Резолюция на документе

Содержание

Резолюция на документе должна отражать информацию в сжатом виде. Однако при этом слова необходимо подбирать четкие и конкретные. В реквизите должно присутствовать исчерпывающее указание на характер и порядок исполнения акта. Так, надпись «Решите, как договорились» не может рассматриваться как резолюция. На документе не допускаются так называемые предварительные указания. Среди них можно назвать такие: «Прошу ко мне зайти», «Ответ после переговоров» и пр. Р езолюция на документе может определять несколько исполнителей. Служащий, чья фамилия стоит первой, обычно считается ответственным лицом.

Они определяются руководителем на основании содержания рассматриваемого им документа. Директор также может использовать и типовые сроки, установленные для определенных актов. Срок исполнения указывается цифрами. Аналогичным образом оформляется дата самой резолюции.

Если предполагается надзор над исполнением документа, то в резолюции может указываться конкретный служащий, ответственный за него. Если контроль распространяется на часть акта, в реквизите отражаются номера соответствующих пунктов или разделов. В любом случае на документе должна стоять отметка. Это может быть слово «Контроль» или просто буква «К». Она ставится в левой части акта напротив заголовка либо той части, над исполнением которой устанавливается надзор.

Движение деловой корреспонденции с резолюцией руководителя

Итак, на деловом письме, прошедшем регистрацию, ставится резолюция руководителя, определяющая дальнейшее движение документа. Прежде всего, руководителю должны поступать документы, нуждающиеся в незамедлительном рассмотрении.

К первоочередной относится деловая корреспонденция от:

• руководителей субъектов государственной власти;
• различных министерств и их региональных подразделений;
• надзорных органов;
• налоговой службы.

Многие обращения из вышеперечисленных инстанций требуют быстрых решений, которые напрямую определяют производственный успех компании и личную репутацию руководителя.

Кроме того, подавая деловую корреспонденцию руководителю к рассмотрению, опытный секретарь, прежде всего, акцентирует его внимание на наиболее важных для компании документах. Это могут быть письма от значимых клиентов или наиболее важных для компаний партнеров

Для руководителя особенно важно своевременно знакомиться с перепиской, которая длится уже некоторое время. Бывает, что пройдя определенный производственный цикл, деловое письмо возвращается опять к руководителю, поскольку последний адресат нуждается в официальном разрешении или в запрете на выполнение какого-то профессионального действия

Такие письма относятся к деловой корреспонденции, которая представляет собой неформальную обратную связь. Кроме того, для работодателя принципиальной и особенно значимой является переписка, освещающая сделки и услуги, которые курирует он сам. Если секретарь учитывает данные нюансы, то документооборот осуществляется без задержек, а производственный цикл остается непрерывным.

Проблемы делопроизводства

Стоит сказать, что рассмотрение актов и оформление резолюций – процессы достаточно сложные. Уполномоченному служащему приходится учитывать множество нюансов и организационного, и психологического характера. Зачастую исполнение входящих актов начинается с оформления резолюций. В этой связи значение данного реквизита как инструмента управления иногда абсолютизируется

Правила делопроизводства многих организаций предусматривают, что основной объем входящей документации, вне зависимости от содержания и уровня важности, направляется сначала руководителю. Он рассматривает поступившие бумаги и делает соответствующие отметки

После этого документы отправляются к непосредственным исполнителям. Этот порядок работы обладает рядом недостатков. В первую очередь продолжительность ожидания актом своего рассмотрения в ряде случаев превышает период работы с ним во много раз. При этом процесс может занимать до 80% времени от общего срока выполнения поручения. Кроме того, установлено, что на рассмотрение корреспонденции у руководителя уходит в среднем до двух дней в неделю. В итоге стремление директора охватить весь объем поступающей почты приводит к задержке выполнения поручений. Более того, руководители постоянно отвлекаются от решения актуальных управленческих вопросов.

