Планирование дня человеком
Жизнь людей состоит из множества аспектов: семья, работа, учеба, друзья, хобби
Всему нужно уделить внимание и частичку своего времени. Если делать это хаотично, человек окажется в постоянном цейтноте
Помогут создать баланс между досугом, бытом и работой план и планирование.
Как не попасть в цейтнот
Отрегулировав каждый шаг своей жизни, человек экономит время, бережет нервы и ресурсы. Упорядоченные действия помогают в принятии решений и приводят к успеху.
Если с детства индивид приучен к режиму, то ему несложно и во взрослой жизни всю свою деятельность расписать по минутам. Сначала составляется стандартная планировка дня по такому типу:
- момент пробуждения и сна;
- время на физиологические потребности;
- рабочий процесс;
- часы для отдыха.
Распорядок должен учитывать биологические особенности организма. Если верить ученым, то всплеск интеллектуальной деятельности приходится на период между 10-ю и 12-ю, 14-ю и 16-ю часами. Наиболее вынослив в физическом плане организм с 17 до 19 часов.
Ежедневное планирование действий – это тактика процесса. Сутки складываются в недели, месяцы, года, которым тоже не помешает упорядоченность. Здесь уже в ход идет стратегический строительный алгоритм собственной жизни.
Виды планирования на предприятии
По характеру детализации планы подразделяются на технико-экономические и оперативно-производственные. В первом случае происходит планирование основных показателей развития организации, а во втором — составляются текущие задания для её структурных подразделений.
По степени неопределенности планы подразделяются на детерминированные и вероятностные. В первом случае речь идет о планировании события, вероятность наступления которого близка к единице и подтверждена достоверной информацией. Во втором случае оно основано на текущей информации, по которой можно сделать вывод о дальнейшем развитии определенных показателей (например, коэффициент вариации).
По содержанию планы предприятия подразделяются на:
- бизнес-планирование
- социально-трудовые
- организационно-технологические и т.д.
По степени точности подразделяются на уточненные и укрупненные.
Сотрудник — жизнь в CRM-системе
Планируйте время — причём не только на день, но и на неделю, и на месяц. Редко кто занимается деятельностью с высокой степенью непредсказуемости. CRM-система, установленная у сотрудника на ПК, должна прежде всего стать деловым календарём с бонусом: напоминаниями и оповещениями, чтобы не забыть ни одного дела и выполнить задачи в срок.
Планируйте вовремя — лучше всего строить план работы в начале периода, когда вы ещё не приступили к выполнению задач
В этом правиле есть приятный бонус: возможно, что-то можно делегировать другим сотрудникам, а самому сосредоточиться на более крупной, но важной задаче.
Расставляйте приоритеты важности и срочности. Безусловно, на работе всегда будут задачи со сроком «ещё вчера» и формулировкой «да тут по мелочи», но в целом основные задачи должны иметь проставленный приоритет (кстати, тоже делается в CRM-системе и вообще любом таск-менеджере).
Группируйте однородные задачи — это позволит сосредоточиться на выполнении цепочки заданий и закрывать бОльшие части проекта.
Экономьте время на рутинной работе
Например, на поиске контактов или документов. Если у вас есть CRM-система, то в ней найти нужный контакт и документ — дело считанных секунд, если нет — найдите подходящее приложение для контактов, аккуратно распределяйте документы по папкам и разделам (не, ну кто-то же продолжает так жить!).
Будьте ленивыми — всегда старайтесь упростить путь выполнения задачи. Так даже внутри самого жёсткого плана вам удастся выиграть время на более сложную задачу ну или на небольшой перерыв.
Регламентируйте время (это больше относится к руководителям) — на звонки, совещания, презентации, поездки к клиенту. Очевидно, что ситуации бывают разные, но зная норматив, сотрудник с меньшей вероятностью его нарушит.
РегионсофтRegionSoft CRMRegionSoft CRM
- жёстко регламентировать отношения, выполнять строго определённый круг задач, входить в конфликт и требовать формализации каждой просьбы, тем самым абсолютно разрушая рабочую атмосферу и человеческие отношения;
- воспользоваться CRM-системой, которая поможет руководителю видеть, мониторить и регулировать загруженность подчиненных, а подчинённым следить за прогрессом и успешно планировать свои рабочие дела.
