Я боюсь что-то забыть. Можно мне примерный план?
Можно. Стандартный план выглядит так:
Договориться о встречах с волонтёрами, командой и спонсорами.
Подготовить билеты, гостиницу и трансфер для приглашённых гостей.
Заказать дизайн и печать листовок, плакатов, фирменных футболок и всего остального, что нужно заранее рисовать и печатать.
Арендовать и подготовить площадку. Продумать места для посетителей, персонала, оборудования и парковки. Согласовать списки гостей и организаторов с владельцами площадки.
Прописать тайминг события — что в какое время будет происходить. Вы должны знать с точностью до минуты, когда подают еду, а когда говорит ведущий.
Арендовать технику. Минимальный набор: ноутбук, колонки, микшер, два микрофона, экран и проектор. На больших мероприятиях удобно использовать для связи с командой рации с гарнитурой.
Договориться с фотографом и видеографом. Прописать техзадание, договориться о сроках и заключить договор.
Нанять обслуживающий персонал: охрану, гардеробщика, официантов, службу клининга. Количество людей зависит от мероприятия. Вполне возможно, что вам не потребуется дополнительный персонал или вы найдёте волонтёров.
Найти ведущего
Это важно. От него будет зависеть настроение гостей и общая атмосфера мероприятия.
Продумать логистику: как доставить людей, оборудование и еду к месту мероприятия и обратно.
Я смогу сделать всё в одиночку?
Вряд ли. Дел много, а в сутках только 24 часа. Поэтому лучше собрать команду единомышленников, между которыми вы поделите все задачи. Хорошо, если рисовать афиши будет дизайнер, продвигать проект — опытный SMM-специалист, а настраивать оборудование — звукач.
Не бойтесь передавать часть обязанностей другим людям. Главное, чтобы они были заинтересованы в результате и на них можно было положиться. Вы серьёзно облегчите себе жизнь, назначив продюсера мероприятия. Его задача — решать все вопросы и споры, контролировать команду и брать на себя ответственность за происходящее.
Если не знаете, где искать нужных людей, помогут онлайн-сервисы:
Что предлагают организаторы промо-мероприятий?
Организаторы и оформители промо-мероприятий, обычно, предлагают полный спектр услуг для качественной и полноценной реализации каждого из приёмов, указанных выше:
- производится застройка для промо-стоек;
- подготавливаются грамотные промоутеры;
- обеспечивается одежда для промоутеров;
- отпечатывается рекламная продукция;
- изготавливается сувенирная продукция, а также сэмплы с корпоративной символикой;
- организуется перфоманс и яркие шоу.
Оформление промо-мероприятия актуально заказывать вместе с подготовкой выставочного стенда (если речь о выставках и ярмарках). В случае промо-акции в торговой сети подобное мероприятие лучше приурочить к открытию и пригласить профессиональную команду, которая не превратит ваше мероприятие в балаган.
Я не уверен, что смогу найти деньги на проект. Какие есть варианты?
Сначала посчитайте примерный бюджет мероприятия и составьте смету. Учтите все расходы: помещение, оборудование, приглашённые гости, реклама, полиграфия, логистика, кейтеринг, команда. Например, расходы на приглашённых гостей включают покупку билетов, проживание, питание, трансфер и гонорар. Расходы на команду: оплата телефонной связи, питание, покупка реквизита.
Когда вы точно поняли, сколько нужно, начинайте собирать деньги. Где их искать — зависит от формата мероприятия.
Если устраиваете что-то социально значимое (городской фестиваль граффити, научно-популярную лекцию для школьников), можно подать на грант, запустить сбор средств на Planeta.ru или привлечь волонтёров.
Если делаете коммерческое мероприятие — ищите спонсора, заинтересованного в пиаре. Сделайте красивую презентацию и ясно опишите, какую выгоду спонсор получит от участия в вашем проекте и что от него требуется. Только будьте честными и не обещайте того, чего сделать не можете. У вас будет больше шансов на успех, если целевая аудитория вашего мероприятия совпадёт с целевой аудиторией компании-спонсора.
Если организовываете свадьбу лучшего друга — подключайте знакомых и друзей. Они могут предоставить вам подходящую площадку, технику и ведущего.