Механизм принятия решений

Теперь разберемся, как принимается резолюция, что это за документ. Достаточно рассмотреть механизм принятия этого решения на примере любого руководящего органа или лица. Прежде всего, это определение управленческого характера. Если оно требует детального рассмотрения, то назначается заседание всех взаимосвязанных структур вместе с их полномочными представителями, каждый из которых высказывает свою точку зрения на проблему, заслушав все возможные доводы, оценив фронт предстоящих работ и выбрав необходимые средства, подводит к заключительному решению законодательную базу. При этом большую роль при принятии резолюции руководителем играет нормативный подход, он позволяет оформить постановление в наиболее подходящей для данного случая форме и назначить ответственных за его исполнение в срок. Немаловажным при принятии решения является дескриптивный подход, позволяющий принимать решения, основываясь на неформальных критериях, ибо формализм не всегда возможен, а в некоторых случаях прямо вредит. После всех консультаций руководитель выносит окончательное решение и ставит свою подпись под документом.

Резолюция — это…

Как и многие современные термины, резолюция пришла в русский язык из латыни. Слово resolution (resolutio) первоначально переводилось как «разрешение».

Оно применялось в ситуациях, когда лица, наделённые властью, долго и бурно обсуждали какую-либо проблему, а потом принимали решение. С тех пор значение слова не изменилось.

Обычно в документе указано, что именно государства, должностные лица или сотрудники должны выполнить.

В первом случае вопрос рассматривает один человек (например, руководитель госпредприятия), во втором – коллегиальный орган. Вот примеры лиц, которые принимают решения:

1. международные организации: Генеральная ассамблея ООН, Совет Безопасности ООН, Генеральная конференция ЮНЕСКО;
2. палаты Парламента в некоторых странах;
3. совещательные органы;
4. съезды;
5. собрания учредителей, акционеров;

Иногда документ оформляется организаторами научной (практической) конференции, подводя итоги рассмотрения докладов. Были случаи, когда резолюции принимались лидерами митингов и протестов.

Экономия времени

Для сокращения сроков оформления резолюций помощник или секретарь может заранее разработать типовой ее текст и предложить начальнику. Если директор будет согласен с содержанием, то ему нужно будет только подписывать и указывать дату. Используемые резолюции вполне можно формализовать. Большинство из них, за исключением некоторых, обладают типизированным, повторяющимся характером. Все они могут сводиться к 10-15 вариантам и распечатываться на листе. При рассмотрении документа руководитель подчеркивает нужную резолюцию. Этот листок далее следует за актом к исполнителю по иерархической лестнице вниз.

Роль резолюций Генеральной ассамблеи ООН

Генеральная ассамблея – важнейший орган ООН, обладающий директивными, совещательными и представительными полномочиями. Её членами являются 193 государства, каждое из которых обладает одним голосом.

Резолюции Генеральной ассамблеи – это итоговые решения по важным международным вопросам:

1. обеспечения прав человека;
2. мира и безопасности;
3. экономического развития.

Эти акты выражают общую волю всех стран-участниц организации и накладывают юридические обязательства. Так, нормы из Всеобщей декларации прав человека (а это тоже резолюция Генеральной ассамблеи) многие государства включили в тексты Конституций (что это?), а механизмы реализации закрепили в законах.

Документ состоит из двух частей:

1. Вводной (преамбулы). Здесь организация указывает, почему считает тот или иной вопрос актуальным.
2. Постановляющей. Генеральная ассамблея подробно выражает мнение по теме и расписывает, что должны предпринять государства в целях исполнения её воли.

Как определить, что перед вами резолюция Генеральной ассамблеи ООН? Документ может иметь разные названия (конвенция, декларация, программа действий, вопрос), но обязательно обозначается префиксом A/RES/- .

Делайте правильный выбор

Во многих организациях основная масса поступающих документов независимо от их содержания и степени важности передается руководителю, рассматривается им, а затем с оформленной резолюцией, спускаясь по ступеням иерархической лестницы, попадает к непосредственному исполнителю. Такой порядок работы с документами, особенно в организациях с большим объемом документооборота, имеет ряд недостатков

С одной стороны, время ожидания документом своего рассмотрения иногда во много раз превосходит время работы с ним. С другой стороны, на рассмотрение почты в таких случаях многие руководители затрачивают в общей сложности около двух рабочих дней в неделю.

Если налажена четкая организация делопроизводства, то на стол к руководителю попадают действительно важные документы, требующие указания по исполнению непосредственного от него. Для регулирования этого вопроса рекомендуется составлять специальный перечень, в котором указываются виды документов, содержащиеся в них вопросы и должностные лица или структурные подразделения, которым их следует направлять на рассмотрение. Эти перечни позволяют исключить поступление излишней информации руководству и ускорить ее прохождение.