Принципы планирования
На сегодняшний день выделено шесть общих принципов, под которыми понимаются определенные правила, способствующие разработке грамотной программы действий.
- Принцип необходимости, т.е. обязательное использование системы планирования независимо от типа финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Необходимость планирования в условиях современной развивающейся рыночной экономики обусловлена возможностью минимизировать негативное воздействие внешних факторов и, наоборот, максимально использовать их положительное влияние.
- Принцип единства, т.е. соответствие единого сводного плана организации разработкам его структурных подразделений (например, тематическое планирование). Принцип единства — это общность основных целей и планов предприятия, а также взаимодействие всех его составляющих. Он базируется на таком понятии, как «координация». Т.е. изменения, вносимые в планы какого-либо подразделения, должны быть своевременно отражены в планах всей организации.
- Принцип непрерывности, т.е. неразрывная связь планирования с процессами управления и организации деятельности предприятия.
- Принцип гибкости, т.е. способность всех компонентов плана менять свою направленность по мере необходимости вследствие непредвиденных обстоятельств. Чтобы обеспечить соблюдение этого принципа, в планы организации вносится некий резерв, т.е. возможность внесения в них необходимых изменений.
- Принцип точности, т.е. обеспечение соответствия планов общим целям и возможностям предприятия, а также временным рамкам.
- Принцип участия, т.е. привлечения к разработке всех сотрудников предприятия. Например, разумно доверить тематическое планирование главам соответствующих подразделений для его дальнейшего включения в общий план.
5. Помнить про главную цель
В мире планирования существует схема под названием «Пирамида Франклина». Ее суть заключается в том, что план на день является начальной точкой к достижению главной жизненной ценности и идеи. В пирамиде шесть ступеней:
- План на день.
- Краткосрочный план на недели или месяцы.
- Долгосрочный план на годы.
- Генеральный план достижения глобальной цели.
- Глобальная жизненная цель.
- Главные жизненные ценности — то, чего человек хочет от жизни.
Идея заключается в том, что действия, которые мы совершаем каждый день / неделю/ месяц, должны в итоге привести нас к той самой цели жизни, ради которой мы двигаемся вперед. Наши дни состоят из бытовых хлопот, мелких задач и поручений, пробок, готовки и уборки. Мы не можем от этого избавиться, потому что из таких маленьких действий состоит вся наша жизнь. Но чтобы не утонуть в рутине повседневности, нужно каждый день делать шаг, который приблизит вас к вашей заветной цели.
Мне исходный вид пирамиды не нравится, потому что он требует от меня здесь и сейчас решить всю мою судьбу. Я хочу оставить для себя возможность изменить взгляды на жизнь и основные цели, поэтому предлагаю ее немного модифицировать:
- План на день.
- План на неделю / месяц.
- План на год / несколько лет.
Считаю, что цели и задачи, которые мы ставим перед собой, должны быть измеримыми и достижимыми, поэтому предлагаю не ставить цели дольше чем на пару лет. Полезно периодически оглядываться назад, видеть свои достижения и ставить новые цели.
Предлагаю начать с постановки цели на ближайший год-два. Цель должна быть сформулирована по SMART:
| Аббревиатура | Расшифровка |
|---|---|
| S — Specific | Конкретность |
| M — Measurable | Измеримость |
| A — Attainable | Достижимость |
| R — Relevant | Уместность |
| T — Time-bound | Ограниченность во времени |
Цель должна быть:
- Конкретной. Например, «увеличить суммарный доход семьи».
- Измеримой. Мы должны иметь возможность измерить ее результат. Если показатель количественный, то необходимо выявить единицы измерения, если качественный, то необходимо выявить эталон отношения. Например, «увеличить доход семьи на 25% относительно доходов в этом году».
