёзной трудовой деятельностью, работающих на производствах с вредоносными, небезопасными для жизни и другими специфическими и тяжёлыми критериями условий для работы.
То есть речь идёт о льготной пенсионной группе, поэтому при заполнении этих должностей для них стоит подходить особенно тщательно.
Штатное расписание обязательно должно быть прошито, промаркировано, закреплено печатью компании и подписано высшим руководством. Его должен подписать главбух и главы внутренних подразделений организации.
В случае, если личный состав организаций слишком крупный и документ захватывает множество листов, то бухгалтер по собственному усмотрению имеет право подписать каждый отдельный листок либо расписаться лишь раз, на последнем листе документа.
Уже после всех этих процедур документ подписывается высшим руководством предприятия, либо лицом, имеющим соответствующие полномочия, и уже вступает в силу.
Нюансы составления штатного расписания узнайте в ролике:
Штатное расписание в 1С
Вот какие функции доступны в «1С:Зарплата и управления персоналом 8»:
- Опционально вести штатное расписание в программе. Если компания маленькая и в ведении штатного расписания в программе нет необходимости, можно обойтись и без этого документа. В такой ситуации, когда компания будет принимать на работу и переводить работников, потребуется полное описание места и условий их работы. Если в будущем компания решит разрабатывать штатное расписание в программе, то оно создастся автоматически на основе имеющихся данных о персонале. Потребуется, может, только внести корректировки (к примеру, обозначить вакансии).
- Оценивать, соответствует ли кадровая документация штатному расписанию. Можно установить это расписание или отказаться от него.
- Утвердить штатное расписание специальной документацией, чтобы хранить историю изменения штатного расписания. Это позволяет получить штатное расписание за любой прошедший день. Помимо этого, можно просматривать и оценивать неутвержденный кадровый документ (плановый).
В программе штатное расписание представляется в формате перечня позиций. Позицией штатного расписания называют определенную должность в конкретном подразделении компании с установленными трудовыми условиями. При этом указывается число штатных единиц. Описывая позицию штатного расписания, вы можете уточнить должность разрядом (категорией).
Можно указать нецелое (дробное) число штатных единиц, если в настройках кадрового учета предусмотрена возможность трудовой деятельности на неполную ставку.
Наименование позиции формируется автоматически по схеме «Должность, разряд (категория) / Подразделение». Но название можно менять или дополнять в произвольном порядке.
Позиция штатного расписания характеризуется условиями и оплатой работы. Когда вы описываете условия работы для позиции, то можете обозначить:
- право на отпуск, предусмотренное этой позицией;
- класс условий труда (на основе результатов специальной оценки);
- текстовое описание деятельности (в произвольном порядке);
- рабочий график на данной позиции. Его будут использовать для разработки кадровых приказов на этой позиции для подстановки в них (с возможностью изменить). Кроме того, он будет учитываться напрямую в позиции при вычислении ее фонда оплаты труда. График по умолчанию подставляют из карточки выбранного подразделения (компании, если для подразделения его не задавали).
Из карточки позиции штатного расписания можно переходить к перечню работников, занимающих ее.
При ведении штатного расписания в программе в разных кадровых приказах (о приеме, переводе и т. д.) должность выбирают не из всего перечня должностей, а из списка позиций нужного подразделения. Документация при этом в автоматическом режиме заполняется в соответствии с заданными для выбранной позиции условиями. Но они могут быть изменены в кадровом приказе.
Регистрируя кадровый приказ, вы можете проверить его на соответствие действующему штатному расписанию. Однако регистрация приказа допускается даже в том случае, если он пока не соответствует штатному расписанию. Появляющиеся разночтения помогает оценивать отчет «Соблюдение штатного расписания».
Вести штатное расписание автоматизированно удобно, так как программа позволяет:
- осуществлять прием и перевод работников выбором должности из перечня, характерного для конкретного подразделения (на основании действующего штатного расписания);
- в автоматическом режиме в процессе приема и перевода работника формировать перечень начислений и их сумму, соответствующую выбранной должности в конкретном подразделении (на основании штатного расписания), и корректировать сведения, если нужно;
- фиксировать за работником позиции штатного расписания;
- сохранять информацию о необходимости владения сотрудником теми или иными навыками для замещения на определенной должности (в карточке должности и позиции расписания можно упомянуть о требуемых специальностях);
- индексировать штатное расписание;
- при создании кадровых приказов оценивать, соответствуют ли они штатному расписанию;
- анализировать соответствие фактического штатного распределения штатному расписанию;
- кроме должности, идентифицировать место работы разрядом (категорией) должности;
- для подразделения устанавливать, создано оно или расформировано, для должности — является она частью штатного расписания или ее уже исключили. За счет этого вы видите только действующие в данный момент подразделения и должности в соответствующих перечнях;
- создать для печати единую форму Т-3, отчеты «Соблюдение и анализ штатного расписания», «Штатная расстановка», «Занятость штатного расписания» и другие печатные формы.
Штатная расстановка – что это такое
Под штатной расстановкой подразумевается документ, в котором хранятся персонифицированные сведения по сотрудникам, должностям, окладам и иным аспектам трудовой деятельности работников, важным для кадрового отдела, работодателя и бухгалтерии. При этом необходимо понимать, что данный документ составляется в свободной форме по решению самого работодателя и не является обязательным документом для осуществления предпринимательской деятельности и управления персоналом.
Никаких законодательных нормативов, которые регулировали бы вопросы правовой необходимости штатной расстановки, нет. Таким образом, этот документ является вспомогательным, не проверяется контролирующими органами и используется работодателями только в своих внутренних целях, а значит – составляться может в какой угодно форме.
Штатная расстановка дает возможность работодателям отслеживать соответствие деятельности штата штатному расписанию, дает эффективные инструменты для ведения бухгалтерской отчетности и позволяет легко ориентироваться в штатной документации, касающейся вопросов трудоустройства и трудовых договоров. При этом так как единых нормативов для штатной расстановки в законодательстве не предусмотрено, этот документ также может называться штатным замещением или штатной книгой.