Такая практика иногда вызывает непонимание у руководителей, которые рассматривают все документы, аргументируя это необходимостью быть в курсе всех решаемых в организации вопросов. Однако встречаются и другие руководители, которые стремятся разбросать поступившую к ним корреспонденцию между подчиненными, едва успев на нее взглянуть. Типичные резолюции в подобных случаях: «Пр. рассмотреть» или «Прошу разобраться». Так руководителю удается довольно быстро раскидать гору бумаг, но низкое качество документации, исходящей из его подразделения, и нарушение сроков не укрепляют его авторитет ни у начальства, ни у подчиненных. В конечном счете за всю деятельность организации или структурного подразделения несет ответственность руководитель, а четкое распределение обязанностей — важнейшее правило научной организации труда. Однако стремление некоторых руководителей лично охватить всю массу поступающей корреспонденции приводит к задержке исполнения документов, отвлекает руководителей от решения принципиальных вопросов деятельности организации.

Нужно ли визировать?

Резолюция – это результат рассмотрения документа руководством. Но не всегда он важен для проведения расчета работника, так как по закону по прошествии двух недель с момента подачи заявления отдел кадров обязан уволить сотрудника.

Препятствовать процедуре в установленные законом сроки ни один директор не вправе.

Виза руководителя на заявлении сотрудника об увольнении считается обязательным реквизитом.

Однако, если директор не поставит ее, работника все равно должны уволить. То есть отсутствие желания директора увольнять человека, не может препятствовать его расчету.

Работник несет обязательство за 2 недели уведомить работодателя об увольнении. Поэтому после получения организацией такого уведомления можно смело отсчитать четырнадцати дней, после чего требовать расчет.

Резолюция бывает двух видов: согласования и ознакомления.

Виза согласования (ставится слово «Согласовано» или «Не возражаю») считается согласием работодателя на расторжение трудового договора без отработки.

Виза согласования нужна для отдела кадров. Ведь если руководитель не дает согласие на увольнение работника без отработки, рассчитать его нужно только через 2 недели.

Однако, есть предусмотренные законом случаи, когда сотрудник вправе не уведомлять компанию о предстоящем увольнении за две недели.

Что касается визы ознакомления (ставится слово «Ознакомлен»), она проставляется на всех других видах заявлений об увольнении. И именно она считается необязательным для расчета сотрудника. Специальных требований к визе законом не предусмотрено.

После проставления визы документ направляется на исполнение в отдел кадров.

Кто может поставить визу?

Обычно, резолюцию на подобных заявлениях ставит директор компании.

Однако, в его отсутствие визу может поставить другое уполномоченное лицо, утвержденное приказом по предприятию.

Что пишет руководитель?

Существует специальный ГОСТ № 65. Согласно данному нормативному документу любая резолюция должна содержать обязательную информацию:

• слово «Согласовано» или «Ознакомлен»;
• фамилия и инициалы руководителя;
• отображается поручение;
• срок исполнения поручения;
• подпись директора;
• дата.

Отметка руководителя полностью пишется от руки. И также могут использоваться штампы, но сама подпись всегда проставляется ручкой.

Образец подписи директора, если работник увольняется по собственному желанию

При отметке резолюции директор прописывает такую информацию:

• Обязательно прописывается сотрудник, которому дается поручение об увольнении работника написавшего заявление.
• Прописываются действия, которые ответственный специалист должен совершить.
• Ставится подпись, ее расшифровка и должность руководителя.
• В заявлении об увольнении с отработкой ставится слово «Согласовано».

К примеру, резолюция директора может быть такой:

Не возражаю

Начальнику отдела кадров

Карповой А.А.

Уволить сотрудника

г.

Подпись, расшифровка

дата

Пример заявления с резолюцией:

Из примера видно, что слово «согласовано» может и не проставляться в документе. Само распоряжение об увольнении считается согласованием заявления.

Такая отметка больше нужна для отдела кадров, чем для сотрудника. Работнику в любом случае обязаны рассчитать через 2 недели после подачи заявления.

Чтобы избежать спорных ситуаций, работнику рекомендуется составлять документ в 2 экземплярах. На втором ответственный работник работодателя ставит отметку о принятии документа. Именно с этого момента начинается отсчет 2 недель.