- Достижимой. Мы должны понимать, что у нас есть возможность эту цель достигнуть. Если у нас нет партнеров и стартового капитала для начала нефтяного бизнеса, то вряд ли мы сможем за пару лет повысить доход на 500%.
- Уместной. Необходимо удостовериться, что выполнение задачи действительно необходимо.
- Ограниченной во времени. Необходимо зафиксировать время, через которое мы достигнем цель.
Давайте сформулируем пример правильной цели по SMART:
К 31 декабря 2021 года (ограничение по времени) я повышу свой доход (конкретность) на 25% от текущего (измеримость) за счет повышения уровня квалификации и сложности выполняемых задач на работе (достижимость).
Сформулировав глобальную цель на ближайшие два года, я должна декомпозировать ее на 12 частей и внести их в месячные планы. Каждую из частей нужно разбить на более мелкие и быстро выполнимые задачи и вносить их в план на день.
Бесплатные вебинары в Контур.Школе
Изменения в учете. Практические ситуации. Судебная практика.
Расписание вебинаров
Давайте на примере сформулированной цели попробуем составить план по ее достижению. Мы хотим повысить доход на 25% с помощью повышения уровня экспертности и квалификации и сложности выполняемых задач. Для этого нам нужно изучить рынок труда и понять, какому уровню квалификации мы должны соответствовать, чтобы получать на 25% больше. Определив нужный уровень, мы ищем инструменты для его достижения.
Пример. Виктор работает программистом. Для того чтобы получать на 25% больше, ему нужно повысить уровень профессионализма с новичка до среднего уровня. Для того чтобы перейти на следующий уровень, он должен владеть пятью языками программирования. Сейчас он владеет двумя. Значит, ему нужно за два года пройти три курса по изучению новых языков программирования. Год он откладывает на изучение и год на практику. Он должен проходить новый курс каждые 4 месяца. В планы на январь, май и сентябрь Виктор внес начало обучений по новым курсам. А при планировании он будет вносить задачи, которые приблизят его к завершению этих курсов: просмотр лекций и прохождение тестов по темам.Подводя итог, хочу сказать, что не существует универсального средства для достижения успехов. К высоким результатам приведут усердный труд, старания и упорство. А грамотное планирование может помочь сократить путь к достижению цели.
Планирование дня.
Для гармоничной жизни человеку необходимо соблюдать баланс между работой, бытовыми вопросами и досугом. Если рабочее время продумывают многие, то все, что происходит за пределами работы, часто приобретает хаотичный характер. Это неправильно, поскольку гармония достигается только в упорядочивании окружающего пространства и своих мыслей. Сложно быть прилежным в труде, при несобранности в целом. Планирование времени – это очень полезный навык, помогающий экономить свои силы и беречь ресурсы. Если у человека бардак в голове и на рабочем столе, он теряет слишком много энергии на поиск необходимой информации. Успеха в основном добивают те, кто смог упорядочить все свои дела.
Планирование дня желательно начинать с момента пробуждения, при этом учитывая свои физиологические особенности. Обобщенно, можно говорить, что пик интеллектуальной деятельности приходится на период с 10.00 до 12.00. Второй временной промежуток начинается в 14.00 и длится примерно 2 часа. Физические возможности заметно повышаются после 17.00. Но желательно прекратить нагрузки до 18.30-19.00. Это справедливо, если говорить о распорядке дня.
Но человеку также приходится планировать неделю, месяц, год и т.д. Это и есть стратегическое планирование, которое переходит в тактическое и завершается ежедневным. Если есть глобальная стратегия, ее следует разбить на маленькие ежедневные задачи, которые выполняются согласно определенному распорядку дня.
Не стоит расценивать планирование, как пустую трату времени. Напротив, оно позволяет сохранять этот ресурс, поскольку четко определяет временные рамки для выполнения отдельных задач. Предварительная подготовка заметно облегчает выполнение работы, таким образом, высвобождая дополнительное время для успеха и развития.
Принципы планирования.