Команда есть, что делать дальше?
Составьте список всех дел. Вам наверняка нужно продумать концепцию мероприятия, определить бюджет, найти и подготовить помещение, пригласить музыкантов, арендовать оборудование, сделать афиши, организовать кейтеринг (доставку и подачу еды и напитков). Не останавливайтесь, пока рядом с каждым пунктом не будет стоять галочка.
Соберитесь всей командой, обсудите план действий и распределите обязанности. Каждый должен понимать, за что он отвечает. Для всех задач установите дедлайн.
Используйте Trello или «Google Таблицы» для работы с задачами. Удобно, когда доступ к документу есть у всей команды.
Промо-мероприятие на выставке
Выставки и ярмарки – это идеальные условия для проведения промо-мероприятий. В таких условиях для успешной рекламной акции многое уже создано. Есть выставочный стенд с промо-стойкой или без неё. На фоне масштабного и самобытного стенда с массой корпоративной символики работа промоутера значительно облегчается. Но стоит оговориться, что промо-мероприятие на выставке может происходить и за пределами выставочного стенда, ведь вариантов промо-акции существует масса:
- устная презентация (требует от промоутера великолепных ораторских способностей, хотя можно воспользоваться и аудио и видео записью).
- Дегустация (любой вариант апробации продукции). Для этого на изготовленном на заказ выставочном стенде или возле него обустраивается дегустационная зона со всеми необходимыми элементами мебели для удобства клиента. На автомобильных выставках организуется зона приёма заказав на тест-драйв. На ИТ выставках имеются собственные зоны апробации оборудования, ПО или того и другого вместе.
- Сэмплинг характерен для промо-акций, предусматривающих раздачу пробников. Может происходить на выставочном стенде, в пределах промо-стойки или на всей территории выставочного комплекса.
- Раздача буклетов и рекламной продукции происходит с помощью всех методов, указанных выше.
- Интервьюирование – ещё один способ косвенного знакомства с продукцией путём прямого диалога промоутера и потенциального клиента.
- Перфоманс, эффектное шоу, акции, лотереи. Это наиболее действенные и самые яркие способы продуктивного представления бренда.
4 полезных совета при планировании развлекательной программы
Иммерсивность, то есть эффект погружения, становится основным трендом в event-индустрии. Людям уже недостаточно быть сторонними наблюдателями, они хотят стать частью процесса. Отсюда набрали популярность всевозможные квесты, pop-up акции, иммерсивный театр и другие развлечения, позволяющие публике погрузиться в новую для себя реальность. Подумайте, что из перечисленных активностей больше всего подойдет тематике и целевой аудитории мероприятия и не бойтесь экспериментировать.
Планирование бюджета
Качественные развлечения — дорогое удовольствие. При планировании бюджета не забывайте о дополнительных тратах. Например, если в качестве развлекательной программы вы выбрали выступление музыкальной группы, обязательно включите в смету затраты на аренду сцены, светотехники, качественного звукового оборудования и других сопутствующих элементов, без которых организация хорошего концерта просто невозможна.
Определение цели
Работая над развлекательным элементом, легко увлечься, поддавшись последним веяниям моды. Вместе с тем, модно не значит хорошо. Прежде всего подумайте о целях вашего мероприятия. Все, что вы делаете, начиная от выбора спикеров и заканчивая подбором закусок для фуршета, должно соответствовать концепции мероприятия. То же самое касается и выбора развлекательной программы — она должна быть не модной, а подходящей.
Потребности аудитории
Прежде чем придумывать концепцию развлекательной программы, проведите анализ аудитории. Что вы можете сказать о людях, планирующих посетить ваше мероприятия: какие у них интересы, возраст, привычки? Ответы на эти вопросы помогут сделать правильный выбор.
Кроме того, помните о специфике программы. Если это многочасовые сессии, то целесообразно разнообразить их активностями на открытом воздухе, заставить гостей подвигаться. Если же речь идет об интенсивном двигательном тренинге, то отличной идеей будет устроить концерт — в этот момент у посетителей появится возможность спокойно передохнуть, устроившись в уютном зрительной кресле.