Разрешается отправка документа почтой. Лучше делать это письмом с уведомлением. Тогда на руках останется документ, подтверждающий факт вручения письма.

Чем различаются виза и резолюция?

Думаю, что большинство людей слышали или сами обращались с фразой к руководителю: «Завизируйте, пожалуйста». Но всегда ли такая просьба является верной? Помогут в этом разобраться «Требования к оформлению документов», утверждённые Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65 – ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта РФ».

Визой оформляется только согласование документа, которое проставляется обычно в нижней части листа на свободном от текста пространстве или на отдельном листе согласования (Фамилия и инициалы, подпись, дата).  Согласование может быть, например, с первичным профсоюзным органом, представительным органом, руководителем структурного подразделения, юристом, главным бухгалтером и т. д.

Резолюцию же накладывает должностное лицо, которому адресовался документ (обычно это руководитель). Руководитель не визирует документы – он их утверждает или подписывает (то есть накладывает от руки резолюцию).  Чаще всего резолюция находится слева между реквизитами «Адресат» и «Текст».

В резолюции содержится следующая информация:

1. Получатель резолюции – тот, кому должен быть направлен документ для исполнения (фамилия и инициалы исполнителя или исполнителей).
2. Распорядительное действие — конкретное и понятное содержание поручения в повелительном наклонении (что необходимо сделать).
3. Срок исполнения (в случае необходимости).
4. Подпись. Дата простановки резолюции.При подписании кадровых документов очень часто руководители не знают, что нужно писать в резолюции. Наиболее распространённой ошибкой является, когда руководитель указывает в резолюции, например: «Отдел кадров. Уволить с отработкой». В действительности отдел кадров уволить не может, он только готовит документы для увольнения. А работник не отрабатывает, а просто предупреждает работодателя об увольнении. Например: «С.Г. Шашовой. Подготовить приказ об увольнении 22.02.2014 г. Подпись. 08.02.2014 г.». Если резолюции требует заявление, в котором указаны конкретные даты: «Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы с 08.02.2014 г. по 11.03.2014 г.» существует два варианта:

• Руководитель не возражает (или обязан удовлетворить просьбу) — тогда в резолюции даты можно не повторять.
• Руководитель возражает против конкретных дат и может, но не обязан удовлетворять просьбу (например, отпуск без сохранения заработной платы, кроме случаев, указанных в ст. 128 ТК РФ). Многие руководители и даже сотрудники кадровых служб считают, что если руководитель не согласен с датами, он может проставить свои даты. Но это неверно, ведь сотрудник просит именно дату, указанную в заявлении. В ситуациях, в которых вопросы должны решаться по соглашению сторон трудового договора своих условий руководитель выставлять не имеет права. В таком случае руководитель может либо наложить резолюцию и разрешить работнику то, о чём он просит, либо отказать.

Таким образом, делаем вывод, что резолюция – это письменное указание должностного лица, которому адресован документ, выражающее суть решения об исполнении или использовании документа, то есть официальный ответ от получателя документа.

Виза – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа и проставляется до вынесения решения руководителем (то есть до наложения резолюции).

Резолюции руководителя

Резолюция — это способ административного воздействия, организующее деятельность исполнителей. В соответствии с Юридическим энциклопедическим словарем (М.: Советская энциклопедия, 1984 г., с. 319) резолюция— «надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение». Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе.

Структура резолюции

Наиболее общая структура практически любой резолюции предполагает наличие следующих элементов (частей):

указание лица (ответственного исполнителя), которому адресована резолюция;

характеристика сути резолюции («что должно быть сделано»);

указание сроков ожидаемого исполнения;

подпись руководителя;

дата резолюции.

https://www.youtube.com/watch?v=a2JFvGfZY4M

Иногда руководитель может дать необходимые пояснения (например, как могло бы выглядеть окончательное решение или как следовало бы организовать проработку документа).

Правила написания резолюции изложены в ГОСТе Р 6.30 — 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Page 3

Перейти к загрузке файла

Подпись руководителя (без расшифровки) и дата написания резолюции также являются ее неотъемлемой частью и определяют начало действия. Отсутствие этих реквизитов указывает на неверное оформление резолюции. В целях экономии времени руководителя секретарь или помощник может заранее подготовить проект резолюции и представить руководителю, который в случае согласия с ее содержанием лишь подписывает резолюцию и ставит дату. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на любом свободном месте лицевой стороны документа.

  Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter

Множественная резолюция: пример

В сети есть много профильных сайтов, на которых можно ознакомиться с образцом резолюции на письме. Интересно, что в зависимости от сложности поставленной задачи, резолюций может быть несколько.

Например:

Генеральному директору строительной компании «Стрела», выступающей в роли подрядчика, поступает письмо от руководителя общества с ограниченной ответственностью «Вертикаль» (заказчика услуги). В нем содержится информация о продлении действия договора с требованием проведения комплекса дополнительных работ на возводимом объекте.

Руководитель компании «Стрела» накладывает резолюцию с требованием выяснить причину продления договора и адресует ее прорабу объекта. Прораб, в свою очередь, накладывает резолюцию с рекомендацией проведения правового анализа новых требований заказчика (дополнительных работ) и адресует ее юридическому отделу компании «Стрела».

Юристы компании тщательно проанализировали ситуацию и признали требования компании «Вертикаль» безосновательными. Руководители пришли к компромиссу. Дополнительный объем работ был сокращен, и по факту их выполнения компания «Вертикаль» и выделила дополнительное финансирование.

Резолюцию на служебном письме можно писать одновременно нескольким исполнителям. Например, руководителю пищевого комбината «Мясная поляна» поступило деловое письмо от поставщиков с уведомлением о сдвиге срока поставок.

Генеральный директор комбината наложил сразу три резолюции:

1. Одна из них было адресована шеф-повару с требованием скорректировать выпускаемую продукцию с учетом недопоставки мясного фарша.
2. Вторая резолюция была адресована финансовому директору с требованием определить размер материального ущерба от факта недопоставка мясного фарша.
3. Третья резолюция была адресована юридическому отделу предприятия с требованием проведения правового анализа создавшейся ситуации.

При этом всегда приоритетной считается та задача, которая озвучивается в первой резолюции. То есть, все усилия данного предприятия пищепрома были положены на то, чтобы на рынок был поставлен весь объем запланированной продукции с оптимальными корректировками.

Комбинат «Мясная поляна» достойно вышел из ситуации, факт срыва поставок был доказан в суде. Причина сдвига поставок мясного фарша была признана неуважительной, что дало основание генеральному директору «Мясной поляны» впоследствии потребовать полное возмещение ущерба и выплату материальной компенсации за причиненный моральный ущерб.

Все этапы этой производственной ситуации последовательно прослеживаются в резолюциях, наложенных на первое письмо от поставщиков.

Дополнительно

Содержание резолюции определяет порядок исполнения документа, отрицательное либо положительное решение поставленного в акте вопроса. Учитывая это, многие директора в реквизите используют разные системы обозначений. Они дают возможность маневрировать в рамках официального характера делопроизводства.

Как правило, условные обозначения используются при проставлении резолюций на обращениях от граждан и в ходе личных приемов. Так, в одной из организаций в случае положительного решения вопроса указание, включаемое в акт на глазах у клиента, не принималось к исполнению при отсутствии пометки «Информируйте». На другом предприятии резолюция не выполнялась, если была написана черными, а не фиолетовыми чернилами. Установление таких «специфических» правил – не редкость. Зачастую использование условностей позволяет избегать или, наоборот, оперативно решать непростые вопросы, возникающие в рамках работы с персоналом.

Действие резолюций

Теперь понятно, что эти решения могут носить как малозначительный, так и значимый характер. В политике они используются как способ влияния на ее субъектов с целью либо что-то изменить, либо чего-то не допустить. На всякий вопрос или проблему властей зачастую появляется резолюция. Что это означает в пределах межгосударственных отношений? Государства и их объединения представляют реальную силу на международной арене, естественно, у них разные интересы, и они их выражают разными способами, стремясь достичь наибольшего эффекта. Одним из таких видов воздействия являются принятия резолюций. Европейский Союз, будучи важным центром политической силы, всячески пытается воздействовать через такие решения на страны с целью поменять их вектор развития в приемлемое для него русло. Действенным способом является резолюция Европарламента как высшего законодательного органа ЕС. В одних случаях она носит рекомендательный характер, а в других — представляет собой прямую угрозу.