Эффективное планирование деятельности опирается на соблюдение таких базовых принципов:
Единство и системность, которые означают общие цели и взаимосвязанности отдельных элементов компании;
Важность горизонтальной координации действий и проектов между подразделениями;
Общность и единство вектора движения, взаимная интеграция;
Партисипативность (вовлеченность в работу всех участников проекта);
Непрерывность реализации, соответствие временным границам;
Гибкость, которая дает возможность корректировки;
Наличие резервов, то есть – возможностей для лавирования;
Точность, обусловленная конкретизацией;
Комплексность, которая выражается в понимании общей картины;
Эффективность, определяющаяся превышением результатов над затратами;
Рациональность в выборе наилучшего варианта;
Пропорциональность и сбалансированность ресурсов;
Научность – учет достижений современной науки и техники;
Детализация, определяющая глубину понимания;
Простота и ясность, позволяющая адаптировать задание под уровень понимания конкретных исполнителей;
Соблюдая эти принципы, стоит знать, что они – не надуманная прихоть, а реальная возможность повысить результативность любого проекта. Особенно, если верно подобраны инструменты для подготовки планов. О них поговорим далее.
Уйти от многозадачности к качественному выполнению небольшого количества задач
Одна моя знакомая жаловалась на то, что у нее не получается планировать. На вопрос,
в чем заключается проблема, она стыдливо опустила глаза и еле слышно прошептала:
«Я никогда не выполняю план…» Мне стало очень интересно посмотреть на план, который никак не удается выполнить. Последний состоял из 27 дел, 15 из которых физически выполнить за сутки было нельзя.
Частой ошибкой при планировании становится излишняя многозадачность. Для чего планировать, если в плане две задачи? Если составлять план, то только грандиозный. К сожалению, грандиозные планы разбиваются о недостаток времени и сил, после чего забрасываются насовсем.
Когда я спросила свою знакомую, по какому принципу она составляет список дел, она ответила: «Все, что нужно сделать!» Выяснилось, что у задач не было четкого дедлайна. Для чего их нужно было выполнять все в один день — непонятно. Тогда я задала определяющий вопрос: для чего она составляет список дел? Она ответила, чтобы видеть, что день прошел не впустую. В ответе содержалась ошибка, на крючок которой и я однажды попалась.
При планировании нужно понимать цель. Нас интересует результат. Мы работаем не на количество, а на качество
Важно не количество прочитанных книг, а качество материала, который мы из них усвоим и сможем применить в жизни
Поэтому начинать планирование нужно с малого, постепенно вырабатывая навык, который в будущем будет экономить силы и время. Планирование позволяет держать перед глазами главную цель и не сходить с пути. Но взамен требует осознанности и терпения.
Фиксировать выполненные задачи и количество времени, которое на них уходит
Бывает за день мы выполняем очень много дел, жалуемся на то, что в сутках только 24 часа, возвращаемся домой абсолютно разбитыми. А когда нас спрашивают, чем мы сегодня занимались, мы не можем четко сформулировать ответ. Кажется, будто ничего толком не сделано
Чтобы такого не происходило, очень важно записывать дела, которые вы выполняете
в течение дня. Список может корректироваться, какие-то дела отменяться, а новые добавляться
Настоятельно советую все записывать. А в конце дня церемониально зачеркивать выполненные дела. Так мы даем мозгу установку: я с делами справился, я молодец!
Для того чтобы научиться грамотно планировать свой день, необходимо знать и понимать себя. Нужно знать, сколько времени занимает та или иная задача, в какое время суток они даются легче, а в какое затягиваются. Изучать себя — очень полезно. Если вы будете фиксировать не только действия, которые выполняли, но и время выполнения, в каком расположении духа вы были, что вас отвлекало или стимулировало — это позволит вам лучше узнать самого себя и в последующем более грамотно планировать свой день, а значит, больше успевать.
Лайфхак: попробуйте упражнение «будильник». При составлении плана на день откладывайте определенное количество времени на каждую задачу, а перед выполнением включайте таймер или будильник. Если вы закончите выполнение дела раньше, чем прозвучит будильник, то нужно понять, что позволило вам справиться быстрее. Может быть, для выполнения этого действия вы идеально подобрали время суток. Это стоит отметить и учесть при дальнейшем планировании. Если же будильник прозвенел раньше, чем вы успели закончить дело, стоит понять, почему вам потребовалось больше времени, сделать выводы и учесть их при выполнении этого действия в следующий раз.
Метод карточек
Этот способ планирования предложил известный российский специалист по организации времени Глеб Архангельский. Он проводит бизнес-тренинги, пишет книги и даже руководит собственной консалтинговой компанией по тайм-менеджменту. Вместе с некоторыми принципами Глеб разработал и метод быстрого планирования при помощи карточек.
Как это работает
Толстый ежедневник в данном случае не понадобится: достаточно лишь нескольких листов бумаги. Заведите три карточки для различных целей. Они могут быть разноцветные, с пометками или со стикерами. Главное, чтобы они отличались одна от другой и, конечно, нравились вам.
Первая карточка — стратегическая. В ней будут ваши ключевые цели, для достижения которых необходимо приложить все возможные усилия. Во второй, посвящённой долгосрочным целям, вы записываете все дела и планы на год или на несколько лет вперёд
Третья же карточка будет содержать самое важное событие предстоящего дня. И меняться она, конечно, будет чаще всех
- Уровень: новичок.
- Плюс: не нужно разбираться в искусстве планинга. Всё максимально быстро и просто.
- Минус: менее важные дела всё-таки остаются незапланированными. Так про них можно совсем забыть.
Виды планирования
У современного человека много потребностей, затрагивают они различные сферы жизни. Чтобы реализовать все задуманное, необходимо осуществить целеполагание, правильно расставив приоритеты. Это позволит определить очередность действий и направить их в конкретное русло. Регулятивный процесс наиболее важен, когда одновременно определяют несколько целей.
Чтобы понять, что включает в себя планирование, необходимо изучить все возможные виды процесса, их состав.
Классификация планирования
Тематическое наименование
Особенности
По срокам
Краткосрочное
Реализация текущих задач занимает по времени не более 12 месяцев
Средние сроки
Планы могут выстраиваться как на год, так и на пятилетку
Долгосрочное
Потребуется разработка стратегии на длительный период (масштабные перспективы)
По сферам
Финансовое
Просчитываются экономические задачи
Производственное
Просчитываются экономические задачи
Маркетинговое
Распределение ресурсов материально-технического характера
Исследовательское
Представлено глобальной стратегией фирмы
Индивидуальное
Вырисовывает перспективы с научной точки зрения
По охвату
Общее
Берет во внимание все составляющие процесса
Частичное
Учитывает только значимые условия
По обязательности
Директивное
Строго подчиняется предписаниям
Необязательное
Алгоритм включает рекомендации
По содержанию
Бизнес-план
Комплексные мероприятия предстоящего дела
Оперативно-календарное
Помогает в решении текущих задач
Стратегическое
Определяет конечную цель и формирование курса
Тактическое
Помогает решить, как достичь результата
По глубине
Агрегированное
В основе лежит анализ общих параметров
Детальное
Рассматривает «в разрезе» все возможные моменты
По координации
Одновременное
Если план включает 1 этап
Последовательное
Весь проект разделен на фазы
По очередности
Упорядоченное
Основано на последовательности действий
Скользящее
Учитывает возможность продления этапов
Внеочередное
Предпринимается по мере необходимости
По учету данных
Гибкое
Возможность корректировать действия под возникшие обстоятельства
Жесткое
Определяется четкими рамками
Комбинированное
Учитывает оба подвида
К сведению. Включает в себя планирование определение и по объектам. Сюда входят продумывание целей, программ, средств и возможностей, функций, выбор исполнителей.
Составление алгоритмов
Что даёт такая система
Намерение
Каждый день начинается c намеренного определения целей. Без этого масса времени уходит впустую, пока вы решаете, какой из множества идей сегодня заняться. Когда всё записано на доске, определиться проще.
Направление
Любой может один раз добиться крутого результата. Но успех приходит, только если делать крутые вещи последовательно. Воспринимайте каждый день как очередной шаг. Подумайте, направлены ли ваши шаги в одну сторону или вы ходите кругами. Четыре списка на доске и мини-привычки помогут увидеть, куда вы движетесь.
Возможность выбирать
Обычные системы планирования превращают в рабов. Когда дело каждый день назначено на одно и то же время, вы лишены свободы выбора. Такой подход полезен при развитии новых привычек, но утомляет, если распространить его на несколько сфер сразу. Список идей, из которых можно выбирать, не даст почувствовать себя заложником.
Контроль
С этой системой вы превратитесь в генерала, который утром перед сражением осматривает поле битвы и определяет следующие шаги. Конечно, форс-мажоров исключить нельзя, но свобода выбора даст вам ощущение контроля.
Визуализация процесса
С утра вы определяете дела на день и сразу представляете, как их сделать. Например, сегодня вам нужно написать статью, сходить на тренировку и отправить посылки. Зная свои намерения, вы эффективно распределите время и силы.
Планирование. Что такое методы планирования на предприятии, их классификация
Балансовый метод подразумевает соотношение потребностей ресурсов предприятия и источников их обеспечения, а также соответствие между структурными разделами плана. Например, соответствие действительной мощности предприятия его текущим производственным задачам.
Расчетно-аналитический метод подразумевает расчет определенных показателей плана, анализа их роста или спада под воздействием внешних факторов.
Экономико-математические методы подразумевают изучение показателей деятельности предприятия, разработку различных вариантов плана и выбор оптимального.
Графоаналитический метод применяется для наглядного изображения результатов экономического анализа посредством графических средств.
Программно-целевые методы — составление определенных программ развития, т.е. совокупность задач и способов их достижения, объединенных общими целями и сроками исполнения (например, планирование на каждый месяц).
Различия тактического и стратегического планирования
Продвижение из п. А в п. Б при достижении цели осуществляется не стремительно, а поступательно
Не важно, выбран прямой путь или окольный, он состоит из этапов с определенным набором действий. Поэтому любое планирование имеет составляющие: тактику и стратегию
Второе понятие – основа процесса, рассчитанного на долгосрочное выполнение (взгляд в будущее). Стратегия определяет конечный результат и выбирает направление движения.
Разработка стратегии
Тактика разбивает весь путь на этапы и уделяет каждому из них внимание, концентрируясь на мельчайших деталях. Именно тактика определяет методы прохождения определенного участка дистанции и учитывает возможности корректировки направления
Планирование стратегическое работает на долгосрочную перспективу. Тактическое – задействовано на ближайших задачах, для выполнения которых отводится малый период времени.
Основные функции планирования
1. Планирование формирует направление
Планирование дает понимание того, куда движется организация и что необходимо делать для достижения целей. В таком случае, участники организации могут координировать свои действия, корректно взаимодействовать друг с другом и реализовывать свой потенциал для реализации намеченных целей.
2. Планирование снижает неопределенность
Будущее всегда изменчиво и неопределенно. При помощи планирования формируются сведения и представления о том, что необходимо получить и что может произойти. Эти данные становятся ориентирами, которые определяют предстоящие действия и решения.
3. Планирование устраняет дублирование функций
Когда выполняемые работы регулируются установленными планами, устраняется дублирование функций и избыточность действий. Это позволяет снижать издержки выполнения работ и сокращать необходимое время выполнения заданий.
4. Планирование формирует основу для контроля
Планирование создает цели, которые выступают в роли стандартов при осуществлении функции контроля. Именно с ними сравниваются фактические результаты и показатели, которые достигаются в ходе реализуемой деятельности. Это позволяет определить отклонения и сформулировать необходимые корректирующие действия.
Почему планирование режима дня повышает вашу эффективность
Распорядок дня обеспечивается четким планированием действий, направленным на наиболее рациональное и эффективное распределение времени. Воспитывая в человеке дисциплину и организованность, грамотно спланированный режим также положительным образом влияет на организацию многих бытовых и рабочих процессов: составление правильной диеты, системы тренировок, выделение периодов для продуктивной работы и занятия творчеством.
В своей книге «Режим гения: Распорядок дня великих людей» автор Мейсон Карри сравнивает режим дня с точно настроенным механизмом, призванным извлекать наибольшую пользу из ограниченных ресурсов — времени, самодисциплины, силы воли, психологического настроя человека. «Упорядоченный график похож на колею, по которой без особых затруднений следуют умственные силы», — пишет автор.
Прежде всего планирование дня необходимо для борьбы с рассеянностью, в результате которой время тратится впустую. Любому человеку известно ощущение спешки, вызванной неразберихой в рабочих и бытовых вопросах. При этом зачастую невозможно определить, сколько времени было затрачено на ту или иную деятельность. Вы просто теряете контроль над ним, так как уверены, что в этом нет необходимости. Но именно четко спланированный распорядок дня позволит максимально увеличить эффективность распределения времени для выполнения различных задач.
Планирование позволяет не только эффективно распределять задачи внутри дня, но также выстраивать долгосрочную стратегию реализации намеченных планов. Почему же тогда планируется конкретно один календарный день? Ответ прост:
- Дневной промежуток ограничен и достаточно легко обозрим, поэтому его удобно выбирать в качестве минимальной временной единицы.
- Если запланированные задачи в течение дня по каким-то причинам не были выполнены, график можно перестроить, скорректировав планы на следующие сутки.
Читайте нашу статью «160 отлично мотивирующих цитат на разные случаи жизни».
По отношению к спланированному распорядку употребление слова «правильный» не совсем корректно. График выстраивается индивидуально для каждого человека и зависит от его личностных качеств, физического и психического состояния, а также от выполняемой работы. Тем не менее профессиональные психологи и медицинские специалисты сходятся во мнении, что с точки зрения физиологии основных жизненных систем все люди одинаковы. Этот аргумент позволяет составить универсальный режим дня, подходящий каждому человеку. Учитывая как общие, так и индивидуальные рекомендации, можно сформировать наиболее оптимальный для вас график.
Факторы, ограничивающие возможность планирования
Определившись с тем, какое планирование бывает, зачем оно необходимо, уяснив его принципы, следует обратить внимание на причины, ограничивающие процесс. Если рассматривать производственную сферу, то основные факторы таковы:
- чем масштабнее бизнес, тем проще наладить планирование за счет имеющихся ресурсов;
- невозможно стопроцентно делать прогнозы при нестабильности, хаотичности современного рынка и наличии конкурентов;
- подготовка и планирование требуют издержек времени и денежных затрат на исследования;
- к субъективным моментам относятся человеческий фактор, личностные отношения, ошибки в расчетах, форс-мажорные ситуации и т.п.
Форс-мажорные обстоятельства
Научившись планировать, руководитель предприятия сможет взять под контроль все события, связанные с получением результатов, и эффективно ими управлять.
Метод оценок
Часто в процессе планирования важные задания теряются среди незначительных дел. Так происходит потому, что мы не отмечаем их приоритет
Даже если вы понимаете необходимость выполнения задачи, важно обозначить это письменно. Ведь на протяжении рабочего дня не всегда есть время адекватно оценить значимость каждого дела
Как это работает
Ставьте планируемым задачам баллы от нуля до двух в зависимости от степени важности. Основной приоритет — два балла
Дело на один балл можно выполнить позже. А мелкие обязанности и повседневные задачи получают ноль баллов.
Не забудьте оценить работу в конце дня, например по пятибалльной шкале. Невыполненное дело, получившее 1 или 2, отразится на предстоящей работе и доставит неудобства. Как плохие отметки в школе
Это важно для понимания собственной эффективности и управления своим расписанием
Уровень: новичок.
Плюс: метод научит оценивать важность задач и управлять своей эффективностью.
Минус: подойдёт далеко не всем. Приоритет заданий может сместиться, и, когда вы возьмётесь за работу, цифры будут сбивать с толку.
Итоговая шпаргалка по планированию дня по часам
Перечислим здесь несколько важных правил.
Просыпайтесь в одно время каждый день, включая выходные
День будет продуктивным, если вы контролируете время и чувствуете его. Для этого вставайте каждое утро в один и тот же час. Таким образом, у вас будет строго определенный запас времени, которым вы сможете с умом распорядиться, планируя предстоящие задачи.
Не пользуйтесь смартфоном утром
Отбросьте привычку проверять почту, мессенджеры и социальные сети каждое утро
Поверьте, вы будете ощущать себя спокойнее, а значит, более эффективно контролировать ситуацию.
Завтрак должен быть легким
Важно, чтобы завтрак давал энергию, а не забирал ее. Умственные и физические силы вам потребуются в ближайшее время, чтобы решать стратегические задачи, ведь на период с 9 до 12 часов приходится пик продуктивности.
Если же пища с утра будет тяжелой, ее переваривание потребует больше энергии
В результате появится естественное желание поспать.
Подбирайте свой гардероб на утро с вечера
Следуйте принципу: одежда должна быть удобной, простой и стильной
Вероятно, вы обращали внимание, как выглядят успешные и богатые люди. Одеваются они достаточно неброско и подолгу носят одни и те же вещи
В этом состоит один из секретов правильной организации дня и всей жизни.
Комфортная и простая одежда оказывает прямое влияние на эффективность работы в течение дня. Однажды подобрав для себя подходящий гардероб, пользуйтесь им каждый рабочий день — и вам не придется больше тратить время и силы на ежедневный подбор одежды.
Старайтесь чаще ходить пешком
Энергичная ходьба активизирует тело и включает мозг. Это безусловно влияет на нашу продуктивность.
Определите место для завтрака
Некоторые успешные предприниматели часто завтракают вне дома, облюбовав какое-либо находящееся поблизости кафе. Так они повышают свой эмоциональный настрой и получают дозу вдохновения. Другим же больше по нраву домашняя еда на любимой кухне. Решите для себя, где вы будете завтракать каждое утро, чтобы избавиться от необходимости ежедневно задаваться этим вопросом. При выборе учитывайте комфорт в самом месте и в дороге до него.
Всегда настраивайтесь на позитив
Настрой определяется тем, на чем мы фокусируемся. Это же влияет и на результат. Если ваш фокус направлен на одни лишь проблемы, в дальнейшем вы будете постоянно сталкиваться с ними. Фокусируйтесь исключительно на решении задач.
Любой, даже очень продуктивный день может принести различные по своей напряженности события. Грамотно выходить из напряженных ситуаций поможет следующее упражнение.
Присядьте в удобное кресло, полностью расслабьтесь, глубоко вдохните и медленно выдохните один раз. После максимально полного выдоха задерживайте дыхание, пока не появится ощутимый дискомфорт. Время задержки считайте про себя в секундах так: «и-раз-и-два-и-три-и-…». При этом контролируйте максимальную расслабленность тела, избегая напряжения.
Придерживайтесь «принципа помидора»
Хорошую эффективность дает разделение всей предстоящей работы на 30-минутные блоки. Каждый этот период при успешном выполнении задач должен заканчиваться наградой. В качестве таковой могут служить, например, перекус, отдых на свежем воздухе, чтение интересной книги.
Напряженную работу чередуйте с расслаблением
Чередование интенсивной работы с релаксацией обеспечит высокую продуктивность. Таким образом, при планировании дня вы можете увеличить количество дел и затем успеть их все выполнить в назначенные сроки.
Уинстон Черчилль обязательно делал перерыв на сон в середине дня, Иван Зимбицкий во время перерыва предпочитает бегать. Вам же нужно выбрать наиболее подходящее для вас занятие, дающее максимум энергии. Организуйте дела таким образом, чтобы в течение дня сформировались 3-4 блока.
Подводите итоги каждый день
Лучшим окончанием продуктивного дня служит подведение итогов. Выделите среди свершений яркие победы и определите места, где нужен дальнейший рост. Соотнесите эти результаты с поставленной глобальной целью. Эта работа придаст вам чувство удовлетворения, с которым вы можете спокойно отправляться спать.
КАК ПРАВИЛЬНО ПОСТАВИТЬ СЕБЕ ЦЕЛИ НА ГОД?! | Петр Осипов. Бизнес Молодость
